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1、内部控制缺陷及修补建议汇总（北东公司） 内部控制缺陷及修补建议汇总（北东公司） 目录 一、 共通缺陷 2 二、 公司治理与合规管理 5 三、 采购管理 6 四、 技术进步管理 12 五、 生产冶炼及存货管理 13 六、 工程项目和固定资产管理 14 七、 销售管理 23 八、 资金管理 26 九、 关联方交易管理 32 十、 预算和费用管理 33 十一、 财务报告与税务管理 34 十二、 人力资源与薪酬福利管理 38 十三、 信息系统管理 42 一、 共通缺陷 缺陷编号 流程名称 子流程 缺陷描述 修补建议 适用公司 公司负责人 管理层回应 Common-D1 探采工程外包 承包商甄选及合同签
2、订管理 目前公司在甄选承包商/承建商/供应商时，通过招标、议价的方式对竞标方的资质、资金条件、技术能力、报价等进行综合评估，由公司招投标委员会/授权管理层选出符合公司利益的承包商/承建商/供应商。但公司目前仅对承建商的招标选择工作制定了相应的政策程序，尚未就探采工程外包承包商及固定资产供应商的招标选择工作形成正式的政策及程序，以规范甄选的管理流程，内容包括但不限于：招投标/比价界定金额的规定、招投标委员会的人员构成、标书的审阅、评标报告的编制及审批、比价单的编制及审批等。缺乏以上政策及程序可能导致公司在选择承包商/供应商时标准不一，无法保证选择到最符合公司利益的承包商/供应商。 建议公司建立正
3、式的探采工程外包承包商及固定资产供应商招标选择工作的政策及流程文件，内容包括但不限于承包商的选择方式及标准（招标或议价形式）、授权管理层的审批流程、承包商/承建商/供应商档案的建立等。 北东公司 穆德胜 企管部分管领导 工程项目和固定资产管理 承建商及供应商甄选和合同签订管理 北东公司 穆德胜 企管部分管领导 采购管理 固定资产采购管理 北东公司 穆德胜 企管部分管领导 Common-D2 探采工程外包 承包商甄选及合同签订管理 目前公司通过对外招标或议价的方式选择符合公司利益的承包商/承建商/供应商。但公司尚未建立合格承包商/承建商/供应商数据库，将所有选择的合格承包商/承建商/供应商信息填
4、入该数据库中。同时公司尚未建立书面的承包商/承建商/供应商名录维护的政策及流程文件。 合格承包商/承建商/供应商名录的缺失，可能导致不合格供应商的引入以及公司采购工作的效率降低。 建议公司建立合格承包商/承建商/供应商名录机制，定期将合格承包商/承建商/供应商加入现有名录，并根据实际表现更新该名录，将该名录作为承包商/承建商/供应商选择的基础。 同时，建议公司完善现有制度，增加有关承包商/承建商/供应商名录使用及维护规范的书面政策及流程，包括但不限于：新增承包商/承建商/供应商的审批、名录更新的定期审阅、名录的密码保护措施以及名录的年度审阅流程等。 北东公司 穆德胜 企管部分管领导 工程项目和
5、固定资产管理 承建商及供应商甄选和合同签订管理 北东公司 穆德胜 企管部分管领导 采购管理 固定资产采购管理 北东公司 穆德胜 企管部分管领导 二、 公司治理与合规管理 缺陷编号 流程名称 子流程 缺陷描述 修补建议 适用公司 公司负责人 管理层回应 CG-D1 公司治理与合规管理 组织结构 目前北东公司资产财务部尚未形成正式的财务部组织架构图以明确部门的配置及汇报路线等内容；同时，尚未为财务部各岗位设置明确的员工职责，可能导致财务部相关人员对自身职责不明确，进而无法完成其应承担的责任与工作。 建议北东公司资产财务部形成正式的财务部组织架构图及各财务岗位的职责说明，明确财务部内部配置、汇报机制
