《数据库技术及应用 Access 工业和信息化部普通高等教育十二五 规划教材 教学课件 ppt 作者 马桂芳 第6章 报 表》由会员分享，可在线阅读，更多相关《数据库技术及应用 Access 工业和信息化部普通高等教育十二五 规划教材 教学课件 ppt 作者 马桂芳 第6章 报 表（41页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第6章 报 表,6.1 报表的基本概念 6.2 创建报表 6.3 报表打印,6.1 报表 的 基本概念,Access中可以通过报表对象来实现以打印格式显示数据的功能，将数据库中的表、查询、数据组合后可以形成报表，还可以在报表中添加汇总统计等，并将其打印出来。 报表是数据库中数据信息和文档信息输出的一种形式， 是以打印的格式表现用户数据的一种有效的方法。 通过创建报表，可以控制数据输出的内容、输出对象的显示或打印格式，还可以进行数据的统计计算， 报表可以按用户需求组织数据，以不同的输出形式提供信息。 报表实现了传统媒体与现代媒体在信息传递和共享方面的结合，利用报表可以将数据库中的信息传递给无法使
2、用计算机的用户。,6.1.1 报表的功能,报表的数据来自表、查询或SQL语句，其他信息存储在报表的设计中。 报表是Access中用以显示和打印输出数据的重要对象 利用报表，不仅可以调整内容的大小和外观，还可以进行数据分组和汇总。 相比表、查询、窗体等对象，报表在数据展示和提供综合性信息方面具有无可比拟的优势， 报表是真正面对用户的对象。,6.1.2 报表 的分类,版面格式的4种不同类型 1纵栏式报表 也称为窗体报表， 其格式是在报表的一页上以垂直方式显示， 报表的主体区域显示每一条记录中各个字段的标题及其数据内容。 纵栏式报表每页显示的信息比较少.,2表格 式 报表,类似于数据表的格式，以行和
3、列的形式来显示记录； 报表中一行显示一条记录； 一页可以显示多行记录； 适合于输出记录较多的数据表，便于保存与阅览。 可以设置记录的分组显示，并能够计算和输出分组统计数据，是最常用的报表形式。,3图表报表,是指包含统计图表的报表； 即报表中的数据以图表格式显示。 直观地展示数据之间的关系,4标签报表,是一种特殊类型的报表； 数据的输出类似于制作各种标签； 例如，实际中使用到的名片、食品标签等，都可以通过创建相应的标签报表打印出来，,6.1.3 报表的组成,由报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚及主体5个部分组成； 这些部分称为报表的“节”。另外报表还具有“组页眉”和“组页脚”两个专门的“节”
4、，在报表进行分组显示时使用。,报表页眉和报表页脚 按照节的区域控制范围划分，报表页眉和报表页脚是控制报表的全部范围的节，报表页眉中的内容将在整个报表的开头出现一次，可以在页眉区域显示公司名称、徽标、打印日期等内容。报表页脚中的内容将在整个报表的页脚区域显示整个报表的总计。 页面页眉和页面页脚 是控制报表整页范围的节。如果报表有多页，则每页都将出现页面页眉和页面页脚。页面页眉中通常可显示每页都需要出现的标题信息或数据，页面页脚中通常可显示页码和本页小计等内容。 组页眉和组页脚 如果将数据按照字段分组，则可以在报表中使用组页眉和组页脚。例如，若将报表按班级分组，则可添加“班级页眉”和“班级页脚”，
5、在这个节中，可显示该组中的信息，如组名称、本组数据小计等，它们将出现在每组的开头和结尾处。 在报表中最多可按10个字段或表达式进行分组。当根据多个字段或表达式进行分组时，Access会根据它们的分组级别对组进行嵌套。分组所给予的第一个字段或表达式是第一个且最重要的分组级别，分组所给予的第二个字段或表达式是下一个分组级别，以此类推。 主体节 主体节是报表的核心部分，它包含了报表中的重要数据。主体的控件通常与报表所基于的表或查询的内容相对应，在显示和打印数据时，其所满足条件的记录都将依次出现在主体中对应控件所在位置。 凡是希望顺序列出的数据，都应以控件形式安排在主体节中。凡是希望作为标题、分类、汇
