商务类公文写作

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1、商务类公文写作,商务公文的基本知识：,一、商务公文的四个构成要素： 1、意图：从主观目标看客观目标。 2、结构：有效划分层次和段落，巧设过渡和照应 。 3、材料：组织材料要注意多、细、精、严。 4、语言：语言是商务公文的“细胞”。要适当运用模糊语言、模态词语与古词语，正确使用专业术语、熟语、流行语等词语 。,二、商务公文的特点：,1、公文的制作者是依法成立的商务组织。 2、公文具有特定效力，用于处理商务；公文具有行政机关赋予的特定的效能和影响力。 3、公文具有规范的结构和格式，各种类型的公文都有明确规定的格式，而不是像私人文件那样主要靠各种“约定俗成”的格式。 商务公文区别于其它文章的主要特点

2、是商务公文是具有法定效力于规范各式的文件。,三 、常用商务公文 ：,1、公务信息 ：包括通知、通报、通告、会议纪要、会议记录等； 2、上下沟通：包括请示、报告（工作报告、回复性报告）、 公函、批复、意见等； 3、建规立矩：包括企业各类管理规章制度等、决定、命令、任命等； 4、包容大事小情：包括简报、调查报、计划、总结等； 5、对外宣传：礼仪类应用文、 领导演讲稿、邀请函等； 6、财经类：经济合同、 委托授权书等； 7、其他：电子邮件、便条、单据类（借条、欠条、领条、收条） 等。,四、商务公文的格式参照国家行政机关公文格式。,会议纪要,会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内

3、容的规定性公文。 会议纪要具有指导性、纪实性、概括性的效果。 就性质会议纪要可分为办公室会议纪要和专项会议纪要；就表述形式可分为决议式纪要，概述式纪要和记录式纪要；根据内容可分为决议性纪要和综合性纪要。,会议纪要的写作格式结构,分标题、正文、落款三部分。 （1）标题。会议纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成。 （2）正文。包括前言、主体、结尾三项内容。 前言概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况，说明主要议题，然后用“现将这次会议讨论的主要问题综述如下：”主体是会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是

4、会议形成的决定、决议，准确地概述清楚。 结尾即会议纪要的结束语，一般是向收文单位提出希望和要求，有的会议纪要没有结尾部分，主体内容写完，全文就结束。 （3）落款。包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要，署上召开会议的领导机关的全称，下面写上成文的年、月、日期，加盖公章，一般会议纪要不署名，只写成文时间，加盖公章。,会议纪要范文概述式纪要实例,抓住机遇 扩大开放沿长江五市对外开放研讨会纪要沿长江五市（重庆、岳阳、武汉、九江、芜湖）对外开放研究会，于199年7月1516日在庐山经纬宾馆举行。这次会议是在党中央和国务院作出以上海浦东为龙头，进一步开放长江沿岸城市的战略决策之后，由求是杂志社

5、经济部、江西省体改委、九江市人民政府联合召开的，来自五市的领导和有关方面的负责同志及部分新闻单位的代表共40余人参加了会议。与会代表围绕着如何搞好沿长江对外开放的问题，进行了热烈发言和深入讨论。 与会代表一致认为，搞好沿长江的对外开放意义深远重大。 长江在我国国民经济和社会发展中占有重要地位。 投资环境建设是对外开放的重要内容，代表们认为应把它放在对外开放的重要地位来看待，作为一项持久的基础性工作来抓。既要搞好投资硬环境的建设，努力使“七通一平”符合国际标准；又要加强各项软环境的建设，使有关政策措施符合国际规范。还要大力发展第三产业，培养大批懂业务、善经营、敢开拓的外向型经济人才。,会议记录写

6、作格式及范文,一、会议记录的含义、作用和特点 (一)会议记录的含义 会议记录是由会议组织者指定专人，如实、准确地记录会议的组织情况和会议内容的一种机关应用性文书。会议记录一般用于比较重要的会议或正式的会议，它要求真实、全面地反映会议的本来面貌。,(二)会议记录的作用,会议记录的特点体现在三个方面： 1依据作用 会议记录忠实地记录了会议的全貌。会议精神、会议形成的决定和决议、会议对重大问题作出的安排，如果在会议后期需要形成文件，要以会议记录为依据；如果不形成文件，与会者在会后传达贯彻会议精神和决定是否准确，也要以会议记录为依据进行检验。 2素材作用 会议进行过程中连续编发的会议简报，以及会议后期