6、及相关岗位的工作职责。 北东公司 胡晓初 资产财务部主管 三、 采购管理 缺陷编号 流程名称 子流程 缺陷描述 修补建议 适用公司 公司负责人 管理层回应 PP-D1 采购管理 固定资产采购 目前北东公司设备采购需由使用部门填写申请表并逐级审批。但是我们发现部分采购的审批未得到书面记录，仅通过电话汇报的方式进行。此外，选择供应商过程中，询价比价的工作也未得到书面记录。可能导致未经审批的采购发生，所购置设备不符合需求，影响公司的正常生产运转。 建议北东公司各设备采购申请人严格遵守公司对设备采购的规定，使用书面的申请表进行采购申请。此外，建议北东公司企业管理部采购负责人将供应商选择过程中的询价比价
7、工作进行书面记录。 北东公司 郭绍华 企管部供应主管 PP-D2 采购管理 固定资产采购 目前对于需调试安装的设备，企管部供应主管、资产财务部会计、固定资产使用人仅在设备到货入库前，对该设备进行初步验收，填写固定资产（设备）到货入库验收单，验收内容涉及数量、外观破损情况及物品的相关资料（例如：质检报告）。但相关部门未在设备试运行调试完毕后，将对该设备的验收结果留下书面记录。可能导致购置的设备运行功能缺陷无法及时反馈给供应商，影响公司正常生产运转。 建议北东公司完善设备验收流程，对设备调试验收结果做出书面记录，确保购置设备的质量。 北东公司 郭绍华 企管部供应主管 PP-D3 采购管理 固定资产
8、采购 目前在固定资产采购中，资产财务部会计在固定资产入库后直接将固定资产入账。但是对于部分需调试安装的设备，资产财务部会计并未根据实际情况入账在建工程，在调试安装验收完成后方入账固定资产，可能造成公司固定资产账目不准确，从而影响财务报表的准确性。 建议资产财务部完善固定资产的入账流程，对于需调试安装的设备，应先入在建工程账，待其调试完毕验收通过后再转入固定资产，以确保财务报表的准确性。 北东公司 胡晓初 资产财务部部长 PP-D4 采购管理 生产物资采购 目前北东公司物资库房存货的收发及记账均由库存保管员一人操作，不符合职责分离原则，可能导致舞弊现象的出现。 建议北东公司在库房安排专人负责存货
9、的盘点记账等工作，同时安排独立人员负责存货的收发工作，确保不相容岗位职责分离。 北东公司 郭绍华 企管部供应主管 PP-D5 采购管理 生产物资采购 北东公司在通过经销商采购时，商品价目表采用每半年更新一次的方式确定。由于市场的变化，各商品的价格仍有可能发生变动。但是，公司采购负责人未要求经销商对此出具价格变动证明或情况说明，可能造成无法及时发现经销商的无端变价，导致公司成本的增长。 建议北东公司在发现采购物资价格与商品价目表发生不一致时，要求经销商出具价格变动证明或情况说明，在得到分管领导审阅及书面确认后方按照该月材料申购计划开展采购，确保经销商价格的合理性和准确性。 北东公司 郭绍华 企管
10、部供应主管 PP-D6 采购管理 生产物资采购 对于经销商采购物资，北东公司目前在月末制定下月采购计划，在采购主管与经销商确定实际需采购数量及单价后，由经销商下山采购，次月相关部门从经销商仓库领用，但实际领用范围可能超出上月的采购计划，对于超出采购计划的物资，相关部门也无需提出额外申请，由采购主管确定采购价格。缺乏额外的申请，导致采购进价的不确定，使得资产财务部在次月结账进行“三单（计划，入库单，发票）匹配”时，无法确定该些额外采购物资的单价。 建议公司要求各相关部门在从经销商仓库领用当月所需物资时，核对本月物资采购计划，若存在超出采购计划的物资需求，则需向供应主管作额外物资申请，由供应主管与
11、经销商确定采购单价，并在额外申请上注明。次月结算时，供应主管应将上月物资计划、额外物资申请单交于资产财务部；仓库库管则将出/入库单交于资产财务部；财务部则基于获得的计划、额外申请单、出/入库单与发票进行核对，确保支付的准确。 北东公司 郭绍华 企管部供应主管 胡晓初 资产财务部部长 PP-D7 采购管理 生产物资采购 目前北东公司资产财务部会计未对物资采购应付账款开展定期对账，仅在供应商要求付款时对账，且未作书面记录，可能导致无法及时发现应付账款余额不正确，从而导致财务报表不准确。 建议资产财务部会计定期（如每月）对物资采购应付账款开展对账，以保证应付账款余额的准确性。 北东公司 胡晓初 资产
