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1、,秘书职业资格培训,会议管理,会前筹备工作,一、拟定会议议程、日程,会议议程,议程与日程,会议日程,为完成议题而做出的顺序计划； 会议所要讨论解决问题的问题的大致安排；,根据会议议程逐日做出的具体安排，以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。,二者的区别,会议议程的制定程序,（1）明确目标和参加者 （2）安排各项议程的时间 最重要的事项放在开头；涉及保密事项放在最后 两项原则：按照议案的轻重缓急；每一项议案的时间标识清楚。 （3）确定每一项议程 （4）决定会议讨论形式 （5）决定会议决策的方式,二、提供会议地点的备选方案,交通便利 会场大小与会议规模相符（人均23） 场地有良
2、好的设备配置 场地应不受外界干扰 会议地点是否有停车场所 场地租借成本合理 2006年11月份真题“会议地点选择的要求”P9,考虑因素,会议经费有限，应注意： 1.尽量将地点安排在稍偏的地方 2.尽量使会场与驻地相邻 3.压缩会议设备租赁 4.减少场地租用,会议酒店的分类,按类型分：商务型、度假型。 按地点分：位于市中心、位于市郊,选择会议地点的如下建议： （1）研发会议选择在培训中心或者其他宁静场所 （2）学会年会听从会员建议，多选择城市的酒店 （3）培训会议选择较偏僻，远离市区的酒店或者旅游胜地 （4）重大的奖励、表彰型会议地点装饰一定要有档次 （5）交易会或者新产品交易会要选择有展厅的场
3、所，而且交通便利,确定会议场地,检查全部的会议房间 随意抽查的内容：一个单人房间、一个双人房间、一个套房的设备。（06年11月） 检查会议登记部门、管理服务部门以及后勤部门的所在地 检查膳食供应，要求提供过去的各种菜单 应检查电梯的服务情况 检查服务项目、营业时间以及社交娱乐活动的费用 了解交通及停车设施 尽可能签订书面合同并保持密切联络。P13,案例,便 条 钟苗： 最近，在公司新址搬迁过程中出现了财务部与研发部之 间因使用办公用房发生矛盾的情形，总经理办公室要求我们 召开会议协调解决。请你就选择会议地点和布局以及会议议 程的安排提出相应建议，供会议筹备过程参考。请于明天下 班前将建议交给我
4、。 谢谢。 行政经理苏明 2010年3月25日,【答案】 1关于会议地点和布局的选择： 因部门之间的矛盾属于横向协调 工作范围，所以，建议协调会在 圆桌型布局的会议室举行。,2会议议程的安排，根据本次会议主题是协调平级部门之间的矛盾来确定： （1）由会议主持人说明此次会议的主题和议事规则。 （2）建议先由双方说明自己的问题和需求，使各方了解对方的困难。 （3）会议组织者向与会人员说明公司办公用房分配的根据。 （4）会议组织者向各方提出要求：防止本位主义、树立内部客户观念；耐心倾听对方意见；换位思考；及时进行信息沟通。 （5）再由双方进行互谅互让的磋商。 （6）形成会议备忘录，提醒遵照执行。,三
5、、会场布置和座次安排,1.会场整体布局的要求 庄重、美观、舒适，体现会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。（06年11月） 根据会议的性质和形式创造出和谐氛围 大中型会议要突出中心，保证绝对的中心 小型会场要注意集中和方便,2.主席台和座次安排 主席台：大中型会议均应设置主席台 座谈会和日常工作会议一般不设主席台 一般会议只需要请讲话人和主持人上台 工作会议：主席台颜色以蓝、绿色为主 庆典表彰性会议：红粉色为主 全国党代会：党徽+党旗（左右各5面） 全国人代会：国徽+国旗（左右各5面） 另外：会标、标语、花卉、字画等,职务最高者居中，先左后右，由前至后 主持人边坐或者按职
6、务顺序做 每个座位旁边的左侧放置姓名台签,主席台人数为偶数,3.其他人员座次安排： 横排法：从左至右横向依次排列 竖排法：从前至后纵向排列 左后排列法：以主席台为中心，左右两边交错扩展 综合考虑因素：职务高低；姓氏笔画或单位名称,4.会场形式的布置 P18,四、发布会议信息,1.会议通知信息 传递形式：（P21） （1）当面告知 （2）打电话 （3）发传真 （4）书面形式或者电子邮件形式 根据会议的性质、参加的范围、时间的缓急和保密要求选择适当的通知方式。 通常情况下采取两种以上的方式。,通知内容：详尽、明确。（P22） 何单位、何时、何地、开什么会议、会议的主要 目的及主要内容、会议期限与日
