库存管理和订货培训讲义

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1、库存管理和订货,讲师：木子,库存管理基本概念,1、商品的基本库存：某种商品在门店中未销售的总数量和总 金额。 2、库存天数: 商品库存天数=单品库存数量/日均销售（DMS） *小分类库存天数=小分类库存成本/日均销售成本 *大分类库存天数= 大分类库存成本/日均销售成本,库存管理基本概念,3、高库存商品： *02处商品库存周转30天 03处*313233部门商品的库存周转45天 *34部门商品库存周转60天 *36部门商品库存周转45天 *3738部门商品库存周转60天 4滞销商品： *02处商品无销售20天 *03处商品无销售30天,库存管理基本概念,5、系统库存（电脑库存）：是电脑系统中记

2、录的商品的 库存数量和商品成本金额。 6、库存区：用来存放商品的非销售区域。 7、库存周转：商品库存与销售相比而体现周转次数的数 据。,系统库存的维护,1、系统库存维护的原则：使系统中的库存数据与实际商品的库存数据一样。 2、影响系统库存的原因：包括影响库存变化的原因和影 响库存系统不准确的原因,增加？,减少？,系统库存的维护,使库存增加的原因 *商品收货(包括商品的店间调入及赠品收货) *顾客的退货 *供应商补赠品 使库存减少的原因 1、商品销售 2、商品的退货（退给供应商） 3、商品的调出 4、偷盗 5、商品报损 6、商品的领用,系统库存的维护,使系统库存数据不准确的原因 客观原因： 时间

3、差和空间距离造成错误 商品被盗窃或被损坏而未被发现 主观原因： *收货部点数错误；所收商品混有其他物品 *录单错误；收单未及时录入系统 *商品被损坏发现后未执行商品库存调整程序 楼面在盘点时的错误点数 *将条形码贴错（窜码），导致商品库存错误 *收银员在结帐使用数量键时，发生错误 *收银员在结帐时，多个同类商品过机扫描错误,系统库存的维护,解决实际库存与系统差异的方法 验收、退货、报损、店内调拨等单据及时录入系统。系统库存和实际库存不一致，申请库存调整 发现空瓶空盒及时报损 加强责任心，如盘点、输入单据等错误，对出错人员进行培训和教育,库存的管理与控制,（一）库存控制管理工具-电脑系统报表 管

4、理层每日应阅读 商品日进销存报表 分析商品库存平衡 各处前50销售排名（按数量、按金额） 检查部门店前50名的库存状况 对比前一天可知缺货状况负库存商品清单 改正库存错误 日营业额比较表 及时了解全店的销售,库存的管理与控制,管理层每周应阅读 （1）缺货商品清单 周转天数02处7天以下、03处10天以下 （2）部门周销售报表 （3）高库存商品清单 （4）无销售商品清单 周转天数02处14天、03处30天 （5）营业额周报比较表,库存的管理与控制,管理层每月应阅读 （1）月库存绩效报告 （2）商品缺货损失报告 （3）部门日进销存报表 建立库存控制的指标 库存控制的指标是指单品库存金额、库存周转以

5、及部门库存金额、库存周转以及年库存周转的控制。所有的指标以公司的预算指标为准。,库存的管理与控制,（二）库存过大和缺货 1、高库存 高库存的不利因素 （1）库存空间被占用，不利于库存空间周转 （2）导致资金的周转下降 （3）浪费更多的人力来进行库存的维护和整理 （4）导致商品可能被损坏程度加大 （5）导致商品被清仓销售而造成损失,库存的管理与控制,高库存的原因 （1）系统的库存数据不准确，导致订货不准确而造成库存过大 （2）楼面人员的实物库存管理不当，未找到库存，造成重复订货 （3）商品促销的预计数量与实际销量相差比较远，导致商品库存较大 （4）季节性商品过季后滞销 （5）商品属于滞销商品 （

6、6）商品的陈列空间与商品的周转不成比例，导致商品的 库存数量过大 （7）商品的最小订货数量与商品的周转不成比例,库存的管理与控制,高库存异常处理 （1）核查进货资料,订货人员,库存金额,保存期限,平均销量, 陈列位置,市场价格,促销效率,商品质量,样品功能等。 （2）联络采购协调供应商共同解决, 能否退货, 换货, 换新机种,新商品，或是赞助费用降价促销。 （3）举办各种联合促销活动,买A送A,买A送B,买两个送一个,抽奖特卖,入口处叫卖促销等。 （4）没有卖不出去的商品,只有卖不出去的价钱,最后还可以转为自用, 或是捐给慈善机构, 建立公益形象,亦或是作为各项活动的奖品,赠品。,库存的管理与

