超市采购部门工作手册

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1、超市采购业务谈判的内容与采购合同的履行一、采购业务谈判的内容 1采购业务谈判的三项制约文件 连锁超市公司买手同供应商进行谈判的依据是超市公司制定的商品采购计划，商品促销计划以及供应商文件。 (1)商品采购计划。该计划包括商品大类、中分类、小分类(不制定单品计划指标)等各类别的总量目标及比例结构(如销售额及其比重、毛利额及其比重)、周转率，各类商品的进货标准、交易条件等。 (2)商品促销计划。该计划包括参加促销活动的厂商及商品，商品促销的时间安排，促销期间的商品价格优惠幅度、广告费用负担、附赠品等细节内容。 (3)供应商文件。商品采购计划与促销计划是超市公司采购业务部制定的两项总体性计划，通常是

2、针对所有采购商品制定的而不是针对某供应商而制定的。买手同供应商进行业务谈判还必须依据总部制定的供应商文件来进行，其内容是： 供应商名单(公司名称、地址、开户银行帐号、电话等)；供货条件(品质、包装、交货期、价格及折扣等)；订货条件(订购量、配送频率、送货时间等)；付款条件(进货审核、付款、退货抵款等)；凭据流转程序(采购合同订货单供货编号形式发票退货单退货发票)。供应商文件实际上是要求供应商在与连锁商的交易中，按照连锁企业的运作规范来进行。 2采购业务谈判内容 上述三项文件尤其是供应商文件构成采购业务谈判内容的框架，也是采购合同的基本内容框架。具体的谈判内容主要包括： (1)采购商品质量、品种

3、、规格、包装等。(2)采购数量采购总量、采购批量(单次采购的最高订量与最低订量)等。(3)送货交货时间、频率、交货地点、最高与最低送货量、保质期、验收方式等。(4)退货退货条件、退货时间、退货地点、退货方式、退货数量、退货费用分摊等。(5)促销促销保证、促销组织配合、促销费用承担等。(6)价格及价格折扣优惠新商品价格折扣、单次订货数量折扣、累计进货数量折扣、年底退佣、不退货折扣(买断折扣)、提前付款折扣等。(7)付款条件付款期限、付款方式等。(8)售后服务保证保换、保退、保修、安装等。 上述谈判内容加上违约责任、合同变更与解除条件及其他合同必备内容就形成采购合同。 二、采购合同的履行 在买手与

4、供应商完成采购业务谈判，签订采购合同并正式生效后，就进入采购合同的履行阶段，这一阶段主要包括订单、质量监控和付款三个环节。 1订单 订单这项业务由采购部的货架管理员与里手履行。 (1)单店铺货与多店铺货的选择。单店铺货是指所采购新商 品首先在超市公司某一家门店试销，其优点是经营风险小，购销过程容易控制，缺点是促销影响面小，市场对该新品接受慢；多店铺货是指所采购新商品同时在超市公司多个门店销售，其优点是促销影响面广，有可能短期内成为公司主力商品，缺点是一旦该新品销路不佳，其占据的货架陈列位置会使公司损失一些获利机会。 单店铺货与多店铺货选择，主要取决于该新商品市场销售的预测，若前景看好，应多店铺

5、货；若前景不明，则先在单店试销，试销效果不佳，尽早退出，试销效果较好，再全面在各门店铺货。 (2)预铺卖场布局和陈列货架的选定。新品引入卖场通常与促销活动相配合。所以新品一般可陈列在卖场进口的端头货架上，并配以适当POP广告。订单时要确定布局点和陈列货架，并确定布局点和空货架的腾出时间和上货时间。 (3)配送中心仓位预留和选定。若所采购的新商品实行的是集中进货和配送中心统一配送，则采购业务人员在履行采购合同时，还将负责配送中心仓位预留和选定。仓位的预留和选定，除了要考虑商品本身物理、化学属性外，还要考虑将来配送中心到门店距离的远近、装卸因素以及分拣、配货、物流加工等物流要求。 (4)供应商送货

6、时间、数量的确定。供应商送货时间与数量要由超市公司里手(下单员)严格按照采购合同和连锁超市公司销售状况执行，送货时间体现的是准时和高效服务，既不能迟送也不能早送；送货数量体现的是经济和低成本，既不能少送，也不能多送。 送货时间与数量的确定，是连锁超市公司采购业务流程中一个重要环节，也是超市公司整个经营活动的重要基础。在此，特别提请管理者注意以下两点： （）送货涉及超市公司采购部、门店、供应商、配送中心诸多单位，各单位只有密切配合，才能使多环节很好衔接，保证采购合同的顺利履行。 （）送货有配送和直送两种方式，都有各自的优势范围。对于不同种类，不同批量的商品，或者对于不同位置、不同距离区段的门店，

7、选择配送还是直送的依据是公司实行何种配送体制并要以降低物流费用为标准。超市公司应在统一配送原则下，根据物流成本的实际情况，选择那些离供应商距离区段相对近的门店和品种单一、体积大、不易装卸、无需加工和保鲜度高的商品，由供应商直接将货送到门店。 2质量监控(供应商管理) 质量监控(供应商管理)既是采购部一项日常工作，也是保证采购合同顺利履行的重要手段。质量监控的核心是超市连锁公司根据采购合同的主要条款，制定一系列易于操作的量化标准，保证合同的正常履行，维护超市公司的正当权益。质量监控的主要量化标准有：商品质量与数量；配送能力，缺货率；退货服务；售后服务等。 3付款 虽然在程序和职能上支付货款是由超

