物料管理采购库存基础知识教材

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1、物料管理采购&库存 基础知识,培训内容,物料管理模块对应组织结构 物料相关数据 采购管理功能 库存管理功能,物料管理模块对应组织结构,对应组织结构,集团 公司 工厂 库存地点 采购组织 采购组,R/3 系统库存管理组织结构图,集团,工厂1000,工厂1100,工厂2000,库存地点1,库存地点2,库存地点3,集团,SAP系统组织结构最高级别,在SAP R/3系统中，集团(Client)是商业 和组织上的单位，有一套独立完整的数 据，主记录和表集。,从业务的角度来看，客户组成了一个公 司集团。,公司代码,公司代码是在一个集团公司下的具有自己的资产负债表的合法独立单元； 是财务管理的核心组织 单元

2、； 可以在一个客户中设立几个公司代码以便同时管理多个不同的法律条款，每个公司代码都有它自己的资产负债表科目帐簿。,LCSAP系统的公司设置,集团,工厂,最低的财务评估区,工厂是生产和计划的操作单元，它也可由 简单的存储地点组成， 是后勤管理的核心单元。,工厂可以是以下类型的场所之一： 集中交付仓库 地区销售办公室 制造场地 企业集团总部 维护车间,LCSAP系统的工厂设置,集团,1200 北京工厂,1100 济南工厂,库存地点,工厂中的一个组织单 位，它允许存储不同 的物料。,工厂的库存地点中,库 存的管理是基于数量 进行的。,库存盘点是在库存地 点级别进行的。,LCSAP系统的库存地点设置,

3、R/3 系统采购管理组织结构图,采购组织,采购组织负责为企业采购物料或服务； 可以为一个特定工厂服务，也可以跨工厂 或跨公司公司服务； 与供应商谈判采购条件，从法律意义上讲， 采购组织对采购合同负完全责任。 可以将采购组织分派给公司代码或者工厂，以此来把采购集成到公司结构中。这意味着可以决定在公司中采用集中采购或者是分别采购的方式。,特定工厂采购组织,采购组织1,采购组织2,工厂1,工厂2,在特定工厂采购中，一个采购组织仅负责一个工厂的物料采购。,跨工厂采购组织,采购组织,工厂1,工厂2,可以为每个公司代码建立一个跨工厂采购组织，它将为属于该公司代码 的所有工厂采购物料和服务。不同的工厂采购价

4、格可以不同。,跨公司采购组织,集团,工厂1,工厂2,工厂3,采购组织,在跨公司的基础上组织采购，就不能在定制时将某个公司代码指定给该采购 组织。例如，当创建一个订单时，系统将要求输入需要购买物料的公司代码,LCSAP系统的采购组织设置,集团,1100 济南工厂,1200 北京工厂,采购组织 1100,采购组,负责具体的采购业务 (国内/国外采购) 代表具体的采购人 用于采购报表 采购组与采购组织之间没有隶属关系。采购组代表一组人，可以为多个采购组织服务；采购的物料受采购组织影响，由采购组织确定价格等因素。,LCSAP系统的采购组设置,采购组织代码 1100 采购组： P01，S01 于涛 P0

5、2，S02 寻明建 P03，S03 董海龙 P04，S04 袁洪新 P05，S05 郗相涛 P06，S06 齐铭隽 Z01 公司间转储采购组 Z02 市场部采购组,物料相关数据,物料类型,定义一定的物料特征并有重要的控制功能，是对物料的一种逻辑分类，定义物料编号所在的编号范围，显示的哪些视图，数量和价值的更新范围。,LCSAP系统的物料类型设置,物料组,为了便于查询、统计而进行的更细的分类。,物料,物料是企业运作过程中必须使用的基本数据；长期存储在数据库中，它们集中存储并且可以在各级组织结构的上维护和使用。这样就能防止重复存储数据（冗余）。 物料主数据记录中的数据是集合在不同的视图中，根据用户