7、控制,2、缺货 缺货的概念 理论上，当某一商品的库存数字为零时，即为缺货。 但实际营运中，缺货的含义包括许多： （1）货架上的商品只有几个或少量，不够当日的销售，为缺货； （2）服装、鞋类商品的某些颜色缺少或尺码断码；家电商品只有样机； （3）商品陈列在货架上，但商品外包装有瑕疵，所以顾客不会挑选； （4）系统库存不等于零，实际库存为零 ； （5）广告彩页新商品未能到货； （6）商品的目前库存不能满足下一次到货前的销售，为潜在的缺货。,库存的管理与控制,缺货的原因 （1）订货不足或不准确； （2）系统中的库存不准确，导致门店的订单错误； （3）某些商品漏订货或某个供应商漏供货； （4）顾客的集

8、中购买； （5）商品特价等因素导致商品热销； （6）供应商缺货不能提供等。,库存的管理与控制,缺货的危害 （1）缺货导致超市的销售业绩下降； （2）缺货导致顾客不能买到所需的商品，降低顾客服务的水平，不利于商场形象的维护； （3）缺货过多导致顾客不信任超市，甚至怀疑该公司的商品经营实力； （4）缺货导致货架空间的浪费,库存的管理与控制,关于周转天数及毛利的一些算法 单品周转天数=单品库存数量/DMS 毛利率=1 净含税进价(1+进项税) 售价(1+销项税) 100% DMS = 昨日日均销量（1 OPL指数）+ 今日销量OPL指数,库存的管理与控制,缺货的分析 1）缺货数量：缺货数量是部门的缺

9、货数量和门店的缺货数量，同时对商品大类的缺货进行统计，排名 2）缺货损失销售额：所有属于该部门的抽货商品销售损失金额的合计 ）缺货的比率：缺货的数量占所有商品品项的比率，包括部门的比率、门店的比率和商品大类的比率 ）缺货超过2周以上的商品数量：缺货2周以上仍然没有解决的，按部门进行统计，包括品名、以往的销量等等 ）商场的销售金额、数量前50名的缺货情况：重点监管商品的缺货、缺货天数、缺货损失的金额 ）目前缺货且无未来订单的数量：将目前已经缺货但无未来订单的商品数量进行统计,库存的管理与控制,缺货的控制措施 （1）楼面管理层必须对所有正常商品的订货进行审核 （2）楼面主管、处长必须对所有的缺货进

10、行审核，确定是否为真正的缺货 查找缺货的原因 （1）若重点商品缺货，对可以替代的类似商品补货充足或进行促销，以减少缺货带来的损失 （2）对商品缺货立即采取措施，进行追货，重点、主力商 品要立即补进货源 （3）所有缺货商品是否全部有缺货标签 （）所有牌缺货状态或准缺货状态的系统库存是否准确 （）处理缺货商品报告,库存的管理与控制,（三）其他异常商品库存控制的措施 低库存商品的处理 (1)核查订货资料,订货人员,订单号码,订货日期,预计到货日期,订货数量,目前库存量,平均销售,陈列位置等. (2)联络供应商确认状况,何时可以到货,并记录电话，姓名,职务,以及回复内容,若属信用不佳的供应商,同时通知

11、采购协助施压确认交货期. (3) 紧急情况或是供应商食言,立即联络采购协助处理. (4)同时处理现在已经缺货的,即将缺货的,和未来缺货的商品,诸如:季初的商品,促销的商品,特殊意外的新闻性商品等. (5) 收货区优先安排收货,并通知楼面的人员立即取货至卖场补货.,库存的管理与控制,滞销商品的处理 (1) 核查商品库存,盘点数量,陈列位置,库存金额,保存期限,平均销量,市场价格,商品品质,订货记录,促销效果,样品质量，功能说明等. (2) 确认事实滞销后,立即联络采购协助处理,退货换货,降价出清,举办促销活动作为奖品赠品,亦或是搭配其他商品出清,并建议采购可替代之新商品资料,品名,价格,公司名称

