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1、货品管理制度（暂行版）为规范货品采购、入库、出库、盘点、结算等工作，特制定此制度。各地公司总经理为货品管理的第一责任人；各地公司财务部作为货品管理的责任部门，负责确保货品管理制度的有效执行。一、 分类根据公司经营业务的特点，采购的货品分为超市、水吧、厨房、营运物耗、工程、技术、行政办公、宣传等八类；根据总部成本管控方式不同，采购方式分为集中采购（指由总部成本部负责集中采购并签订合同的采购项目）、合同采购（指由各地公司负责并报经总部批准且签订合同的采购项目）、零星采购（指各地公司零星发生不需要签订合同的、由各地负责自行采购的项目）等三类。上述分类关系如下表1所示：表1：货品类别及其对应的成本管控
2、方法货品类别具体项目成本管控方法超市主推洋酒集中采购主推红酒主推啤酒其他洋酒、红酒、啤酒集中采购、合同采购小食品类冷饮类香烟类根据当地政府规定采购其他超市货品合同采购、零星采购水吧合同采购、零星采购厨房合同采购、零星采购营运物耗合同采购、零星采购工程合同采购、零星采购技术合同采购、零星采购行政办公合同采购宣传合同采购注： 1、超市采购以总部集中采购为主，集中采购由总部成本控制部负责与供应商签订总体框架性协议，各地公司根据总部签订的总体框架性协议来签订具体供货合同或按照总体框架性协议执行。2、由各地公司负责的合同采购，由各地公司按照2011年大歌星公司管理制度中的经济合同管理提前进行招投标或比价
3、，拟定合同文本经总部批准后执行。 3、零星采购：各地公司财务部负责组织选定1到2家大型购物超市，经当地公司总经理批准并报总部成本控制部、财务部备案。集中采购与合同采购签订合同的审批办法参照2011年大歌星公司管理制度中的经济合同管理制度执行。凡能找到稳定供货商的一律采用合同采购方式，凡不能找到稳定供货商的，需从选定的超市购买，从超市购买的货品报销时必须附上超市采买物品小票清单。超市无法采购到的物品可至外部进行零星采购。二、 采购采购方式分为订货采购和零星采购。成本管控方法为集中采购、合同采购的货品的采购方式为订货采购，非上述内容的采购方式为零星采购。各地公司各部门的采购联络人（如下表），应根据
4、实际需求，结合相应货品采购周期，及时填写一式三联的采购申请单（附件1），经所在部门负责人审批后，交财务部库管。表2：各部门采购联络人货品类别采购联络人代理联络人超市财务部库管会计水吧营运部水吧主管领班厨房营运部厨师长厨师营运物耗营运部营运经理主管工程技术影音技术部部门主管部门主管指定的代理人办公行政人事部行政主管宣传营运部营销主管注：库管根据申请单内的相应内容，并结合库存实际情况，确定采购方式，并填写采购数量等信息。采购联络人轮休时，由代理联络人负责联络。1、属于订货采购的：财务部库管应填写订货单（附件2），订货单一式三联，一联交供应商进行订货，二联作为入库记帐依据，三联作为存根保管，采购申请
5、单第二联作为填制订货单的依据。2、如需进行零星采购的，库管应将采购申请单转交采购员，由采购员填写零星采购申请单（附件3）。零星采购申请单一式三联，一联转交库管留存，二联作为入库记帐依据，三联采购员作为存根，采购申请单第二联作为填制零星采购申请单的依据。（一）订货采购各地公司应根椐订货采购的货品销售或使用情况，并综合考虑仓库的仓储容量，制定本公司各类订货货品的安全库存量，确定订货周期。财务部库管根据各部门采购联络人提交采购申请单，填写订货单，并经财务负责人、总经理批准同意后，通过传真、电话等方式告知供应商送货。（二）零星采购财务部库管收到采购联络人采购申请单时，如需采用零星采购方式的，应将采购申
