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1、 安徽佳通轮胎公司ERP信息管理系统应付管理核心解决方案文档作者:顾问创建日期:10-JAN-2001确认日期:控制编码: GTERP/HF/SD020/FIN/AP001当前版本: 2.0审批签字:佳通轮胎项目经理汉普项目经理拷贝数量_文档控制更改记录日期作者版本更改参考2001/1/10王琪1.0没有前面的文档2001/2/20许瑞庭，刘平2.0讨论后修改审阅审阅人职位签字王琪汉普项目经理分发人员编码姓名地点和位置1、2、3、4、目 录文档控制2更改记录2审阅2分发人员2方案概述5方案内容5背景5供应商管理7业务现状7业务需求7解决方案7发票管理8业务现状8业务需求8解决方案8五金材料成本
2、核算10业务现状10业务需求10解决方案11原材料成本核算15业务现状15业务需求15解决方案15委托加工（帘子布）处理17业务现状17业务需求17解决方案18运费的处理20业务现状20业务需求20解决方案20外购胎采购付款21业务现状21解决方案21其他业务付款23业务现状23业务需求23解决方案23预付帐款的处理25业务现状25业务需求25解决方案25付款计划与审批26业务现状26业务需求26解决方案26付款管理27业务现状27业务需求27解决方案27来料加工进口流程28业务现状28业务需求29解决方案29采购退换货处理30业务现状30业务需求30解决方案30已解决和未解决的问题32已解决
3、的问题32未解决的问题（佳通财务提出）32方案概述方案内容建立应付款管理系统，财务人员在系统中处理各类应付款业务，通过系统集成接口传至总帐生成凭证。在应付帐管理系统可以对供应商进行管理，如多地点管理、分类管理和维护供应商基本信息。在应付帐系统可以对发票、付款进行管理。在应付帐系统可以处理以下业务：库存材料采购付款业务费用类易耗品采购付款业务固定资产采购付款业务供应商预付款各类付款业务应付帐系统可以在线查询供应商余额，发票的已付款情况和付款计划，提供应付款帐龄分析。可以在线查询材料、资产采购发生情况和各类费用的发生情况。应付帐系统提供满足财务部门及相关业务的报表需求。背景佳通轮胎公司的应付业务主
4、要为以下几点：化工材料采购应付流程帘子布委托佳元加工流程五金材料采购应付流程外购胎采购和应付流程退货管理与业务处理流程油料采购应付流程设备零部件加工维修费流程运费的处理来料加工进口流程预付帐款流程本解决方案将针对以上部分从以下几个方面进行阐述：供应商管理发票管理五金材料采购付款原材料采购付款委托加工（帘子布）处理运费处理外购胎采购付款其他业务付款（包括低值易耗品、固定资产采购及其他开支）预付款管理与核销付款计划与审批员工费用报销管理付款管理采购退换货处理供应商管理业务现状目前佳通轮胎对于供应商的管理以手工的管理方式为主，主要责任部门是采购部。供应商名称基本统一，但有时也有可能出现重复的情况；供
5、应商目前有编码和编码规则；供应商目前已进行了分类管理。首先分国内供应商和国外供应商；其次分化工材料供应商、五金材料供应商和辅料供应商。财务部只在提请采购付款时，按采购部提供的供应商信息或关联公司信息支付款项。在供应商管理工作中处于被动应用的状态。业务需求有时订单合同单位、开票单位、付款单位不一致，给财务在供应商付款信息管理方面造成困难；增加了财务的工作量。解决方案供应商认证结果在采购模块（或应付模块）录入系统，有关供应商统一编码、发票税项、支付条款、允差、有效活动时间等信息，采购与财务共享。财务可随时查询和统计合格供应商名录、应付帐户、已支付历史、供应商项的交易明细等信息；(供应商编码方案详见
6、采购方案)逐步规范开票付款行为，消除不正常关联交易，使合同单位、开票单位、付款单位一致。对于供应商存在代理商或子（母）公司经常代收款的情况，可通过在同一供应商下，设置多支付地点的办法实现。为便于供应商管理及供应商查询，对供应商按供应物料类别分类, 分化工材料供应商、五金材料供应商和辅料供应商。（交叉供应商按主要提供产品区分）发票管理业务现状佳通轮胎目前主要的付款票证有以下几种：一般采购付款的进口发票、增值税发票、可以抵扣增值税的运费发票、普通发票、借款单（预付时使用）、关税完税单、进口环节增值税完税单等。目前的票据管理工作主要是核对发票的真实性、合法性和准确性。业务需求由于发票号码（尤其是增值