7、程安排，与会人员 的准备，报到的地点以及日期 。 会议通知样本要作为档案收存。 某些会议通知须附“回执”,文件发放范围是全体与会人员还是部分代表？列席代表？,2.分发传递会议文件（真题）P22,会议文件分出方式：（P23） （1）提前发出 （2）签到时发出（真题） （3）会中发出 （4）现场发出 签到时发出的文件内容：(P23） 工作报告、议程、日程安排、作息时间表、会议须知等,发布会议信息,（1）发布会议信息前要进行报审 （2）要对媒体进行选择 （3）发布会议信息的程序： 收集、筛选、加工、报送审核、发布 （4）媒体的类型： 地方媒体 全国性媒体 会议组织者自有媒体 发言人或参会者家乡的地方
8、媒体,五、安排会议食宿,1.会议餐饮： 秘书人员提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，事先将座位卡及菜单摆上。 席位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图。 早餐、茶歇、午餐、正式晚餐、招待会（P28),（1）根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。 （2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡自助餐制和分餐制。 （3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮的时间和地点。 （4）事先设计和确定就餐的凭证。 （5）要与饭店一起确定菜单，饮食要干净、卫生、美味可口、品种多。 （6）事先准备好干净的饮食用具。 （7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。 （8）做好饮水、饮料的供应。,
9、2.住宿： 提前编制住房分配方案 年龄较大的与会者和女性尽量安排向阳通风卫生好的房间 汉族与有禁忌的少数民族不安排在一起 预订数量稍有富余,六、邀请会议嘉宾,嘉宾邀请的要求：P29 1.有礼貌，盛情邀请但又不强人所难 2.专门的安全保卫和接待工作 3.正式发出邀请函 4.宁可邀请而不排斥的原则 5.嘉宾人数不宜过多,会议安全保卫工作人员职责及检查内容,职责： 应熟悉地方和国家法律、法规，能够冷静协助公安人员制服滋事者；防范火灾；熟知会场的紧急疏散示意图，了解如何在大规模恐慌中维持秩序；向领导汇报事故情况；监督装卸会议用品，防止与会议有关的财产或展品被盗；会议值班制度要健全，安全保卫人员要坚守岗
10、位。（06年11月） 检查：确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠；确保会场内消防设施齐全有效；确保会场的防窃听装置灵敏高效；确保会场的防盗设施处于运行状态；检查进出会场的人员的身份，禁止与会议无关的人员进出会场。,七、准备会议资料、会议用品,1.会议资料的具体内容（会议手册、文件资料、名单、房号、餐券、代表证、文具等） 2.会议资料的类型：来宾资料、会务资料、沟通资料 3.会议的临时文件要做好回收保管清退和保密，注意归档 P34,1.会议用品的类型：必备用品、特殊用品 2.会议用品要树立全局观念，搞好综合平衡，经济适用，量入为出，精打细算，注意轻重缓急。 空调一般在会前两小时开机预
11、热或者预冷 事先摆好姓名牌等,八、会议礼仪服务,文书礼仪 迎送礼仪 参会礼仪 服务礼仪,主持人礼仪,发言者礼仪,参加者礼仪,通用礼仪,九、检查视听设备,1.视听设备比较昂贵，专人维护，做好各种记录 2.工作程序 (P39-40) （1）确定工作人员的职责 （2）预演和检查会场视听设备 3.远程会议现场配备高速传真机 4.会议视听设备的保管（注意） （1）电源及连线 （2）散热 （3）清洁,第二节 会中服务,五、反馈会议信息,四、收集会议信息,三、做好会议的记录工作和简报工作,二、接待采访会议的新闻媒体,一、安排会议值班,一、会议值班工作,1.值班人员做好3项记录： （1）电话记录 （2）接待记
