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1、第十二章 公文办理程序,教学目的与教学要求：了解发文办理和收文办 理全过程的各个环节， 为以后从事公文处理工 作奠定必要的基础。,第一节 公文办理概述,一、公文办理程序的含义 公文办理程序，是指各类机关为制发公文和办理收到公文而形成的，由相互关联、衔接有序的若干工作环节和步骤构成的公文办理过程。 二、公文办理的主管机构 各级各类机关的办公部门是公文办理的主管机构。 三、公文办理程序的内容 公文办理分为发文办理和收文办理两部分，各有其办理程序。,第二节 发文办理程序,一、草拟 含义：草拟即公文撰写人员根据领导者交拟的任务写作公文草稿。 草拟公文的要求： (一)公文撰写要符合国家的法律、法规及其他
2、有关规定。 (二)撰写的文稿必须做到：情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不 曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。,(三)所撰文搞的文种应当依据行文目的、发文机关的职权、发文机关与主送机关的行文关系、有关权威性文件的规定等来确定。 (四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度，标注在公文格式 的确定位置。 (五)所撰文稿中的人名、地名、数字、引文必须准确。引用公文应当先引标题，后引发文字 号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。,(六)文稿的结构层次序数必须规范，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1 ”，第四层为“(1)
3、”。 (七)文稿涉及计量单位时，必须使用国家法定的标准计量单位。 (八)文稿使用简称必须规范，如使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织 外文名称或其缩写形式，应当在首次出现时注明准确的中文译名。 (九)文稿中使用的数字，除了成文日期、结构层次序数的前两层以及在词、词组、惯用语、 缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字以外，其余的都应使用阿拉伯数字。,二、审核 含义：发文办理程序中的审核也称核稿，是指文稿在送机关领导人审批签发之前所进行的全面审阅 、检查与修改工作。 审核之所以重要，原因在于： (一)能够发现撰稿者未能觉察的问题。 (二)能够为领导人签发文稿奠定必要的
4、基础。,发文审核的重点是： (一)是否确有行文必要。 (二)是否符合行文规范。 (三)文稿内容是否符合要求。 (四)公文格式是否符合规定。,三、签发 签发的含义：是指发文机关的领导人对经过发文审核的文稿进行最后的审定并签署印发。 签发的重要性：签发是公文形成的决定性环节。文稿一经签发即被认可，即成定稿。定稿是已经生效的文稿 ，是制作公文正本的依据。定稿的效力来自于签发。因此可以说，签发是发文办理程序中最重要的环节。,签发人员：应是发文机关的负责人。 签发的原则： 一是不得越权签发。 二是必须先核后签。 签发的做法：先审阅、修改文稿，后签署发文意见在“发文稿纸”的签发栏内明确签注类似于“发”、“
5、印发”、“照发” 等字样的意见，并签署姓名、日期，以示负责。 如发文属于上行文，签发人的姓名还要标印于公文正本的首页，置于发文字号的右侧，以便于上级机关与发文机关的联系沟通。,四、复核 含义：复核是发文机关的文秘部门在公文正式印制前，对经负责人签发的文稿进行的全面检查并补 齐格式项目的工作。 发文复核人员：文秘部门的负责人或专职文秘人员。,复核的重点 ： 一是检查审批签发手续是否完备，包括文稿的审核人、签发人是否具有审核签发该文稿的职 权，是否明确地签注了意见，是否签署了姓名及日期。 二是检查附件材料是否齐全，包括附件的件数、每件的份数与附件说明是否一致，每份附件 的页数是否齐全、内容是否完整
6、、字迹是否清晰。,三是检查公文格式是否统一规范，包括公文标题、主送机关的撰拟与排列，正文中层次序数 及数字的使用，成文日期的标识，标点符号及页码的标注等。还要负责编排标注发文字号、 密级、紧急程度、发送范围、印制份数及各项目的字体字号等。 四是检查文稿的内容文字有否纰漏。,五、缮印 含义：缮印就是依据定稿制作公文正本的工作。目前制作公文，一般不用缮写而以印制为基本方式。 六、用印 含义：公文用印就是发文机关在印制的公文正本上加盖印章，以示对公文的认可与负责。,七、发文登记 含义：即发文机关的办公部门把拟发出公文的专指性信息(公文标题、发文字号等)和公文的发送范围及对象予以记录、以备日后查考的工
