培训需求分析五步流程

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1、管理方略 卜 培训需求分析五步流程 蔡宁 所谓培训需求分析,是指在规划与 设计每一项培训活动之前 由企业培训 部门 、 企业管理人员及其他相关人员等 采用各种方法与技术对组织 、 部门和 员工的目标知识 、 技能等方面进行系 统的鉴别与分析 以确定是否需要培训 及培训什么内容的一种活动或过程,它 既是确定培训 目标,设计培训规划的前 提也是进行培训评估的基础因而成 为培训活动的首要环节 。 培训需求分析实际上就是要找到 企业的现状和想要达到的理想状态之 间的差距 。它的根本 目的就是决定是 否需要进行培训谁需要进行培训,需 要培训哪些内容 。这些问题都是培训 管理的基础 。 因此,培训需求分析

2、的好 坏从根本上决定 了培训是否有效和有 收益 。 但是 培训需求分析又是一件有难 度和需要技巧的工作 其成功在很大程 度上依赖于企业管理人员能够掌握一定 的培训需求分析技术和实施流程 。 便地寻找员工的背景资料,为员工的个 人培训需求分析提供材料 。 及 时掌握 员工的现状 培训部门的职责相对于其他业务部 门来讲,更像是提供服务的部门 培训 管理者应当把培训对象看作是服务对 象及时掌握服务对象的动态才能更 准确及时地提供有效培训 。 因此培训 管理者要和其他业务部门保持密切联 系及时更新和补充员工培训资料库 。 建立 收集培训需求信息的通道 培训管理者为了及时掌握员工的培 训需求 就必须建立

3、起通畅有效的培训 信息交流通道 。 例如 可以通过建立 培 训信箱“ 、 “ 培训信息公告牌“、 制定 培 训申请规定 等方式与员工和部门交流 培训信息 。 有条件的公司可以利用公司 内部网络搭建培训信息交流平台 更方 便快捷 。 达到什么目标 。 一般来说,培训需求分 析都希望能准确找到培训需求,为是否 做培训和培训什么找到答案 。 但在实际 工作中,由于各种主观因素和客观因素 的影响收集到的信息不可能绝对准 确,因此得到的结论也不可能绝对正 确 。 一方面,培训管理者要尽可能排除 各种因素的影响提高准确性 另一方面 也没有必要过分追求准确而加大成本 。 确 定 分析 方 法 培训需求分析常

4、用的方法有 观察 法 、 问卷调查法 、 面谈法 、 侧验法 、 工 作任务分析法 、 资料分析法和重点团队 调查法 、绩效分析法和全面分析法等 。 各种培训需求分析方法的特点 、 适用范 围见表。 培训需求分析方法和工具种类非常 多,培训需求分析可以使用复杂方法,也 可以使用简单方法在实际应用时要 根据具体情况来选择合适的分析工具 。 第一步 前期准备工作 在进行培训需求分析之前 培训管 理者要做一些准备工作 为下一步的培 训需求分析工作打好基础 。 准备工作包 括三个方面 。 收集 员工资料,建立 员工培 训 资料库 员工资料应当包括培训档案 、 员工 的人事变动情况 、 绩效考核资料 、

5、 个人 职业生涯规划以及其他相关资料等 。 员 工培训资料库可以帮助培训管理者很方 第二步制定培训需求分析计划 在正式开展培训需求分析之前 培 训管理者有必要制定分析计划 计划应 当包括三方面的内容 。 制定工作计划 工作计划包括培训需求分析工作的 时间进度 各项具体工作在执行时可能 会遇到的问题及应对方案 应当注意的 问题等 。 设立工作 目标 培训需求有三个层次组织层次 的培训需求 、 任务层次的培训需求和人 员层次的培训需求 。 在计划中应当明确 培训需求分析在哪个层次上进行 应当 第三步 实施培训需求分析计划 培训需求分析的实施主要是按照事 先制订好的工作计划依次展开,但在分 析培训需

