数据库原理与应用(Access)教学课件朱定善第七章 建立Access报表

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1、第七章 建立Access报表,本章学习目标 窗体可以把计算机处理的数据库表信息送屏幕显示，以方便用户阅读和修改。但若要把信息通过打印机打印出来，则要使用数据库的报表对象。本章我们主要讲述报表的定义、结构和视图，建立报表的各种不同方法，以及如何对报表中的数据进行分组、排序、汇总和计算等操作。通过本章的学习，应该掌握建立报表的各种方法，特别是掌握如何对报表进行排序与分组，如何建立子报表和多列报表等。,7.1 报表的基本知识,跟窗体一样，报表对象是数据库中的一个容器对象，在报表中可以包含各个报表控件，而设计一个Access 2003报表对象也就是在报表容器中合理地设计各种报表控件。通过报表定义可以建

2、立报表和其他数据源之间的连接，报表中的大部分数据都是从基表、查询或SQL语句获得的，它们是报表对象的数据源。,与窗体不同的是，利用报表不仅可以创建计算字段，而且可以对记录进行分组，并对各组数据进行汇总，报表作为重要的数据库对象，在打印和汇总数据方面获得了广泛的应用。,一般来说，报表应该具备以下一些功能。 报表不仅可以打印和浏览原始数据，还可以对原始数据进行比较、汇总和小计，并把结果也打印出来。 报表可以生成清单、标签和图表等形式的输出内容，从而可以更方便的处理商务数据。 报表输出内容的格式可以按照用户的需要定制，从而使报表更美观、更易于阅读和理解。 在报表上可以添加页眉和页脚，还可以利用图形、

3、图表帮助说明数据的含义。,7.1.1报表的结构,报表对象的结构与窗体对象的结构十分类似，也是由五个节组成。分别是：报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚组成，如图7-1所示。,报表页眉：报表页眉是整个报表的首部，通常称为首页，出现在报表的最上方，只在报表的第一页的头部打印一次。可以使用报表页眉显示公司徽标、报表标题或是打印日期等项目。 页面页眉：页面页眉位于报表页眉之下，出现在报表每一页的顶部，主要使用页面页眉来显示列标题等信息。,主体：报表的主体节包含了报表数据的主体部分，可以使用工具箱将各种控件放置在主体节中，以显示数据表中的数据内容。 页面页脚：页面页脚出现在每一页的底部，主要用来

4、显示页号、制表人员、审核人员或打印日期时间等相关信息。 报表页脚：报表页脚只在报表的最后一页末尾显示，其中存放的数据位于末页的页面页脚之前，主要用来显示有关数据统计信息，如总计、平均等。,图7-1 报表的结构,7.1.2报表的视图,报表主要包含设计视图、打印预览视图和版面预览视图。 设计视图主要用于创建报表或修改报表的结构。打印预览视图，可以显示报表打印时的样式，同时运行所基于的查询，并在报表中显示出全部数据。版面预览提供了报表基本布局的快速查看方式，它与报表的打印预览窗口几乎完全一样，它近似地显示报表打印时的样式，能够很方便地浏览报表的版面。,7.2 创建报表,Access 2003中，可以

5、使用不同的方法来创建报表，主要分为下列五种： 使用“自动创建报表”创建报表； 使用“报表向导”创建报表； 使用“标签向导”创建报表； 使用“图表向导”创建报表； 使用“设计视图”创建报表。 使用报表向导可以加快创建报表的速度以及减轻用户的工作量，所以一般来说，建立报表时尽量使用向导来实现，如果使用向导创建的报表不满足需要，可以在此基础上在设计视图中进一步修改。,7.2.1 使用“自动报表”创建报表,“自动创建报表”方法可以创建 “表格式”和“纵栏式”两种类型的报表报表。,实例7-1：在“学生信息”数据库中建立一个以“教师”表为数据源的纵栏式和表格式报表。,操作步骤如下： (1)打开“学生信息”