6、部门（功能）被细分为许多信息资料。每个用户部门都有不同的物料主数据视图，每个用户部门负责维护支持其功能的那部分数据。 一个视图中维护的数据可能对多个组织等级有效。,物料主数据：视图,仓储管理,工作计划,销售,分类,基本数据,不同的物料类型，存在不同的视图。 基本数据： 基本数据属于集团级别的数据，主要记录整个集团可以公用的基本信息，如：物料编码、物料名称、物料组、基本单位等。 采购数据： 采购组织级别的数据，主要记录与采购相关的控制数据，如：采购组织、采购组、采购单位、工厂等。 工厂/库存地点数据： 属于工厂级别的数据，由工厂级别维护；工厂、库存地点、发货单位等。 财务数据： 公司代码级别的数

7、据，由公司财务部门维护；公司代码、评估类别、价格控制等。 销售视图： MRP视图：,LCSAP系统序列号、批次号的设置,整机采用序列号管理，序列号默认为工厂内的顺序流水号，号码长度9位，号码范围：100000000299999999。允许外部的用户接口输入，用户外部接口输入无限制。 散件若采用批次号管理，批次号默认为工厂内的顺序流水号，号码长度8位，外部接口输入。 采用现有QN码规则，取前8位。,采购管理,采购管理,供应商主数据 采购流程 采购申请 采购订单 物料接收 发票校验 合同与框架协议 货源 消耗型物料采购 自动订单管理,供应商主数据,供应商,银行,收货,采购,从采购和会计的角度来说，

8、供应商主数据中包含了一个供应商的信息； 供应商主数据中的数据是按组织级别进行结构化的； 供应商主数据要包括一般数据，采购数据和财务数据；,付款,供应商主数据结构图,常规数据 - 地址 - 电话,采购数据 - 采购条款 - 最小订单量,财务数据 - 银行 - 付款条款,采购数据,最小订购价值：供应商要求的最小订购价值 基于收货的发票校验：只有收到货，再做发票检验。 自动建立采购定单：采购申请自动产生采购定单。 确认需求：采购到收货中间增加了步骤。如果选择确认，则只有确认数量后，才能根据确认的数量收货。 一个供应商可以有多个角色：订货地址、供应商、发票提供者、转运代理。,财务数据,供应商银行信息：

9、付款使用，银行编码等与财务的银行编码一致。 统驭科目： 利息结算： 付款条件： 检查双重发票：根据这家供应商、这个发票号码，检查发票是否输了两次。 付款方式： 单独收付：是否每笔付，还是集中付。 开户行：企业自己的开户行。,特性,可以把工厂定义成供应商，实现公司间销售的自动MRP运算。,供应商主记录：科目组,字段选择,指定编号类型,业务伙伴方案,状态（供应商或一次性供应商）,内部间隔,供应商子域或特定场地数据,科目组,供应商科目组：例子,可以为一批供应商使用单一的一次性主记录。 一般说来，一次性主记录只用于一次性供应商。,一次性的供应商,采购订单,统驭科目,当创建一个供应商主记录时，需要有该供

10、应商的一个唯一的编号。依靠科目组，系统可以自动分配该编号或由负责人员手工分配。供应商编号还用于财务会计中的明细帐编号。在明细分类帐会计中，总债务是按每个供应商存储的。 当创建一个供应商主记录时，必须维护一个控制科目。控制科目是一个总帐会计核算中的总帐科目，它映射了一个公司的几个供应商的债务。 当输入发票时，输入供应商，然后系统使用来自供应商主记录中的控制科目。,合作伙伴,在供应商与公司的业务往来中，扮演了多种角色。例如，在采购业务中，供应商是订单的接收者；然后是供货商，开票方，最后是收款人。 通过在供应商主记录中维护合作者角色，可以将一或多个角色分配给不同的供应商主记录。,参考创建供应商&冻结