6、总等形式出现的数据，都应以控件形式安排在其他节中。,6.1.4 报表和窗体的区别,报表与窗体的建立过程很相似， 主要区别在于： 窗体是将最终结果显示在屏幕上； 报表则可以打印出来； 另外，窗体可以实现交互操作，而报表不能。 就操作的程序及方法而言，报表和窗体几乎一样，但其中还是有些差别，这主要来自于两者当初的设计理念。 报表是打印数据的专门工具，打印前可事先排序与分组，但无法在报表窗口模式中更改数据； 窗体恰好相反，除了美化输入界面外，主要目的就是通过它维护数据记录，二者恰好相辅相成。,6.2 自动 创建 报表,可以创建一个包含表或查询中所有字段的报表。 创建报表格式是由系统规定的，系统会先要
7、求用户选择报表类型为纵栏式或表格式; 报表可以通过报表设计视图来修改。 例6-1 利用“自动报表”创建“学生信息”纵栏式报表。 操作步骤如下： 打开数据库； 选择“报表”对象； 单击工具栏“新建”按钮； 选择“自动创建报表：纵栏式”选项，并在 “请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表：选择“学生”表 菜单“文件” “保存”命令保存报表。,自动创建报表：表格式,例6-2 利用“自动报表”创建“学生信息表格”表格式报表。 操作步骤与纵栏式报表相近，只是在选择“新建报表”对话框中的“自动创建报表：表格式”选项即可。,6.3 使用向导 创建 报表,使用“自动创建报表”的纵栏式、表格式比较简单，且仅能
8、从一个表或查询中产生报表； “报表向导”可以从多个表中取数据地创建出比较复杂的报表，如在创建过程中，用户可以选择背景、字体以及信息进行分组等。,6.3.1 报表向导 创建报表,“报表向导”建报表：是在向导的提示下输入或选择报表中所需的数据源，并挑选适当的套用格式，完成创建报表的工作。 与使用“自动创建报表” 不同：报表向导”创建报表时，可以从一个或多个表或查询中选择全部或部分字段作为记录来源。,例6-3 利用“报表向导”创建一个“学生报表”。 操作步骤如下： 打开“学生成绩管理”数据库，在“数据库”窗口中选择“报表”对象，单击“新建”按钮，弹出 “新建报表”对话框。 在“新建报表”对话框中，选
9、择“学生”表作为数据源，然后选择“报表向导”，单击“确定”按钮，弹出“报表向导”对话框。从可用字段中选择报表中需要用到的字段，。 设置分组。如双击“性别”字段，以此作为分组依据。单击“下一步”按钮。 的对话框中选择“学号”，表示预览和打印时，将以“学号”字段做升序排列。 选择报表的布局方式。这里选择“左对齐1”和“纵向”。 报表样式。这里选择“组织”。 中输入报表标题:学生报表。单击“完成”按钮。系统自动保存并预览报表，。,6.3.2 图表向导 创建报表,Access中的图表是使用Microsoft Graph应用程序或其他OLE应用程序来建立的。 用Graph应用程序可以根据数据库表或查询中
10、的数据来绘制出数据图表。 由于Graph应用程序也是一个导入OLE应用程序，所以它本身不能独立工作，必须在Access内部运行。 在导入一个图表后，用户可以像处理其他OLE对象一样处理该图表。 图表报表是一种特殊格式的报表，它可以将数据源中的数据以图表的方式显示出来，能够更直观地表现数据之间的关系。 使用“图表向导”通常只能处理单一数据源中的数据，如果要从多个数据源中获取数据，可以先创建一个基于多个数据源的查询，然后以此查询作为图表报表的数据源。,例6-4 利用“图表向导”创建“学生图表报表”，统计各专业男女生人数。 操作步骤如下： 打开“学生成绩管理”数据库，选择“报表”对象，单击“新建”按
11、钮，打开“新建报表”对话框，在“新建报表”对话框中选择“图表向导”选项并在“请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表中指定作为报表数据来源的表“学生”。 从“可用字段”列表框中选择所需的字段添加到“用于图表的字段”列表框中，根据需要选择“专业 ”和“性别”字段添加到“用于图表的字段”列表框中。 用户指定数据在图表中的布局：用户可以根据需要对图表的布局进行调整，对图表的设计主要是对图表的数据（X轴）、轴（Y轴）和系列（图例）三个组成区域进行重新设定，指定各个组成区域对应的字段。默认情况下，系统对图表的布局已指定一个默认设置。如果用户要重新定义坐标轴的含义，可以在右侧的字段各名称按钮上单击并将其拖
