计算机文化基础教程教学课件焦玉君第五章 Excel 2003案例教程

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1、第五章 Excel 2003案例教程,5.1 Excel 2003中文简介 5.2 工作簿的基本操作 5.3 工作表的编辑及格式化 5.4 公式和函数 5.5 图表的使用 5.6 数据的应用 5.7 工作表的打印,第五章 Excel 2003案例教程,5.1 Excel 2003中文简介,5.1 Excel 2003中文简介,5.1.2 Excel2003窗口组成,1. Excel 2003的窗口结构,2. Excel 2003的窗口组成,3.使用任务窗格,4.使用帮助,5.1.1 Excel20003概述,5.1.1 Excel20003概述,Excel 2003是微软公司出品的Office

2、系列办公软件中的一个组件。确切地说，它是一个电子表格处理软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能。,5.1.2 Excel2003窗口组成,1. Excel 2003的窗口结构 在制表过程中，人与计算机的交互操作是通过Excel 2003窗口进行的。熟悉Excel 2003的窗口界面是更加方面、有效的利用电子表格处理数据的基础。 启动Excel 2003后，就会在屏幕上出现一个Excel 2003窗口，并在此窗口中打开一个默认的工作簿。Excel 2003的窗口结构如图5-1所示。,图5-1 Excel 2003的窗口结构,5.1.2

3、 Excel2003窗口组成,水平拆分框,编辑栏,菜单栏,标题栏,工具栏,名称框,行号,列号,工作区,标签按钮,状态栏,任务窗口,5.1.2 Excel2003窗口组成,2. Excel2003窗口组成 标题栏 标题栏位于窗口的顶端，包括应用程序信息和尺寸重围角标。在标题栏的最左端为Excel 2003的控制菜单图标、本窗口打开的应用程序名和当前编辑电子表格文件名，如图5-2所示，标题栏显示“Microsoft Office Excel Book1”，表示当前打开的是Microsoft Office Excel系统，工作簿的文件名为“Book1”，单击控制菜单图标，会出现窗口控制命名，如图5-

4、3所示。窗口最右端从左到右依次为“最小化”、“最大化/还原”和“关闭”按钮。 5-2窗口的标题栏 5-3窗口控制菜单图标,5.1.2 Excel2003窗口组成,菜单栏 如图5-4所示为菜单栏，菜单栏中从左到右依次包括工作簿控制菜单图标，【文件】、【编辑】、【视图】等9个菜单项和当前工作簿尺寸重置和关闭角标。 图5-4菜单栏 图5-4最右边的三个控制按钮为当前工作簿的窗口控制按钮。通常情况下，Office 2000的各应用程序组件的菜单均为下拉式的。在主菜单中设置有快捷键（用括号括起来并带有下划线的大写英文字母），利用Alt键与相应的字母组合，同时按下即可打开相应的菜单，如【文件】菜单的快捷键

5、为Alt+F。操作过程中还可以使用一些其它的快捷键来提高操作速度，通常情况下，这些快捷键在整个OFFICE系列软件中通用的。如表6-1所示,表6-1 常用快捷键,5.1.2 Excel2003窗口组成,工具栏 “常用”工具栏在菜单栏下面，如图5-5所示。常用工具栏中包括20多个快捷按钮，这些快捷按钮是电子表格编辑和操作时经常使用的，主要包括对表格文件的操作命令（如“新建”、“打开”、“保存”），简单的编辑命令（如“剪切”、“复制”、“粘贴”）、常用计算命令（如“自动求和”、“升序排列”、“降序排列”）以及图表的操作命令。 图5-5 “常用”工具栏 “格式”工具栏集中了用于修饰单元格格式的一些常

6、用命令按钮，如图5-6所示。 图5-6 “格式”工具栏 其它的工具栏在【视图】菜单下的【工具】菜单中可以找到， 如图5-7所示,5.1.2 Excel2003窗口组成,（a）“视图”菜单 （b）“工具栏”选择框 图5-7 设置工具栏,5.1.2 Excel2003窗口组成,编辑栏 编辑栏用于对单元格内容进行编辑操作、包括“名称框”、“插入函数”按钮、“编辑栏”。在“名称框”中显示当前光标所在单元名称，如图5-8所示 图5-8 名称框和编辑栏 “名称框”中显示当前光标所在的单元格名称为“B4”，即第4行第2列。等号是插入函数按钮，具体操作在以后的章节详细讲解。编辑栏是输入、编辑单元格数据的地方。