7、制作的会议纪要，都要以会议记录为重要素材。会议简报和会议纪要可以对会议记录进行一定的综合、提要，但不得对会议记录所确认的内容进行歪曲和纂改。可以说，会议记录是形成会议简报和会议纪要的基础。 3备忘作用 会议记录可以作用会议情况和会议内容的原始凭证。时过境迁，有关会议的内容和情况可能无法在记忆中复现了，甚至当时作出的重要决定可能也记不清了，这时就不妨查查会议记录。会议记录还可以成为一个部门和单位的历史资料，若干年后，通过大量会议记录可以了解这个单位的历史进程和发展状况。,(三)会议记录的特点,1真实性 会议记录的执笔者与其他文章的写作者有一个重要的区别，那就是他只有记录权没有改造权。会议是个什么

8、样就记成什么样，与会者发言时说了些什么就记下什么，记录者不能进行加工、提炼，不能增添、删减，不能移花接木，不能张冠李戴。 2原始形态性 会议记录是会议情况和内容的原始化的记录。所谓原始，就是未经整理，未经综合。在这一点上，它跟会议简报、会议纪要有着很大不同。会议简报和会议纪要也是真实的，但不是原始的。虽然在内容上可能没有太大差别，但在存在形态上，会议记录跟会议简报和会议纪要的差异甚大。 3完整性 会议记录对会议的时间、地点、出席人员、主持人、议程等基本情况，对领导讲话、与会者的发言、讨论和争议、形成的决议和决定等内容，都要记录下来，一般没有太多的选择性。,二、会议记录的写法 (一)标题 标题由

9、会议名称加文体名称组成，就是会议记录。如果使用的是专用的会议记录本，连“记录”二字也可省略，只写会议名称即可。,(二)会议组织概况,1会议时间 要写明年、月、日，上午、下午或晚上，时分至时分。 2开会地点 如：“会议室”、“礼堂”、“现场”等。 3主持人的职务，姓名 如：“校党委书记”、“公司总经理”。 4出席人 根据会议的性质、规模和重要程度的不同，出席人一项的详略也会有所不同。 有时可以只显示身份和人数，如“各院系党总支书记和直属党支部书记31人”、“各部门经理”、“全体与会代表”等。 如果出席人身份复杂，如既有上级领导，又有本单位各部门的主要领导，还有各种有关人员，最好将主要人员的职务、

10、姓名一一列出，其他有关人员则分类列出。 5列席人 包括列席人的身份、姓名，可参照出席人的记录方法。 6缺席人 如有重要人物缺席，应作出记录。 7记录人 包括记录人的姓名和部门。如：(办公室秘书)。,（三)会议内容,这部分随着会议的进展一步步完成，没有具体的固定模式。一般包含有以下方面： 会议的议题、宗旨、目的； 会议议程； 会议报告和讲话； 会议讨论和发言； 会议的表决情况； 会议决定和决议； 会议的遗留问题。 这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先后次序会有所不同。,(四)结尾 可将主持人宣布的散会一项记入，也可以将散会一项略去不记。 最后，由主持人和记录人对记录进行认真校核后，分

11、别签上姓名，以示对此负责。,【 范 文 一 】,市代表团第一组会议记录 会议名称：小组会议 会议议程：讨论政府工作报告 时间：3月11日 地址：第二会议室 主持：刘 出席：全组代表13人 列席：日报社记者 许代表说，县教师去年几次闹事，主要矛盾是上边给政策，下边没有钱，老师的奖金不好兑现。应当说，东辽整个教育工作在全省不算落后，最大的问题是经费问题。农村中小学除人头费外，其余费用都是由农民负担。在5的定项限额中，拿出12给教育，比例不算小，有800多万元，可是去了人头费，剩不下几个钱。去年上边要求给教师增加补贴、资金，县里拿不出钱，经多方筹措只兑现了一部分，因而引起教师不满。教师们说，教育是治