6、请单转交采购人员，由采购员填写零星采购申请单（附件3）由当地公司财务负责人、总经理批准同意后在事先指定的超市采购，如在指定的大型购物超市无法采购的，需在零星采购申请单后附加零星采购比价单（附件4，比价单需经过财务部稽核签字确认），然后按以下审批权限进行零星采购，各地公司审批权限及审批流程如下：1、零星采购金额在500元（含）以内的，由当地公司财务负责人、总经理审批即可。2、500元零星采购金额2000元的，OA审批流程：采购员财务负责人总经理，并报总部营运部、成本控制部、财务部总经理备案。3、零星采购金额在2000元（含）以上的，按上述审批至总部分管财务副总经理、总经理。4、零星采购金额在10
7、00元（含）以下的，可以使用现金结算；超过1000元的零星采购，应采用转账方式将款项直接支付至供应商指定账户。三、 入库上述采购货品到货时，订货方式采购的货品应由各部门采购联络人、库管进行联合验收，对于库管做为采购联络人的，采购的货品应与会计或财务负责人一起验收，零星采购方式采购的货品，应由各部门采购联络人、库管、采购员进行联合验收。验收人员应在验收无误后，在入库单上签字确认。供应商在送货时，应提供送货单。库管应依据订货单、零星采购申请单的相应内容对货品进行核对，核对无误后，应将货品明细录入速达软件系统，经系统打印出一式三联入库单，其中一联交会计作为记账依据，一联交给供应商，一联库管留存作为存
8、根。如供应商分多批次送货的，每次库管根据实际到货数量录入系统，并打印入库单，依当日的入库单转交会计作为入账依据。当月内订货数量原则上要到齐，如到月底无法到齐的，以当月实际入库数量为准，如供应商多送货的，应补填订货单或退回供应商。对于供应商赠送的超市现有的货品，应录入速达系统，完成商品扫码。录入系统时，仅录入数量，单价录为0，备注上注明“供应商赠送”。对于供应商赠送的非超市销售货品，由库管做备查帐，领用时必须注明领用原因，由财务负责人、总经理签字确认，如为供应商赠送的类似开瓶器、杯子之类的营运物耗用品，录入营运物耗类。仅录入数量，单价录为0，备注上注明“供应商赠送”。库管应在货品入库当日将入库单
9、及送货单、订货单或零星采购申请单相互联系（应保证送货单、入库单一致）转交会计，会计人员在收到上述单据后应及时进行账务处理。库管应将采购申请单、订货单、送货单、入库单按月装订成册归档。如送货单无法取得两份的，可复印一份装订，采购员应将采购申请单零星采购申请单按月装订成册归档。四、 出库（一）直拨出库水吧、厨房类货品在到货时，应直接拨付至水吧和厨房。（二）申请出库其它类货品申请出库，应由采购联络人填写一式三联出库申请单（附件5），经所在部门负责人、财务部库管、财务负责人、总经理批准同意后方可办理出库。库管在办理超市类货品出库时，应在系统内打印一式三联出库单，一联交采购联络人、一联交会计作为记账依据
10、，一联留存作为存根。库管应在货品出库当日将后附相应出库申请单、出库单（库管应保证两单数量一致）转交会计，会计人员在收到上述单据后应做好保存工作，月末统一进行账务处理。五、 盘点各地公司财务部应在速达系统内，设置两个帐套，一个负责登记超市货品，下设一级库和二级库；另一个负责超市以外的物品，分为两类：一类为水吧、厨房类物品，仅设立一级库，另一类为营运物耗、工程、技术、办公、宣传类，设立一级库和二级库。1、超市类货品购进时进一级库，领用时从一级库调拨至二级库。2、水吧、厨房类货品购进时进一级库，月底盘点倒挤出消耗，根椐消耗通过速达系统打印出领料单，会计根椐领料单进行帐务处理。3、营运物耗、工程、技术
