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1、高校毕业生人事档案管理,2014档案学 肖时胜,高校毕业生人事档案管理的含义,高校毕业生人事档案管理是指运用科学规范的原则以及方法对人事档案进行收集、整理、保管、转递、利用等的活动。,人事档案与学籍档案的联系与区别,人事档案与学籍档案的联系 首先，人事档案与学籍档案是相辅相成的，学籍档案是人事档案的重要组成部分，人事档案包括了学籍档案里的毕业生的所有的个人情况，包括在校期间经历、党团情况、个人基本情况介绍、社会实践等方面。 其次，高校毕业生的学籍档案和高校毕业生人事档案具有相同的特征。高校毕业生学籍档案和人事档案由于自身特点都具有原始性、记录性、隐私性、信息性、参考性和凭证性。 再次，毕业生的
2、学籍档案是能转化为人事档案的，把毕业生的学籍档案里放入报到证等和工作相关的证明材料，这吋的学籍档案就转化为人事档案了。,人事档案与学籍档案的区别,首先，从内容上來看，高校毕业生的人事档案比学籍档案更加丰富，更加详尽。高校毕业生的学籍档案只是反映了高校毕业生在校期间的主要经历和表现情况。而高校毕业生的人事档案除了学籍档案里的内容外，还包括毕业生的工作经历和表现。 其次，从重要性上来看，虽然高校毕业生的学籍档案和人事档案都是具有举足轻重的重要意义的，但是，相对来说，高校毕业生人事档案对毕业生来说具有的意义更为重大和深远。高校毕业生人事档案不仅仅是个人的经历、情况的证明，它还和毕业生干部身份的拥有、
3、转正定级、职称晋升、工资的核定、各项社会、福利保险的缴纳等等和毕业生切身利益相连的事情息息相关，而高校毕业生的学籍档案只是毕业生在校期间的各种情况的证明。学籍档案在转化为人事档案之后，能发挥更为巨大的作用。,高校毕业生人事档案管理,实行统一领导，分级管理，为了避免人档分离现象的发生，高校毕业生的人事档案原则上只能由具有人事档案保管权限的各单位人事部门和各级人才交流机构保存，其他不具有人事档案保管权限的单位和个人不得私自管理人事档案。各级人事档案管理部门要做好高校毕业生人事档案的收集、整理、保管、转递以及提供利用工作；要及时的增删毕业生在各项人事活动中形成的各项证明材料，及时记录高校毕业生的转正
4、定级、职务升迁以及工资待遇的变化；要做好高校毕业生人事档案的査阅、利用服务，力争使高校毕业生人事档案发挥其应有的作用。,高校毕业生人事档案管理的内容,近年来，高校毕业生人事档案管理工作得到了广大档案工作者、用人单位以及社会大众的重视，关于高校毕业生人事档案管理的研究取得了长足的进展，综合各方研究与目前实际工作情况，普遍认为高校毕业生人事档案管理的内容主要包括以下几个方面：档案的收集、补充与整理工作、保管工作、转递与接管工作、提供利用工作。,高校毕业生人事档案的收集工作,高校毕业生人事档案的收集的内涵高校毕业生人事档案的收集是指各人事档案管理部门及时地将高校毕业生在各项工作生活中形成的应归类于人
5、事档案的各种材料、文件、证明收集起来，定期补充存放进人事档案中，便于提供利用服务。 高校毕业生人事档案的收集具有极其重要的作用，各人事档案管理机构只有及时、准确、高效的开展人事论校毕业生人事档案管理存在的问题及解决对策档案的收集工作，人事档案的管理工作才能起到事半功倍的效果。,高校毕业生人事档案的收集范围,1，主要包括：个人基本情况包括姓名、年龄、性别、民族、通讯地址、政治面貌等，家庭成员包括家庭成员的姓名、与本人的关系、职业、单位、政治面貌、所担任职务，主要社会关系、主要学习、工作经历。 2，入党、入团材料入党、入团材料主要包括：入党、团申请书，志愿书、入党积极分子培训材料、预备党员考察表、
