团队领导的时间管理教材

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1、1,团队领导的时间管理,2,课 程 规 划 图,介绍与成果 你的时间管理有多好？ 处理时间浪费因素 节省时间的工具 个人时间管理风格 个人风格练习 保持良好的时间习惯 个人发展计划 结论和概述,3,学 习 成 果,在完成本课程后，参加者将能： 使用并分析时间日志 处理常见的时间浪费因素 使用一些时间友好工具 识别你的个人时间管理风格 知道如何有效地利用你的个人时间管理风格 保持良好的时间习惯。,4,你的时间管理有多好？,练习： 测试一下你的时间管理状况？ 一周时间日志分析,5,每周时间的利用情况,6,处理浪费时间因数,三种主要的时间浪费因素是： 无效授权 意外的中断 有个杂乱无章的办公室 无效

2、授权的原因 授权太少 授权太多 授权时没有清晰的沟通,7,如何有效地进行授权？,识别紧急和重要的任务。 选择合适的（即，有意愿、有知识和有经验的）团队成员。 通过针对每个目标给出指定的行动和期限来阐明你的目标。,8,如何有效地进行授权？,清晰地沟通 监控目标的进展。 必要时提供指导和支持。 评估结果，给予回馈。,9,怎样关掉电话（1）,在你最忙的时间避免接听来电： 请别人帮你记下留言。 启动电话的应答装置。 摘下听筒，关闭你的手机。 缩短电话交谈内容 询问是否可以在方便时才回电话。 记下时间再回电话。,10,怎样关掉电话（2）,如果你接电话，接电话之前记下你正在忙的事情，以便接完电话后继续工作

3、。 让打出的电话更有效 把它们集中在一起 将它们按优先顺序排列 将与通话内容有关的资料放在手边。,11,怎样劝阻不速之客,让来人知道他们来的不是时候。 告诉他你只有5分钟谈话时间。 在他仍在讲话的同时开始慢慢地送他回去。 不要在你办公室摆放多余的 椅子。,12,TRAF 技巧,丢弃 交办 实施 归档,13,办公桌的5S,步骤1Seiri 挑出不必要的 步骤2Seiso清理 步骤3Seiton储存 步骤4Seiketsu设定标准 步骤5 Shitsuke维持标准,14,节省时间的工具,目标设定 活动计划 列出优先顺序 待办事项列表 工作日志管理,15,目标设定,目标就是我们为了愿景、目的或意图而

4、努力的终点。 实例 目标：到6月25日废品减少50%,16,SMART目标,Specific )具体的( Measurable )可衡量的( Achievable )可实现的( Realistic )现实的( Time-based )基于时间的(,17,活动计划实例,18,帕累托定律,一般来说，有一些（20%）的人 起最大的（80%）作用。,19,时间管理象限,引自高效能人士的七个习惯 Stephen Covey, Simon & Schuster, 1992,1. 重要和紧急的 如：危机，限期,2. 重要而不紧急的 如：计划，预防，建立关系，培养生产能力,3. 紧急而不重要的 如：中断，一些

5、会议， 一些报告，一些电话,4. 不紧急也不重要的 如：琐细的事， 浪费时间的事，一些电话,20,如何有效地列出优先顺序,识别并集中完成重要的任务（第一、二象限） 自问自答以下问题，列出你重要活动的优先顺序： 项目有多紧急？ 这会使我更接近实现目标吗？ 还涉及谁？他们可以完成这项工作吗？ 我喜欢做什么样的工作 现在把这些任务排序，如：A-1、A-2、A-3等。 将其余的活动按重要程度分为A、B、C三类。,21,优先级列表实例,22,待办事项列表实例,23,五种基本时间管理风格,下面介绍的五种基本的时间管理风格，每种风格都有各自的特点，根据不同的情况，可以说都是有效的 你可能是其中一类或几类的组

6、合 五种基本的时间管理风格为大家选择提供指导。,24,你属于哪种类型？,练习： 测试一下你的时间管理风格属于哪种类型？,25,你的风格是。,大部分是A-你倾向于“跳跃的袋鼠”风格 大部分是B-你倾向于“挑剔的豹”风格,26,你的风格是。,大部分是C-你倾向于“勇敢的鹰”风格 大部分是D-你倾向于“小心的变色龙”风格 大部分是E-你倾向于“活跃的冒失鬼”风格,27,时间管理案例分析,课堂练习与讨论,28,小休片刻 （10分钟）,29,课程回顾,30,A-跳跃的袋鼠,为什么你不能按时完成一项任务？ 分心 厌倦 挫败 焦虑,解决挫败的两种处理方式？,31,A-跳跃的袋鼠（特点）,喜欢忙个不停 喜欢做

