实物档案

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1、实 物 档 案,作者：吴建清,一、什么是实物档案？,实物档案是机关、团体、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值和历史记录的实物材料。实物与档案的载体不是档案法中档案定义所述的各种文字、图像、声像材料，它是一种特定的形式。其本身含有大量的信息，以实物的自然记录方式构成了最真实、最原始的历史记录。,二、实物档案的归档范围,凡是本单位在行使职能活动时形成、获得或者收集的，对其具有长远保存价值的实物均属实物档案归档范围。,1、实物档案的归档内容,本单位获得省部级（含）以上涉及综合工作的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。,上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗

2、、牌匾、字画、工艺品等。,本单位举办或承办重大活动形成的有保存价值的凭证性实物，包括活动的标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。,本单位外事活动中获赠的纪念品、礼品。,其他有重要保存利用价值的实物。,2、实物档案的归档要求,实物档案应在活动结束或获得实物三个月内向本单位档案室移交，任何单位、部门或个人不得将实物损坏、私存或转送他人。 归档实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。 归档实物档案应保持整洁、无破损。,3、实物档案的移交、接收,各单位档案室对应归档的实物档案进行检查，确保实物档案符合归档要求。 移交实物

3、档案时，应办理移交手续，清点后交接双方在移交清册上签字。,三、实物档案的整理,分类 实物档案原则上按实物形状分类，实物形状具体分为平面实物，立体实物等类别 。 编号 实物档案按实物形状结合级别，依其时间先后顺序排列 ； 实物档案按平面实物、立体实物分别从“1”开始编制流水号； 实物档案以“件”为单位按一件一号原则进行编号，并在实物上粘贴归档章，平面实物将归档章粘贴在实物右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底部或背面（适当的位置）。 全宗号：档案馆指定给立档单位的编号 ； 目录号：全宗内所属目录的编号； 案卷号：按分类方案，每件实物档案的流水编号； 归档章项目应用阿拉伯数字填写，书写材料应符合档案

4、管理要求。,3、实物档案的编目,实物档案应按分类编号要求，将目录录入计算机，编制实物档案案卷目录。实物档案案卷目录包括案卷号、受奖单位、题名、授奖单位、授奖年限、保管期限、类别、备注等项目。 案卷号：填写实物的件号； 受奖单位：填写立档单位名称； 题名：填写实物名称； 授奖单位：填写实物制作、颁发单位； 授奖年度：填写实物制作、颁发年度； 期限：填写永久或长期； 类别：填写实物档案的种类名称，如：证书、字画、奖杯等； 备注：填写需要说明的事项。,四、实物档案的保管,实物档案一般应在专柜保管，对贵重的实物档案要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。 对实物档案应定期清点，做到帐物一致，发现问题及时查对清楚。 实物档案应保持整洁，定期除尘，避免褪色，确保实物档案完好无损。 奖状、字画可卷成筒状保管，锦旗也可卷成筒状保管或折叠后放入档案盒保管。,五、实物档案的利用,利用实物档案必须严格履行登记手续。 利用实物档案原则上只能使用实物照片，如确需使用实物档案原件，须写明利用目的，经本单位分管领导批准后才能利用。 归还实物档案时，档案管理人员应对归还的实物档案仔细检查，核查无误后方可签字注销。如发现损坏，应追究责任。,附：实物档案案卷目录,谢谢大家！,