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1、台塑集团管理制度 介绍-信息管理,李明原 台塑集团总管理处信息部,1,AGENDA,信息化管理的范围和主要应用功能 如何将管理制度落实在信息系统,2,信息化管理的范围 和主要应用功能,信息化管理的范围 管理制度主要机能 台塑集团E化版图,3,信息化管理 的范围,4,数据库系统,软硬件系统平台,网络 系统,系统监控维运,资安系统,客户端计算机,电子邮件系统,办公室自动化系统,ERP系统,5,营业 管理,财务管理 (成本结算),资材 管理,生产 管理,人事 管理,工 程 管 理,保养 管理,环安卫 管 理,OA 流程管理,DCS,WEB,自动仓库,材料供货商,DCS,DCS,生产机台,自动仓库,D
2、CS,POS,自动仓库,门市人员,WEB,客 户,WEB,应征人员,DCS,门禁设备,WEB,图文管里,CAD,WEB,图面设计,工程包商,HIS,PDA,长庚医院,检测人员,WEB,工程包商,收入金额,产量,领料费用,薪资费,建造费,维修费,差旅费,污染防治费,订单 缴款,出货,销售,产量,缴库,收发料,报价,报价,请款,工料量,PDA,监工人员,进度,健检值,测量值,PDA,保养人员,图面,记录,报名,入厂 出厂,6,管理制度 主要机能,7,管理制度主要机能(ERP),营业管理： 1. 营业目标管理 2. 授信管理 3. 受订管理 4. 成品仓储管理 5. 交运管理 6. 帐款管理,财务管
3、理： 1. 帐务管理 2. 成本管理 3. 出纳管理 4. 股务管理 5. 资金调度 6. 经营计划,资材管理： 1. 存量管制 2. 采购管理 3. 材料仓储管理,生产管理： 1. 生产排程 2. 制程管理 3. 质量管理 4. 用料管理 5. 绩效管理,人事管理： 1. 人事管理 2. 考勤管理 3. 薪资管理 4. 文书管理 5. 总务管理 6. 警务管理,工程管理： 1. 进度管制 2. 工料分析 3. 用料管理 4. 发包管理 5. 付款管理,保养管理： 1. 预防保养 2. 定期保养 3. 故障修复 4. 设备改善,环安卫管理： 1.工业安全 卫生管理 2.环境保护管理,8,流程
4、控管,讯息讨论 与公布,知识 管理,个人 讯息管理,管理制度主要机能(OA),OA,9,台塑集团 E化版图,10,台湾,服务地区,彰化、云林、嘉义,鞍山、东营,台北、桃园、宜兰,越南,大陆,海外,宁波、昆山,广州、惠州,高雄,日本,美国,德国,菲律宾,11,如何将管理制度落实在 信息系统,建立合理化管理制度 落实管理制度计算机化,12,建立合理化管理制度,专责制度规划部门,专责计算机信息规划部门,实际执行单位参与检讨,管理制度计算机化流程说明,管理制度规划原则,13,专责制度 规划部门,14,台塑集团组织表,.,南亚科技,台朔重工,台塑石化,台化公司,南亚公司,台塑公司,采购部及 发包中心,财
5、务部,营建部,信息部,进出口事务组,法律事务室,海外事业管理部,创 办 人,行政中心 总(副)裁,总管理处,总经理室,环安卫中心,15,总经理室各组主要机能,1. 2.推动管理制度执行及业务稽核 3.采购案、工程预算及发包、验收案之审核 4.协助各经营事业单位经营管理之改善 5.企业项目改善 6.规划办理企业共通性教育训练,（派驻大陆公司人员）,（各机能组派员驻大陆）,人事管理组,产销管理一组,产销管理二组,保养管理组,资材管理组,工程管理组,工安检核组,财务管理组,资材审核组,工程营建审核组,工程机电审核组,幕僚组,公共关系组,土地组,经营项目一组,经营项目二组,驻大陆总经理室,特别助理,主