12、,住址电话等. (3) 优先处理库存金额高的,保存期限短的,机种型号落后的,滞销时间长的,流行时效短的,体积重量巨大的等等非正常性滞销的商品.,库存的管理与控制,清仓商品的处理 (1) 按正常情况,清仓品都是采购确认不能退货,亦或是数量较少不值得退货的,机型落后不流行的商品,商场必须配合采购按规定迅速有效的立即处理.(20%递减五周处理完毕) (2) 稽核排面的陈列及销售情况,注意员工私藏货品的状况. (3) 利用周末节庆假日,专业团队现场叫卖往往是最有效的处理方式,至少要有主管级以上的干部带领出清活动才有实质的效果. (4) 同滞销品处理一样,优先处理体积大的,重量大的,快过期的,金额高的,

13、数量少的等等,清仓品不清完,新商品就进不来.,库存的管理与控制,新商品的处理 (1)销售2/8理论原则,新商品永远是我们的机会点,“季初季末变化大,油门刹车稳准快”.同理可说“新品上市机会大,油门刹车稳准快”。 (2)关注新品的销售陈列状况,积极促销叫卖,做好各项市调工作,核查价格,品质,样品,功能,陈列,标牌,库存,说明等等,确认给予新品最好的机会,才有可能创造最好的结果。 (3)新品试销期间,一般来说食品类以60天为准,非食品类以90天为准,就可以观察出是否被顾客所接受,是否有大量销售的潜力了.当然,广告,美工,展示,叫卖,陈列,促销的动作是不可以缺少的,否则就有可能错失良机。,库存的管理

14、与控制,负库存商品的处理 (1)这是损耗发生的信号,一定要彻底地追查,第一步就是盘点该小分类所有商品乃至于各项收货的记录,订货的情况,销售的情形等。 (2)若盘点库存核对无误之后,就要追踪商品条码的管理,以及前台客服的调研工作,换标签,键入错误,已收货未键入,办退货又返回楼面销售等等。 (3)正常的负库存销售亦应注意追踪记录，确保各项数据的正常,诸如生鲜部分,干杂散装部分,百货大体积商品的先销后进,只销不进,亦或是特殊专柜的保底抽成,都要特别注意,维持正常的营运操作。,订货系统维护与修正,重大节假日订货 1、整理后仓，加速清仓，腾出所有可能的空间。 2、抓紧时间，处理高库存，尤其是体积大、毛利

15、低的非季节性春节商品，每日查看后仓即知。 3、拟定计划，协调采购配合，做好促销准备，可概分为节前一个月，节前十天以及过节十五天商品。 4、调整人力，安排休假计划，确保节日前后拥有足够人力，顺利正常运作。 5、加强沟通，交又支援，做好思想准备工作，团队合作，按计划落实执行。,订货系统维护与修正,重大节假日订货 6、春节订货、思考逻辑、把握时效、寸土寸金。 季节性考量，时间性考量，前、中、后等等。 体积小，重量轻，毛利高，回转快的商品优先。 货源性考量，配合性考量以及市场竞争性考量。 商品特色，价格包装，保存期限，品质颜色，能否退货，风险系数，促销方式，陈列计划，广告宣传等因素。 同一系列商品，若

16、需屯积，亦以畅销前12名为主，无需屯积所有商品。同时配合采购促销计划，弹性机动调整。,订货系统维护与修正,紧急缺货处理方法 1、目前已经缺货的商品，由报表中即可得知，未下单立即下单，己下单立即催货。 2、近日即将缺货的商品，库存量不足一周的商品，于巡视后仓、加高层、货架即可查觉。 3、未来可能缺货的商品、季节性、气候变化、特殊状况、促销效果等可能因素，及早准备预防，彻底降低缺货数量。（库存充足是我们的天职而且和营业额，损耗，服务环环相扣。库存管理的好，营业额自然好，损耗必然低，服务质量当然高）,订货系统维护与修正,订货思考及合理的库存量 商品订货是商品销售、库存管理的第一步。 数量精准的订货，附以适当的陈列和季节性配合，满足了广大顾客的需求，为商场创造出高的销售，细致的商品毛利组合，也为商场带来利润。 合理订货亦使缺货降低又无积压之忧，高速流转本身就在为商场创造财富。 商品单品库存下降到某临界点时，我们需要对商品进行订货。