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1、商务类公文写作,商务公文的基本知识:,一、商务公文的四个构成要素: 1、意图:从主观目标看客观目标。 2、结构:有效划分层次和段落,巧设过渡和照应 。 3、材料:组织材料要注意多、细、精、严。 4、语言:语言是商务公文的“细胞”。要适当运用模糊语言、模态词语与古词语,正确使用专业术语、熟语、流行语等词语 。,二、商务公文的特点:,1、公文的制作者是依法成立的商务组织。 2、公文具有特定效力,用于处理商务;公文具有行政机关赋予的特定的效能和影响力。 3、公文具有规范的结构和格式,各种类型的公文都有明确规定的格式,而不是像私人文件那样主要靠各种“约定俗成”的格式。 商务公文区别于其它文章的主要特点
2、是商务公文是具有法定效力于规范各式的文件。,三 、常用商务公文 :,1、公务信息 :包括通知、通报、通告、会议纪要、会议记录等; 2、上下沟通:包括请示、报告(工作报告、回复性报告)、 公函、批复、意见等; 3、建规立矩:包括企业各类管理规章制度等、决定、命令、任命等; 4、包容大事小情:包括简报、调查报、计划、总结等; 5、对外宣传:礼仪类应用文、 领导演讲稿、邀请函等; 6、财经类:经济合同、 委托授权书等; 7、其他:电子邮件、便条、单据类(借条、欠条、领条、收条) 等。,四、商务公文的格式参照国家行政机关公文格式。,会议纪要,会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内
3、容的规定性公文。 会议纪要具有指导性、纪实性、概括性的效果。 就性质会议纪要可分为办公室会议纪要和专项会议纪要;就表述形式可分为决议式纪要,概述式纪要和记录式纪要;根据内容可分为决议性纪要和综合性纪要。,会议纪要的写作格式结构,分标题、正文、落款三部分。 (1)标题。会议纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成。 (2)正文。包括前言、主体、结尾三项内容。 前言概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况,说明主要议题,然后用“现将这次会议讨论的主要问题综述如下:”主体是会议纪要的核心内容,主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题,把会议的基本精神,特别是
4、会议形成的决定、决议,准确地概述清楚。 结尾即会议纪要的结束语,一般是向收文单位提出希望和要求,有的会议纪要没有结尾部分,主体内容写完,全文就结束。 (3)落款。包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要,署上召开会议的领导机关的全称,下面写上成文的年、月、日期,加盖公章,一般会议纪要不署名,只写成文时间,加盖公章。,会议纪要范文概述式纪要实例,抓住机遇 扩大开放沿长江五市对外开放研讨会纪要沿长江五市(重庆、岳阳、武汉、九江、芜湖)对外开放研究会,于199年7月1516日在庐山经纬宾馆举行。这次会议是在党中央和国务院作出以上海浦东为龙头,进一步开放长江沿岸城市的战略决策之后,由求是杂志社
5、经济部、江西省体改委、九江市人民政府联合召开的,来自五市的领导和有关方面的负责同志及部分新闻单位的代表共40余人参加了会议。与会代表围绕着如何搞好沿长江对外开放的问题,进行了热烈发言和深入讨论。 与会代表一致认为,搞好沿长江的对外开放意义深远重大。 长江在我国国民经济和社会发展中占有重要地位。 投资环境建设是对外开放的重要内容,代表们认为应把它放在对外开放的重要地位来看待,作为一项持久的基础性工作来抓。既要搞好投资硬环境的建设,努力使“七通一平”符合国际标准;又要加强各项软环境的建设,使有关政策措施符合国际规范。还要大力发展第三产业,培养大批懂业务、善经营、敢开拓的外向型经济人才。,会议记录写
