企业常用公文写作培训教材

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1、中冀投资股份有限公司 Zhongji Investment Corporation Limited,企业常用公文写作培训,2017年 9 月,目 录,2,一、公文写作基本常识 二、公文的文体与格式 三、企业常用公文写作解析 四、常用词汇和问题汇总,1 公文写作基本常识,3,（1）什么是公文 广义的公文即是公务文书，也就是我们所说的机关应用文章，是指党政机关和群众团体、企事业部门用来沟通、协调和处理上下左右之间的公务关系、办理机关事务的文章。简单的说，公文就是公务活动中使用和形成的一切文字材料。 狭义的公文指的是党政机关公文。它是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书

2、，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。,（2）公文的种类 党政机关公文 ：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要 企业常用应用文 ：通知、通告、通报、规定、请示、报告、批复、函、会议纪要、讲话稿、简报、计划、总结、消息等,4,（3）公文的作用、特点和要求 1、,1 公文写作基本常识,5,1 公文写作基本常识,行文 方向,上行文 指公文向上级机关单位运行。行政公文的上行文有议案、报告和请示等。,下行文 指公文向下级机关单位运行。下行的行政公文较多。,平行文 指公

3、文向同级或不相隶属的机关单位运行。函、通知、意见等都可以平行。,泛行文 指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。行政公文中的公告和通告就属此类。,6,公文写作中需要明确的几个问题： 1. 公文的标题 2.公文结构层次序号的使用 3.公文中应当适用国家法定计量单位 4.公文中的数字与数量的表达 5.公文中时间的表达 6.公文中标点符号的使用 7.公文的引用、附件和附注,1 公文写作基本常识,7,公文标题：概括公文的主要内容，让阅读者通过标题及时了解文件的主旨和要义。 公文标题由发文机关名称、事由和文种组成，一般不能缺项，在向上级呈送“请示”“报告”等公文时，可以省略发文机关名称。 公文标题

4、如需多行排列，应做到每行词意完整，排列对称，长短适宜，使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。,公文的标题,公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，特殊情况下可以使用顿号、引号、括号、破折号，如果在标题事由部分（不是发文机关名称部分）出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名之间应用顿号分开。转发文件，原文件标题过长时，可用原文件发文字号代替。 公文中的小标题一般应控制在四级之内，层次序数依次可用“一、” “（一）” “1.” “（1）”标注，一级标题字体用黑体字，二级标题用楷体字，三级、四级标题用仿宋体字，一般不用宋体字标注小标题，也不用“加

5、粗”的方式标注小标题，掌握此规律，可以使公文层次清晰、美观，便于阅读。,1 公文写作基本常识,8,用序数词对多层次结构进行标识的方法： 第一层用：一、二、三（二号小标宋体） 第二层用：（一）（二）（三） 第三层用：1. 2. 3. 第四层用：（1）（2）（3） 第五层时用：,公文结构层次序号的使用,1 公文写作基本常识,公文层次序号结构图： （一）XXX 一、XXX 1. XXX （二）XXX （1）XXX 2. XXX （2）XXX,9,（1）记数与计量（包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等），用阿拉伯数字。 如415，-25，1/16，4.5倍等。 （2）一个用阿拉伯数字书写的多位数，

6、不能移行。 （3）若需用“以上”、“以下”等词表示数字分界时，应注明本数是否包含在内。如“企业不得招录16岁（含16周岁）以下未成年人” （4）表示数量增加时用倍数或分数，表示减少时则只用分数而不用倍数。如“增加了三倍”，而不能说“减少了三倍”。 （5）关于数量的增加和减少，要注意以下概念：,公文中数字与数量的表达,增加到过去的二倍（过去为一，现在为二） 增加了二倍（过去为一，现在为三） 减至过去的三分之一（是过去的三分之一） 减少了三分之一（是过去的三分之二） 超额60%（原来为100，现为160） 降低到80%（原为100，现在只达到80） 降低了80%（原来是100，现在是20）,1 公

7、文写作基本常识,（6）汉字：公文中星期、部分结构层次序数和词、词组（短语）、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词的数字等须使用汉字。 注意事项：凡用汉字书写的数字，除年份可用“O”外，其它应一律用“零”。如: “二OO八年”；但“二百零三公里”，不能写成“二百O三公里”。,10,（1）准确选择表示时间的词语： 公文中除了不必或不允许（如出于保密需要）精确表达的之外，必须用有确切语义的词语表达； 日期要标明完整的年、月、日； 尽量避免使用“今年”、“明天”、“本月”、“上月”等需借助其他时间概念才能准确理解其含义的时间代词； 禁绝使用“上月以前”、“去年之后”等一类不易划定界限的词语。 （2

