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1、时间管理 Time Management,2013年9月23日,时间管理的含义,时间管理是自我管理 时间管理对成功的启示 时间的机会成本,时间的机会成本,时间 = 金钱 机会成本与个人成就 机会成本与机构成效,您的时间值多少钱?,时间管理的本质是选择管理 80%的效益来自于20%的工作掌握关键 “我没有时间”,其实只是一个藉口,时间管理的本质,用一个词描述你目前的工作生活状况 描述你心目中理想的时间管理状态是什么样?,许多的电话在响 许多的事要备忘 许多的门与抽屉 开了又关关了又开如此的慌张,我来来往往,我匆匆忙忙 从一个方向到另一个方向 忙忙忙 盲盲盲 盲的已经没有主张 盲的已经失去方向 忙
2、的分不清欢喜和忧伤 忙的没有时间痛哭一场,确定事件,你的时间流向到哪里去了?,确定事件,突发事件,确定事件,突发事件,琐碎事件,确定事件,突发事件,琐碎事件,浪费,合理有效,以达到工作和生活的目标,组织运用时间资源,自我控制观念,计划观念,成效观念,有效时间管理的好处,时间管理 Time Management,有效计划,重要,紧急,优先矩阵,Do it later,Do it now,重要,紧急,M1,M2,M3,M4,Delete,Delegate,优先矩阵,请看下面的案例,安排计划工作时 你会考虑哪些问题?,重新分类整理客户资料,访谈重要客户了解服务需求,客户的意见调查,并制成统计表,估计
3、不准 无法预知因素 同事或设备原因,尽量准确,留有余地,时间点的设置,不可并行,精力充沛时做,策划型,作业型,交替安排,自控型,他控型,开始时间尽量提前,给最后期限设留缓冲区,能同时做的事情不要分开去做,可并行,任务类型,任务类型,时间管理 原则应用,集中精力在能获得最大回报的事情上,而不要在琐事上花过多的时间。,重要,非紧急,重要,紧急,重要,紧急,M1,M3,M4,非重要,非紧急,非重要,紧急,准备 预防 理清价值观 计划 建立人际关系 能力充实 ,投资你的第二象限,时间管理的障碍分类,时间失控的原因,缺乏计划 缺乏组织 缺乏分配 缺乏控制,确定角色,设定目标,制定计划,逐日调整,评估总结
4、,掌握时间管理要诀,找出时间失控的征兆 客观分析问题的原因 检讨你的工作目标及内容,时间管理通则,把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序,从最重要的事情做起 每天都这么做,时间没有具体确定的待处理事项 时间已具体确定的事件 电话、记录等信息,每日计划表,客户访谈,整理资料 2,设计调查表格 1,部门例会,整理资料,客户访谈,部门例会,设计调查表格,时间管理 Time Management,突发情况处理,客户投诉,审核报销单,突发情况发生怎么办?,经理小王,一位善聊客户的电话,内部人员的咨询电话,打印机坏了,突发情况有哪些?,职责内,紧急程度、重要程度,职责外,马上处理,暂缓处理,突发事件,计划
5、事件,认清主要工作目标,围绕主要工作目标安排轻重缓急,减少突发情况发生,努力使工作系统从一开始就正确无误 对被打扰情况进行分析(WhoWhenWhy),建立一种工作模式,减少计划外事件数量 累计计划外事件,创建自由时间块 缩短每个计划外事件 的时间长度,缩短计划外时间,时间管理 Time Management,根除拖延,你属于哪种行为模式?,狮子型,考拉型,紧迫感 喜竞争 走路、动作较快 进餐迅速 讨厌耽搁 不耐心,放松 作决定需要一定时间 走路、动作较缓 若有所思 乐于倾听 耐心,拖延者的借口,强调时机不对 逃避不愉快的生活 敷衍搪塞 不愿承担责任 不适当的目标 为了轻松混日子,拖延的代价,
6、浪费了今天 一时工作拖延,三倍时间偿还 逃避积极的人生 健康不良 待处理问题的不断增多 长期在压力下工作的忧虑,承认:拖延是一种无益的生活方式 把大工作分解 当机立断,直接面对不愉快的工作 平衡表法 给自己设定最后时限 奖励自己,解决拖延的秘诀,时间管理 Time Management,桌面整洁,管理好书桌才能管理好时间,请说出它们的用途,打孔文件夹 强力文件夹 双页文件夹 插袋文件夹 插边文件夹 公文袋 文件架 文件筐,笔盒 笔筒 便签纸 告示贴 空名片盒,废纸篓,计算机,日历,文件架,电话,文具盒,便签纸,文件筐,计算机,文具盒,电话,文件架,文件筐,便签纸,日历,常用电话,周计划,周计划
7、,常用电话,剪刀、尺子,计算器,曲别针等,名片夹,工作台,储藏地,想一想:你每年、每周、每日都要用什么东西? 容易取得 去除造成分心的因素,建立有效的办公环境,尽量保持桌面整洁,只留正在做的事情 工作中经常要用到的用品应容易取得 每一件物品应摆放在固定的位置 每天下班前将办公桌整理就绪 把不再需要的东西坚决扔掉,活动,文件的处理,信息,资料存档,待送出文件,待办文件,备忘档案夹,分级 处理,A B C,文件处理原则,每次只处理一份文件,一份文件只处理一次 每天排出固定的时间批量、集中处理邮件、电话、信件 一项工作完成后文件就应马上离开桌面,归入适当的档案 坚决扔掉不必要的文件,时间管理 Tim
8、e Management,锦囊妙计,充分利用记事本,待办琐事 物品清单,让脑子空下来,装更有创造性的事情,善用零星时间,通勤时间 旅途时间 等候时间,不要随便打发你的零星时间,背包原则,将同类的事情尽可能成批量处理,琐事也有琐事的处理方式,逆势操作,当别人不去做的时候我就去做, 每天读一点没有人读的东西 每天想一些没有人想的事情,有个老木匠准备退休,他告诉老板,老板舍不得他走,问他能否帮忙再建一座房子,老木匠说可以。但是大家后来都看的出来,他的心已不在工作上,他用的是软料,出的是粗活。房子建好的时候,老板把钥匙递给他:“这是你的房子,我送给你的礼物”老木匠震惊得目瞪口呆,羞愧得无地自容。如果他早知道是在给自己建房子,他怎么会这样呢?现在他得住在一所粗制滥造的房子里! 我们又何尝不是这样呢!我们漫不经心地“建造”自己的生活,不是积极行动,而是消极应付,凡事不肯精益求精,在关键时刻不能尽最大努力。等我们惊觉自己的处境,早已深困在自己建造的“房子”里了。 把你自己当成那个木匠吧,想想你的房子,每天你敲进去一颗钉,加上去一块板,或者竖起一面墙,用你的智慧好好建造吧!你的生活是你一生唯一的创造,不能抹平重建,即使只有一天可活,那一天也要活得优美、可贵,墙上的铭牌上写着:“生活是自己创造的”。,建 造 自 己 的 房 子,学以致用,马上行动!,