6、 (副) 任,专责制度规划部门 总管理处总经理室,产销管理三组,16,专责计算机信息规划部门,17,专责计算机信息规划部门 信息部应用处,管理组,管理组,管理组,台北计算机处,大陆计算机处,应用处,应用四组,信息部,经理室,应用二组,应用三组,系统组,网管组,海外专案组,运转一组,运转二组,运转三组,运转四组,华北运转组,华南运转组,应用一组,18,应用三组,应用四组,应用二组,应用一组,负责企业有关财务、资材及工程管理作业程序开发 与维护，其工作内容包括： 全企业财务帐务、成本会计、出纳及股务管理电 脑作业。 全企业资材存量管制、采购管理及仓储管理计算机 作业。 全企业工程进度管制、工料分析
7、、用料管理、发 包管理及付款管理计算机作业。,南亚、南科、南电、台湾小松及台塑汽车等系列 公司生产及营业管理计算机软件开发设计与维护。 全企业缴款管理、应收帐款管理、授信管理、客 诉管理、外包承揽、托外加工及公用流体管理等 计算机作业程序软件开发与维护。,应 用 处,作 业 机 能,台化、台塑、塑化、台朔重工等系列公司生产及 营业管理及全企业佣金、营业目标、出口事务、 停车费管理计算机软件开发设计与维护。 全企业保养管理、工安环保管理计算机作业程序开 发与维护。,负责企业有关人事管理及OA作业程序开发与维护， 其工作内容包括： 全企业人事管理、考勤管理、薪资管理、总务管 理、警务管理及门禁管制
8、等计算机作业。 长庚及明志等三院学务管理及教务管理计算机作业。 以Lotus Notes开发各机能OA应用作业。 办公室自动化新技术及设备之研究与应用推广。,规章制度推动执行与检核。 应用软件开发规范设、修订。 跨组工作协调。 统筹办理职务专业教育训练。 计算机付款安全性内部稽核。 临时及项目交办事项处理。 一般事务工作处理（文书收发、文件管理、总务）。,管 理 组,信息部应用处组织机能表,19,实际执行单位参与检讨,20,实际执行单位参与检讨 总经理室、事业部经理室,台塑石化公司组织图,国外处,公用事业部,油品事业部,烯烃事业部,炼油事业部,油气调查组,专案组,技术组,产销组,人事组,管理组
9、,董事长,总经理,总经理室,经营分析组,保养中心,码槽处,环境安全卫生室,会计处,经理室,经理室,经理室,经理室,经理室,21,管理制度计算机化流程说明,22,新制度设定,不断追求合理化 追根究底、止于至善,推动单位 ：总管理处总经理室、信息部应用处 协助推动单位: 各公司总经理室、事业部经理室,制度修改,23,新制度设定流程,制度规划单位 总管理处总经理室 规章办法增设 项目检核报告,程序规划单位 信息部应用处 计算机化可行性研究,实际执行单位 各公司总经理室、经理室 提供实务运作情形,邀集共同检讨,制定新制度,24,制度修改流程,制度规划单位 总管理处总经理室 是否符合公司规章办法规定,程
10、序规划单位 信息部应用处 计算机化可行性研究,实际执行单位 各公司总经理室、经理室 实际运作发生问题 或 需求变更(如:国家法令修改) 主动提出改善需求,邀集共同检讨,制度修改,25,管理制度 规划原则,26,各类管理制度全盘规划, 使各项管理制度环环相扣,所有数据尽可能就源输入, 次输入多层次运用,管理制度规划原则,异常管理：设定查核点,以异常管理报表提醒、纠正,自动稽核：透过OA系统自动跟催异常处理情形,27,收料单发票,采购呈核表,订购单价 厂商编号,检验结果,收料数量到货日,发票金额 厂商编号,采购部门,会计部门,资材料库,检验部门,异常处理,计算机审核,正确,四支钥匙,互相勾稽、环环