6、求的时候,也要根据实际工作 情况或遇到的突发情况随时对计划进行 调整 。 例如,培训计划中选择的分析方 法如果在实施 时遇到阻力 或不能反应 调查对象的真实需求 就要及时增加或 更换调查方法 。 按照培训需求分析计划开展工作 主要的工作程序为 征 求培 训 需求 培训管理者向各有关部门发出征求 暇 留理方略 卜 名 称分析 方法 表培训需求分析方法特点和适用范围 特点适 用范 围 观察法 培训者通过与员工在工作 岗位上一起 工作,或通过其主管、同事对其工作 进考察 、 评价来确定培训需求的方法 。 问卷调 查法 培训 管理 者确 定与培 训有 关的问题, 将一 系列 问题 编制成调 查问卷,发

7、放 给调查对象,填写之后再收回分析 。 基本方法,应 当与其他调查工具配合使用 时 员工有直接 的 了解 时间长 要求观察者衬工作背景熟悉 使用观察记录表 简单有效,节省时间 成 本较低 可针对较 大规模人群广泛 实施 结果间接取得,真实性 受影响 问卷发放量足够大,才能得到较全面的信息 问卷编制、 数据分析难度较大,又 妇 豁 卜 韵岛矜料渐扁 问卷应 当包括 开放 问题和封 闭问题 有效地 了解 员工的需求 容易建立互相信任的关系 充分的沟通 时间长,不适合 大规模人 群 可能会影响 员工的工作 要求培训管理者有较高的面谈技巧 结 果客观,容 易量 化 比较 应 用范围窄 生产性工作 服务

8、性工作 使 用范围较广 培训对 象数 目较 少 管理者培训 口璐防一破饰 访谈 法 训管理者为 了了解培训对 象在哪些 面需要培训,就其工作技能、 知识 、一 作态度等方面的需求进行面对面访 的方法 。它可 以是正 式的或非正 式 一 ,结构性的或非结构性 的 。 测验 法 使用标准的统计分析量表对各类人 员的 知识 、技 能 、观念和素质等进行评估, 根据评估结果决定培训需求 。 培训管理者以工作说明书、 工作规范或 工作记录表作为确定员工达到要求所必 须掌握 的知识 、 技 能和态度 的依据,确 定培训需求的方法 。 通过对 包括 组织的图表,计划性 文 件,政 策手册 、审计和预算报告

9、等资 料的分析确 定培训需求 。 与其它方法配合 使 用 工作任 务 分析 法 结论可信度 高 时间长 费用较高 新 员工培训需求 分析 资料分析法 结论可信度 较好 必须 与其他方法配合使 用才能得到可靠的 结 论 适 用于组织层 次 的培训需求分析 重,点 团 队 调 查法 访 谈 法 的 改进 方 法 。拉 制 在人左右 。 适 用于广泛性培训 需求调查 节省 时间和 费用 能够得到有价值的需求信息 有利 于增加 员工认 同感 要求讨论组织者调动技巧较好,避 免流于形式 培训对 象的代表性要好 绩效分析法 也 称 问题 分析 法 。它主要 考 查 员工 目 前绩效与理想绩效之间的差距,以

10、及 通过培训缩小这些差距的方法 。 有效性高 它集中在问题解决而不是组织系统方面 适 用问题较 突 出的 部门 全 面分析 法 确定教育培训需求常用的方法 全面性 分析方法是指通过对组织及其,有效性好 成 员进行 全面、 系统的调查,以确 定理 一时间较 长 想状况与现有状况之间的差距,从而 一成本较高 进一步确定是否进行培训及培训内容由于组织的不断创新与变革,教育培训工作 的一种方法。需要不断的更新,因此这种分析工作必须 是持 续,而非一次性的 在职 员 工培勺需求分析 制定教育培训规划 。 。 幻 一一 管理方略 卜 表培训需求分析报告内容一览表 项 目 内 容刃 报告提要 一一 号一序一

