《Access数据库基础及应用 教学课件 ppt 作者 978-7-302-31357-1第六章 报表》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Access数据库基础及应用 教学课件 ppt 作者 978-7-302-31357-1第六章 报表（38页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、Access数据库应用技术,第六章 报表,6.1 报表的基本概念,6.2 创建报表,主要内容,第六章 报表,6.3 编辑报表,6.4 报表的高级操作,6.1 报表的基本概念,6.1.2报表的组成,6.1.1报表与窗体,6.1.3报表的分类,6.1.4报表的视图,6.1.1报表与窗体,报表是用来呈现数据的一个定制的查阅对象，是以格式显示或打印来表现用户数据的一种有效方式。它可以输出到屏幕上，也可以传送到打印设备上。 区别:窗体是为在窗口中交互式输入或显示数据而设计的。 报表主要是用于显示数据信息，以及对数据进行加工并以多种表现形式呈现，包括对数据的汇总、统计以及各种图形等。 联系:与窗体类似，报
2、表中的数据来自表、查询或SQL语句，报表的其他设置存储在报表的设计中。在报表中也可以使用控件，建立报表及其记录源之间的链接。,6.1.2报表的组成,报表共由7个节组成，分别是：报表页眉、页面页眉、组页眉、主体、组页脚、页面页脚及报表页脚 报表页眉:报表页眉中的任何内容都只能在报表的开始处，而且在整份报表中只会出现一次。 页面页眉:页面页眉出现在报表中每页的顶部，可以用它显示诸如列标题等项目。 组页眉：在报表设计5个基本节区域的基础上，还可以使用“排序与分组”属性来设置“组页眉/组页脚”区域，以实现报表的分组输出和分组统计。,6.1.2报表的组成,主体：主体节用来处理每条记录，其字段数据均需通过
3、文本框或其他控件(主要是复选框和绑定对象框)绑定显示。可以包含计算的字段数据。 组页脚：组页脚出现在每组记录的结尾，组页脚节内主要安排文本框或其他类型控件显示分组统计数据。 页面页脚:页面页脚出现在报表中每页的底部，数据显示安排在文本框和其他一些类型控件中，可以用它显示诸如页码等项目。 报表页脚：报表页脚在报表的末尾出现一次。报表页脚是报表设计中的最后一节，但是它显示在最后一页的最后一笔数据记录之后，最后一页的页面页脚之前。,6.1.3报表的分类,表格式报表：在表格式报表中，每一行显示一条记录的数据，每一列显示一个字段中的数据。 纵栏式报表：在纵栏式报表中，每个字段占一行，左边是标签控件(显示
4、的是字段的标题名),右边是字段中存储的值。 图表报表:图表报表是指包含图表显示的报表类型。 标签报表：标签报表是一种特殊类型的报表，其数据显示和日常生活中常用的标签一样，一般用来显示标识性的数据信息。,6.1.4报表的视图,Access提供了3种报表视图：设计视图、打印预览视图和版面预览视图。 设计视图: 报表设计视图 可以创建报表 或编辑已有报 表的结构，如 图所示。,6.1.4报表的视图,打印预览视图:可以显示报表打印时的样式，同时运行所设置的查询，并在报表中显示出全部数据。,6.1.4报表的视图,版面预览视图:可以查看报表的版面设置，它与报表的打印预览窗口几乎完全一样，近似地显示报表打印
5、时的样式，能够很方便地浏览报表的版面。在版面预览窗口上将显示全部报表节以及主体节中的数据分组和排序，但是仅使用示范数据，并且忽略所有基本查询中的准则和连接。从系统工具栏上的“视图”按钮列表中选择“版面预览”，则可在版面预览视图中查看报表。,6.2 创建报表,6.2.2报表向导,6.2.1自动报表,6.2.3使用设计视图创建报表,6.2.1自动报表,Access提供两种自动报表：纵栏式和表格式。 【实例6-1】为“教材信息”表创建纵栏式自动报表。,6.2.2报表向导,Access提供两种自动报表：纵栏式和表格式。 【实例6-2】利用报表向导创建报表，按图书类别分类统计每类图书的平均单价。,6.2