7、税发票、运费发票）、订单合同号、入库单号等票据号码信息，对支持财务查询、追溯及报表统计等工作具有重要意义，应当适当予以记录。解决方案对于发票管理的基本原则分以下几个方面进行阐述：发票确认的时间由于财务管理与审核制度中对于债务的确认是基于发票层次上的，因此，真实发票的录入时间即为债务的确认时间。债务形成与单据审核要求形成债务的原因入帐的单据审核与实际采购无关的债务（无定单的采购）应付发票或内部付款凭证实际物资采购形成的债务应付发票/内部付款凭证、采购订单/内部采购订单、送货单/内部送货单、接收入库单、检验合格单费用性采购形成的债务（有定单的采购）应付发票/内部付款凭证、采购订单/内部采购订单固定
8、资产采购形成的债务应付发票/内部付款凭证、采购订单/内部采购订单、资产验收单发票的编码方式Oracle对于发票的编码方式在两个层次上进行，其一建立在发票批组层次；其次建立在发票层次；在发票层次上建立发票编号进口材料的发票编号：J+发票号码。国产材料的发票编号：Z+发票号码（增值税发票）、Y+发票号码（运费发票）、P+发票号码（普通发票）。不同来源与不同类型的发票或帐单，在其业务发生时的票据号码对于财务管理而言都具有实际考核与跟踪意义的。因此，Oracle 可以用手工编号的方式将实际票据号码录入系统，以便于跟踪票据的实际发生情况。在发票批组层次上建立发票批编号姓名的英文缩写（3位）+年月日（6位
9、）。对于不同的录入者录入系统的应付发票，可以定义一定的编码规则，便于录入者查询自已录入的发票。为在一定周期内发生的同一供应商的发票建立批组编号方式有利于建立供应商结算清单与发票的联系。 发票日期：以发票上的日期为准，发票收到日期以系统日期为准。五金材料成本核算业务现状入库时：采购部把增值税发票、运费发票（随增值税发票一起到）及材料入库单第二联对应后(如果需要检验，还要附检验报告单)，交给部门主管签字，同时将增值税发票的内容和入库单的材料实际单价录入微机，然后把发票同入库单一起交给财务入帐；财务对发票和入库单进行审核，不合格退回采购部，合格的在收发存数量金额台帐（EXCEL表）中录入入库数量，按
10、材料分类汇总出计划金额；录入各类材料实际金额，计算各类材料差异，填制材料入库凭证：借：材料XX 材料-XX差异 应交税金-增值税（进项） 贷：应付帐款XX 现金（或银行存款）借：低值易耗品-XX 低值易耗品-XX差异 应交税金-增值税（进项） 贷：应付帐款-XX 现金（或银行存款）月末暂估：月末根据打印出的暂估材料明细表做本月材料暂估入库，下月初再用红字冲回；即 借：材料- 材料-差异 贷：应付帐款-暂估价月末分配：计算差异率，根据材料帐本计算累计至分配前各类材料差异和计划价（包括暂估材料），求出差异率。分配，根据仓库送交的领料单的使用材料性质（生产费用）及使用部门，录入收发存数量金额台帐 （
11、EXCEL表），计算发出的各类材料计划金额，生成材料收发存报表 （EXCEL表）；录入差异率，计算材料实际分配金额，生成材料分配表；填制分配凭证。对帐，分配前核对仓库台帐和财务收发存数量金额台帐的各材料收入数量；分配后核对仓库台帐和财务收发存数量金额台帐的各材料发出数量。业务需求存在问题：重复工作量很大，财务部需要人工审核采购单、入库单、验收单、发票，才能进行处理。不仅量大，而且容易出错。财务无法实时反映到货情况，应计暂估只在月末体现，入帐不能做准确及时。解决方案在Oracle中，材料采购核算流程如下：采购部采购员在PO模块输入采购订单，并经过审批确认。采购到货时，在INV模块做接收处理，系统
12、自动生成日记帐：借：材料采购 采购订单价格 贷：应计负债检验合格入库时，仓库人员在INV模块做接收处理，系统自动生成日记帐：借：材料 标准价格贷：材料采购 采购订单价格 材料采购差异(PPV)发票到时，采购员报销时需要注明采购订单号，到财务部报帐。财务将发票输入AP模块，并与采购订单匹配，系统自动与采购订单、检验入库单匹配，如果满足财务要求，系统自动生成日记帐：借：应计负债 采购订单价格贷：应付帐款 发票价格 材料采购差异(PPV)上述流程优点：及时、准确入帐，无须月末暂估，月初发冲。自动核对单据，简化人工。在系统外计算差异率，根据材料帐本计算累计至分配前各类材料差异和计划价（包括暂估材料），
13、求出差异率。公式如下：各类材料的差异率=（本月初各材料PPV余额+本月购进各材料PPV总额）/（本月初各类材料余额+本月购进各类材料金额）（以上部分数据的提取需开发材料的收、发、存报表） 分配：根据INV模块各部门领料报表（区分使用材料性质（生产费用），根据系统外计算出的差异率计算差异的分摊，并将分摊结果用手工日记帐的形式输入到总帐系统。月末根据部门领料单进行分配：现状解决方案借：制造费用-各车间-维修费 制造费用-各车间劳保 管理费用-维修费 管理费用劳保 销售费用-维修费 销售费用-劳保 贷：材料-XX 材料-XX差异 低值易耗品-XX 低值易耗品-XX差异在库存模块定义帐户别名，指定对应帐户。当领料时，仓库人员选择“帐户别名”发料，系统
