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1、程序文件编号：SAP-文-015生效日期：2011.11.25供应商社会责任管理程序版本：B修订日期：2011.11.25修订：0页次：1/11目的为规范本公司文件资料的制定、发行、保存、回收、废止等作业，特制定本程序。2范围本程序适用于本公司所有文件、资料以及外来文件的控制。3职责3.1品质中心;负责受控文件正本的管理，并负责此类文件的发行及回收。3.2 相关部门3.2.1负责制订及修改相关工序或岗位所需的指导文件。3.2.2负责本部门所有需使用文件及资料管理。3.2.3负责本部门外来文件的管理。4相关文件记录保存规范5定义记录;阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。一阶文件:是指本
2、公司的管理手册；二阶文件:是指本公司管理运作程序;三阶文件:是指作业指导书等运作类及操作类文件。6内容6.1文件编写格式及其它要求6.1.1一、二、三阶文件编制要求如下表:项目字体大小行距使用表格单行行高页面设置文件类别与名称黑体、宋体四号20磅0.8厘米上:1.5 下:1.5正文大条目黑体、宋体小四左:1.5 右:1.5正文其它内容黑体、宋体五号页眉:0.5 页脚:0.5备注：以上内容可视实际情况进行调整更改。6.1.2记录表格编制可采用黑体、小四字体。6.1.3一、二阶文件均需设置封页（附件一）及更改控制页（附件二）；6.1.4 三阶文件不设封页，但需设更改控制页； 6.1.5 一、二阶文
3、件编制内容包括：1目的；2范围；3职责；4参考文件；5定义；6内容；7记录；8附件（具体参照附件三）6.1.6三阶文件分为运作类指导书和操作类指导书，运作类指导书编制内容参照一、二阶文件编制内容格式，但可根据实际情况取舍其中的项目（附件四），操作类指导书的编制内容包括:所需物料、使用工具、作业步骤、注意事项、记录、作业流程图（附件五）。联达公司/伟星股份深圳分公司编号：MP-001生效日期:2006.03.31程序文件版本：A修订日期：文件资料控制程序修订：0页次：2/5相关标准条款4.2.3 4.2.4(ISO9001:2000) 4.4.5(ISO14001:2004)6.2文件编码要求6
4、.2.1管理手册编码为: M-0016.2.2程序文件编码为 MP-XXXMP-流水号例:文件控制程序为 MP-001(注程序文件的流水号由品质中心统一控制)。6.2.3三阶文件编码为: XX-X-X-XXX文件类型代码公司产业代码-部门代码-流水号例:联达制造部洗棒作业指导可编为:WI-L-制-0016.2.4记录编码为:XX-X-XXX文件类型代码-部门代码-流水号例:文件发放记录可编为:QR-文-001(注:联达公司与伟星股份深圳分公司各产业的记录分开标识，保存。)6.2.5代码分类6.2.5.1文件类型代码如下表:文件类型程序文件三阶文件外来文件记录代码MPWIWLQR6.2.5.2公
5、司产业代码如下表:公司产业联达分公司五金分公司合金分公司服饰分公司标牌分公司拉链行政线研发线市场线代码LWHFBSXZYFSC6.2.6 部门代码总经理室(总) 制造部(制) 品管部(品) 工程部(工) 开发部(开) 技术部(技) 市场部(市) 业务部(业) 外贸部(外) 企管部(企) 设备部(设) 人事部(人) 办公室(办) 品质中心(文) 物料部(物) 信息中心(信) 6.3外来文件管理6.3.1本公司外来文件包括a) 客户提供的图纸、检验标准、工艺资料及产品认证文件等。b) 客户提供的有关产品规格、工程更改通知、生产及试作的技术性参数等。c) 其它相关方提供的文件（如政府提供的关于安全生
6、产的文件或法律法规等）。联达公司/伟星股份深圳分公司编号：MP-001生效日期:2006.03.31程序文件版本：A修订日期：文件资料控制程序修订：0页次：3/5相关标准条款4.2.3 4.2.4(ISO9001:2000) 4.4.5(ISO14001:2004)6.3.2 外来文件的管制6.3.2.1a)、b)类外来文件一般由客户提供，相关部门在收到之后，需审核其内容是否明确，在全部内容明确之后，按需求范围发放，如有更改时，应按需求范围再次发放，同时回收旧文件，以确保作废文件不被误用。6.3.2.2 C)类文件由收到部门统一交给品质中心,并由品质中心按需求范围复印分发,并登入外来文件一览表
7、。 如需更换时,由接受部门将新文件交品质中心,品质中心按需求范围复印分发,并登入外来文件一览表,同时按原发放范围回收旧文件。6.4体系文件的制订、审核和批准。6.4.1本公司体系文件由各相关单位编制后，按以下列表职责进行审核批准后，交品质中心发行。文件类别制定审核批准管理手册ISO改进推委会管理者代表总经理程序文件(含记录)ISO改进推委会管理者代表总经理作业指导书各相关部门各相关部门负责人各线经理各线负责人6.5 文件版本控制6.5.1文件版本以大写英文字母表示：第一次发行为A版，第二版B版，以此类推。6.5.2若文件只作小部分修改，可不更改版本，只作修订记录，以阿拉伯数字表示，如发行时为0