12、动到坐标轴上。 “指定图表标题”对话框，该标题最终将显示在图表上，其默认名称为数据来源表或查询的名称。单击“完成”按钮，系统将按照用户的设计自动生成一张图表。 切换到报表的“设计”视图中对图表进行修改，修改完成后可以切换到“打印预览”视图中查看实际效果。 单击报表设计工具栏中“保存”按钮，保存创建好的“学生图表报表”。,6.3.3 标签向导 创建报表,标签是Access报表的一种常用的特殊类型。 将标签绑定到表或查询中，Access就会为基础记录源中的每条记录生成一个标签。,例6-5 为每个学生生成一个基本信息标签。 操作步骤如下： 打开“学生成绩管理”数据库，选择“报表”对象，单击“新建”按
13、钮，打开“新建报表”对话框。 在对话框中选择“标签向导”选项，在“请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表中指定报表数据来源是“学生”表，单击“确定”按钮，启动“标签向导”对话框，如图6-21所示。在该对话框中，用户可以选择Access提供的标准标签或者用户自定义的标签。这里使用默认选项。 如果选择其他尺寸，在“按厂商筛选”下拉列表中选择所需标签型号的厂商，并在“度量单位”和“标签类型”框中分别指定所需的选项，然后选择所需的标签尺度 如果系统预设的标签列表框中没有合适的标签尺寸，用户可以单击“自定义”按钮自行定义尺寸。具体步骤是：单击“自定义”按钮打开“新建标签尺寸”对话框，如图6-22所示。
14、 单击“新建”按钮打开如图6-23所示的“新建标签”对话框，然后在“新建标签”对话框中指定标签的名称、尺寸、度量单位、标签类型、方向以及标签编号。 设置完成后单击“确定”按钮返回到“新建标签尺寸”对话框中。单击“关闭”按钮，系统将在标签列表中只显示用户创建的标签，并选中“显示自定义标签尺寸”复选框。 标签尺寸选定后，单击“下一步”按钮，出现“选择字体和颜色”对话框，如图6-24所示。根据需要进行设置，这里我们使用默认值。 单击“下一步”按钮，出现如图6-25所示的“确定邮件标签显示内容”对话框。在对话框中，向导提示指定邮件标签中需要显示的内容。用户可以直接在右侧的“原型标签”框中移动光标的位置
15、，然后在相应的位置输入或者添加所需的内容。 单击“下一步”按钮，出现如图2-26所示的“排序”对话框。用户可以在此对话框中按照数据库中一个或多个字段对标签进行排序。我们选择按“学号”进行排序。 单击“下一步”按钮，出现如图6-27所示的“指定报表名称”对话框。在“请指定报表的名称”文本框指定报表名称为“标签报表”，然后选择创建标签后的操作，如查看标签的的打印预览、修改标签设计。 单击“完成”按钮，Access将按照用户指定的设计创建相应的标签并在指定的视图中打开报表。,6.4 使用设计视图创建报表,对于简单报表，可以使用“报表向导”等工具直接进行创建。 对于复杂的报表，使用向导建立在布局上会有
16、一些缺陷，需要加以修改。这时，可以将报表由“打印预览”切换到“设计视图”中进行修改或自行设计。,例6-6使用设计视图设计“学生基本情况表”报表。,打开数据库选中“报表”对象单击“数据库”窗口工具栏中的“新建”按钮 选中“设计视图”选项。在“请选择数据对象的来源或查询：”下拉列表中选择“学生”表同时打开表结构字段列表、报表和报表工具箱。 给报表工作区添加控件 设置显示的内容：从字段列表中把6个字段拖到报表设计器的工作区主体节的适当位置上。 设计标题：从工具箱中把标签控件拖到页眉节中的适当位置，然后输入“学生基本情况表”，作为报表标题。 设置页码：单击“插入”菜单的“页码”命令。用拖动方式或修改属性值的方法调整各个控件的位置和大小以满足要求。 3. 单击“保存”按钮，确定报表名字。 4. 单击工具栏上的“视图”按钮，预览报表。 预览中可见报表令人不满意，修改报表。 单击工具栏上的“视图”按钮，回到“报表设计器”。 单击“页面页眉”节中的标题标签控件，设置字体、字号。 把“主体”节中的标签“学号”、“姓名”、“性别”、“班级
