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1、 常用公文相关知识 一、什么是公文、文件公文是党政机关、人民团体、企业事业单位实施领导、履行职能、处理公务的过程中所形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规、规章或管理规章，施行行政措施和领导管理职能，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要手段和工具。人们又常把公文称作文件，文件可以从广义和狭义两个角度来理解。广义的文件包括公务文件和私人文件，实质上就是文书的别称。本书不采用此说。狭义的文件即指公文。从这个角度上来理解，文件就是公文，只不过不同场合用法不同。一是在泛指或使用集合说法时，一般用
2、“公文”；而在具体指称公文即专指时，一般不说“公文”而说“文件”。如“公文写作学”、“公文培训班”，一般不说为“文件写作学”、“文件培训班”；而“一份文件”、“贯彻号文件精神”，一般也不说为“一份公文”、“贯彻号公文精神”。二是在口头表达时，习惯上都说文件而不说公文，如“学习文件”、“红头文件”、“去领文件”，其中“文件”一般不说为“公文”。 二、公文的分类 （一）按发文机关的行文方向划分，可分为上行文、下行文、平行文三类。 1. 上行文: 指向所属上级领导机关或组织发出的公文； 2. 下行文: 指向所属被领导、指导的下级机关或组织发出的公文； 3.平行文: 指向同一组织系统中的同级机关、组织
3、或非同一组织系统中不相隶属的任何机关、组织制发的公文。 （二）根据公文的来源，可分为收文、发文两类。 收文指本机关或组织收到的来自外部的公文。发文又可分为两类：一类是指由本机关或组织制成发往外部的公文；一类是由本机关或组织制成只供内部使用的公文，这一类也可另立一类称为“内部公文”。三、公文具体种类（13种）（一）请示 用于向上级机关请求指示、批准。（二）报告 用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。 （三）意见 用于对重要问题提出见解和处理方法。 * 以上三个文种多用于上行文（四）通知 用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 （五）通报 用于
4、表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。 （六）批复 用于答复下级机关请示事项。（七）决定 用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（八）命令（令） 用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（九）会议纪要 用于记载会议主要情况和议定事项决议 用于公布会议讨论通过的重大决策事项。（十）公告 用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（十一）通告 用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 * 以上八个文种多用于下行文（十二）函 用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项
5、。（十三）议案 用于各级人民政府（或者法定人数的人民代表）按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 * 以上两个文种多用于平行文 * 意见 用于对重要问题提出见解和处理方法。可以用于上行文、下行文和平行文。 四、公文用纸幅面尺寸及版面要求 （一）幅面尺寸 公文用纸一般采用国际标准A4型纸（A3型纸），其成品幅面尺寸为：210 mm297 mm。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。（2） 字体和字号 公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，特定情况可以作适当调整。 （三）文中层次序号 文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1
6、.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。五、文件装订要求（一）制版印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不超过2 mm。公文用纸订口（左白边）为28mm1mm，版心尺寸为156 mm225 mm。（二）装订要求 公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm，无毛茬或缺损。骑马订或平订的公文应当：1.订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差4mm；2.无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；3.骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。 六、 附件说明 文件如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. ”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
