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1、党政机关公文格式18要素解读 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。中国共产党机关公文处理条例和国家行政机关公文处理办法，对规范机关公文处理工作发挥了重要作用。但由于党政机关公文适用规则的不同，造成体例不统一、格式不一致、衔接不顺畅等问题，影响了机关公文处理的整体水平。 党政机关公文处理工作条例(中办发201214号，以下简称条例)对党的机关和国家行政机关公文处理作出统一规范，建立起统一的党政机关公文标准。为配合条例的实施，国家质检总局
2、、国家标准化委员会对GBT 97041999国家行政机关公文格式国家标准进行了修订，发布了GBT97042012党政机关公文格式国家标准(以下简称格式标准)。格式标准首次将适用范围扩大到党政机关；首次将公文用纸统一为A4型国际标准用纸，并对公文排版、公文格式各要素编排、公文式样等作了较多修改。公文格式是公文的表现形式。公文格式的范畴包括：一是公文的组成要素及其标注位置；二是承载公文的介质，主要包括纸张的开本、规格、印刷、装订等要求；三是公文数据的表现形式，包括文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等的使用规范。公文格式由公文内容决定，又服务于公文内容需要。我们如果有漂亮的外表，又有丰富的内涵
3、，就堪称完美；同样，公文如果有规范的格式，又有充实的内容，就是一篇完美的公文。我们要像维护自己的形象一样规范公文的格式。条例第九条规定：“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”，从18个方面规范了党政机关公文格式各要素。18个要素按其所在位置，又可分为版头部分、主体部分、版记部分和页码。这18个要素，就像我们的18个器官，如果哪一个不规范，就不能称之为完美。与国家行政机关公文格式国家标准相比，格式标准新增了两个要素：“发文机关署名”“页码”；删
4、除了1个要素：“主题词”；修改了6个要素：将“公文份数序号”改为“份号”，“秘密等级和保密期限”改为“密级和保密期限”，“发文机关标识”改为“发文机关标志”，“公文标题”改为“标题”，“公文正文”改为“正文”，保留“附件”并增加“附件说明”。下面，从条例规定、格式标准、要点说明、常见问题等4个方面，对党政机关公文格式18要素进行一一解读。一、份号条例规定：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。格式标准：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。要点说明：标注份号有利于加强公文的管理和利用，便于掌握公文的去向，有利于公文的分发、清退、查对、借阅、统计和销毁。并不是
5、所有公文都需要编制份号，涉密公文应当标注份号。如果发文机关认为有必要，也可对不涉密的公文标注份号。普发的省委文件均标注份号，并且发往同一单位的公文编号相对固定，便于管理。在实际操作中，有的是用印号机手工在成文上加盖份号，有的印刷设备带有印号功能，可以与文件同时印刷，对此不作统一要求，也不强求必须为6位数字，36位均可，编虚位补齐(如果是3位，从“001”编起，不能编为“1”，或“01”)；份号的字体和颜色也未作统一，公文印发机关可自行掌握（多用黑色3号黑体字）。版心即页面中主要内容的所在区域，也就是公文的文字区，“顶格编排”是指份号第一个数字紧贴版心左边缘（距左页边28mm）。常见问题：1.涉
6、密文件不标注份号；2.份号的数字不按规定标注，随意性大；3.份号标注位置不规范，不是顶格编排在版心左上角第一行，而是编排在右上角，或编排在版心之外。 二、密级和保密期限 条例规定：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。 格式标准：如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 要点说明：涉密公文依据保密法的规定，按涉密程度明确标注“绝密”“机密”“秘密”（引号与引号之间、书名号与书名号之间不加顿号，如中国共产党章程中国共产党纪律处分条例中国共产党党内监督条例（试行）中国共产党党员
7、领导干部廉洁从政若干准则）和保密期限。标注了密级未标注保密期限的公文，则按照国家秘密保密期限的规定（绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年）认定，或按“公文密级的变更和解除由原确定密级的机关或者其上级机关决定”的规定执行。密级和保密期限之间用“”分隔，如“秘密1年”，“绝密”“机密”“秘密”两字之间不空格，保密期限中阿拉伯数字和“年”字也不空格。如果只标密级不标保密期限，“绝密”“机密”“秘密”两字之间空一字。 常见问题：1.确定密级和保密期限时存在过紧或过松两种倾向；2.密级标注不规范，有的保密期限中的数字使用汉字；有的标注在右上角；有的不标保密期限，但“绝密”“机密”“秘密”
8、两字之间未空字。 三、紧急程度 条例规定：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。 格式标准：如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 要点说明：紧急程度标注位置分三种情形：1.既没有份号，又没有密级和保密期限，则编排在左上角第一行；2.只有份号，但没有密级和保密期限，则编排在左上角第二行；3.既有份号，又有密级和保密期限，则编排在左上角第三行。非紧急公文不标注紧急程度。如果同时标注密级和
