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1、作业规文件编号：DTZ/WS/APD/001岗位职责版 本：第 1 版戴德梁行房地产咨询（上海）有限公司 作业规岗位职责DTZ/WS/APD/001版 本：第 1 版修订次：0 状 态：发文号：批准日期审核日期编制日期2001年 月 日发布 2001年 月 日实施目 录1目的22适用围23岗位职责2- 助理董事室2- 物业部3- 工程部8- 行政人事部13- 财务部16- 市场部19- 管理处211. 目的规物业管理部及管理处之各岗位职责要求，确保各岗位职责明。2. 适用范围适用于戴德梁行公司物业管理部及各管理处。3. 岗位职责：助理董事室1. 职务：助理董事1.1. 部门：助理董事室1.2.
2、 汇报：董事1.3. 工作概要：作为物业管理部(上海)办事处之领导人，监管行政、业务等各项工作。1.4. 主要职责：a) 带领、组织及监管整体物业管理部之工作。b) 落实执行各项行政及规章制度。c) 审批物业管理部(包括各管理项目)之财务支出。d) 制定及落实开物业管理部之发展方向及策略。e) 与现有管理项目之发展商作定期会面，进行了解及检讨工作。f) 带领及展开业务洽谈工作。g) 作为公司物业管理部代表接触各有关政府职能部门。h) 制定每年物业管理部之收入预算及成本控制。i) 作为物业管理部最高决策人。j) 对外参与各类有关物业管理专题演讲。k) 审批及签署各类管理、外判、劳动合同。l) 代
3、表物业管理部与公司总经理及其他部门作沟通桥梁。2. 职务：高级秘书2.1. 部门：助理董事室 2.2. 汇报：助理董事2.3. 工作概要：处理日常文秘工作。2.4. 主要职责：a) 协助助理董事处理日常事务。b) 对于交由助理董事签署之文件，进行初步审阅。c) 制作及管理所有物业管理合同。d) 安排、组织会议，并作相关记录。e) 与公司各级秘书进行有效沟通。f) 完成助理董事分配之其他工作。物业部1. 职务：总物业经理1.1. 部门：物业部1.2. 汇报：助理董事1.3. 工作概要：领导物业部跟进各项目管理及顾问工作。协助助理董事决策各项事宜。1.4. 主要职责：a) 贯彻执行国家有关物业管理
4、的方针、政策、法令。b) 调配物业管理部所有员工之工作及作为技资源向各项目提供支持。c) 协助助理董事制订企业经营管理目标，包括一系列规章制度、操作程序，规定各级人员的岗位责任并监督实施，保证各项管理服务工作的质量，使客户满意。d) 协助助理董事对建全企业组织机构，使之合理、精简、高效；召集和主持管理部例会，及时解决管理中暴露的问题。e) 协调、指导部门各员工及各管理处的工作，保证企业各方面的工作顺利进行。f) 有重点、定期或不定期地对一些项目进行巡视检查，及时发现问题并解决问题。g) 定期、不定期地听取员工意见和建议，协助助理董事不断完善公司的管理制度。h) 定期或不定期与发展商召开会议听取
5、管理意见。2. 职务：助理物业经理2.1. 部门：物业部2.2. 汇报：总物业经理2.3. 工作概要：在物业经理领导下，负责整个物业管理部所有与物业管理相关之事项。2.4. 主要职责为：a) 遵守职业道德，提高自身素质，维护公司声誉，爱岗敬业，严格执行规范服务的共同标准和岗位标准。b) 负责其属下所有物业主任之工作安排及工作监督等，负责跟进所有物业项目(包括全权管理及顾问形式)之大楼安保、消防、清洁、园林等与管理工作有关的各项日常运作、投诉处理，执行定时及不定时之物业巡视，并随时向物业经理汇报。c) 主动与物业发展商接触及维持良好关系，并定期与物业发展商举行管理工作会议，以达成对物业项目管理之