11、 实施 背景 目的和性质 一 一 一 实施方法和过程 简明扼要介绍报告的主要 内容 阐明产生培训需求的原因 培训需求的意向 说明培训需求分析的目的 以前是否有类似的培训分析 以前的培训分析的缺陷和失误 介绍培训需求分析使用的方法 介绍培 训需求分析的实施过程 培训需求的分析结果 分析结果的解释 、评论 阐明通过培训需求分析得到 了什 么结论 论述培训的理由 可以采取哪些措施改进培训 培训方案的经济性 培训是否充分满足 了需求 提供参考意见 附 录,分析中用到的图表、资料 通知 要求现状与理想状况有差距的部 门或员工提出培训需求 审核汇总培训需求 培训管理者将收集来的各类需求信 息进行整理汇总

12、并向相关主管部门进 行汇报 。 分析培 训需求 对申报的培训需求进行分析 。 主要 分析三个方面的情况一是受训员工 的现状包括其在组织中的位置是否 受过培训受过什么培训以及培训的 形式 。 二是受训员工存在的问题包括 是否存在问题及问题的原因 。 三是员工 的期望和真实想法 包括员工期望接受 的培训内容希望达到的培训效果然 后核实员工真实的想法以确认培训需 求 。 确认培训需求 通过对汇总来的各类培训需求加以 分析和鉴别 培训管理者参考有关部门 的意见 根据重要程度和迫切程度排列 培训需求为制定培训计划奠定基础 。 第四步 分析总结培训需求数据 各部门或员工上报来的培训需求信 息 往往会受到外

13、在或内在因素的影响 而真伪共存因此,培训管理者需要对 收集来的培训需求信息进行数据分析 加以鉴别同时由于组织的培训资源 有限不可能满足所有的培训需求,因 而也需要培训管理者对培训需求做优先 程度的排序加以取舍 。 这一阶段的工 作包括 培训需求信息归类 、整理 分析的信息来源和渠道不同 信息 的形式也有所不同 首先要把收集到的 信息进行分类 、归档 。 培训需求信 息分析 、总结 对收集上来的资料仔细分析 从 中 找出培训需求 。 注意处理好个别需求和 普遍需求 、 当前需求和未来需求之间的 关系,结合企业的实际情况根据培训 需求的重要程度和紧迫程度对各类培训 需求排序 。 在数据分析时应做到

14、 第一,准确性 。 在进行培训信息的 收集时,会收集到各种信息有些信息 因为取得的渠道不同,有可能有互相矛 盾的 、 错误的 、 过时的和遗漏的信息 。 因 此必须认真审查培训需求信息的一致性 和准确性 。 第二全面性 。 使用所有相关的信 息和数据 。 对信息进行甄选时要全面 考虑各种因素的影响 。 第三保守人员信息和数据秘密 。 公开培训信息的时候要做适当的鉴别, 避免伤害员工参与培训的主动性 。例 如,有的培训信息和员工的绩效成绩相 关联 要避免培训成为对员工的一种惩 罚性措施 。 第四,简单易行 。 在保证质量的前 提下尽量使用最简单的统计方法 。 培训需求结果的处理 将培训需求分析的结论形成书面报 告提供给各决策部门参考 。 可以公开 的部分应当向部门或员工公开 。 并就一 些结论与相关部门或人员进行交流例 如,对不能满足的培训需求可以向相关 人员提供合理的解释 。 第五步 撰写培训需求分析报告 培训需求分析报告是培训需求分析 工作的成果表现它的目的在于对各部 申报汇总上来的培训需求做出解释和 评估结论并最终确定是否需要培训和 培训什么见表。 因此,培训需求分 析报告是确定培训 目标 、 制定培训计划 的重要依据和前提 。 呱 作者单位 人力资派社会保阵部劳动科学研究所 一 一一以