11、、办公、宣传类货品购进时入一级库，领用时从一级库调拨至二级库，月底盘点倒挤出消耗，根椐消耗通过速达系统打印出领料单，会计根椐领料单进行帐务处理。4、除水吧、厨房外，各部门应指定专人对领用的货品进行台账登记并定期盘点，各类货品盘点具体要求如表3：表3：货品盘点要求类别盘点周期盘点负责人监盘人员超市一级库月，每月首日营业前库管会计、财务负责人水吧一级库月，每月首日营业前水吧主管财务部库管厨房一级库月，每月首日营业前厨师长财务部库管营运物耗一级库月，每月首日营业前营运经理财务部稽核办公类一级库月，每月首日营业前行政主管财务部出纳宣传类一级库月，每月首日营业前营销主管财务部出纳超市二级库日，每日晚班闭
12、店后超市领班当班值班经理营运物耗二级库月，每月首日营业前营运经理财务部稽核办公类二级库月，每月首日营业前行政主管财务部出纳宣传类二级库月，每月首日营业前营销主管财务部出纳每日应由晚班员工对二级库中的超市全部货品进行盘点，填写每日超市盘点表（附件6），由晚班员工及营运晚班值班经理签字确认后投入投币柜；稽核次日开业前依据速达系统内超市库存数据（首先完成套餐的组装拆卸和POS日结）然后将速达中的库存数和超市盘点表进行核对，对存在差异的项目应与早班值班经理进行复盘，确认无误后，在速达系统内对盘点差异进行录入，同时编制每日超市赔款表（附件7），由早班值班经理签字确认，具体赔偿规则参照罚则内容。次月1日营
13、业前，财务负责人应负责对二级库中的超市货品进行全面盘点，形成月末盘点表。其他货品盘点完成后，应由盘点负责人、监盘人员对月末货品盘点表（附件8）签字确认，盘点表仅需对实际盘点数量进行确认。盘点表一式两份，一份附在凭证后面，一份存档保管，按年装订成册。六、台账采购员应对零星采购建立零星采购台账（附件9）；会计应根据货品入库、结算情况登记合同台账（附加10）。上述台账均应在业务发生当日进行序时登记。七、结算每月15日前财务部会计负责与集中采购、合同采购货品的供应商核对上月货款；并由会计完善财务审批手续；每月25日前取得供应商发票并支付货款。零星采购的货品在完善相应审批手续后及时支付。上述货品结算须根
14、据财务支出审批制度完善财务审批手续后方可支付货款。各地公司要严格按照合同内容付款，不允许提前付款或推迟付款，没有按合同内容付款的，必须上报总部经批准后可执行，具体流程如下：各地公司会计负责在OA内发起审批流程，经财务负责人审核总经理审批总部（营运部分管营运副总经理财务部分管财务副总经理）。八、罚则1、赔偿规定具体如下：当日盘点盈亏不相抵，盘亏的商品按售价进行赔偿，免赔额为当日超市销售额的0.1%，对超过0.1%的部分每日做台帐登记，将处罚金额具体到人，即当班值班经理赔偿20%，当班超市收银员和当班超市理货员赔偿80%，按照当班人数平均分配，罚单于每月24号进行汇总，并经财务负责人、营运副总签字
15、确认后在当日17点前提交至行政人事部，由行政人事部从工资中统一扣除。2、未按照规定及时进行盘点，经查属实的，将给予所在公司总经理、财务负责人通报批评，情节较为严重给公司带来较大损失的，将给予降职降薪、解除劳动合同处理。因未及时盘点，导致差异金额超过500元且无法明确具体责任人的，超过500元的部分由各地公司总经理承担30%，财务负责人承担30%，货品管理责任部门负责人（营运副总为超市、水吧、厨房、营运物料、宣传货品的责任人，行政人事经理为办公货品的责任人、影音技术经理为工程技术货品的责任人）承担40%。3、财务负责人每周负责检查采购员、会计登记的台账，经查未及时登记的，给予所在公司内通报批评；发现二次未及时登记的，给予降薪处理；三次以上的或情节特别严重的给予辞退。此制度自下发之日起正式执行。附件一：货品管