7、各种各样的事情，出于种种原 因，对手头的任务失去兴趣。 还没有完成先前的任务就从一项工作跳到下一项工作。,32,如何更好利用时间？,“跳跃的袋鼠” 必须确保他已经设定清晰的每日目标，并制定一个活动计划。,33,B-挑剔的豹(特点),经常保持着不现实的完美主义，为了做好每一项工作让自己处于巨大的压力之下。 你也期望其他人以和你相同的步伐和标准。 你很少会对结果满意。 当你感到工作量很大的时候，你也不请求忙。,34,B-挑剔的豹,为什么你不能按时完成一项任务？ 误解他人的标准 讨好别人 （学会拒绝）,35,如何更好利用时间？,“挑剔的豹” 需要变得更现实，认清他的能力范围， 另外他还需要学习如何有

8、效地委派任务。,36,C-勇敢的鹰（特点）,你喜欢挑战而总是不坚持一种惯例 在处理一项任务时，你感到自信 ，想要尽快完成这项任务。有些情况要求一个快速回答，有些任务需要在最短时间内完成。 你尝试集中精力在更大的画面，你不愿意停留在那些次要的细节上,37,C-勇敢的鹰,为什么你不能按时完成一项任务？ 你的工作对你的要求太多 你不得不在短时间内做许多事情,38,如何更有效地利用时间？,“勇敢的鹰” 需要更加有条不紊，要把细节的跟进 委派给他可以信赖的成员。,39,D-小心的变色龙（特点）,采取行动或做出一个快速决定对你来说并非易事，你发现你常常花费几个小时在担心次要的决定上 你害怕会做出错误的决定

9、，最后担忧就常常变成你头脑中唯一的现实,40,D-小心的变色龙（特点）,当你确实知道你想要什么的时候，你发现符合逻辑地列出任务的优先顺序十分困难你不知道从何处开始 处理新的和未知的状况会让你感到不自在,41,D-小心的变色龙,为什么不能按时完成一项任务？ 你不确信是否掌握了所有信息 太多的选择 手头的任务对你来说是新的,42,如何更有效地利用时间？,“小心的变色龙” 需要清晰的目标，并要根据那些目标列出行动的优先顺序。决定需要分成几个更小的步骤，以便它们不会显得接受不了。,43,E-活跃的冒失鬼（特点）,你常常活跃于有压力的情况下。当限期逼近的时候你才发挥得最出色。 有时你等到第十一个小时才开

10、始做重要的任务或项目。商业压力最终迫使你完成那些工作 你对完成任务所需的时间没有准确的估计 你低估了当前的状况或手头的任务,44,E-活跃的冒失鬼,为什么不能按时完成一项任务？ 不准确地估计你的时间 你对压力做出承诺，而不是对期限 除了压力以外，你还需要认知来执行,45,如何更有效地利用时间？,“活跃的冒失鬼” 需要学习如何更准确地估计工作所需时间。做出一个活动计划和好的时间表也会帮助他及时地完成任务。,46,主要时间管理风格练习,练习： 时间管理技巧进行实践,47,回答问题？,你的时间管理风格的优点？ 如何利用技巧克服你的具体风格缺点 你那种风格的待办事项列表有什么作用？ 学习了多种风格后，

11、你有问题吗？,48,保持良好的时间习惯,有耐心 分析什么有用，什么没用 灵活变通。 收集信息。,49,保持良好的时间习惯,积极处理焦虑和挫败 了解你的团队领导角色 管理你的工作场 监控中断。,50,结论和概述,个人发展计划 结论和概述 时间管理的秘密是管理你自己 能够采取适当手段帮助自己更好利用时间 每天有意识地加以应用,51,时间管理总结,52,三种主要的时间浪费因素是： 无效授权 意外的中断 有个杂乱无章的办公室,53,节省时间的工具有： 目标设定 活动计划 列出优先顺序 待办事项列表 工作日志管理,54,一个目标就是愿景、目的或意图的终点 目标应该是 SMART Specific (具体

12、的) Measurable （可衡量的） Acheivable （可实现的） Realistic （现实的） Time-based （基于时间的）,55,目标计划,活动计划是一个人的目标分解成许多具体活动和任务 按照任务的重要性来列出优先次序而不是按照它们的紧急程度 在拟定待办事项列表时，写下所有你需要做的事情，A-优先级第一，然后是B，接着是C. 利用日志或时间表，你可以按照小时计划一天的工作。,56,时间管理象限,引自高效能人士的七个习惯 Stephen Covey, Simon & Schuster, 1992,1. 重要和紧急的 如：危机，限期,2. 重要而不紧急的 如：计划，预防，建立关系，培养生产能力,3. 紧急而不重要的 如：中断，一些会议， 一些报告，一些电话,4. 不紧急也不重要的 如：琐细的事， 浪费时间的事，一些电话,57,五种基本的时间管理风格，你可能会属于其中一类或几类的组合 跳跃的袋鼠 勇敢的鹰 挑剔的豹 小心的变色龙 活跃的冒失鬼,58,要保持良好的时间管理习惯，必须： 有耐心 分析什么有用，什么没用？ 灵活变通 收集信息 积极处理焦虑和挫败 了解你的团队领导角色 管理你的工作站 监控工作中断,59,马上行动！,学以致用,