9、保密期限、紧急程度，表达紧急程度的两个汉字之间不空格，即应标注为“特急”；如果不同时标注保密期限，表达紧急程度的两个汉字之间空一字，即应标注为“特 急”。 常见问题：1.不急的公文标注了紧急程度；2.标注位置随意，有的在版头区域随意加盖“特急”或“加急”印章；3.未标注紧急程度，发文机关却在公文处理过程中按紧急公文催办；4.紧急公文标注的紧急程度错用电报的紧急程度“特提”“平急”，或将“加急”件标注为“紧急”“急件”等。 四、发文机关标志 条例规定：由发文机关全称或者规范化简称加“文件二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用
10、主办机关名称。 格式标准：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。 要点说明：主要变化：1.取消党的机关常用的发文机关全称或者规范化简称加括号标明文种的形式即“()”，因为标题中已明确文种，在发文机关标志中去掉括号加文种的形式可避免不必要的重复，使发文机关标志更加庄重、规范和美观；2.以前
11、行政机关上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，这次也取消了，主要考虑到党政机关公文发文机关标志的规范和统一。发文机关标志分两种形式：1.发文机关标志加“文件”二字的，用于发布、传达贯彻党和国家的方针、政策，作出重大决策、重要工作部署，转发上级机关和同级机关的公文，批转下级机关的重要公文；2.不加“文件”二字的，用于通知、发布有关事项，任免干部，组建和调整各种非常设机构，表彰先进和通报有关事件，向上级机关请示、报告工作，批复下级机关的请示，答复不相隶属机关请求批准等具体事项。发文机关标志推荐使用小标宋体字，是因为小标宋体字显得庄重；字号没有规定具体数值，应以不大于上级机关的发文机关
12、标志为原则自行酌定；具体排布总体要小于版心的宽度；红色油墨要达到色谱指标，中央和省委文件发文机关标志使用金光红色。 常见问题：1.有的发文机关标志字体、字号不规范，有的使用宋体、华文中宋，有的下级单位发文机关标志字号大于上级机关发文机关标志字号；2.有的发文机关标志红色偏暗、偏淡；3.有的发文机关标志与发文机关署名或印章不一致。 五、发文字号 条例规定：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。 格式标准：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01
13、），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 要点说明：发文字号是党政机关制发公文的编号，可以表明公文的制发机关及其形成的年度及顺序。发文机关代字要准确、简洁、规范、无歧义，避免与上级机关、同级机关的机关代字冲突或重复。如省委文件代字使用“鄂发”，鄂州市委文件代字则使用“鄂州发”。发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽（156mm）的红色分隔线。红色分隔线的高度推荐使用0.35mm0.5mm，具体高度可根据发文机关标志字体字号酌定。党的机关公文分隔线中部为红色实心五角星。 常见问题：1.发文机关代字概括不准确，有的机关代字过长，有的过于简略不
14、易识别，有的同一发文机关标志根据不同的拟稿部门使用不同的机关代字。2.发文字号年份、发文顺序号标注不规范。年份没有使用全称；没有使用六角括号，有的单位用方括号“”或圆括号“（）”或“【】”；发文顺序号编虚位，如“1”编为“01”，前面加“第”字等。3.发文字号标注位置不规范，有的离发文机关标志太近，有的离红色分隔线太近甚至直接与分隔线重叠；上行文发文字号有的居中标注或左侧顶格，有的与最后一个签发人姓名不在同一行。 六、签发人 条例规定：上行文应当标注签发人姓名。 格式标准：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发
15、人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。 要点说明：签发人指发文机关的主要负责人，标注签发人姓名，体现机关负责人对所签发的公文负责。标注签发人应注意两点：一是只标姓名，不标职务；二是联合行文，须标明所有联署机关签发人即会签人姓名。 常见问题：1.上行的“请示”“报告”应标注签发人但未标注；2.上行文应当由主要负责人即正职或主持工作的负责人签发，但有的机关任何副职都签发，有的非领导职务者也作为签发人；3.联合上行文只标注主办机关主要负责人，而不标注其他机关负责人；4.签发人的标注不规范：有的未右空一字，签发人姓名不用楷体标注而使用黑体或仿宋体，联合行文时，将“签发人”三字放在签发人姓名的中间行或与最后一个签发人姓名排列在同一行。 七、标题 条例规定：由发文机关名称、事由和文种组成。 格式标准：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。 要点说明：发文机关名称可用全称或规范化简称，3个以下（含）机关联合行文应列出所有发文机关名称，4个