7、在“编辑栏”中可以直接输入数值，该数值被填入当前光标所在单元格内，也可以填入公式，利用公式计算的结果值填写单元格。,5.1.2 Excel2003窗口组成,工作区 网格工作区是制作表格的主体工作区，由一组网络组成。在新建工作簿文件时系统默认创建了三个工作表，表名称为“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”，在网格工作区以三个标签形式显示。Excel的每一个工作表可容纳65536256个单元格。,在工作区的最左上角 是一个全选按钮,5.1.2 Excel2003窗口组成,滚动条 网格工作区的右侧和下方各有一个滚动条，分别称为垂直滚动条和水平滚动条。利用滚动条进行操作的方式如同其它的应

8、用程度，这里就不再叙述。,5.1.2 Excel2003窗口组成,行标定位栏和列标定位栏 行标定位栏和列标定位栏位于Excel 2003网格工作区的最左侧和上方，用来标识表格中单元格和区域位置，便于快速选择表格和表格元素。允许的最大行数为65536行，用165536表示，最大列数为256列，用AIV表示。,5.1.2 Excel2003窗口组成,状态栏 状态栏伴于Excel窗口的最底部，用来显示表格处理过程中的当前工作状态信息、当前操作提示信息和计算结果等。,5.1.2 Excel2003窗口组成,3. 使用任务窗格 任务窗格（图5-3）是Excel 2002界面的新特性之一，它的许多特性和功

9、能在整个Office 2003中是共用的，有效地使用任务窗格可以提高操作效率。启动Excel时，任务窗格会自动出现在窗口的右部，单击窗格右上角的“r”，可以关闭任务窗格。选菜单【文件】【新建】或【视图】【任务窗格】，则可以显示任务窗格。,5.1.2 Excel2003窗口组成,Excel的任务窗格共有4个：新建工作簿、剪贴板、搜索和插入剪贴画，单击任务窗格上的下拉列表按钮，并选择想要的窗格，即可切换到相应的窗格。Excel中最常用的是“新建工作簿”任务窗格，用户在该窗格中可以方便地新建和打开文件。,任务窗格（图5-3）,5.1.2 Excel2003窗口组成,4.使用帮助 与其它Office组

10、件一样，Excel也提供了方便的联机和联网帮助，可以帮助读者在学习中遇到困难时尽快找到解决的方法。学会使用“帮助”，对后续内容和其他Office组件的学习以及使用是非常重要的。,第五章 Excel 2003案例教程,5.2 工作簿的基本操作,5.2 工作簿的基本操作,5.2.2 工作簿的使用,1.基本概念,2.工作簿的使用,5.2.3 区域的命名和窗口的使用,1.区域的命名,2.窗口的使用,5.2.4 案例二 使用模板创建财务报表,5.2.1 案例一 工作簿的建立,5.2.1 案例一 工作簿的建立,【案例说明】：在本里我们将重点讲述一个“学生基本情况”工作簿的建立，并由此开始不断完善。请直接打

11、开文档“学生基本情况表.xls”进行操作，如图5-10所示。 【案例分析】：制作本案例需要用到的知识点如下： 理解工作簿和工作表的区别 工作簿的保存和新建等操作 窗口的使用 【案例效果】：图5-10案例效果,5.2.1 案例一 工作簿的建立,案例效果,5.2.2 工作簿的使用,基本概念 (1).工作簿和工作表 工作簿窗口是Excel的主要工作区，一个工作簿就是一个普通文档。当Excel启动时会自动创建一个名为“Book1.xls”，其中“.XLS”是Excel工作簿文件的默认文件扩展名。 工作簿的结构像一本书，它的每一页是一个工作表或一个图表。在默认状态下，每个工作簿由三张工作表组成。用户也可