12、财务部部长 PP-D8 采购管理 生产物资采购/固定资产采购 公司已建立合同审批流程，但由于目前北东公司法律人员的调离，北东公司各合同未按要求得到法律人员审核，可能导致合同条款的订立存在不合规的可能，进而损害公司利益。 建议北东公司严格按照公司制定的合同审批流程安排法律人员审核合同，确保合同的合规性，保障公司的权益。 北东公司 郭绍华 企管部供应主管 PP-D9 采购管理 生产物资采购 目前北东公司规定生产物资的验收工作由使用部门、采购负责人及库存保管员共同进行，使用部门负责产品质量的确认。但实际操作中公司存在未按规定开展质量检验的情况。我们发现部分化学物质由于采购前期技术指标定义不明确，造成
13、验收时无标可循。质量检验的缺失，可能导致存在质量问题物资的引入，进而损害公司利益。 建议各物资使用部门在提交物资申购计划时加强对物资技术要求及标准的定义。对于物资采购入库验收的管理，使用部门应制定详细的全检或者抽检制度，安排专业技术人员进行检验确认，及早发现存在质量问题的物资。 北东公司 郭绍华 企管部供应主管 四、 技术进步管理 缺陷编号 流程名称 子流程 缺陷描述 修补建议 适用公司 公司负责人 管理层回应 TE-D1 技术进步管理 项目立项、评估和审批 目前北东公司未就项目管理形成明确的制度，是否立项未得到明确的界定，立项流程也较为模糊。可能导致公司各项目开展过程混乱，缺失应有论证审核，
14、资金使用不合理及公司运营的效益低下。 建议北东公司制定明确的项目立项、评估和审批管理制度，明确界定具备立项资格的投资金额和规模，严格管理项目立项的审核审批制度。 北东公司 穆德胜 企业管理部分管领导 五、 生产冶炼及存货管理 缺陷编号 流程名称 子流程 缺陷描述 修补建议 适用公司 公司负责人 管理层回应 MI-D1 生产冶炼及存货管理 生产成本核算和分析管理 目前北东公司在每月进行成本结算时，将当月领用原矿的开采费用、运输服务费用、生产员工工资、生产车间耗用的水电费、冶金提炼员工的工资等作为当月生产成本进行结转。但目前财务部尚未根据开采原矿与领用原矿的比例，对当月的运输服务费用进行分配。 建
15、议北东公司采用适当的分配方法将运输服务费用在完工产品与在产品之间进行分配。 北东公司 胡晓初 资产财务部部长 MI-D2 生产冶炼及存货管理 存货实物管理 目前北东公司年度存货盘点由财务部、企业管理部以及仓库管理人员共同开展。但是对于存货盘点过程中所发现的差异，资产财务部也未安排相关人员进行分析，查找原因，可能导致无法及时发现存货管理漏洞，避免进一步损失。 建议北东公司在年度盘点后针对发现的盘点差异，组织相关人员进行分析，查找差异原因，及早发现存货管理漏洞，避免进一步损失。 北东公司 胡晓初 资产财务部部长 六、 工程项目和固定资产管理 缺陷编号 流程名称 子流程 缺陷描述 修补建议 适用公司
16、 公司负责人 管理层回应 FA-D1 工程项目和固定资产管理 新建、扩建及技改项目立项、评估和审批管理 目前北东公司需要新建、扩建或进行技改项目前，需根据项目金额及性质，通过以下三种形式进行项目的申请： 1）由管理层牵头成立项目小组，负责编制新建、扩建或技改项目的立项申请。内容包括项目估算金额、进度计划等。项目小组成员对该立项申请的可行性进行论证，确认该项目可实施后，在立项申请上签署姓名； 2）由相应部门提出项目申请并提交北东公司总经理进行审阅。总经理确认该项目是否可行，若同意的话签署姓名。若不同意则提出改进意见； 3）金额较小的项目无需总经理审批，直接由分管副总进行确认。 但北东公司目前尚未建立上述三种项目申请方式的界定条件，包括项目金额、项目性质等，可能导致项目审批权限不清，未经适当管理层审批的项目被执行。 建议北东公司建立新建、扩建或进行技改项目不同审批程序的界定条件，包括项目金额、项目性质等。按照项目的实际情况由经授权的管理层进行审批。 北东公司 穆德胜 企业管理部分管领导 FA-D2 工程项目和固定资产管理 承建商及供应商甄选和合同签订管理 目前北东公司在与承建商及供应商
