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1、内部资料通识学院团委办公室学习材料通识学院团委办公室二一一年十月通识学院团委办公室6我们一直在努力关于制作文件材料的内容及格式:制作工作计划与活动策划书等相关文书材料是在学生会的一项基本工作，能否规范的制作工作计划与活动策划书是现在乃至毕业后工作中的一个很重要的能力。所以应加强自己在这些方面的锻炼。以下为通识学院文档管理条例，在今后部门要求上交的材料均按照下面的规定来制作。一、工作计划写作格式及内容工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。（一）工作计划的格式：1计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“
2、学院团委学生会年工作计划”。2计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。 3最后写订立计划的日期。（二）工作计划的内容：一般地讲，包括：1情况分析（制定计划的根据）。制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。2工作任务和要求（做什么）。根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。3工作的方法、步骤和措施（怎样做）。在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施，以保证工作任务的完成。（三）制订好工作
3、计划须经过的步骤：1认真学习研究上级的有关指示办法。领会精神，武装思想。2认真分析本单位的具体情况，这是制订计划的根据和基础。3根据上级的指示精神和本单位的现实情况，确定工作方针、工作任务、工作要求，再据此确定工作的具体办法和措施，确定工作的具体步骤。环环紧扣，付诸实现。4根据工作中可能出现的偏差、缺点、障碍、困难，确定预算克服的办法和措施，以免发生问题时，工作陷于被动。5根据工作任务的需要，组织并分配力量，明确分工。6计划草案制定后，应交全体人员讨论。计划是要群众来完成的，只有正确反映群众的要求，才能成为大家自觉为之奋斗的目标。7在实践中进一步修订、补充和完善计划。计划一经制定出来，并经正式
4、通过或批准以后，就要坚决贯彻执行。在执行过程中，往往需要继续加以补充、修订，使其更加完善，切合实际。文书格式： 在封面首行顶端写上“学院团委学生会年”，一般为宋体一号字加粗；在封面正中竖写“工作计划”，一般为宋体72号字，加粗；在封面右下角写上部门单位，一般比顶行大标题字号小些，可采用二号字。在正式内容中，一般用宋体四号字，如果是列项表示，可把小题目加粗，但大小不变。文章结束时，应写上部门单位及时间，字号不变。二、活动策划书写作格式及内容活动策划是一个部门在一项活动的开展前的计划，需注明活动的一切准备事项。写作内容必须详细，准确。写作内容包括：活动背景，活动目的，活动日期，活动地点，活动步骤等
5、。 在步骤中应有：(一)前期准备(二)活动实施(三)后期安排（四)注意事项最后，应有活动预算的费用 文书格式： 在封面首行顶端写上“学院团委学生会活动”，一般为宋体一号字，加粗；在封面正中竖写“策划书”，一般为宋体72号字，加粗；在封面右下角写上部门单位，一般比顶行大标题字号小些，可采用二号字。在正式内容中，一般用宋体四号字，如果是列项表示，可把小题目加粗，但大小不变。文章结束时，应写上部门单位及时间，字号不变。三、工作总结写作格式及内容所谓工作总结，就是把某个人某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足
6、，有什么经验、提高。 工作总结的基本内容：总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。成绩和缺点：这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。 经验和教训：做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。 今后的打算：根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。
7、 工作总结写作应注意的问题：工作总结前要充分占有材料。最好通过不同的形式，听取各方面的意见，了解有关情况，或者把工作总结的想法、意图提出来，同各方面的干部、群众商量。工作总结一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。这是分析、得出教训的基础。工作总结的条理要清楚。总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到工作总结的目的。 要工作总结要剪裁得体，详略适宜。材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的，写作时要去粗存精。工作总结中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。 工作总结的具体写作，可先议论，然后由专人写出初稿，再行讨论、修改。最
