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1、广促费签呈预提 OA 系统上线作业说明,2,目 录,一、促销费签呈OA上线之背景说明 二、OA签呈预提作业总体说明 三、主要概念及上线注意事项 四、OA系统介绍-TP2/TP3/冰箱 五、系统上线后表单及报表介绍 六、上线后作业与目前作业的区别 七、西南区上线实施计划 八、签呈实例操作讲解及OA系统说明,3,一.促销费签呈系统上线背景,单位:千元,事业群损益3年比较,促销费费用逐年增加！,4,西南区损益3年比较,单位:千元,一.促销费签呈系统上线背景,促销费特色:1.金额大2.明细多3.笔数多4.明细帐多5.管理费时,问 题 最 多,5,TP2、TP3存在的问题多，造成管理上的负荷 1、费用金
2、额大：预提费用常不准确，影响损益正确性，甚至有 借此操控损益现象。 2、促销明细多：TP2、TP3的促销种类最多，费用归属常有错 3、签呈多：提案时以手工作业，尤其签核过程长且效率低。 签呈的格式各地多样，易丢失，不易保存。 4、帐务量大：过往费用预提均为月末手工作业，冲帐、报销审 核的工作量大，尤其冲帐未与预提常不一致。 5、管理费时：结案速度慢，常有遗忘或拖延现象，做不到自我 提醒；返货不及时，逾期时间长，造成管理死角 ，发生很多弊端。,下功夫改变现状,全力推动OA系统电脑化管理作业,一.促销费签呈系统上线背景,6,使用OA系统作业的效益 制度与流程的调整，简化冗长签核流程 简化预提操作，
3、缩短人工的作业时间 从签呈转化预提，数字更精准 强化结案跟催，自我管理，剩余自动回冲 提供促销费成本、效益分析,一.促销费签呈系统上线背景,效益：作业系统优化 效率：管理系统简化,2010年度策略：强化营业系统,7,二、OA签呈预提作业总体说明,广促费科目签呈预提上线规划,第一阶段,第二阶段,A1 A2-ROADSHOW CP 广告费 广告费 消费者促销,8,二、OA签呈预提作业总体说明,广促费OA作业流程图,OA系统,办公室自动化,帐务系统,R3系统,结合 接口,1、考勤: 请假、出 差、加班 2、制度查询 3、签呈 4、促销费签呈 5、A1、CP签呈,1、销售SD系统 2、库存MM系统 3
4、、制程PP系统 4、总帐FI系统 5、固定资产FA系统 6、人事HR系统,9,二、OA签呈预提作业总体说明,A1、CP TP2-其他 TP3费用,促销案 广告案,广促费系统流程,广促签呈,从OA过帐到R3,未结案入预提,结案请款冲预提,1、依据客户、或供应商、产品号、合同号、费用类型，将各项费用输入到OA系统。,合同,2、从OA系统直接过帐到R3，将各种广促费签呈和帐务电脑化串连起来。,广促费OA作业流程图,10,使用者角色说明:,系统管理员,广促费用超级用户,每个费用的申请人,签呈处理人,角 色,营会主管 通企主管 所长 SD/SM 总经理,通路规划专员 通路促销专员 KA规划专员,普/营会
5、科主管,资讯中心,1.签呈输入、修改、查询 2.首页呈现自己负责的(含其他人转来的)、待结案的费用预提 3.对自己负责的(含其他人转来的)、待结案的费用预提可以进行未结案请款或结案请款处理,岗 位,权 限,审核申请人提交的广促费用签呈,1.可以在系统所有的成本中心中指定广促费用使用的成本中心、口味码、成本中心和营业所对应关系 2.可以查询统计并汇出所有的广促费用预提及结案情况清单。,1.问题处理及R3接口数据维护 2.可以在后台设定超级用户,二、OA签呈预提作业总体说明,11,二、OA签呈预提作业总体说明,系统功能数据图,未结案请款,结案请款,签呈结案处理,OA系统,填写签呈,R3系统,核准签