6、作格式及范文,一、会议记录的含义、作用和特点 (一)会议记录的含义 会议记录是由会议组织者指定专人,如实、准确地记录会议的组织情况和会议内容的一种机关应用性文书。会议记录一般用于比较重要的会议或正式的会议,它要求真实、全面地反映会议的本来面貌。,(二)会议记录的作用,会议记录的特点体现在三个方面: 1依据作用 会议记录忠实地记录了会议的全貌。会议精神、会议形成的决定和决议、会议对重大问题作出的安排,如果在会议后期需要形成文件,要以会议记录为依据;如果不形成文件,与会者在会后传达贯彻会议精神和决定是否准确,也要以会议记录为依据进行检验。 2素材作用 会议进行过程中连续编发的会议简报,以及会议后期
7、制作的会议纪要,都要以会议记录为重要素材。会议简报和会议纪要可以对会议记录进行一定的综合、提要,但不得对会议记录所确认的内容进行歪曲和纂改。可以说,会议记录是形成会议简报和会议纪要的基础。 3备忘作用 会议记录可以作用会议情况和会议内容的原始凭证。时过境迁,有关会议的内容和情况可能无法在记忆中复现了,甚至当时作出的重要决定可能也记不清了,这时就不妨查查会议记录。会议记录还可以成为一个部门和单位的历史资料,若干年后,通过大量会议记录可以了解这个单位的历史进程和发展状况。,(三)会议记录的特点,1真实性 会议记录的执笔者与其他文章的写作者有一个重要的区别,那就是他只有记录权没有改造权。会议是个什么
8、样就记成什么样,与会者发言时说了些什么就记下什么,记录者不能进行加工、提炼,不能增添、删减,不能移花接木,不能张冠李戴。 2原始形态性 会议记录是会议情况和内容的原始化的记录。所谓原始,就是未经整理,未经综合。在这一点上,它跟会议简报、会议纪要有着很大不同。会议简报和会议纪要也是真实的,但不是原始的。虽然在内容上可能没有太大差别,但在存在形态上,会议记录跟会议简报和会议纪要的差异甚大。 3完整性 会议记录对会议的时间、地点、出席人员、主持人、议程等基本情况,对领导讲话、与会者的发言、讨论和争议、形成的决议和决定等内容,都要记录下来,一般没有太多的选择性。,二、会议记录的写法 (一)标题 标题由
9、会议名称加文体名称组成,就是会议记录。如果使用的是专用的会议记录本,连“记录”二字也可省略,只写会议名称即可。,(二)会议组织概况,1会议时间 要写明年、月、日,上午、下午或晚上,时分至时分。 2开会地点 如:“会议室”、“礼堂”、“现场”等。 3主持人的职务,姓名 如:“校党委书记”、“公司总经理”。 4出席人 根据会议的性质、规模和重要程度的不同,出席人一项的详略也会有所不同。 有时可以只显示身份和人数,如“各院系党总支书记和直属党支部书记31人”、“各部门经理”、“全体与会代表”等。 如果出席人身份复杂,如既有上级领导,又有本单位各部门的主要领导,还有各种有关人员,最好将主要人员的职务、
10、姓名一一列出,其他有关人员则分类列出。 5列席人 包括列席人的身份、姓名,可参照出席人的记录方法。 6缺席人 如有重要人物缺席,应作出记录。 7记录人 包括记录人的姓名和部门。如:(办公室秘书)。,(三)会议内容,这部分随着会议的进展一步步完成,没有具体的固定模式。一般包含有以下方面: 会议的议题、宗旨、目的; 会议议程; 会议报告和讲话; 会议讨论和发言; 会议的表决情况; 会议决定和决议; 会议的遗留问题。 这些是一般会议都有的项目,但侧重点会有所不同,先后次序会有所不同。,(四)结尾 可将主持人宣布的散会一项记入,也可以将散会一项略去不记。 最后,由主持人和记录人对记录进行认真校核后,分