7、作环节。 八、分发 含义：即发文机关的办公部门采用相应方式向收文机关传递公文的工作。,公文分发前的基础工作： 一是封装文件的信封必须收文机关名称、邮政编码准确无误； 二是文件分装必须不错不混； 三是密件、急件应在信封上加盖同等级的密、急戳。保密要求高的文件，还应加贴密封签、加盖密封章。 文件传递的要求：必须做到安全、准确、迅速。,传递方式主要有五： 一是邮递，即通过邮局传递一般公文； 二是机要通信，即通过专门负责机要文件传递的邮递系统传递保密文件； 三是机要交通，即高层领导机关通过自己的机要交通人员传递机要文件； 四是电信传送，即通过明传 电报或机要部门的密码电报、传真、电话、计算机网络传输等
8、形式传递公文； 五是文件交换 ，即通过城市中的文件交换站直接传递和收取公文。发文机关及其办公部门应根据文件的具 体情况选择适宜的文件传递方式。,第三节 收文办理程序,收文办理是指自收进外来文件直到按一定程序阅办完毕的工作过程。其程序由签收、收文登 记、收文审核、拟办、批办、承办、催办等环节构成。 一、签收 含义：是收文机关的收发人员清点检查来自各个渠道的公文，并在送文人员的送文簿或投递 回执单上签字，以明交接负责的工作环节。签收是收文办理程序的起点。,签收前的清点检查工作： 一要查看封套上的收文机关名称。 二要清点实收件数与送文登记件数是否相符。 三要检查文件的封装情况，如封套破损、密封签似曾
9、揭动，应当即说明并向有关领导者报告，及时查明原因。,二、收文登记 含义：是指内收发人员在拆封收文后，记载收文标题及文号等专指性信息，以便于收文办理与管理的工作环节。 三、收文审核 含义：是收文机关的文秘部门对下级机关上报的需要办理的公文进行全面审查，以决定 是否受理的工作环节。,收文审核的重点： 一是来文是否应由本机关办理； 二是是否符合行文规则； 三是内容是否符合国家的法 律、法规及其他有关规定； 四是涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签； 五是文种使用、公文格式是否规范。,四、拟办 含义：是收文机关文秘部门的负责人或相关人员就来文如何处理提出建议性意见，以供机关 领导人批办文件时参
10、考的工作环节。 重要性：拟办是收文办理程序中较为重要的一个环节。切实可行的拟办意见，既能够为领导人批办公 文提供有价值的参考方案，又可使领导人节省批办公文的大量时间。,拟办工作须做到以下三点： 一是熟悉与本单位业务有关的法律法规以及党和国家的政策规定，使拟办意见与之相符，在 原则上站得住脚。 二是熟悉本单位的机构、人员、业务等方面的基本情况，如领导人各自分管的工作和职权范 围，各业务部门的职责范围、本单位与相关的上下左右各单位的工作关系等，使拟办意见明确、具体、具有可操作性。 三是弄清来文的背景、意图、目的和要求，使拟办意见具有针对性、切实可行。,五、批办 含义：是收文机关领导人对送批文件如何
11、办理提出决定性意见的工作环节。 重要性：批办在收文办理程序中十分重要。公文一经批办，批办意见就是承办人员办理公文的根据， 只能认真领会落实而不可违背。 要求：批办意思必须明确具体、切实可行。应写于文件处理单的“批办意见”栏目中，并签署姓名与日期。,六、承办 含义：承办是收文机关的有关部门及工作人员按照批办意见及来文要求办理有关事务的活动。 重要性：承办是收文办理过程中的一个关键性环节。任何一件公文都以达到一定的现实效用为目的， 而承办是实现这种现实效用的直接环节。承办过程能够体现批办意见、实现发文意图、解决 工作中的现实问题。离开承办，发文与收文办理的许多工作都将前功尽弃。,承办的两种形式：
12、一是办文，即依据批办意见撰写针对来文的复文，如写作答复请示的批复、答复来函的复函、答复上级机关询问的上复性报告等。 二是办事，即按照批办意见的要求以阅读学习、传达贯彻、办理执行、联系协调有关方面、调查核实有关情况等形式来办理来文。 承办工作的基本要求： (一)依据批办意见办理公文 (二)牵头部门应担负主办公文的责任 (三)及时快速办理公文 (四)及时履行注办手续,七、催办 含义：催办是文秘部门根据办文时限的要求，对公文办理进行的督促与检查。 重要性：公文催办能够有效地防止办文拖沓、文件积压、误时误事，推动文件的快速运转，提高机关办文、办事的效率 。 催办分为两类： 一类是对内催办，即收文机关的文秘部门对收进文件的拟 办、批办、传阅、承办诸环节的催办； 另一类是对外催办，即发文机关对发出文件在 收文机关办理情况的催办。,公文催办的具体步骤： (一)确定催办形式。催办有登门催办、书面催办、电话催办、传真催办、电子邮件催办等不 同形式。 (二)进行催办登记。无论采用何种催办形式，催办人员都应及时记录催办时间、方式、联系 人姓名及文件办理情况，以便掌握工作进展和催办工作的情况。 (三)办结公文登记。收文办理完毕，既要求承办人在文件处理单上注明承办经过及结果 ，还要求催办人在催办登记薄或催办单的相应栏目注明文件办结的方式与时间。,第十二章 公文办理程序 复习参考题,