11、,为了协助创建一个供应商主记录，可以先引用一个已经存在的供应商作为引用参考。 系统会提示维护数据(例如，地址)。控制数据将从参考中获取，不过可以重写它。 可以冻结供应商主记录(例如：对提供低质量货物的供应商)。一旦设置了某一个供应商的冻结标识，就再也不能从这家供应商进行采购了，但是可进行付款结算业务。 注意: 在资源清单中，可以为一种物料而冻结供应商。,两种类型物料的采购,库存物料采购 收货后入仓，如需使用该货物，必须做发货处理 收货后仓库库存上升，出仓后仓库库存下降 消耗型物料的采购 收货时直接作为消耗处理 无库存处理,SAP 物料管理,确定采购需求,货源确定,选择供应商,采购定单处理,采购

12、定单跟踪,收获/库存管理,发票校验,采购 流程,外部采购处理过程是按照以下流程组织的： 确定需求：相应的用户部门手工向采购部门递交一份物料申请以及一份采购申请。如果已经在物料主数据中设置了一个物料需求计划程序，系统会自动生成一个采购请求。 确定货源: 系统在确定货源时有许多种用户响应方式。可以在确定货源时创建询价单并输入报价单。 选择供应商: 当在不同的报价单之间进行比较以选择供应商时，系统会提供帮助。例如，通过比较报价单，可以确定最佳的供应商。还可以让系统自动送出回绝信。 订单处理： 当输入订单时，系统会帮助进行输入。 采购订单监控： 购买者可以在任何时间在线监视采购订单的处理状态。例如，购

13、买者可以确定是否已经收到了与某采购订单条目相应的货物或发票。系统还支持催款程序。 物料接收: 系统对物料接收上的货物数量和采购订单上的货物数量进行比较。 发票校验: 检查供应商发票中货物价格和内容的准确性。 付款处理： 财务会计按照普通方式向供应商交付货款。,采购申请,采购申请,内部使用文件，对某种物料的需求 可以自动或手动地转化为采购订单 授权采购组织在指定时间内购买指定数量的物料 采购申请需经上级批准,采购申请的产生,当系统自动创建了一个采购申请时，一个用户程序(例如，物料需求计划或订单管理 )决定了物料、采购订单数量和交货日期。 如果必要的话，采购申请还可以自动分配给一个科目。,采购申请

14、流程,建立 采购申请,建立 询价/供应商,供应商报价,选定供应商,批准 采购申请,建立 采购订单,价格比较,维护科目设置（如果必要）： 成本中心、总帐科目、工程编号、资产号等,创建采购申请,各个项目的缺省数据： 发货日期、采购组、工厂等,在概览屏幕中维护项目数据： 物料、数量、交货日期、采购组等,检查数据,保存,询价,询价包括： 物料价格 送货时间 其它贸易条款,一个报价例子,供应商 A,供应商 B,供应商 C,报价 1,物料 A,报价: RMB 400/吨,折扣: RMB 50,报价 2,物料 A,报价: RMB 400/吨,额外费用: 20%,报价 3,物料 A,报价: RMB 500/吨

15、,额外费用: RMB 20,价格 2吨钢 报 价 350/吨 1 报 价 480/吨 2 报 价 520/吨 3 平 均 450/吨 报 价,供应商 A,-订单-,物料,数量,价格,钢,2 吨,350/吨,拒绝信,供应商 C,B,Thank you for your Offer . We cannot place an order at this time,在确定了需要的物料或服务后，采购部门需要把采购需求转化成采购订单。系统支持采购部门在货源确定的过程中使用报价单。 首先，要为需要的物料或服务输入一张询价单，为此可以手动输入或参照购买请求输入。若采用第二种方法，则可以将购买请求中的信息直接引入到询价单中去。然后为各询价单分配选好的供应商，系统会自动从相应的供应商主记录中为您确定地址。 然后将询价单发送给各个供应商，他们将相应地发回报价单。将与各个询价单对应的报价单和条件输入系统中。 通过某种方式比较报价单，确定最合适的供应商。 还可以保存感兴趣的报价单中的条件，这些条件可以作为采购信息记录。,转换采购申请,采购订单,有参照模板,分配资源,分配处理,采购订单,手 动,自 动,采购订单,采购订单,采购流程,SAP 物料管理,确定采购需求,货源确定,选择供应商,采购定单处理,采购定单跟