6、共识。d) 合理分派所有工作给予属下员工，确保人尽其才，并确使员工严格遵照公司的指示工作。e) 监管属下的员工素质，并跟进考核工作，确使员工的工作表现能达到公司要求的水准。f) 负责执行公司所制订合理的纪律，对任何属下员工涉及违纪行为应迅速及彻底调查并及时处理。g) 及早预见一切有关大楼管理的问题及困难，并立刻执行适当程序去解决，如超越助理物业经理之职责围或能力，应尽快向上级领导汇报。h) 定期巡查大楼，巡查围包括大楼设施及保养、安保清洁、电梯服务、各级员工仪表、纪律及工作表现等。如发现有任何问题，应及时予以记录并处理，并定期向物业经理报告。i) 定期检讨大楼保安、清洁、园林养护及与其它部门协
7、调等事项之工作程序，并作适当调整，以保各项工作顺利及有效开展。j) 根管理部要求参与各物业项目管理处外判合同之审核工作。k) 每月须对各有关物业项目的工作报告进行审阅并提交物业经理。l) 定期参加各部门工作会议，检讨工作表现，并籍此与各有关工作人员保持良好沟通。m) 当接到客户任何投诉，应及时记录及处理，并根情况汇报物业经理。n) 对本部门之工作程序及运作情况，适时提出合理化建议，并不断完善与各部门间之沟通协调。o) 定期与本部门工作有关联之政府机构保持适当沟通，并及时跟进政府所颁布之有关法规或通告。3. 职务：地区主管3.1. 部门：物业部3.2. 汇报：总物业经理3.3. 工作概要：在物业
8、经理领导下，其工作围。3.4. 主要职责为：a) 遵守职业道德，提高自身素质，维护公司声誉，爱岗敬业，严格执行规范服务的共同标准和岗位标准。b) 地区主管受物业经理直接领导，其工作围较且弹性。c) 掌握处理突发事件的预备方案并能有效地组织协调有关部门执行。d) 依照公司有关规定，积极主动处理各问题。凡遇重大情况应先行请示物业经理。处理紧急突发事件，须事前知会物业经理，事后将处理办法和结果报告物业经理。e) 巡查。每月不定期的对下属物业项目进行巡视。发现任何因物业管理工作不力而引发的问题，应及时提出整改意见，必要时可依照有关规定作出奖惩处理(建议)。地区主管巡视的围包括：设施状况、安全状况、地方
9、清洁、园林养护、电梯服务、各级员工的仪表、纪律及工作表现等。f) 根巡查结果，配合行政人事部门对下属物业项目的员工制订针对性的培训及考核，保他们的工作达到公司要求的水。g) 负责执行公司的纪律。对任何反映至公司层的投诉事件(员工涉及违反纪律的事情)应迅速及彻底调查，并及时将调查情况汇报物业经理。同时提供有关公司规定供职能部门裁定。h) 根各项目的具体情况，督促物业项目定时举办应急演习，使管理员能经常保持最佳状态并熟悉应急之程序，同时亦使用户对管理工作有进一步认识，以建立互让及合作精神。i) 负责前期物业安全防工作的落实。协同物业主任对该物业的保安力量作合理的配备。j) 定期沟通与保安工作相关联
10、之政府部门， 如：公安局治安部门及公安消防监督部门等，保持良好之关系，并及时跟进政府部门所颁发的有关法规或通告。k) 每月须呈交有关工作报告予物业经理。4. 职务：物业主任4.1. 部门：物业部4.2. 汇报：总物业经理4.3. 工作概要：协助物业经理全面统筹所辖项目的日常管理，负责完成物业经理布置的各项管理工作。4.4. 主要职责为：a) 遵守职业道德，提高自身素质，维护公司声誉，爱岗敬业，严格执行规范服务的共同标准和岗位标准。b) 遵守国家的法律法令和企业的各项规章制度，不断加强所属员工的培训、教育和管理，不断提高员工素质，培养一流物业管理队伍。c) 指导各管理处日常的物业管理工作，了解项