11、别签上姓名,以示对此负责。,【 范 文 一 】,市代表团第一组会议记录 会议名称:小组会议 会议议程:讨论政府工作报告 时间:3月11日 地址:第二会议室 主持:刘 出席:全组代表13人 列席:日报社记者 许代表说,县教师去年几次闹事,主要矛盾是上边给政策,下边没有钱,老师的奖金不好兑现。应当说,东辽整个教育工作在全省不算落后,最大的问题是经费问题。农村中小学除人头费外,其余费用都是由农民负担。在5的定项限额中,拿出12给教育,比例不算小,有800多万元,可是去了人头费,剩不下几个钱。去年上边要求给教师增加补贴、资金,县里拿不出钱,经多方筹措只兑现了一部分,因而引起教师不满。教师们说,教育是治
12、国之本,教师的地位提高了,为什么连奖金、补贴还解决不了?最后财政拿出一部分,乡镇拿出一部分,学校勤工俭学解决一部分。勤工俭学一块绝大多数没有解决。越是穷的地方,问题还越多。,赵代表说,从区的情况看,近几年教育事业发展比较快,二部制的问题解决了,倒 房的问题也基本上得到解决,但是教学质量普遍不高。区内7所中学,唯有三中好一点,小学上中学非常困难。在我们那里,学生进好学校要多交钱,转学也要多交钱。好的学校超额,差的学校没人愿意去。家长对学生读书也失去了信心。条件比较好的东山校,其实那里的老师也很可怜的。有时买粉笔没钱,平时上市里开会,车票还得自己报销。靠老师们轮流在收发室卖冰棍,洗理费也只能发2元
13、钱。 吕代表说,从1984年到1988年的5年间,全市教育经费支出12554万元,是建国以来投入最多的时期,与其他各项社会事业比较,也是追加投资最多的。尽管如此,教育事业的困难还是挺多。全市不包括两县,超编教师达690人。一边是教师超编,另一边是能干的、水平高的教师又特别少。这说明教育本身的大锅饭比较严重。教师不管水平高低,能力大小,够年头就评职称,就长工资。这样不利于鼓励教师钻研业务,提高素质和水平。解决这个问题,光靠财政不行,要在教育系统进行优化组合,富余人员去开辟新的创收门路。要在实行校长负责制下,实行教师聘用制。 王代表说,目前,在教师和科研队伍中,滥竽充数的太多了。只有初中毕业学历的
14、21岁小姑娘,也成了助理会计师,28岁的高中毕业生也得了个工程师的职称。 王代表气愤地说,和这些人平起平坐,我真想把自己的工程师证书扔了。,【 范 文 二 】,市城南开发区管委会办公会议记录 时间:1995年4月8日上午 地点:管委会会议室 主持人:李(管委会主任) 出席者:杨(管委会副主任)、周(管委会副主任管城建)、李(市建委副主 任)、肖(市工商局副局长)、陈(市建委城建科科长)及建委、工商局有关科室 宣传人员。街道居委会负责人。 列席者:管委会全体干部 记录:邹(管委会办公室秘书),讨论议题: 1如何整顿城市市场秩序。 2如何制止违章建筑、维护市容市貌。 杨主任报告城市现状:我区过去在
15、开发区党委领导下,各职能单位同心协力、齐抓共管在创建文明卫生城市方面取得了一定成绩,相应的城市市场秩序有一定进步,市容街道也较可观。可近几个月来,市场秩序倒退了,街道上小商贩逐渐多起来,水果摊、菜担、小百货满街乱摆一些建筑施工单位沿街违章搭棚。乱堆放材料,搬运泥土撒落大街这些情况严重地破坏了市容市貌,使大街变得又乱又脏;社会各界反应很强烈。因此今天请大家来研究 :如何整顿市场秩序?如何治理违章建筑、违章作业、维护市容,讨论发言(按发言顺序记录) 肖:个体商贩不按规定到指定市场经营,管理不得力、处理不坚决,我们有责任。这件事我们坚决抓落实:重新宣传市场有关规定,坐商归店、小贩归市、农民卖蔬菜副食到专门的农贸市场工商局全面出动抓,也希望街道居委会配合,具体行动方案我们再考虑。 罗(工商局市管科科长):市场是到了非整不可的地步了。我们的方针、办法都有了,过去实行过,都是行之有效的,现在的问题是要有人抓,敢于抓落到实处。只要大家齐心协力问题是能够解决的。 秦(居委会主任):整顿市场纪律我们居委会也有责任。我们一定发动群众配合好,制止乱摆摊,乱叫卖的现象。 李(建委副主任):去年上半年创建文明卫生城市时,市上出了个7号文件,其中规定施工单位不能乱摆战场。工棚、工场不得临街设置,更不准侵占人行道。沿街面施工要有安全防护措施今年有的施工单位不顾市上文件,在人行道上搭工棚、堆器材。