11、相扣: 以采购付款为例,28,落实管理制度计算机化,管理制度程序开发质量控管,管理制度推动上线步骤,运用OA系统加强制度落实,29,管理制度程序 开发质量控管,30,制度规划单位 总管理处总经理室,程序规划单位 信息部应用处,实际执行单位 公司总经理室、经理室,接件立案,管理制度程序开发质量控管,OA进度控管,程序派送,专业程序人员 规划设计,主管验收是否 与制度相符,是否符合 管理机能?,验收,是否符合 需求?,验收,销案,31,提案部门,管理制度程序开发质量控管事务流程,提案部门,机能组,信息部,管理制度改善 意见反应单,确认需求及 合理性检讨,签呈报告,部门内便签,会议记录,主管 交办,
12、交办案件 立案输入,交办单,案件 展延,程序员修改 程序,程序派送 申请,主管测试 及复核,核准,程序派送,机能组,交办案件 销案输入,交办案件 展延输入,Email 展延通知,Email 展延通知,Email 立案通知,主管 核签,主管 核签,案件验收销案,Y,N,Y,N,符合 需求,Y,N,制度 增修订,验收确认单,提案人 验收确认,专人验收 确认,32,输入改善提案内容,总管理处总经理室应于此日前覆文,追踪依据,33,34,要求信息部应于此日前修改完成,35,意见单附件: 制度说明,36,意见单附件: 制度说明(续),37,意见单附件: 制度说明(续),38,39,40,41,管理制度推
13、动 上线步骤,42,管理制度推动上线步骤,颁布制度 发出公布函?制度纳入知识库管理,计算机作业操作讲解 到场说明、远距教学,总管理处总经理室,信息部应用处,各公司总经理室,订定办事细则,各公司实际执行人员,自主检查,总管理处总经理室,各公司总经理室,外部稽核,43,运用OA系统 加强制度落实,44,自主检查、外部稽核,落实管理制度之问题点,异常窗体未印,印出后未处理,未依制度规 定流程处理,处理时效逾期,外部稽核仅能抽查 无法达到全面性,由ERP自转OA系统直接EMAIL给相关人员,OA系统依设定之核签流程与时效管制严密控管是否依规定办理，否则由系统自动催办、稽核,问题点,传统检核方式,控管,
14、45,范例: 受订差异反应单,46,v,经办查明原由并拟定因应对策,签名后呈核,主管批示结案,主管交办,47,人工核签作业说明,主管自行记录跟催,部门人员打印异常反应单,主管批示结案,人工方式进行案件归档,经办查明原由并拟定因应对策,送交主管分析,主管交办,呈核,忘了印,经办不处理 主管忘了跟催,忘了送 交主管,寄送过程 文件遗失,归档后遗失,忘了交办,48,电子核签作业说明,E-mail,主管批示结案,主动提示追踪,ERP 系统产生之异常反应单自转OA系统邮寄给主管,归档计算机化,计算机自动提示主管逾期未完之案件进行追踪,主动跟催,计算机跟催经办人员逾期未完之案件尽速处理,主管交办,呈核,经
15、办查明原由并拟定因应对策,无纸化 信息传递安全 、迅速、环保,计算机自动 管制进度 稽核跟催,49,受订差异反应单主管批示画面,50,受订差异反应单营业员提报后主管核签画面,51,范例: 请假单,填单后即自动依制度规 定之核签流程处理,52,53,54,55,范例: 出勤时间检查清单,填单后即自动依制度规 定之核签流程处理,56,57,58,总经理室,经理室,主管,经办,OA,ERP连结OA系统自动稽核、催办流程,总管理处 总经理室,ERP,信息部,拟定处 理对策,撷取异常 案件资料,发送 Email,设定异常管制基准,人事,营业,生管,资材,财务,工程,保养,环安卫,协助追查原因 或修改管制 基准,计算机依制度规定之条件搜集异常案件,异常案 件资料,公司,核决 销案,协助 处理,上一阶主管,上二阶主管,自转交办单,逾期提示第三次起,逾期提示第三次,协助 处理,自转交办单,逾期提示第五次,协助 处理,自转交办单给 机能组组长,逾期提示第七次,59,案件时效管制,收文日期 3/1