6、转正申请表、党员登记表。考核及奖惩材料考核材料主要有综合测评表、年度考核、学年鉴定、职务晋升考察及考核结果等证明材料 3，奖惩材料主要包括毕业生在校及工作期间获得的各项奖励以及处罚结果。诸如三好学生、优秀班干、校级、省级优秀毕业生、优秀党、团员、劳动模范、先进个人等材料。学历、工资、职称等材料主要包括高校毕业生的学历、学位证书复印件、工资、福利待遇、转正定级后职称的晋升材料等。 4，其他材料政审材料、创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文等材料、工作中形成的其他各种证明、材料。、高校毕业生人事档案的收集渠道通过各级人事部门收集高校毕业生的一般履历、自传材料。通过各级党组织收集高校毕业生入党
7、、入团相关材料。通过高校毕业生所属行政管理部门以及相关司法部门收集考核及奖惩材料。通过各髙校以及相关培训机构收集学历方面的材料，通过各级劳资部门收集高校毕业生的工资、职称等方面的材料。,高校毕业生人事档案的收集方法和要求,定期收集。 随时收集。 及时。 全面。 规范。,高校毕业生人事档案的整理,高校毕业生人事档案的整理是指高校毕业生人事档案管理部门对零散的、需要增加和删节的毕业生的人事档案进行分类、组合、排序、编目的过程。高校毕业生的人事档案是动态的而不是静止的，是需要在认识活动过程中不断的论校毕业生人事档案管理存在的问题及解决对策进行增删的，因此，档案管理部门必须对高校毕业生的人事档案不断进
8、行整理，注重规范性和全面性，更好地为人事档案的提供利用服务。,高校毕业生人事档案的整理步骤和要求,1、人事档案管理部门要对高校毕业生的人事档案进行及时收集、集中整理，要定期或者不定期的对高校毕业生的人事档案进行整理补充，通过整理使人事档案不拖沓、不冗长、相关资料不弄虚作假、能更好的为高校毕业生服务。高校毕业生人事档案管理部门首先要根据一定的原则和方法对原有的和后续收集的毕业生人事档案相关材料进行分类。 2、 对档案进行检査加工，高校毕业生人事档案中包含很多证明材料，而这类材料往往是只留存一份，具有唯一性，而很多人事档案由于这样或者那样的问题出现老化、破损、残缺等现象，大大影响了人事档案的完整性
9、，因此对于年份久远受到损害的人事档案要及时进行技术上的修补，恢复人事档案的原來面貌，最大限度的提高高校毕业生人事档案的寿命。 3、对人事档案排序编号，对于归好类的人事档案，按照固定的标准进行排列顺序，一个管理部门按照同一种标准进行排列顺序，这样可以在提供利用时便于査找，对排好序的人事档案进行编号，编号既要严格按照一定的方法来进行又要便于分辨和查找。,高校毕业生人事案的保管,1、是维护人事档案实体的安全。要做到这一点首先配备合格的基础设施來保存档案，要建立专门的库房和档案柜来存放毕业生的人事档案，库房内应配备相关的内部设施来保证档案库房的安全，例如应当配备温湿度检测与调控仪器，保证库房能有合校毕
10、业生人事档案概论适的温湿度；要有相关的防虫、防火、防尘设备。 2、是建立严格的档案保管制度，制定相关的档案保管规定（办法）、明确相关责任人，制定并严格执行档案的借阅、查询利用登记手续。 3、应该建立现代化的人事档案管理模式，建立电子档案备份制度，便于保证档案安全，提高档案管理、利用的效率。,高校毕业生人事档案的利用与服务,高校毕业生人事档案的利用工作主要包括以下几个方面 一、高校毕业生毕业参加工作之后干部身份的拥有、转定级、工龄计算等都需要我们及时将人事档案转递到有保管权限的人事部门或者人才交流中心。 二、各种证明材料的出具。高校毕业生入党、考研、出国等都需要用到人事档案里的相关证明材料。 三
11、、高校毕业生人事档案是毕业生参加公务员考试合格后政审环节的主要考查内容。 四、养老保险等各种社会保险的缴纳也离不开高校毕业生的人事档案。,高校毕业生人事档案的转递与接管工作,高校毕业生人事档案的转递主要是指在高校毕业生参加工作、跳槽流动、转换部门、职务变动过程中，各人事档案管理机构之间人事档案的转入与转出。高校毕业生人事档案的转递主要由以下几种情形： 1，各高校档案馆在毕业生毕业签订就业协议后，在毕业生的学籍档案中放入报到证等材料后将毕业生人事档案管理存在的问题及解决对策，毕业生的人事档案转递至毕业生签约单位的人事部门或者各级人才交流机构。 2，人员的流动造成的人事档案转递。员工跳槽离职后，人