6、数据库，在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“报表”，然后单击工具栏上的“新建”按钮。 (2)打开“新建报表”对话框，选择“自动创建报表：纵栏式”，在“请选择该对象数据的来源表或查询”中选择“教师”表作为报表的数据源，如图7-2所示。,图7-2 “新建报表”对话框,(3)单击“确定”按钮，创建的“纵栏式教师”报表如图7-3所示。,图7-3 自动创建纵栏式教师报表,如果在（2）中选择“自动创建报表：表格式”，创建的“表格式教师”报表如图7-4所示。,图7-4 自动创建表格式教师报表,7.2.2 使用报表向导创建报表,使用“自动报表”所创建的报表格式比较单一，仅有“纵栏式”和“表格式”两种方式，在

7、创建报表时，使用较多的是利用报表向导建立报表，使用报表向导建立报表可以按照向导一步一步定制符合自己要求的报表，可以从多个表或查询中选择字段，并可以对报表中的记录进行分组和汇总等操作。,实例7-2：在“学生信息”数据库中，以“学生成绩查询”作为数据源，使用“报表向导”建立按照“课程名称”字段分组输出各门课程成绩的报表。,操作步骤如下： (1)打开“学生信息”数据库，在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“报表”，然后单击工具栏上的“新建”按钮。 (2)打开“新建报表”对话框，选择“报表向导”，在“请选择该对象数据的来源表或查询”中选择“学生成绩查询”作为报表的数据源，单击“确定”按钮。 (3)打开

8、如图7-5所示的“报表向导”的第一个对话框，确定报表中使用哪些字段，在“可用字段”中选择所有字段添加到“选定字段”列表中。,图7-5 确定报表上的字段,(4)单击“下一步”按钮，打开报表向导的第二个对话框，确定查看数据的方式，即数据分组的方式，这里我们需要按照“课程名称”字段分组，所以选择“通过课程”选项，如图7-6所示。,图7-6 确定分组方式,(5)单击“下一步”按钮，打开报表向导的第三个对话框，确定是否添加分组级别，如果需要按照多个字段进行分组，可以在这里增加分组级别，如可以按照学号进行分组，这里不需要增加分组级别，所以不予选择，如图7-7所示。,图7-7 确定是否添加分组级别,(6)单

9、击“下一步”按钮，打开报表向导的第四个对话框，确定是否按照某些字段排序，最多可以按照四个字段对记录排序，这里我们选择按照“学号”排序，如图7-8所示。,图7-8 设定排序字段,(7)单击“下一步”按钮，打开报表向导的第五个对话框，选择报表的布局方式，“报表向导”提供了多种布局方式，单击一种布局方式，左侧可以预览效果，这里我们选择默认的“递阶”布局方式，方向为默认的“纵向”，如图7-9所示。,图7-9 确定报表的布局方式,(8)单击“下一步”按钮，打开报表向导的第六个对话框，确定报表的样式，这里我们选择“大胆”，如图7-10所示。,图7-10 确定报表的样式,(9)单击“下一步”按钮，打开报表向

10、导的最后一个对话框，为报表指定标题，这里我们输入“各门课程成绩表”作为标题，单击“完成”按钮。报表的设计结果如图7-11所示。,图7-11 “报表向导”创建的“各门课程成绩”报表,7.2.3 使用设计视图创建报表,使用报表向导创建的报表也有其局限性，所以一般是先使用向导创建报表，然后在设计视图中进行修改和编辑。在使用设计视图创建报表的步骤是：首先创建一个空白报表，然后为报表指定记录源，添加各种控件，并将这些控件放置到合适的位置上，接着可以对报表进行分组或计算汇总信息。,实例7-3：请在“学生信息”数据库中使用设计视图创建一个包含“学生”表的部分字段的报表。,操作步骤如下： (1)创建空白报表并

11、指定记录源。在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“报表”，单击数据库工具栏上的“新建”按钮，打开“新建报表”对话框，选择“设计视图”选项。在窗口下方的“请选择该对象数据的来源表或查询：”中选择“学生”表作为记录源，单击“确定”按钮。 (2)在报表中添加控件。单击“字段列表”中的“学号”字段，按下Shift键，单击字段列表中最后一个要添加到报表中的字段“籍贯”，将其拖放到报表的主体节中。,(3)添加报表标题。右键单击报表区域，在出现的下拉菜单中选择“报表页眉/页脚”命令，添加报表的页眉和页脚。单击工具箱中的“标签”工具按钮，在报表页眉中单击并输入文本“学生基本信息”。并修改该文本的相关属性，设置

