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1、名翔恿线股份有限公司文件与数据管制程序书文件编号MS-M2-0501制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第1页共15页一、目的有关质量系统文件之制订、发行、修订、废止及管理等作业程序，使文件与数据系统能标准化、系统化，以确保迅速及正确之整合运用。二、范围与本公司有关之文件作业活动均属之。三、定义无流程图BBAANY记录存查合用使用/公告/保管分发/补发文件处理NYY审核制订/修订/废止N审核填单/取消制订/修订文件管理需求名翔恿线股份有限公司文件与数据管制程序书文件编号MS-M2-0501制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第
2、2页共15页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程相关单位1文件管理需求6.1文件管理需求6.1.1现行文件质量系统运作不足而新制定。6.1.2现行文件之修订。6.1.3现行文件之废止。总务人事组2制订/修订6.2制订/修订6.2.1总务人事组主管于每年十二月，参酌公司内外部情境，进行文件计划之制订或修订，并设计文件申请单(MS-M4-0501)如附件1，以供使用。6.2.2文件架构以金字塔方式分为下列四阶： 第一阶系统文件 手册 第二阶程序文件 程序书 第三阶作业文件 标准书 第四阶记录文件 窗体记录6.
3、2.3文件格式规定6.2.3.1文件标准纸张大小、版面边界规定与装订规定A纵向A4格式(210297)与B5格式(182257)，版面边界设定，上、下及右边界均为1.5cm，左边界为2.5cm，装订于左。B横向A4格式(297210)与B5格式(257182)，版面边界设定，左、右及下边界均为1.5cm，上边界为2.5cm，装订于上。C 80行之连续报表纸半页，版面边界不设定，装订于左。D 80行之连续报表纸全页，版面边界不设定，装订于左。文件申请单(MS-M4-0501)名翔恿线股份有限公司文件与数据管制程序书文件编号MS-M2-0501制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次
4、：A.0版页 次第3页共15页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程6.2.3.2文件封面标准格式：第一、二、三阶文件皆须有封面，如文件封面格式(MS-M4-0502)如附表1。6.2.3.3文件首页及内页标准格式A品质手册：依品质手册内页(MS-M4-0503)如附表2。B程序书：首页依程序书&作业标准书首页(MS-M4-0504)如附表3，内页依程序书内页(MS-M4-0505)如附表4。C作业标准书：首页依程序书&作业标准书首页(MS-M4-0504)如附表3，内页依作业标准书内页(MS-M4-050
5、6)如附表5。D窗体记录：依窗体格式(MS-M4-0507)如附表6或表单元格式(MS-M4-0508)如附表7。6.2.4文件编写及缮打格式规定说明6.2.4.1中英文皆采横式，由左至右，由上而下。6.2.4.2手写时，以正楷书写。6.2.4.2打字时，本公司名称中之恿字，因属于少见字型，故需以内码输入法造字。先将输入法切换成内码输入法后，按下英文字母BB键，此时屏幕上出现， 接着按下键盘中间之数字键1，出B17B1现 再按下键盘中间之数字键7，此时出现 ，最后按下键盘中间之数字键6，此时光标所在处所显示之字为恿，将恿反白后，以超研泽中明体外字一字型表示，即可显示成恿字。文件封面格式(MS-
6、M4-0502)品质手册内页(MS-M4-0503)程序书&作业标准书首页(MS-M4-0504)程序书内页(MS-M4-0505)作业标准书内页(MS-M4-0506)窗体格式(MS-M4-0507)窗体格式(MS-M4-0508)名翔恿线股份有限公司文件与数据管制程序书文件编号MS-M2-0501制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第4页共15页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程6.2.4.3序号之引用规定与对齐方式如下A序号之引用：11.122.12.22.2.1
7、33.13.23.2.1 4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.1.1ABC B对齐方式：靠左贴齐网格线。名翔恿线股份有限公司文件与数据管制程序书文件编号MS-M2-0501制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第5页共15页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程6.2.4.4缮打格式之相关规定，详见文件缮打规定(MS-M4-0509)如附表8与文件缮打范例(MS-M4-0510)如附表9。6.2.4.5手册编写规定A依主题概述公司(或部门)之程序及管理方式之大原则。B采分
8、段叙述之原则，其序号引用参照本作业内容6.2.4.3。6.2.4.6程序书编写规定A目的：叙述该程序欲达成之目标。B范围：界定该程序所涵盖之人、事、时、地、物。C定义：即名词解释，于程序书中所叙及之单字或名词，须特别解释或界定其意义者，若无则注明无。D权责单位：说明该流程之权责单位，可分为室、部、组等。E No：流程步骤顺序，以阿拉伯数字1开始，由小到大顺序引用。F流程：简要说明每一事项或作业。G作业内容：该流程之作业执行人员、时间、地点、方法及内容等相关说明。H参考文件：陈述该流程时，所需引用之质量手册、程序书或作业标准书等第一、二、三阶文件。I应用窗体：说明该流程所须使用之窗体、记录及报告
9、等第四层文件。6.2.4.7作业标准书及其它第三阶文件编写规定：原则上规定如程序书，但若有特殊需求，则不在此限。文件缮打规定(MS-M4-0509)文件缮打范例(MS-M4-0510)名翔恿线股份有限公司文件与数据管制程序书文件编号MS-M2-0501制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第6页共15页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程6.2.5文件编号原则：MS-XXYY公司英文简称部门别文件类别条文编号流水号6.2.5.1公司英文简称：MING SHYANG EMBR
10、OIDERY THREADS CO.,LTD.简称为MS。6.2.5.2部门别代号：A总经理室GB营业部SC管理部MD厂务部P6.2.5.3文件类别代号：A系统文件1B程序文件2C作业文件3D记录文件4E外来文件56.2.5.4条文编号：名翔恿线股份有限公司文件与数据管制程序书文件编号MS-M2-0501制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第7页共15页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程A管理责任01B质量系统02C合约审查03D设计管制04E文件与数据管制05F采购0
11、6G客户供应品管制07H产品之鉴别与追溯08I制程管制09J检验与测试10K检验、量测与试验设备管制11L检验与测试状况12M不合格品管制13N矫正与预防措施14O搬运、储存、包装、保存与交货15P质量记录管制16Q内部质量稽核17R训练18S服务19T统计技术206.2.5.5流水号：由总务人事组主管依阿拉伯数字二位数，由01开始编订。名翔恿线股份有限公司文件与数据管制程序书文件编号MS-M2-0501制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第8页共15页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八
12、、应用窗体No流程6.2.6文件撰稿、审查、核准及管理权责表文件种类撰稿审查核准管理手册管理代表总经理董事长总务人事组程序书部门主管或指定专人总经理总经理标准书指定专人组主管部门主管窗体依各程序书及作业标准书之相关规定6.2.6.1撰稿：A撰稿者为管理代表、部门主管或指定之专业人员。B撰稿者不能为审查者。6.2.6.2审查：A审查者为文件撰稿者之主管或总经理。B当跨部门而主管无法决定时，审查主管需与相关部门会审。6.2.6.3核准：A第三阶文件当跨不同部门时，核准者为管理代表。B属于第三阶文件之核准，当核准主管无法决定时，需召开会议确认后核准。6.2.6.4管理：A文件之原案管理由总务人事组主任负责。B第一、二、三阶文件属于管制文件，由总务人事组主管负责。名翔恿线股份有限公司文件与数据管制程序书文件编号MS-M2-0501制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第9页共15页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程 C第四阶文件，窗体或记录不列入管制，使用管理由各单位负责。相关单位3填单/取消6.3填单6.3.1需求单位人员可依据以下的时