12、以根据需要增减工作表，最多可有255个工作表。工作表是工作簿中的一个组成部分，本身并不是文档。 (2).单元格 单元格是工作表中存放数据的基本单位，一个选定的区域由一个或多个单元格组成。一个工作表中由256列65536行个单元格组成。每个单元格有自己的行号和列号。正在被操作的单元称为“当前单元格”，当前单元格被黑色粗框框住。,5.2.2 工作簿的使用,2. 工作簿的使用 (1)工作簿的创建和命名 创建一个工作簿即创建一个Excel文档。在打开Excel后系统自动创建了一个工作簿名为“Book1”，内含三张工作表。 创建一个工作簿通常有如下三种方式： 在Windows下先创建一个Excel文档，

13、再打开进行编辑。 使用【文件】菜单中的【新建】命令就可以创建一个工作簿了。 使用工具栏中的新建按钮。 这里，采用第二种方式新建一个工作簿，如图5-11所示。,图5-11 新建工作簿,5.2.2 工作簿的使用,2. 工作簿的使用 (2)工作簿的保存 工作簿的命名方式和一般文件的命名方式一样，可以使用说明性的长文件名，但不能包含下列字符：斜杠(/)、反斜杠()、星号(*)、问号(?)、小节号(|)、冒号(:)、分号(;)、大于号()或小于号()。 在输入完数据后，使用【文件】菜单中的【保存】命令，弹出如图所示的对话框。输入文件名后即可完成工作簿的保存。选择保存位置选择文件类型输入文件名,图5-12

14、 工作簿的保存,5.2.2 工作簿的使用,图5-12 工作簿的保存,在保存工作簿时有如下几种情况： 第一次保存工作簿时应为工作簿命名，并指定保存位置，可使用【文件】/【另存为】。以后每次保存工作簿时Excel会用新的更改内容替换工作簿文件。 保存已有的工作簿时，单击工具栏上的“保存”按钮即可。 用不同文件名或在其他位置保存工作簿时，也应使用【文件】/【另存为】，此时会将当前工作簿保存在指定的位置，但原来的工作簿没作任何变动。,5.2.2 工作簿的使用,2. 工作簿的使用 (3)工作簿的打开 选择【文件】/【打开】，或单击“打开”工具按钮，在对话框中选择，单击“打开”按钮，则文件打开并显示在工作

15、簿窗口中。如图5-13所示 在打开时，可以采用直接打开、只读方式打开和以副本方式打开三种方式。以“打开”方式打开的文档可以作任何操作、以只读方式打开的文件只能读不能写，而以副本方式打开的文档对原来的文件不会造成影响。,5.2.2 工作簿的使用,5-13(a) 打开工作簿 5-13(b) 以不同方式打开工作簿 图5-13工作簿的打开,5.2.2 工作簿的使用,2. 工作簿的使用 (4)工作簿的加密 在“另存为”对话框，如图5-12所示中，从“工具”下拉菜单中选择“常规选项”，如图5-14所示，用户输入文件的密码，则当下次打开该文件时，系统会要求输入口令，只有口令相符才能打开文件。,图5-14 工

16、作簿的加密,5.2.2 工作簿的使用,2. 工作簿的使用 (5)工作表的选择 使用工作簿窗口下方的工作表队列，可实现在工作之间的转换，使用箭头可以滚动队列，当要选择的工作表名出现在队列中时，单击它即选择为当前工作表。先选择一个工作表，再按住Shift键单击队列中的工作表，可同时选择几个连续的工作表。 按住Ctrl键的同时单击队列上的工作表，可选择几个不连续的工作表。 选中多个工作表时会成为一个工作组，并在标题栏中显示出来，如图5-15所示。 在工作组设定后，在其中一个工作表中的所做的操作相当于在工作组中其它工作表中做同样的操作。取消工作组的设定，只需要单击一个工作表名即可。,5.2.2 工作簿的使用,图5-15 设定工作组,5.2.2 工作簿的使用,2. 工作簿的使用 (6)工作表的插入、删除、命名、移动和复制 将保存好的工作簿打开，并双击当前工作的工作表标签栏，给工作表命名为“学生基本情况”，如图5-16所示。 图5-16 工作表的命名 图5-17 工作表的操作 在工作表标签栏上单击