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1、采购运作流程一 目的 规范公司采购流程。二 内容 包括请购、订购的申请、审核、付款程序。三 范围包括事务用品、固定资产、促销礼品的采购运作,不包括主营商品采购(指手机及其配件等,其采购办法另订)。四 权责部门商品部、行政部、财务部按此制度运作进行审核、采购及付款,其他部门按本制度的请购部分规定执行请购。五程序(一) 事务用品采购流程1.事务用品指非公司所规定固定资产范围内的办公用消耗性物料、器具。2. 运作流程l 请购部门填制“事务用品请购单”,注明品名、规格、建议生产厂商及销售厂商,建议市场价格等,并经部门经理审核。l 行政部审核,审核内容包括该请购物品有无库存或是否低于安全库存,以及请购物
2、品之必要性。同时填制采购价格、供应商等,行政部采购及部主管签字。l 财务部预算会计、财务部经理签字审核。l 总经理室或其授权人核准。l 如采购对象为办公设备且单位价值在1000元以上,或单批采购金额在5000元以上,必须签订订购合同,合同交财务部、总经理室审核,并交财务部备案。l 行政部根据请购单(订购合同)采购。如需要预付款的,根据合同填制“预付款申请单”,经财务部、总经理或其授权人核准。l 采购完成后行政部库管根据请购单(订购合同)验收入库。l 行政部采购根据发票、验收单第二联、请购单第二联财务联请款。l 财务部审核,有合同的需核对并核销合同。l 财务按正常程序付款或冲账。2. 其他规定l
3、 事务用品因事情较紧急来不及执行请购程序的,金额在五十元以下的,可先由部门自行采购,之后补办相关手续。金额在五十元以上的,必须先经财务部及行政部口头同意,之后补办请购手续。l 文具用品一般于每月末由各部门向行政部提出申请,行政部统一汇总整合后汇编请购单。(二) 固定资产采购流程1. 固定资产指单位价值在人民币2000元以上,且使用期限超过一年的车辆、设备、房屋及建筑物等。2. 运作流程l 请购单位填制固定资产请购单,部门经理核准。l 行政部审核,并核定价格、供应商。l 财务部预算会计、财务部经理审核。l 总经理或其授权人核准。l 行政部根据核准的固定资产请购单签订订购合同,合同需经财务部核准,
4、并交财务部备案一份。合同金额在五万元以上的需经总经理核准。l 行政采购根据合同采购,由行政部库管、请购或使用单位会同验收入库,并填制入库单及固定资产卡片。l 行政采购根据入库单、发票请款,财务部根据订购合同审核l 总经理室核准。l 财务部付款(冲账)。如需要预付款的,根据合同填制“预付款申请单”,经财务部、总经理或其授权人核准。2其他l 所有电脑、打印机及其周边设备的请购及验收均需经过信息资源部审核通过。(三)促销礼品采购流程1. 促销礼品指公司为产品进行促销而购置的物品,包括渠道奖励物品及零售店奖励、海报折页等POP用品等。2. 运作流程l 市场部确定促销活动方案,并经销售管理部、财务部、总
5、经理室核准。l 促销活动方案交商品部、销售管理部、财务部备案。l 市场部根据促销活动方案填制促销用品请购单。l 促销用品请购单由销售管理部及财务部审核,审核完毕后财务部备案一份。l 商品部根据销售管理部和财务部审核的促销用品请购单制订货合同。l 订货合同交财务部、总经理审核,核准后交财务部备案一份。l 商品部根据订购合同订货,库管根据订购合同验收货物。l 商品部根据验收入库单、发票等填制费用申请单请款。入库单上必须注明合同号。l 财务部根据备案合同、入库单等审核。l 总经理或其授权人核准l 财务部按 有关规定付款。如需要预付款的,根据合同填制“预付款申请单”,经财务部、总经理或其授权人核准。3. 其他l 海报、折页POP用品由市场部代行采购职能,各项流程同上。六相关表单1. 事务用品请购单:一式三联,请购单位、财务部、采购单位各一联。财务联于报销时随报销单一同附上。2. 固定资产请购单:一式两联,财务部、采购单位各一联。财务联报销时随报销单一同附上。3. 预付款申请单:一式一联,付款原始凭证。4. 费用申请单:一式一联,付款原始凭证。5. 订购合同:一式三联,采购单位一联,财务部一联,供应商一联。订购合同签订后即转财务部存档。