11、目日常管理情况和服务情况，落实检查和考核办法。d) 及时制定和修改物业管理中的各类公共制度和内部管理制度，不断加以完善。e) 负责所属项目的资金运作，严格控制好项目管理费的使用情况。f) 与业主管理委员会保持良好的合作关系，按实际需要向管理委员会提供改善管理和服务系统的建议，认真重视业户反映情况和解决业户的投诉，努力让业主满意。g) 负责对外联络事宜和内部协调工作，与公安、消防、街道保持经常联系，加强合作，做好应急的准备工作，对突发事件及时果断地采取措施，确保人员和财产安全。h) 检查、收取、审阅负责项目定期上报的各类日常报告，对特殊问题作出迅速处理。i) 负责制定和实施所辖项目的工作计划，负
12、责制定、修改、实施所辖项目各岗位的岗位职责。j) 定期检讨所辖项目保安、清洁、园林保养及由其它部门协调等的程序。并做适当调整，以保各项工作顺利有效开展。k) 负责对紧急事故、突发事件的处理，并及时报告物业经理，对于超出本人职责范围或能力范围的事件，及时上报物业经理处理。l) 督促所辖项目管理处遵守国家有关政策、法规，切实执行各项目管理公约、用户手册和各项规章制度。m) 定期召开下属员工会议和布置并检查工作，解决有关人事问题。工程部1. 职务：工程经理1.1. 部门：工程部1.2. 汇报：助理董事1.3. 工作概要：负责物业管理部工程方面之各项工作的开展，对各全权管理项目设备的正常运行、维修、保
13、养、更新、改造等业务的开展进行指导、督查、组织和管理工作；对各顾问项目进行相应咨询和帮助；负责对各工程主任、助理工程主任等人员进行专业和管理指导等。1.4. 主要职责：a) 负责制订工程部年度工作计及相应的月度工作计，定期对各工程主任及助理工程主任工作进行督查。b) 负责制定和完善工程管理规章制度，负责编制项目通用之工程表式文本。c) 负责审核各项目之预防性保养计，并监督其实施情况。d) 负责实施物业管理部工程方面各项任务之贯彻执行，使之具体化、可操作化。e) 负责监督各项目之工程设施之运行控制及维修管理，监督各项目之房屋、设施的修缮和维护。f) 负责对各项目之工程外判合约、整改或改进项目、扩
14、建或新建项目的审核审批工作。g) 监督并指导各项目之节能措施的制定和落实，降低各项目之公共区域能耗，提高经济效益。h) 负责最终处理业务围内的各项目发展商或业主等对工程方面的投诉。i) 负责协调与物业管理部内之财务部、物业部、行政人事部及市场部等部门的工作和各项目之相关部门的合作，如费用支付、管理协作、人员招聘及考核等。j) 负责对各助理工程主任、工程主任和秘书的工作指导、培训、监督和考核工作。k) 合理安排本部门各员工之工作，使之高效、有序地运行。l) 做好顾问管理项目的咨询工作，为各顾问项目提供前期开发、工程实施、竣工验收、设备移交、运行管理等方面的建议和要求，必要时提供培训和操作示，提高
15、公司的知名度，树立品牌形象。2. 职务：工程秘书2.1. 部门：工程部2.2. 汇报：工程经理2.3. 工作概要： 工程秘书应在工程经理的领导下，负责工程部的日常管理工作。2.4. 主要职责为：m) 贯彻执行工程经理的工作指示，协助工程经理处理工程部之日常文书工作。n) 负责工程部各类文件及报告的收发、打印、复印、传阅及存档等工作。o) 完成各项目提交之每月/每年工程事务工作报告及计的整理、汇总及归档工作。p) 妥善处理各全权项目之外判合同的存档及借阅工作。q) 负责接听/接待任何至物业管理工程部的投诉、查询电话及拜访人员。r) 收集各项有关工程设备/系统的技资料，并完成归档、登记工作。s) 必要时需协助完成上