8、市公司财务部按采购合同实施的，但在采购合同实际履行中，订货、配送、门店销售过程都存在一些不确定因素，实际订货数量、订货时间、商品价格会随之发生变化。所以财务部支付货款的时间、数量应根据采购合同实际履行情况作必要调整，调整的依据是采购部提供的实际送货时间、送货数量与结算金额。实践中可通过计算不同商品贡献率来确定不同商品的付款周期。 货款支付要遵循准时、准额原则。既要避免由于工作疏忽或人情关系提前、超额付款，影响超市公司的流动资金使用；也要避免以大压小，延期、欠额付款。影响超市公司同供应商的合作伙伴关系。 最后，需要指出的是：连锁超市公司商品采购管理的关键是在中央采购制度下，做好采购系统的优化(包

9、括商品优化、价格优化、促销优化和采购人员优化)和采购系统的控制(包括计划控制、权力制约控制、专业化分工的流程控制和制度考核控制)。采购人员的工作要点和管理框架一 谈判(一)定义这是商场供应商之间的交易，供应商希望以平常的售价出售所有的产品，但超市只愿以折扣价采购高回转率的商品。 在谈判过程中，应极力为公司争取利益，做一个资深谈判高手。用议价的获准获益，来强化价格形象及绩效。（二）规则 1、谈判的性质 促销商品采购新增商品采购2、供应商分类 全国性供应商区域性供应商 地方性供应商（三）计划1、会见有决定权的决策者可以节约谈判的时间 2、如何选择供应商 3、如何为供应商会而作准备：收集资讯、设定目

10、标（理想目标和合理目标）（四）方法1、培养自信心 2、收集信息 3、主动掌握整个谈判过程 4、强调合作 5、增加要求 6、对方谈判策略和应付方法 7、处理异议 8、谈判结束之后 （五）谈判的主题1、交易条件 2、议价 特价促销/端架费 3、议价新产品 4、其他 （六）成功的谈判 完善的准备 妥善原则策略 良好的态度 绩效总结 二 议价 （一）定义这是商场与供应商之间的协议、供应商希望把所有的商品以一般价格卖给我们，但是我们只要以折扣价来购买高回转的商品。 在议价中，坚持应有的利润，做一个有生意头脑的人。 （二）议价的基本原则1、确定与供应商会面的日期 2、行为 （三）议价的两个主要项目1、特价

11、促销的洽商 2、端架费的议价 （四）成功的议价1、了解商品及价格带 2、经常议价以获得最佳条件 3、议价前先做准备，以使议价成功 三、采购基本要求 （一）商品质量合适 （二）商品数量合适（三）商品价格合适（四）商品货源合适（五）落单时间合适（六）交货时间合适四、采购管理的目标与组织 商品采购的职责划分采购管理人员的职责采购总部的职责有：（1） 采购组织与工作职责的制定；（2） 商品结构的制定（大组、小组、商品群、价格带、品项数、陈列米数等）；（3） 采购作业规范手册的编制与更新；（4） 拟定全国品牌采购条件、年度采购与全国性促销方案；（5） 统一订货与结算商品的处理；（6） 定期召开全国联采会

12、议，加强地区采购部与全国采购本部、地区采购部与地区采购之间的沟通与交流；（7） 促进各分店之间的采购交流工作；（8） 采购工作的培训与稽核；（9） 协助新人开张分店的地方性商品的采购工作；（10） 协调财务部门，确保全国联采供应商“绿色通道”的执行；（11） 辅导各分店的采购工作；（12） 分析各分店商品结构，并给予各分店建议或指导；（13） 协调各分店与供应商之间的矛盾及交易条件。 采购部门的职责（1） 筛选合作的供应商；（2） 选择适合超市顾客群的产品；（3） 协商与供应商采购最有利的条件（包括：质量、包装、品牌、折扣、价格、进货奖励、广告赞助、促销办法、订货办法、订货数量、交货期限及送货

13、地点等）；（4） 制定最有竞争力，同时又有合理利润的售价；（5） 与各卖场做最有效的沟通，确保商品畅销；（6） 收集市场资讯，掌握市场的需要及未来的趋势；（7） 为公司创造最高的业绩及利润回报股东，并为全体员工谋求最佳的福利。 采购总监的职责（1） 主要职责： 在总经理的领导授权下，直接负责采购部门的各项工作，并行使采购总监的职权； 在公司总体经营策略指导下，制定符合当地市场需求的营运政策、客户政策、供应商政策、商品政策、价格政策、包装政策、促销政策、自有品牌政策等各项经营政策； 在遵循公司总体经营策略下，领导采购部门达成公司的业绩及利润要求； 给予采购人员相应的培训； 保持采购本部与其他分店

14、的密切沟通与配合。（2） 主要工作项目： 制定及督导各项经营政策和措施的实施； 制定并督导各部各月、季、年度各项销售指标的落实，利润及各项业务指标； 协调各采购部门经理的工作并予以指导； 负责各项费用支出核准，各项费用预算审定和报批落实； 负责监督及检查各采购部们执行岗位工作职责和行为动作规范的情况； 负责采购员工的考核工作，在授权范围内核定员工的升职、调动、任免等； 定期给予采购人员相应的培训。 采购经理的职责（1） 对公司分配给本部门的业绩及利润指标进行细化，并进行考核；（2） 负责本部门全体商品的品项合理化、数量合理化及品项选择；（3） 负责本部门全体商品价格决定及商品价格形象的维护；（4） 制定部门商品促销的政策和每月、每季、每年的促销计划；（5） 督导新商品的引入、开发特色商品及供应商；（6） 督导滞销商品的淘汰；（7） 决定与供应商的合作方式、审核与供应商的交易条件是否有利于公司营运；（8） 负责审核每期快讯商品的所有内容；（9） 参与A类供应商的采购，为公司