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1、 东莞市政府采购谈判文件采购编号：TDGGP/东采谈200859号 项目名称：东莞市档案局数字化加工处理项目建设东莞市政府采购中心二八年九月四日目 录第一部分 谈判邀请4第一部分、谈判邀请函5第二部分 报价人须知7第二部分、报价人须知8一、说明81适用范围及资金来源82定义83合格的报价人84合格的货物或服务95谈判费用10二、谈判文件106谈判文件的组成107谈判文件的澄清118谈判文件的修改11三、报价文件的编制129报价文件的语言及度量衡单位1210报价文件的组成1211报价文件格式1312谈判报价1313谈判货币1314谈判有效期1415谈判保证金1416报价文件的份数和签署15四、报
2、价文件的提交1617报价文件的装订、密封和标记1618递交报价文件截止期1719迟交的报价文件1720报价文件的补充、修改与撤回17五、谈判与评审1821谈判1822评审过程的保密1823谈判小组与评审1924报价文件的评审2125报价文件的澄清2226报价文件计算错误的修正22六、合同的授予2327合同授予标准2328采购人拒绝谈判的权力2329成交通知书2330履约保证金2331合同协议书的签订2432付款24第三部分 合同格式25第三部分、合同格式26第四部分 用户需求书31第五部分 报价文件格式55一、报价文件格式561报价总表562二次报价总表57二、谈判承诺书格式59三、谈判授权委
3、托书61四、法定代表人身份证明书62五、资格证明文件格式63六、商务差异表格式65七、其他资料格式66八、技术响应文件格式69十、唱标信封格式75第一部分 谈判邀请第一部分、谈判邀请函东莞市政府采购中心（以下简称“采购中心”）受东莞市档案局（以下简称“采购人”）委托，现就数字化加工处理项目建设进行竞争性谈判式采购，欢迎有供货能力和资质的国内供应商参加谈判。1项目名称：东莞市档案局数字化加工处理项目建设。采购编号：TDGGP/东采谈200859号2购买谈判文件时间：2008年9月4日至2008年9月23日，上午8:30至12:00，下午2:00至5:30（公休节假日除外）。3购买谈判文件地点：东
4、莞市政府采购中心，地址：东莞市体育路2号鸿禧中心四层B409411。4.购买谈判文件费用：人民币150元/份（售后不退）。5递交报价文件时间、地址及事宜：递交报价文件截止时间：2008年9月24日14:0014:30（北京时间）。递交报价文件地点：东莞市政府采购招投标服务大厅；地址：东莞市体育路2号鸿禧中心三层B309第二开标室。递交报价文件事宜：所有报价人都必须提交一份金额为人民币贰仟元整（即￥2,000元）的谈判保证金。谈判保证金在谈判截止时间前一天必须到达东莞市会计核算中心（采购中心）账户上。谈判保证金的有关事项按报价人须知的相关规定执行。报价人向东莞市会计核算中心缴纳“谈判保证金”账户
5、：收款单位名称：东莞市会计核算中心（采购中心）收款单位开户行：建行东莞市分营收款单位账号：收款单位地址：广东省东莞市鸿福路99号东莞市行政办事中心注明：报价人不得以现金形式或委托分支机构汇入谈判保证金，或者汇错账号谈判保证金都作废标处理，各报价人在汇谈判保证金时应在用途栏上写明采购编号。6谈判时间、地点及事宜：谈判时间：2008年9月24日14:30（北京时间）。谈判地点：东莞市政府采购招投标服务大厅；地址：东莞市体育路2号鸿禧中心三层B309第二开标室。谈判事宜：届时请报价人法定代表人或其授权代表务必携带有效身份证明出席谈判会。7采购中心、采购人不负责报价人准备报价文件和递交报价文件所发生的
6、任何成本或费用。8东莞市政府采购中心不收取中标服务费。9有关本次谈判之事宜，可按下列地址以书面形式查询：单位名称：东莞市政府采购中心详细地址：东莞市体育路2号鸿禧中心四层B409411。邮政编码：联系人：陈先生联系电话：0769 传 真：0769 二八年九月四日第二部分 报价人须知第二部分、报价人须知一、说明1适用范围及资金来源1.1本谈判标的为东莞市档案局数字化加工处理项目建设，详细要求见用户需求书。1.2资金来源：财政资金。2定义2.1采购人：东莞市档案局。2.2报价人：指响应谈判、参加谈判竞争的依法成立的公司或其他组织（即向采购人提供报价文件之供应商）。2.3 谈判小组：谈判小组是依据中
7、华人民共和国政府采购法组建的专门负责本次谈判其评审工作的临时性机构。2.4日期：指公历日。2.5时间:指本次谈判文件所规定的时间。2.6合同:指由本次谈判所产生的合同或合约文件。2.7谈判文件中所规定“书面形式”，是指任何手写的、打印的或印刷的通讯，包括传真发送。3合格的报价人3.1具有独立承担民事责任能力的在中华人民共和国境内注册的法人或其他组织。3.2报价人须具备档案数字化加工从业人员中最少有六人以上参加过档案行政管理部门有关档案专业知识的培训、考核，并取得了广东省档案专业人员岗位资格证书（上岗证），并要求取得时间超过二年。3.3报价人须具备档案信息资源的整理、入库能力，有一套完善的管理制