6、呈,核准签呈预提自动入账,请款凭证手工入账,多提回冲自动批量过账,请款录入,完全一致结案,手工创建促销案,直营客户帐扣入帐,转客户帐上余额入帐,数据传输,有差异结案,签呈过期终止处理,支付 方式,1,2,3,4,12,上线后促销费签呈及结案请款作业说明: 概念说明：从提案到结案报销主要分成四种情况 第一种：签呈申请金额=结案金额，即完全一致结案 第二种：结案金额签呈金额，超出的金额必须重新打 签呈申请，只能请签呈金额,二、OA签呈预提作业总体说明,13,有关费用支付方式的几种定义： 电汇：通过银行汇款方式支付客户。 货返：即通过搭赠出货方式，将费用折成货物返还给 客户，通常在R3创建封顶促销案
7、方式随货带出。 帐扣：用在直营客户，例如卖场做陈列或其他形式促 销产生的促销费冲抵当期应收该客户的货款， 该方式，客户需开具促销费发票给我司。 转客户账上余额：即将应支付给客户的促销费金额增 加客户的预付货款余额，客户按促销费金额开 具发票给我司。,二、OA签呈预提作业总体说明,14,上线后促销费签呈请款作业说明（支付方式为电汇时） 概念说明：从提案到结案报销主要分成四种情况： 第一种：签呈申请金额=结案金额，即完全一致结案 作业流 作业人,签呈提案,签呈审核,签呈核准,R3预提过账,结案请款报销,活动开始,TM、KA专员,部营会、TM主管、SDSM,总经理,销售费用会计,TM、KA专员,OA
8、中做结案请款，并列印请款单,TM、KA专员,到财会部报销请款,附齐发票及相关合同、结案报告、照片等,例如：签呈为10,000元，结案为10,000元，不产生差异 会计分录为：DR 费用 10,000 CR 预提 10,000 DR 预提 10,000 CR 应付 10,000,二、OA签呈预提作业总体说明,15,第二种：结案金额签呈金额，即有差异结案，只有1次请款就结案 作业流 作业人,OA中做结案请款同时系统自动带出剩余预提回冲数字，并列印请款单,到财会部报销请款,附齐发票及相关合同、结案报告、照片等,例如：签呈为10,000元，结案为9,000元，有1,000元差异要回冲，且只发生1次请款
9、 会计分录为：DR 费用 10,000 CR 预提 10,000 DR 预提 9,000 CR 应付 9,000 回冲剩余预提DR 预提 1,000 CR 费用 1,000,R3执行结案差异冲销预提程序过账,二、OA签呈预提作业总体说明,TM、KA专员,部营会、TM主管、SDSM,总经理,销售费用会计,TM、KA专员,TM、KA专员,签呈提案,签呈审核,签呈核准,R3预提过账,结案请款报销,活动开始,16,第三种：结案金额签呈金额，即有差异结案，但分多次请款才结案 作业流 作业人,签呈提案,签呈审核,签呈核准,R3预提过账,分批请款报销,活动开始,OA中做未结案请款列印未结案请款单,到财会部报
10、销请款,附齐发票及相关合同、结案报告、照片等,例如：签呈为10,000元，第1次请款为5,000元，第2次结案请款4,000元，剩余1,000元差异要回冲 会计分录为：DR 费用 10,000 CR 预提 10,000 第1次请款 DR 预提 5,000 CR 应付 5,000 结案请款 DR 预提 4,000 CR 应付 4,000 回冲剩余预提DR 预提 1,000 CR 费用 1,000,最后1次请款且结案时，在OA中做结案请款同时系统自动带出剩余回冲预提数字，并列印结案请款单,R3执行结案差异冲销预提程序过账,二、OA签呈预提作业总体说明,TM、KA专员,部营会、TM主管、SDSM,总
11、经理,销售费用会计,TM、KA专员,TM、KA专员,17,第四种：结案金额签呈金额，超出的金额必须重新打签呈申请， 本次只能请签呈金额 作业流 作业人,签呈提案,签呈审核,签呈核准,R3预提过账,结案请款报销,活动开始,OA中已签呈核准金额做结案请款列印请款单,到财会部报销请款,附齐发票及相关合同、结案报告、照片等,例如：签呈为10,000元，结案为15,000元，超出5,000元必须重新申请，OA只认可10,000元 会计分录为：DR 费用 10,000 CR 预提 10,000 DR 预提 10,000 CR 应付 10,000,超出签呈部分须另案重新申请！,二、OA签呈预提作业总体说明,