12、事档案管理部门应该及时将高校毕业生的人事档案转递到新的单位或者部门。档案转递部门要严格按照档案转递的方法、要求及时准确的完成人事档案的转递工作并进行登记记录。,髙校毕业生人事档案的管理机构及管理范围,1、髙校 高校毕业生的人事档案的主要组成部分是学籍档案，而学籍档案则是高校毕业生在校期间经历的证明，学籍档案主要形成于学生在校期间，由学校档案馆统一管理，高校保存管理的毕业生档案从严格意义上来说并不是人事档案，而只是学籍档案。 2、用人单位 具有人事权限的国家机关可以保存和管理高校毕业生的人事档案。这类单位主要是国家机关以及有人事管理权限的国有企业和集体企业，高校毕业生是可以把档案保存在单位人力资
13、源部或档案室的。 3、人才交流中心 除了国家机关、有人事管理权限的国有企业和集体企业之外，民营企业、合资企业、外商投资企业、乡镇企业都是无权管理人事档案的，和这些单位签校毕业生人事案概论订就业协议的高校毕业生就需要把档案托管在单位人事部门所属的各级人才交流机构或人事代理中心，如果单位统一托管的就由单位统一托管，单位不统一托管的则要由毕业生自己委托人才交流机构保管。,人才交流中心人事档案保管的对象,主要由以下几类： 一是高校毕业生在不具备人事档案管理权限的组织、部门就业的； 二是出国留学的高校毕业生； 三是高校毕业生毕业后暂未就业的； 四是随时准备跳槽的高校毕业生； 五是毕业之后又打算考取研究生
14、的。,高校毕业生人事档案管理存在的问题,近年来，虽然我国高校毕业生人事档案管理工作取得了一些成就，但是依然存在着一些问题。据中国青年报报道，甘肃省的一个人才交流市场就有8000份人事档案遭到了遗弃，占到了该市所存档案的40%。惠州市人才交流服务中心每年至少都有几百份过期未处理的毕业生档案，有时甚至达到1000多份；还有的甚至把档案一直放在家里或者随身携带，这就形成了所谓的口袋档案，更有甚者档案不知所踪。在档案管理中也存在着这样或者那样的问题，例如档案管理不规范，管理手段落后，档案造假，档案转递中出现的问题，管理制度不健全，以及出现了纠纷如何解决等等。,高校对毕业生人事档案重要性认识不足,1、高
15、校对毕业生的人事档案管理比较混乱。 2、部分学校忽视对学生档案意识的教育，导致学生档案意识淡薄。 3、高校领导不重视毕业生档案管理。 4、高校档案管理员的素质不高，对自己的要求不到位。,毕业生个人对人事档案重要性认识不足,1、高校毕业生缺乏全面了解人事档案的途径和渠道。 2、用人单位都只是重视高校毕业生的能力而不是档案，由于一系列条件的限制，高校毕业生人事档案往往包含的只是一些诸如学习成绩之类的硬性、死板的材料，对于毕业生的个人能力很少甚至从未提及，不能反映用人单位所需要的证明材料。 3、由于国家相关政策规定，高校毕业生毕业后暂未找到就业单位的，高校可以为其免费保管档案两年，两年期满后学校可以
16、将其档案转递到毕业生生源地所在的人事局或者人才交流市场。 4、人才交流中心的档案代理费用过高。现在，基本上全国各地的人事代理机构的档案托管费用都在每年三百元到五百元之间，这样累积下来，几年也是个不小的数目。,用人单位对毕业生人事档案重要性认识不足,一，高校毕业生人事档案的内容过于呆板，不能反映高校毕业生的综合素质，和用人单位所要考察的信息完全不相关。 二，高校毕业生人事档案的内容不够真实，很多高校毕业生捏造自己档案里的内容，学校对其也是睁只眼闭只眼，而且很多学校为了学校的升学率和毕业生找工作考虑，会把毕业生档案単的处分材料抽出来。由于高校毕业生人事档案内容失真，所以用人单位己经不信赖高校毕业生的人事档案了。 三，国家机关、企事业单位、国有企业除外的大部分的公司、企业都是没有人事管理权限的，它们只能将毕业生的人事档案统一托管在当地人事代理中心，而且，由于人员的流动性，企业在转递和接管高校毕业生人事档案时会耗费人力、财力、物力，这样每年都会产生一笔费用开支。,档案转递不规范,高校在毕业生档案转递过程中做的不规范。 1、转递时间落后。国家教委颁布的高等学校毕业生就业工作暂行规定中指