8、）年份一律使用公历年份的全称。如需用有关历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号，如1912年（民国元年）。,1 公文写作基本常识,公文中时间的表达,11,问号？：表示存疑或不详。例：马致远（1250？1321） 顿号、：相邻或相近两数字连用表示概述通常不用顿号。标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间，用顿号。 引号“”：引文不止一段时，每段开头仅用前引号，只在最后一段末尾用后引号。 括号（）：标示注释内容或补充说明；标示订正或补加文字；标示序次语、标示引语的出处。 标示公文发文字号的发文年份时； 标示国籍或所

9、属朝代；【】报刊标示电讯、报道的开头； 连接号：短横线-：标示化合物名称或表格、插图编号；连接号码，包括门牌号码、电话号码，以及用阿拉伯数字表示年月日等，在符合名词中起连接作用；某些产品的名称和型号等；字线（占一个字的位置）：表示相关项目（时间、地域）的起止；：标示数值范围（例如：2530g，第五八章） 书名号：标示书名、卷名、篇名、刊物名、报纸名、文件名等；标示电影、电视、音乐、诗歌、雕塑像等作品名称及简写等；不能视为作品的课程、课题、奖品奖状、商标、证照、组织机构、会议、活动等名称，不应用书名号。,1 公文写作基本常识,公文中标点符号的使用,12,附注用于请示公文印发传达范围等需要说明的事

10、项，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 如，“（联系人：，联系电话：）”。 请示类公文必须标注联系人和联系电话，以便于上级机关在办理该公文时，与熟悉该公文的人员联系沟通，协调事项。 各类公文以及日常使用的汇报稿，落款处的成文日期，均应使用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，不再使用汉字进行标注，如，“2014年1月1日”，不再写成“二一四年一月一日”。 在公文的正文中引用文件时，应同时标注发文字号，便于查找原文。发文字号的年份应用六角括号标注。 如，公文中引用“龙银人发20151号”文件时，2015年应用六角括号标注，不应使用方括号、圆括号、方头括号等； 公文中如有附件说明，在正文

11、下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。 如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，如“附件：1.”，附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐，而不是顶格编排或与附件顺序号对齐，如下所示： 附件：1. 2.,1 公文写作基本常识,公文的引用、附件和附注,目 录,13,一、公文写作基本常识 二、公文的文体与格式 三、企业常用公文写作解析 四、常用词汇和问题汇总,14,2 公文的文体与格式,15,公文正文结构一般由开头（或缘由）、主体（或事项）、结尾三部分组成。 其基本特点和要求是：篇幅简短，结构完整，层次分明，段落清晰，过渡自然，逻辑严密，

12、主次分明，详略得当，开头、结尾互相照应。 公文结构的总体原则是：要服务于主旨；要适合文种要求；要正确反映公务活动的内在联系和发展规律。 公文结构安排的主要包括段落、层次、衔接和过渡的安排方法。,2 公文的文体与格式,16,这些词语和句式常用在公文结构中需要衔接与过渡的地方，如：开头与主体之间、主体与结尾之间、层次与层次之间、段落与段落之间。其目的是使公文内容脉络畅通，结构紧凑，全文连贯，转折自然。 常用词语有：以下、以上、现将、总之、为此、对此、因此、但是、一方面、另一方面等。 常用句式有：“现将如下”、“具体做法是”、“主要表现在以下几方面”、“综上所述” 等。,公文的专门用语 1. 称谓语

13、：表称谓关系（我分公司、贵单位、该单位等） 2. 开头语：引出行文目的、依据、原因（依据、按照、关于、随着等） 3. 引叙语：以引叙来文（近悉、承蒙等） 4. 承接语：用于承上启下的关联和过渡语（为此、如下、综上所述、总而言之等） 5. 经办语: 说明公务处理情况或要求（经、办理、责成、贯彻执行等） 6. 祈请语: 表示请求或希望（请、望等） 7. 征询语: 用于征询对方意见（妥否、当否、是否可行、意见如何、如无不妥等） 8. 批转语: 表示批转意见（批示、审批等） 9 .表态语: 即回复用语（应、同意、不可行、请遵照执行等） 10. 结尾语：表示正文结束（此复、特此通知、谨此、为盼等）,使用

14、表示连接和转折的词语和句式,2 公文的文体与格式,17,一、国家规定公文格式 1.公文采用A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm297mm。 2.公文每页排22行，每行排28个字。 3.标题：一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。 4.正文：一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。 5.行距：一般公文中标题行距28磅，正文及其他单倍行距。 6.附件：如有附件，在正文下

15、空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。,公文的格式,2 公文的文体与格式,18,附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。 7.发文机关署名：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空

16、二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。 8. 成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。 9.页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。,2 公文的文体与格式,二、公司系统会议材料格式 公文采用A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm297mm。 参考（党政机关公文格式国家标准 2012年实施）,19,2 公文的文体与格式,公文写作过程分解,目 录,20,一、公文写作基本常识 二、公文的文体与格式 三、企业常用公文写作解析 四、常用词汇和问题汇总,（一）通知 （二）报告 （三