8、度，三年以上的档案整理与数字化加工经验。3.4报价人必须具有软件认定企业证书，并至少取得二项档案类软件的软件产品登记证书，能够按东莞市档案馆要求开发档案著录与扫描加工完全集成的处理软件。3.5凡两家或以上公司同一法人代表或其中一家公司为另一家公司单一最大股东的，不能同时参与同一采购项目相同标段的投标活动，一经发现，将视同串标处理。3.6报价人应在报价文件中须主动填报投标之前三年内有无受各级管理部门的处分或处罚（含其授权服务的子公司、分公司等），如果不主动填报而被事后发现的，将取消其投标资格，并按有关规定从重处理。4合格的货物或服务4.1供应商提供的货物必须是原厂生产的、全新的、未使用过的(包括
9、零部件)，并完全符合原厂质量检测标准和国家质量检测标准 、行业标准。供应商负责办理所有货物的进口及商检手续。4.2供应商必须保证提供的所有货物或货物的任何部分均为最新正式版本。4.3进口的货物及其有关服务必须符合原产地和中华人民共和国的设计和制造生产或行业标准。进口的货物须是具有合法的进口手续和途径，并通过了中华人民共和国商检部门的检验。4.4报价人应保证,采购人在中华人民共和国使用货物或货物的任何一部分时,采购人免受第三方提出侵犯其专利权、商标权或其它知识产权的起诉。4.5投标价应包括所有应支付的对专利权和版权、设计或其他知识产权而需要向其他方支付的版税。4.6货物验收。4.6.1验收工作由
10、用户（或用户指定的单位）和供应商共同进行。4.6.2在验收时，供应商应向用户提供货物的相关资料。4.6.3由用户对货物的质量、规格和数量进行检验。如发现质量、规格和数量等任何一项与谈判要求规定不符，用户有权拒绝接受。5谈判费用5.1报价人应承担一切与准备和递交之报价文件有关的费用。5.2不论谈判的结果如何，采购中心、采购人均无义务和责任承担这些费用。5.3东莞市政府采购中心不收取中标服务费。二、谈判文件6谈判文件的组成6.1谈判文件包括：6.1.1 谈判邀请；6.1.2 报价人须知；6.1.3 合同书格式；6.1.4 用户需求书；6.1.5 报价文件格式。6.2 报价人应认真阅读谈判文件中所有
11、的事项、格式、条款和规范等要求。报价人没有按照谈判文件要求提交全部资料或者报价文件没有对谈判文件在各方面都做出实质性响应是报价人的风险，没有实质性响应谈判文件要求的谈判将被拒绝。7谈判文件的澄清7.1 报价人若对谈判文件有任何疑问，应于谈判截止日期前 5日以书面形式（须加盖报价人公章）向采购中心提出澄清要求，送至东莞市政府采购中心。无论是市采购中心根据需要主动对谈判文件进行必要的澄清，或是根据报价人的要求对谈判文件做出澄清，采购中心都将于谈判截止时间3日前以书面形式予以澄清，同时将书面澄清文件向所有报价人发送。该澄清作为谈判文件的组成部分，具有约束作用。8谈判文件的修改8.1 谈判文件发出后，
12、在提交报价文件截止时间3日前，采购中心可对谈判文件进行必要的澄清或修改。8.2谈判文件的修改将以书面形式发送给所有报价人。谈判文件的修改内容作为谈判文件的组成部分，具有约束作用。8.3谈判文件的澄清、修改、补充等内容均以书面形式明确的内容为准。当谈判文件、谈判文件的澄清、修改、补充等在同一内容的表述上不一致时，以最后发出的书面文件为准。8.4为使报价人在编制报价文件时有充分的时间对谈判文件的澄清、修改、补充等内容进行研究，采购中心将酌情延长提交报价文件的截止时间，具体时间将在谈判文件的修改、补充通知中予以明确。三、报价文件的编制9报价文件的语言及度量衡单位9.1 报价人提交的报价文件以及报价人
13、与采购中心就有关谈判的所有来往函件均应使用简体中文书写。对于任何非中文的资料，都应提供简体中文翻译本，在解释时以简体中文翻译本为准。9.2 在报价文件中以及所有报价人与采购中心和采购人往来文件中的所有计量单位和规格都应按国家有关规定使用公制标准。10报价文件的组成10.1 报价文件主要包括下列内容：1）唱标信封一份（独立密封）；2）报价总表； 3）谈判承诺书（报价人应完整地填写报价文件格式中规定的谈判承诺书）； 4）法定代表人授权委托书；5）资格证明材料。6）谈判保证金。7）对谈判文件第四部分作出的响应，包括但不限于技术文件及图纸等。11报价文件格式报价文件包括本须知第10条中规定的内容，报价
14、人提交的报价文件应当使用谈判文件所提供的报价文件全部格式（表格可以按同样格式扩展）。12谈判报价12.1本次谈判，报价人必须就所有内容进行报价，少报无效。本次谈判将进行二次报价，报价人应预先准备第二次报价的有关资料。12.2报价应包括设备购置费、加工处理费、调试费 (含一切必须的辅助材料费用)和售后服务费等。 12.3以上报价为交钥匙价，含一切税费。以人民币为报价和结算货币。确定中标供应商后，中标供应商不得以任何理由追加设备费用、辅材费用或其他费用。若报价小写与大写存在差异，以大写为准。若谈判报价没有大写金额的，其谈判报价无效。12.4报价人所报的谈判价在合同执行期间是固定不变的，不得以任何理由予以变更。谈判报价不是固定价的报价文件将作为非响应性谈判而予以拒绝。12.5中标后开出的所有发票都须与成交供应商的名称一致。13谈判货币报价人提供的货物或服务价格必须用人民币报价。14谈判有效期14.1 报价文件应根据报价人须知的规定在报价截止日后的90天内保持有效。谈判有效期比规定期限短的将被视为非响应标而予以拒绝。14.2 特殊情况下，在原有谈判有效期截止之前，采购人可要求报价人同意延长谈判有效期。这种要求与答复均应以书面形式（须加盖采购人公章）提交。报价人可拒绝采购人
