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1、 秘书管理能力探讨 -论秘书如何提高管理能力很多人不明白秘书管理能力具体指什么？首先什么是秘书？从广义来看，秘书是领导人的实务与信息助手，从狭义来看，秘书是一种职务名称，是一种社会职业，指处于领导身边，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。什么是管理？管理是指在一定的环境下，为了达到组织的目的，组织内的成员从事提高组织资源效率的计划、组织、监督、协调和控制的行为。包括人力资源管理，信息管理，企业经营战略管理，日常事务管理等等。如今，在电视剧的推动下，许多不了解秘书这一职业的人认为，所谓秘书就是为领导安排日常事务，端茶递水，有时还要充当“门神”，“闹钟”作用，管理似乎只是领导的事。我
2、想，有这种想法的人一定是对管理的定义仅仅局限在人事管理上，认为管理就是指管理者的决策作用。然而，在研究秘书的发展历史后，尤其是近十年来西方发达国家秘书发展史后，我发现，在这个由计算机带领的信息时代，秘书这一职位，正慢慢开始经历从事务服务型到管理助理型的转变过程。我国在秘书的职能角色定位中，把秘书分成初级秘书，中级秘书和高级秘书。 “初级秘书助理事务性文秘。主要工作是文案写作、事务性工作处理。主要是琐碎事务操作、电脑文案。中级秘书助理文秘 + 辅助管理。他们的权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，管理水平和计算机应用的能力要求更高一些，并要有很好的协调能力。高级秘书助理文秘 +
3、独立管理。他们属于管理阶层，对他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼。完全能够独立进行项目管理、事务统筹、决策指挥。”从这一点来，管理职能在秘书工作后期，占很大比重，本文论述的“秘书的管理能力”也是建立在高级秘书这一阶段上的。那么，秘书管理能力具体指什么呢？秘书管理指秘书人员的形象管理、沟通管理，协调管理到办公室管理、文件管理、会议管理、信息与档案管理，公关活动管理等，这些都是秘书日常管理工作的一部分。而秘书在处理自己的形象，沟通，协调，到办公室、文件、会议、信息与档案，公关活动等时能力，就是指秘书的管理能力。举个中国古代名著中的例子。在众所周知的红楼梦中，鸳鸯掌管
4、着贾府的财政经济，把贾府的资金打理的井井有条，所以深得大家的赏识和信任。后来贾府资金困难，贾琏、王熙凤商量把贾母的东西偷拿出来一些典当，以解决贾府资金短缺的问题，于是向鸳鸯求助的场景。用现代的眼光来看，鸳鸯其实就是充当着老太太的秘书这一角色。而贾琏、王熙凤为了解决家里的经济困难，避免让贾母担心，从而选择了跳开领导转而求助秘书-鸳鸯，从这一点来看，高级秘书工作需要承担管理者的角色，当然，这种职能是建立在双方互相信任和秘书本身的管理能力之上的。由此可见，高级秘书工作中，秘书的管理能力是尤其重要的。那么，我们应该如何提高自身的管理能力呢？一，秘书管理能力的提高，首先应该加强学习与实践。在企业的各种经
5、营活动当中，作为企业支柱的管理者的能力直接影响到了企业的利益和将来的发展，而作为一名现代秘书，更是应该在自身原本的条件上不断提高不断发展，才能适应企业的发展。秘书应该有与时俱进的学习意识，把学习摆在重要位置，古语说“活到老，学到老”，学习是进步的阶梯，是提高我们知识水平，理论素养的途径。让我们以形象管理能力为例来具体的解释我们为什么要加强学习的原因。形象管理能力是指秘书不仅要对自己的内外形象进行管理的能力。有人说，形象管理能力还需要学习嘛？答案是肯定的!凡事都不可能一步登天，形象管理能力亦是如此。在接待客户，商务谈判等公关活动的过程当中，秘书往往是首当其冲的，而客户对于一个公司的第一印象一定程
6、度上会受到对秘书印象的影响，秘书人员的形象好坏，直接关系人们对组织的看法。初出茅庐的秘书必须学习在各种公关活动中应该如何化妆、穿着、行为举止以及各种礼仪规范等。举一个很简单的例子，一个秘书随领导去国外进行商务谈判，之后，参加酒宴时，在上菜的时候，她离席去了洗手间，没有同桌的人打声招呼，也没有把餐巾放在椅子上再走，结果打乱了整个吃饭的程序和气氛，使客户十分不满意。如果在去参加酒宴之前，这位秘书能事先学习一下当地的餐桌礼仪，那么，她也不会闹出这么个笑话了。秘书这一行业，需要我们集百家之长，使自己具有较宽的知识面，又需要我们有较深厚的专业知识，这需要我们不断的从书本中，他人的经验中学习各种各样的知识
7、。但并不是单纯的学习这些知识就行了，“纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行。”只有把知识运用到实践当中，才能验证知识的真理性，才能获得属于自己的经验，以求提高工作效率，使自己更好的完善工作。所以，我们需要在学习后实践，在实践中学习，不断的提高自身素质，为加强自身管理能力打下扎实的基础。二，秘书管理能力的提高，要培养观察，预测及思考分析的能力。秘书在学习和实践中，往往会产生这样那样的疑惑，这种疑惑直接导致秘书在工作中产生各种各样的问题，如何才能更好的解决问题呢？这需要我们善于观察问题，善于预测，善于思考。史迈尔有句话这么说：对微小事物的仔细观察，就是事业、艺术、科学及生命各方面的成功秘诀。秘书在工作中