6、.3使用设计视图创建报表,“设计视图” 打开方法： 在数据库窗口的报表对象中双击“在设计视图中创建报表”。 单击“新建”按钮，启动“新建报表”对话框，选择“设计视图”选项，在对话框底部下拉列表框中选择数据来源表或查询，然后单击“确定”按钮。 【实例6-3】 使用“设计视图”创建报表，显示“学生管理.mdb”数据库中“学生”表的内容。,6.3 编辑报表,6.3.2添加分页符和页码,6.3.1添加日期和时间,6.3.3设置报表格式和添加背景图案,6.3.4绘制直线和矩形,6.3.1添加日期和时间,1.在“设计视图”中选择“插入”菜单项下的“日期和时间”命令，打开“日期和时间”对话框 2.在报表中需
7、插入“日期和时间”的位置添加一个文本框，在其中输入日期或时间的计算表达式,6.3.2添加分页符和页码,1在报表中添加分页符 插入分页符后表示其后的内容要另起一页进行显示。操作过程如下： (1)在报表“设计视图”中打开需要添加分页符的报表。 (2)单击工具箱中的“分页符”按钮 。 (3)选择添加分页符的位置。,6.3.2添加分页符和页码,2报表中添加页码 通过菜单项自动插入页码绍，还可根据需要设置不同的页码格式。在需要设置页码的位置添加文本框，然后输入表达式来设置不同的页码格式，也可以在自动插入的页码基础上编辑修改。需要使用内置变量Page和Pages Page代表当前页号 Pages代表总页数
8、。,6.3.2添加分页符和页码,6.3.3设置报表格式和添加背景图案,1设置报表格式 Access中提供了6种预定义报表格式，有“大胆”、“正式”、“浅灰”、“紧凑”、“组织”和“随意”。,6.3.3设置报表格式和添加背景图案,2添加背景图案 （1）在“设计视图”内打开需要添加背景图片的报表。 （2）单击“报表设计”工具栏的“属性”按钮，打开报表“属性”窗口。 （3）选择“格式”选项卡，选择“图片”属性进行背景图片的设置，单击图片右边的图标 ，打开“插入图片”对话框，选择图片文件 （4）设置背景图片的其他属性。,6.3.4绘制直线和矩形,1在报表上绘制直线 (1)在报表“设计视图”中打开报表。
9、 (2)单击工具箱中的“直线”工具 。 (3)单击报表的任意处可以创建默认大小的直线，或通过单击并拖动的方式可以创建自定义大小的直线。,6.3.4绘制直线和矩形,2在报表上绘制矩形 (1)在报表“设计视图”中打开报表。 (2)选择工具箱中的“矩形”工具 ，再单击窗体或报表的任意处，可以创建默认大小的矩形，或通过单击并拖动的方式创建自定义大小的矩形。,6.4 报表的高级操作,6.4.2使用计算控件,6.4.1报表的排序和分组,6.4.3创建子报表,6.4.4设计复杂报表,6.4.1报表的排序和分组,1记录排序：将记录按照一定的规则进行排列显示，一个报表最多可以按10个字段或字段表达式进行排序。报
10、表排序的步骤如下： (1)在“设计视图”中打开需要排序的报表。 (2)选择“视图”菜单中的“排序与分组”命令，或单击工具栏上的“排序与分组”按钮，打开“排序与分组”对话框。 (3)在对话框中选择排序字段及排序次序。 (4)单击工具栏上的“打印预览”按钮，就可以对排序数据进行浏览。 (5)将设计的报表保存。,6.4.1报表的排序和分组,2记录分组 分组是指报表设计时按选定的某个(或几个)字段值是否相等而将记录划分成组的过程。操作时，先选定分组字段，在这些字段上字段值相等的记录归为同一组，字段值不等的记录归为不同组。通过分组可以实现同组数据的汇总和显示输出，增强了报表的可读性和信息的利用。一个报表