12、TM、KA专员,部营会、TM主管、SDSM,总经理,销售费用会计,TM、KA专员,TM、KA专员,18,三种特殊支付方式的签呈处理： OA签呈费用的支付方式有四种： 汇款、货返、帐扣、返客户帐上余额。 除汇款方式前面已说明有四种情况外，其余的支付方式状况如下： 1.支付方式为货返时：主要为TP2特陈特贩费等结案时以创建促销案返货支付。 例：多次请款的情况 作业流 作业人,签呈提案,签呈审核,签呈核准,R3不预提,结案时建促销案出货,活动开始,1.OA填写请款金额，不列印请款单 2.R3依每次填写金额依该金额创建促销案,例如：签呈为10000元，方式货返结算，OA结案请款为4000元和5000元
13、，做结案处理,剩余1000元不在使用. 当创建促销案出货时,直接产生费用,分录: DR 费用 5,000 第1次 4,000 第2次 CR 销货成本差异 5,000 4,000 最后1次结案时，剩余的1000将结案掉,不会带入R3系统。,TM、KA专员,部营会、TM主管、SDSM,总经理,销售费用会计,TM、KA专员,TM、KA专员,二、OA签呈预提作业总体说明,1.R3导出货返签呈促销案数 据报表，完善批输入格式， 产生促销案号，最后1次请 款要做结案请款，只须填 写请款金额，请款金额将 带入R3，剩余金额将自动 案掉，不在使用 2.R3可查询对应OA签呈创建 的促销案号,19,二、OA签呈
14、预提作业总体说明,2.支付方式为账扣时：主要为卖场做陈列或其他形式促销产生的促销费与客 户签订协议支付方式为，冲抵当期应收该客户的销售货款。 作业流 作业人,签呈提案,签呈审核,签呈核准,R3预提过账,结案时，做费用账扣缴款,活动开始,例如：签呈为10000元，方式帐扣结算，分2次共计请款为9000元，做结案处理 会计分录为：DR 费用 10,000 CR 预提 10,000 DR 预提 5,000 第1次 DR 预提 4,000 第2次 CR 应收 5,000 CR 应收 4,000 最后1次结案时，DR 预提 1,000 回冲剩余 CR 费用 1,000,R3执行结案差异冲销预提程序过账,
15、TM、KA专员,部营会、TM主管、SDSM,总经理,销售费用会计,TM、KA专员,TM、KA专员,附齐发票及相关合同、结案报告、照片等,OA中做未结案请款列印未结案请款单,最后1次请款且结案时，在OA中做结案请款同时系统自动带出剩余预提回冲数字，并列印结案请款单,到财会部报销入账,20,二、OA签呈预提作业总体说明,3.支付方式为返客户账上余额时：主要为应支付给客户的促销费金额增加客户 的预收货款余额。 作业流 作业人,签呈提案,签呈审核,签呈核准,R3预提过账,结案时，返客户账余缴款,活动开始,例如：签呈为10000元，方式返账余结算，OA分两次共计请款为9000元，做结案处理 会计分录为：
16、DR 费用 10,000 CR 预提 10,000 DR 预提 5,000 第1次 DR 预提 4,000 第2次 CR 预收 5,000 CR 预收 4,000 最后1次结案时，DR 预提 1,000 回冲剩余 CR 费用 1,000,R3执行结案差异冲销预提程序过账,TM、KA专员,部营会、TM主管、SDSM,总经理,销售费用会计,TM、KA专员,TM、KA专员,附齐发票及相关合同、结案报告、照片等,OA中做未结案请款列印未结案请款单,最后1次请款且结案时，在OA中做结案请款同时系统自动带出剩余回冲预提数字，并列印结案请款单,到财会部报销入账,21,一、OA签呈主要概念 1、签呈的文号：编码为15位: OAxx(后2位年号)- xxxx(签办 单位对应的公文编号)-概念 xxxxxxx(年度的7位流水号) 如:OA10-5060-00