12、国之本，教师的地位提高了，为什么连奖金、补贴还解决不了？最后财政拿出一部分，乡镇拿出一部分，学校勤工俭学解决一部分。勤工俭学一块绝大多数没有解决。越是穷的地方，问题还越多。,赵代表说，从区的情况看，近几年教育事业发展比较快，二部制的问题解决了，倒 房的问题也基本上得到解决，但是教学质量普遍不高。区内7所中学，唯有三中好一点，小学上中学非常困难。在我们那里，学生进好学校要多交钱，转学也要多交钱。好的学校超额，差的学校没人愿意去。家长对学生读书也失去了信心。条件比较好的东山校，其实那里的老师也很可怜的。有时买粉笔没钱，平时上市里开会，车票还得自己报销。靠老师们轮流在收发室卖冰棍，洗理费也只能发2元

13、钱。 吕代表说，从1984年到1988年的5年间，全市教育经费支出12554万元，是建国以来投入最多的时期，与其他各项社会事业比较，也是追加投资最多的。尽管如此，教育事业的困难还是挺多。全市不包括两县，超编教师达690人。一边是教师超编，另一边是能干的、水平高的教师又特别少。这说明教育本身的大锅饭比较严重。教师不管水平高低，能力大小，够年头就评职称，就长工资。这样不利于鼓励教师钻研业务，提高素质和水平。解决这个问题，光靠财政不行，要在教育系统进行优化组合，富余人员去开辟新的创收门路。要在实行校长负责制下，实行教师聘用制。 王代表说，目前，在教师和科研队伍中，滥竽充数的太多了。只有初中毕业学历的

14、21岁小姑娘，也成了助理会计师，28岁的高中毕业生也得了个工程师的职称。 王代表气愤地说，和这些人平起平坐，我真想把自己的工程师证书扔了。,【 范 文 二 】,市城南开发区管委会办公会议记录 时间：1995年4月8日上午 地点：管委会会议室 主持人：李(管委会主任) 出席者：杨(管委会副主任)、周(管委会副主任管城建)、李(市建委副主 任)、肖(市工商局副局长)、陈(市建委城建科科长)及建委、工商局有关科室 宣传人员。街道居委会负责人。 列席者：管委会全体干部 记录：邹(管委会办公室秘书),讨论议题： 1如何整顿城市市场秩序。 2如何制止违章建筑、维护市容市貌。 杨主任报告城市现状：我区过去在

15、开发区党委领导下，各职能单位同心协力、齐抓共管在创建文明卫生城市方面取得了一定成绩，相应的城市市场秩序有一定进步，市容街道也较可观。可近几个月来，市场秩序倒退了，街道上小商贩逐渐多起来，水果摊、菜担、小百货满街乱摆一些建筑施工单位沿街违章搭棚。乱堆放材料，搬运泥土撒落大街这些情况严重地破坏了市容市貌，使大街变得又乱又脏；社会各界反应很强烈。因此今天请大家来研究 ：如何整顿市场秩序？如何治理违章建筑、违章作业、维护市容,讨论发言(按发言顺序记录) 肖：个体商贩不按规定到指定市场经营，管理不得力、处理不坚决，我们有责任。这件事我们坚决抓落实：重新宣传市场有关规定，坐商归店、小贩归市、农民卖蔬菜副食到专门的农贸市场工商局全面出动抓，也希望街道居委会配合，具体行动方案我们再考虑。 罗(工商局市管科科长)：市场是到了非整不可的地步了。我们的方针、办法都有了，过去实行过，都是行之有效的，现在的问题是要有人抓，敢于抓落到实处。只要大家齐心协力问题是能够解决的。 秦(居委会主任)：整顿市场纪律我们居委会也有责任。我们一定发动群众配合好，制止乱摆摊，乱叫卖的现象。 李(建委副主任)：去年上半年创建文明卫生城市时，市上出了个7号文件，其中规定施工单位不能乱摆战场。工棚、工场不得临街设置，更不准侵占人行道。沿街面施工要有安全防护措施今年有的施工单位不顾市上文件，在人行道上搭工棚、堆器材。