12、其字体为“黑体”，字号为18，字体颜色为“红色”。 (4)添加页码。单击“插入”菜单中“页码”命令，打开如图7-12所示窗口，在“格式”选项中选择“第N页，共M页”，调整其在页面页眉中的位置，单击“确定”按钮。 (5)添加日期和时间。单击“插入”菜单中的“日期和时间”命令，打开如图7-13所示窗口，选择“包含日期”和“包含时间”选项，并确定日期和时间的格式，单击“确定”按钮。调整其到页面页眉中并设置其位置。设计视图如图7-14所示。,图7-12 添加页码 图7-13 添加日期和时间,图7-14 学生基本信息报表的设计视图,(6)单击工具栏上的“保存”按钮，在“另存为”对话框中输入报表的名称“学

13、生基本信息”，单击“确定”按钮。 (7)单击工具栏上的“视图”按钮，切换到“打印预览”视图，预览报表的设计结果，如图7-15所示。,图7-15 学生基本信息报表的打印预览视图,7.2.4 使用“标签向导”创建报表,在日常生活中，经常需要像标签那样的报表。例如，将客户订购的产品通过邮局寄到客户的手里就需要较小的邮件标签。Access 2003提供的标签向导可以创建这样的标签报表。,实例7-4：在“学生信息”数据库中，以“教师”表为记录源，使用“标签向导”创建“教师标签”报表。,操作步骤如下： (1)在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“报表”，单击工具栏上的“新建”按钮。 (2)打开“新建报表”

14、对话框，选择“标签向导”，在“请选择该对象数据的来源表或查询：”的下拉列表中选择“教师”表作为报表的数据源。,(3)单击“确定”按钮，打开标签向导的第一个对话框，如图7-16所示，确定标签的型号。可以先选择厂商，在“指定标签尺寸”列表框中选择一个产品编号，也可以单击“自定义”按钮来建立任意大小的标签。这里我们选择Avery厂商的C2180产品编号的标签。,图7-16指定标签尺寸对话框,(4)单击“下一步”按钮，打开如图7-17所示的标签向导的第二个对话框，确定 标签文本的字体和颜色，这里我们选用12号、黑色、加粗的楷体字。 (5)单击“下一步”按钮，打开如图7-18所示的标签向导的第三个对话框

15、，确定邮件标签的显示内容。在可用字段中列出了所有可供显示的字段。添加“教师编号”字段和“姓名”字段，并在字段的前面插入文本标签。 (6)单击“下一步”按钮，打开标签向导的第四个对话框，确定按照哪些字段对标签进行排序，这里我们选择“教师编号”字段。,图7-17 选择文本的字体和颜色对话框,图7-18标签内容设定对话框,(7)单击“下一步”按钮，打开“标签向导”的最后一个对话框，指定报表名称为“教师标签”，并让向导在创建标签以后切换到“打印预览”视图，如图7-20所示。,图7-19 指定标签报表名称对话框,图7-20 使用标签向导创建的“教师标签”,7.2.5 使用“图表向导”创建报表,在报表中除

16、了直接显示数据以外，还可以使用图表来表现数据，它会给人一种更加直观和耳目一新的感觉。在Access2003中，可以使用图表向导建立带有图表的报表。,实例7-5：在“学生信息”数据库中，使用“图表向导”建立图表报表，在该报表中以“各门课程平均成绩_自定义计算”查询作为记录源。,操作步骤如下： (1)在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“报表”，单击工具栏上的“新建”按钮。,(2)打开“新建报表”对话框，选择“图表向导”，在“请选择该对象数据的来源表或查询：”的列表中选择“各门课程平均成绩_自定义计算”查询作为报表的记录源。 (3)单击“确定”按钮，打开图表向导的第一个对话框，选择图表数据所在的字段，这里我们选择所有可用字段到用于图表的字段中，如图7-21所示。 (4)单击“下一步”按钮，打开图表向导的第二个对话框，选择图表的类型，这里我们选择默认的柱形图，如图7-22所示。,图7-21 选择图表数据所在的字段,图7-22 选择图表的类型,(5)单击“下一步”按钮，打开图表向导的第三个对话框，指定数据在图表中的布局方式，双击“求和平均成绩”，