11、中最多可以对10个字段或表达式进行分组。,6.4.1报表的排序和分组,6.4.1报表的排序和分组,6.4.1报表的排序和分组,【实例6-4】对“学生管理.mdb”数据库中的报表“教材信息-自动创建表格式报表”对象按照“类别”进行分组，然后按照“价格”降序进行排序。,6.4.2使用计算控件,1报表添加计算控件 计算控件的控件来源是计算表达式，当表达式的值发生变化时，会重新计算结果并输出显示，文本框是最常用的计算控件。 为报表添加计算控件的步骤如下： (1)进入报表“设计视图”设计报表。 (2)在主体节内选择文本框控件，或者使用控件工具栏添加一个文本框控件，打开其“属性”对话框，选择“数据”选项卡
12、，设置其“控件来源”属性为所需要的计算表达式。 (3)打印预览报表，保存报表。,6.4.2使用计算控件,【实例6-5】对“学生管理.mdb”数据库中的报表“教材信息-自动创建表格式报表”对象中“类别”字段的显示内容进行设置，当字段值为“JSJ”时，在报表中显示“计算机”，否则显示为“其他”。,6.4.2使用计算控件,2报表统计计算 在Access中利用计算控件进行统计计算并输出结果操作主要有如下两种形式。 (1)对表中各行记录进行统计计算，在“主体节”内添加计算控件。 (2)对表中各列的字段纵向数据进行统计计算，在“组页眉/组页脚”节区内或“报表页眉/报表页脚”节区内添加计算字段。,6.4.2
13、使用计算控件,【实例6-6】在实例6-4按类别进行分组后，在组页脚统计并显示每类图书的平均价格，使用Round函数将平均价格四舍五入保留两位小数。,6.4.3创建子报表,子报表是插在其他报表中的报表。在合并报表时，两个报表中的一个必须作为主报表，主报表可以是绑定的也可以是非绑定的。 1在已有报表中创建子报表 【实例6-7】将“成绩”窗体作为报表“学生信息表-设计视图创建”的子报表。,6.4.3创建子报表,2将某个已有报表添加到其他已有报表来创建子报表 在Access数据库中，可以将某个已有报表(作为子报表)添加到其他已有报表(主报表)中。具体操作步骤如下： （1）在报表“设计视图”中，打开作为
14、主报表的报表。 （2）确保工具箱中的“控件向导”按钮已经按下。 （3）按F11键切换到数据库窗口。 （4）将报表或数据表从数据库窗口拖动到主报表中需要插入子报表的节区，这样Access就会自动将子报表控件添加到报表中。 （5）调整、预览并保存报表。,6.4.3创建子报表,3链接主报表和子报表 （1）在报表“设计视图”中打开主报表。 （2）选择“设计视图”中的子报表控件，然后单击工具栏上的“属性”按钮，打开“子报表属性”对话框，选择“数据”选项卡，如图6-44所示。在“链接子字段”和“链接主字段”中输入子、主表的字段名，或点击右侧的“生成器”按钮 ，打开如图6-45所示的“子报表字段链接器”进行
15、选择。 （3）单击“确定”按钮，完成链接字段设置。,6.4.4设计复杂报表,(1)报表属性。单击工具栏中的“属性”按钮或选择“视图”菜单项中的“属性”命令 (2)节属性。,6.4.4设计复杂报表,强制分页：把这个属性值设置成“是”，可以强制换页。 新行或新列：设定这个属性可以强制在多列报表的每一列的顶部显示两次标题信息。 保持同页：设成“是”，一节区域内的所有行保存在同一页中；设成“否”，跨页边界编排。 可见性：把这个属性设置为“是”，则可以看见区域。 可以扩大：设置为“是”，表示可以让节区域扩展，以容纳长的文本。 可以缩小：设置为“是”，表示可以让节区域缩小，以容纳较少的文本。 格式化：当打开格式化区域时，先执行该属性所设置的宏。 打印：打印或预览这个节区域时，执行该属性所设置的宏。,