8、好由主要负责人执笔，或亲自主持讨论、起草、修改。文书格式： 在封面首行顶端写上“学院团委学生会活动”，一般为宋体一号字，加粗；在封面正中竖写“工作总结”，一般为宋体72号字，加粗；在封面右下角写上部门单位，一般比顶行大标题字号小些，可采用二号字。在正式内容中，一般用宋体四号字，如果是列项表示，可把小题目加粗，但大小不变。文章结束时，应写上部门单位及时间，字号不变。四、关于借用和申请展板、横幅场地、多媒体教室，账务报销的注意事项（一）横幅和展板申请场地的步骤打印好申请书，内容包括：因为“”活动需要在什么时间、什么地方 摆放（挂）内容为“”的展板（横幅）。将打印好的申请书送至宣传部，宣传部把申请送
9、至党委宣传部,并取得批准后方可摆放展板或悬挂横幅（兰花湖挂横幅需在获得党宣批准后，找兰花湖校办岳主任处签字，并把批准后的申请交至兰花湖保卫处）。 借用展板需填写专用借条，并交至宣传部。注：户外横幅申请不落款，室内横幅视情况而定。 （二）活动需要申请使用多媒体教室的步骤1.需在校园网教务处网站上，查找并下载申请使用多媒体教室的专用表格;2.填写好表格后送至学院丁书记处签字盖章，再到厚地楼请学校教务处处长签字；3.最后把表格送到教务处运行科确认教室是否可用。（注：周一至周五上午不允许在教学区从事非教学活动，所以进行活动一般只能申请在周五下午使用多媒体教室。）（三）保障注意事项1详细流程参见财务部相
10、关材料2报账发票的科目应填写与学生工作有关的内容，可填：办公用品、文化用品等。五、关于聘书制作1.主席团聘书兹聘任XX同学为通识学院团委(学生会)XX等职务，聘期为XXXX年XX月至XXXX年XX月。共青团重庆工商大学委员会XXXX年XX月XX日2.部长聘书XX同学：你被聘为重庆工商大学通识学院团委（学生会）XX部长，任期为XXXX年XX月至XXXX年XX月。 通识学院团委（学生会）XXXX年XX月六、办公室管理条例办公室是团总支学生会12个部门中起着纽带和桥梁作用的特殊部门。办公室作为学生会的中枢机构负责处理学生会日常事务。因此，对于办公室的管理显得尤其重要。针对办公室的性质和特点，特拟定以
11、下制度，以便加强日常管理。（一）工作态度1.为人正直，讲文明，懂礼貌，办事热心、积极；严于律己，宽以待人，懂得为人处事的道理。 2.工作热情要贯穿整个工作的始终，无论从事办公室的哪一项工作都要将自己的工作热情投入到实际中，不得半途而废。3.每次例会，各干事认真做好会议记录，遵守会议纪律。（二）成员关系处理原则1.委员对主任所交代的任务要按时执行，如有任何意见或建议，可在会议之后直接提出并商讨。2.主任对委员要多关心帮助，对于委员在生活和学习上遇到的困难要尽力帮助。3.委员之间要团结友爱，并且和谐处理与其他同事之间的关系。（三）具体奖惩措施办公室管理实行“分数考核制”。即每位干事有基本分100分
12、，在此基础上加减分。学期结束后，60分以下视为自动退部。学年“优秀委员”的评选严格按照考核分数，取高分者任之。部门内部重要决定由民主投票商定。1.每次例会和工作所有成员必须准时参加。若有事不能来或迟到者，需事先向部长请假并说明原由，至批准2.每次例会或工作，若无故迟到、早退者扣2分/次；无故缺席者5分/次3.缺席2次者部门内部通报批评，缺席4次者视为自动退部。请假3次记为一次缺席，请假5次者部门内部通报批评，请假8次及以上者视为自动退部4.不服从总部长工作安排者，视其情节严重酌情扣25分5.无故挑起纠纷，影响部门内部团结者扣5分/次，与其他部门部长或干事起冲突，视原由和情节轻重酌情扣分6.根据
13、干事对部门工作的贡献大小，酌情加25分7.以工作小组为单位做事情，表现优异者酌情加25分8.部门干事获校级或院级任何表彰均可加分，院级加3分/次，校级加5分/次八、通识学院团委办公室档案管理条例档案是各项工作的重要材料和依据，是各个部门开展工作和组织活动的借鉴，因此，做好档案管理是非常重要的。1.各部门档案，存入该部的各项资料，如工作计划、活动策划及总结、工作总结和新闻稿等，有便于各部门查阅、借鉴；凡各部门各班级开展的活动，在活动结束一周内，必须将活动策划和总结的打印稿和电子文档交办公室存档，并在各部设立专人负责。2.一个通识学院大型活动档案，用于存放大型系列活动的资料，记录我院大型活动的开展
14、情况，为创建“五四红旗团总支”做准备，这样有利于档案系统管理。同时，要对已经存在的五四红旗团委专项档案进行进一步整理和补充，以便在今后的工作中得到更好的借鉴。3.活动拍摄的照片，要分类存档。学校、学院每年的例行活动的照片用档案袋分类存放，例如迎新晚会、辩论赛、足球赛、运动会、团校培训、三下乡活动等。4.活动除了将文字材料交到办公室外，还需同时交上活动的电子档案，以便在办公室电脑中备份和查询。5.班级档案，对今后各个班级的团日活动、先进班级集体等材料进行存档作为年终考核考评的参考材料。同时，在各班团支书交文字档案同时，也须交上相应的电子档案。6.团委学生会成员档案，有办公室管理人员对团委学生会成员的初期成绩、期末荣誉进行搜集整理，其材料作为上级部门推优的参考资料。7.档案的查阅，需对照电子档案中的清单，明确档案名称及档案号。在找到档案后，如需借出，需由部长以上签名。同时，必须告知办公室归还日期。如若在相应时间内没有及时归还，办公室有权进行查询并作相应处理。