12、录 （3）值班日志 （4）作好信息传递 2.值班工作制度 （1）信息处理制度 （2）岗位责任制度 （3）交接班制度,编制值班表应有的项目 （1）会议值班时间期限和具体值班时间。 （2）会议值班人员姓名。 （3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。 （4）会议值班负责人姓名或带班人姓名。 （5）有时须用简明的文字表明值班的工作内容。 （6）标明人员 缺勤的备用方案或替班人员姓名。,二、接待新闻媒体,接待新闻媒体的原则 1.实事求是 2.内外有别，保密原则 3.报领导决定 4.全面周到、主动积极 5.综合考虑传递的方式和内容选择。 6.随时收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的
13、报道，为领导准确掌握会议的效果提供参考。 7.会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料，使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况，回答记者的提问。,接待新闻媒体的工作内容： 1.会议秘书撰写新闻报道稿件向媒体发送 2.邀请媒体会议召开期间驻会采访 3.会议结束后召开记者招待会,Company Logo,三、会议记录和简报工作,会议记录内容： 会议描述：类型、时间、日期和地点 与会者姓名 缺席者请假条 宣读上次会议记录 由会议记录中产生的问题 通讯情况 一般事务和其他事务 下次会议日期、主席签名 主持人签名，记录人签名,会议记录的要求：速度、真实性和资料性,会议简报： 报头、报核、
14、报尾 要求：真实准确，短小精悍，快，生动活泼,四、搜集反馈会议信息,搜集会议信息的要求：齐全、及时、准确、有效 反馈会议信息的要求： （1）要注意点面结合，正负反馈结合。 （2）会议信息反馈的目的要明确，要看服务对象。 （3）充分重视会议的反馈信息沟通，正、负反馈都要力求做到适时、适量、适度。 会议信息的反馈形式：正面指导反馈、建设性反馈。 会议信息的反馈方式：口头、书面、会议,第三节 会后落实工作,会后落实工作,一、会议文件的收集整理,收集会议文件资料的要求,收集会议文件资料的内容,会议文件的立卷归档,会议文件资料 收集整理,收集会议文件资料的要求（真题） 确定会议文件资料的收集范围。杜绝保
15、密文件清退死角。 收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。 选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。 收集会议文件也要履行严格的登记手续。认真检查文件是否有缺件、缺页、缺损的情况。 要注意保密。,会议文件的立卷归档范围（真题）： （1）全部会议正式文件资料（如决定、开幕词、闭幕词等及其复印稿） （2）会议的参考文件资料 （3）会议的出席、列席、分组名单 （4）会议的议程、日程和程序 （5）书面通知、往来重要电报、电话记录 （6）会议记录、发言稿、简报、快报、纪要及其复印稿 （7）P71页,整理文字会议记录： （1）熟悉有关方针政策，提高思想理论水平，
16、增强分析和理解能力。 （2）善于对讲话中的不足之处进行补正。 （3）加强写作训练，提高写作水平。 整理会议录音：删除、增加、修改、送审。,印发会议纪要只限于日常工作会议,编写会议纪要并提交领导审核，打印 办公会议纪要； 工作会议纪要； 协调会议纪要； 研讨会议纪要,确认印发范围； 确认接收者； 签发会议执行。,二、会议纪要,整理编写 审核打印,印制分发 归档保存,分发,三、会议经费结算方法,结算会议开支费用的程序： 通知与会人员结算时间地点清点费用支出发票核实发票填写报销单、将发票贴于报销单背面请领导签字到财务部门报销与相关部门及人员结清费用 会议成本 直接会议费用=会场租用及布置费+会议设备租用费+会议邮电通讯费+会议培训费+会议交通参观费+会议食宿费+会议资料费+会议宣传交际费+纪念品购置费+水电费+其他符合规定的杂支费等,会议财务管理应遵循