8、要时时，事事，处处做有心人，善于观察，因为观察是预测的基础。伽利略曾经说过：一切推理都必须从观察与实验中得来。只有在观察之后，我们才能获得可靠的信息，然后，在这些事实和信息的基础上，我们还要预测可能发生或即将发生的情况，以求得出最好的解决方法。有经验并富有创造精神的秘书应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，也有助于秘书人员更好的提高自己的管理能力。但是，秘书若只是具备观察及预测的能力是不够的，因为发现了问题后，我们还要去处理问题。那么，如何才能更好的处理问题呢？中国有句古语说的很好：凡事需三思而后行，又有成语，云：举一反三。这和管理能力的提高又有什么关系呢？很多管理者
9、在遇到同一种事情时，处理的方法都不一样，有的管理者处理的恰当，有的处理的较草率。这是由于有些管理者在处理问题前，先仔细的观察问题，然后把各种处理方法所导致的后果进行了预测，最后，举一反三，反复考虑分析之后，从而选择了最为妥当的处理方法，而有的管理者完全没有考虑后果，不愿意去思考分析如何才能更好的解决问题以及自己的行为所产生的影响，草率行事，从而带来不必要的损失和影响。这种行为不仅对管理者的威信产生了影响，又直接反应了管理者的管理能力。白豪子兵中有这样一句话：不谋万事者，不足谋一时，不谋全局者，不足谋一域。秘书工作，如果只埋头于事务性的工作，对企业发展全局性、重要性的工作不进行思考分析，是很难做
10、好日常管理工作的，同时，仅仅停留在事务性工作上的秘书，怎么能成为一个管理助理型的高级秘书呢？观察，预测，思考分析能力是秘书工作由事务服务型转为管理助理型的前提。所以，要提高秘书的管理能力，需要养成勤思考的习惯。要学会善于从全局的角度，从客观的角度去仔细观察，科学预测，以广阔的眼界去思考分析，并从事，物的不断变化发展中掌握其内在规律，提高看待问题的敏锐性以及协调，处理问题的能力，如此，才能加强秘书的管理能力。三，秘书管理能力的提高，要培养有良好的沟通和协调能力。任何组织都不可能孤立地存在，而是存在于一定的社会环境中，即国家，社会，组织系统中。必然与上下左右以及周围组织发生各种各样的联系，沟通，交
11、流，合作，也必然会发生各种各样的失衡，根器，矛盾乃至冲突。这既需要各级领导的指挥，控制，也需要秘书人员的配合，协助，辅助领导，进行沟通协调，才能达到统一与和谐。沟通管理能力是指对内沟通能力、对外沟通能力、横向沟通能力、纵向沟通等的管理能力。即，秘书在一个企业当中往往充当着组织内部与内部，组织内部与外部，组织与个人，个人与个人之间联系的枢纽。沟通能力是秘书管理能力中重要的一部分。若要提高秘书的管理能力，需要秘书人员提高沟通能力。有这样一个例子：公司秘书陈青青刚调来公司办公室工作。一天，主任交给她一项任务，负责全公司的黑板报宣传工作。但是陈秘书不会编排版面，美术字也不过关，主任又选派了同一办公室有
12、美术功底的杨秘书负责版面编排工作，让陈秘书专门负责组稿、改稿等工作。杨秘书很有才干，编排版面、写美术字、画个画在公司是小有名气的，他根本就没把陈秘书这“黄毛丫头”放在眼里。碰到他工作忙起来，就把出黑板报的事儿抛到九霄云外去了，弄得主任常常催促陈秘书：“怎么黑板报又延期了?” 陈秘书又不好明说，只好硬着头皮去催杨秘书，可杨秘书根本不配合，还拿冷眼对她，陈秘书只恨自己没用，不能动笔画。显而易见，故事里的陈秘书没有去和杨秘书进行沟通，如果她抱着与人为善的态度，采取委婉的劝说方式，启发他与自己合作，也许事情就不能弄的这么糟糕。从这个反面案例中，我们可以看出，一个合格的秘书，沟通能力是必不可少的。管理活
13、动中的每一个步骤都依赖于良好的沟通，有了良好的沟通，才能更好的去协调，以解决问题。沟通是协调的前提和手段。而协调，是管理的一大职能，是实现组织目标的重要方法，协调可以使矛盾得到缓解，误会得以消除，平衡融洽组织内外关系。协调能力作为秘书的一项基本能力，很好的展现了一个秘书的管理能力水平。当然，要提高秘书管理能力还有其他的方法。譬如要学会随机应变，是指我们在日常的管理活动中，不能照本宣科，因循守旧，而是应该根据事情，问题发展的不同情况不断修正处理方式。又譬如要树立创新观念，比尔盖茨曾经说，一个good idea就可以打败他的微软公司，其中的good idea就是指一种创新观念，在秘书的日常管理工作中，创新观念可以也是必不可少的。从一个初出茅庐的初级秘书到最后管理型的高级秘书，这一旅程需要我们不断的付出努力。在提高管理能力的同时，我们还应该提高自身素质以满足管理能力的不断提高：要注意脚踏实地，坚持不懈，严谨高效的工作，主动而不是被动的去应付工作或者领导，要有敏锐的洞察力，善于创新，培养分析能力和逻辑思考能力。同时在心态方面，我们应该乐观向上，善于自我激励，日常工作中要冷静自若，果敢坚毅，注意控制情绪。认真的做到以上这些，秘书人员提高管理能力也不是一件难事了。