8、次，第一次修订为1次，以此类推，当修订超过3次时，无论更改内容的大小，都必须更改版本。6.6文件控制形式:本公司文件按“受控”与“非受控”两种形式控制。6.6.1本公司受控文件为:管理体系相关手册、程序性文件、作业指导书及相关记录。6.6.2本公司“非受控”文件为:各部门视工作需要制定的临时性制度及内部联络资料等；对于长期有效的规章制度等应按受控文件要求管制。6.7受控文件发行6.7.1受控文件经批准后，由品质中心按发放范围复印相应的份数，填写文件资料发行/回收一览表，发放到相应的部门，并要求文件接收部门在文件资料发行/回收一览表上签收。然后品质中心将文件登入文件管理台帐上。文件发行时，品质中
9、心应在封面及正文加盖“受控”印章,“无受控”状态印章的体系文件(记录除外)视为无效文件，禁止在现场使用。6.7.2必要时,一、二阶文件及运作类三阶文件经批准后可在网上发布。6.7.3所有受控文件正本由品质中心保管,需盖“文件正本”章。6.8受控文件的修订6.8.1当文件需要修订时，由申请单位填写文件修改申请单经审批后修改，修订文件的审批权限按6.4.1执行。6.8.2修订文件批准后，由品质中心按6.7.1发放,同时回收旧文件,在网上发布文件由品质中心负责联络更新，同时通知各部门删除旧文件，品质中心不定期检查各部门电脑中是否有过期文件存在，确保失效文件不被误用。联达公司/伟星股份深圳分公司编号：
10、MP-001生效日期:2006.03.31程序文件版本：A修订日期：文件资料控制程序修订：0页次：4/5相关标准条款4.2.3 4.2.4(ISO9001:2000) 4.4.5(ISO14001:2004)6.9受控文件的增发、补发当各部门因工作需要需增加文件，或因其他原因文件损毁时，由相关部门填写文件补发申请单向品质中心负责人说明原因，由品质中心按其实际需要增发或补发。6.10作废受控文件的管理6.10.1所有作废的受控文件由品质中心负责回收并进行相应的处理,处理方式为切碎或加盖“作废章”后回收再利用(注:只能用本公司内部文件资料的打印及复印,不得用于外部联络的相关文件及资料),品质中心正
11、本文件加盖“作废章”后进行保存,保存期限为一年。6.10.2若相关部门因参考需要确需保留作废文件时,需经品质中心加盖“参考章”后方可留存。6.11任何部门或个人不得私自将本公司受控文件提供给外界,若因工作需要,需将本公司受控文件需提供给客户或其他相关方时，由相关部门向品质中心说明原因，品质中心向管理者代表报告并批准后，按需求复印并提供给相关部门,由相关部门提供给客户或其他相关方。6.12非受控文件的管理:文件修订及更改后不需要回收，此类文件由制定部门自行发放管理。6.13受控记录控制6.14.1公司内所有受控记录的空白表格均需按品质中心要求的格式编制,并由品质中心统一管制。6.14.2当因工作
12、需要需更改记录格式的，由制定部门向品质中心说明原因后变更，并将变更后的表格提供一份给品质中心保存，当记录表格为共用表格时，由品质中心通知并提供变更后的表格给相关使部门。6.14.3用于体系运作的记录，但没有标准样式的记录(如质量会议记录等)，也将作为受控记录来控制。6.14.4对受控记录，各使用部门须严格按照记录保存规范所要求的保存期限予以保存。凡没有明确规定保存期限的非标准格式的受控记录，有关部门至少应保存三个月。6.14.5受控记录的填写、更改、保管、保存及销毁A. 所有受控记录，均须使用圆珠笔或钢笔进行填写，不能使用铅笔填写。B. 填写好的受控记录应保持内容完整、数据准确、字迹清晰、易于
13、辨认。C. 受控记录填写内容需更改时,可划掉错误内容,并在旁边填上正确内容,也可使用涂改液对其进行修改（重要数据不能使用涂改液）。若被修改部分为重要数据或质量内容时，须在被修改处的近旁填写修改人的名字和日期。D. 凡表格中勿需填写的栏目或出现空白的地方，可采用在空白处划斜线或者在相关位置注明“以下空白”的方法予以注明。E. 根据受控记录的使用频率，可分别按月、季、半年的时间间隔对受控记录进行收集，整理和归档。F. 归档时，须建立归档封面，封面上应注明记录名称、保存单位、归档人、归档时间、记录编号及保存期限等内容。G. 受控记录应存放在干燥清洁的环境中，并注意避免直接受阳光照射。H. 受控记录由
14、使用单位自行保管，在存放区域，应以适当的方式标示各类受控记录的存放位置。I. 一般情况下，各部门不得对外提供部门保存的相关受控记录。经管理者代表核准后，可提供相关记录给有需要的相关方。联达公司/伟星股份深圳分公司编号：MP-001生效日期:2006.03.31程序文件版本：A修订日期：文件资料控制程序修订：0页次：5/5相关标准条款4.2.3 4.2.4(ISO9001:2000) 4.4.5(ISO14001:2004)J. 各部门每月应清查是否有过期的记录(查看每扎封面上废止时间)。若需要对已过期的记录进行销毁时，应由部门的记录管理人员向本部门主管提出申请，经部门主管审核后方可对相关记录进行销毁。6.15受控电子文档的管理所有需受控的文件,制作部门在文件发行之后,均需提供一份电子档给品质中心保存,更改亦同。品质中心文件管理人员应分类建档保存,未得管理者代表批准,不得将电子文档提供给非使用部门或其它公司。7记录7.1文件资料发行/回收一览表7.2文件管理台帐7.3文件修改申请单8附件8.1管理手册&程序文件封页格式 附件一8.2 文件更改控制页 附件二8.3管理手册&程序文件编写格式 附
