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1、1,办公自动化基础,2,办公自动化介绍,现代办公所处理的信息类型多种多样，有数值、文字、图片、图像、声音和视频剪辑等，因此，办公自动化软件通常由一系列应用软件构成，包括文字处理、电子表格、演示软件等。,3,办公自动化过程中最常见的文字处理、电子表格处理、演示文稿制作三个应用软件： 文字处理软件Word 2003 电子表格处理软件 Excel 2003 演示文稿制作软件PowerPoint 2003,4,Word2003文字处理,如何进行文字处理，需要什么工具，如何启动和退出该程序呢？ 如何利用 word 2003对文档进行管理呢？ 如何对文档进行编辑？ 如何对文档进行排版呢？ 如何进行图文混排
2、呢？ 如何插入并制作表格呢？ 如何高效进行排版？ 如何进行打印？,5,启动Word 2003,常规启动 单击 “开始”|“程序” | “Microsoft Word” 快捷启动 双击桌面上的Word快捷方式图标 通过已有文档进入Word 2003,6,退出Word 2003,单击标题栏右侧的“关闭”按钮。 单击标题栏左侧的“W”图标，在随之打开的快捷菜单中，单击关闭。 双击标题栏左侧的“W”图标。 单击“文件”菜单中的“退出”命令。 按组合键Alt+F4。,7,标题栏,菜单栏,工具栏,标尺,状态栏,编辑区,Word 2003窗口介绍,8,文档管理,包括： 如何创建一个新文档？ 如何在已有文档中
3、输入内容？ 如何保存文档？ 如何将已有的文档打开？,9,文档管理 创建新文档,创建新文档常有以下三种方法： 单击“文件”菜单的“新建”命令。 按组合键CtrlN。 单击“常用工具栏”上的“新建”按钮。,10,利用“模板”创建新文档,例如：利用“现代型信函”模板生成一封信,11,输入与编辑正文,光标表示录入内容时的插入位置。 键盘定位 利用键盘方向键 End、Home、Ctrl+ End 、Ctrl+Home 鼠标定位 在欲插入内容处单击鼠标左键。,12,输入正文途径,利用键盘 利用“软键盘” 插入菜单 视图|页眉、页脚 编辑|替换、剪切、复制,13,输入案例分析,点点日记 今天是2012年11
4、月5日星期一，室内气温57之间。 晚上，我正在看，突然铃声响起，原来是我的同学Mary,她问我书中第的数学题，求“12+24+36+48+100200=?”有什么简便方法？我告诉了她，她很高兴，对我说：“Thank you！My best friend！” 后来，她要我去图书馆为她借阅巴金的家、春、秋，并告诉我，她的Email地址是M，要我借到后写给她。,14,在输入过程中的状态：改写、插入，insert “Enter”产生段落标记： “shift+Enter”产生强制换行标记： “CtrlEnter”强制换页。 Backspace键删除“插入点”前面的字符 Delete键来删除“插入点”后面
5、的字符,15,保存文档(1),文件|保存 文件|S Ctrl+S F2 文件|另存为,16,保存的特殊设置,自动保存功能 菜单“工具|保存选项” 安全性,17,打开已有文档,“常用工具栏”中打开按钮 文件|打开 文件|0 “CtrlO” “CtrlF12”。,18,文档的编辑,选定文本,直接“拖拽” 文本中双击（词） 文本中三击（段） 单击首，Shift+单击尾（连续） Ctrl“拖拽”（不连续） 选定区：单击、双击、三击 全选（Ctrl+A),19,文档移动和复制,拖拽到目标 编辑|剪切：（目标）粘贴 “CtrlX”: “CtrlV”,Ctrl拖拽到目标 编辑|复制：（目标）粘贴 “Ctrl
6、C”: “CtrlV”,20,撤销和恢复,: 工具栏 编辑|撤销 “CtrlZ”,:工具栏 编辑|恢复 “CtrlY”,21,查找与替换,编辑|查找 “CtrlF”,编辑|替换 “CtrlH”,22,查找高级功能,23,文档的排版,字体格式,字体： 汉字字号 阿拉伯数字字号,字符间距： 缩放、间距、位置,24,字体特殊格式,中文版式： 拼音指南、带圈字符 边框和底纹： “文字”边框、底纹 语言： 中文繁简转换,25,段落格式,对齐方式 缩进 间距,26,段落其它格式,项目符号和编号 边框和底纹 分栏 首字下沉,27,28,制表位,格式复制（格式刷）,单击 双击（取消）,29,页面设置,30,页
7、眉或页脚 “视图|页眉和页脚”，弹出“页眉/页脚”工具栏,页码 “插入|页码”,31,脚注和尾注 “插入|引用|脚注和尾注”,超链接 “插入|超链接”,32,图形处理,插入图片,“插入|图片 PrintScreen Alt+PrintScreen,图片格式化,33,34,文字环绕效果,35,绘图工具栏 简单图形 复杂图形,36,图形处理,缩放和旋转 添加文字 组合 叠放次序 设置自选图形格式。,文本框,艺术字,公式,37,表格制作,Word中的表格有3种类型：规则表格、不规则表格、文本转换成的表格。,38,要设置表格中文字的对齐方式,绘制斜线表头,增加或删除行、列和单元格,公式： Left、
8、Above、单元格1：单元格2、 单元格1， 单元格2,39,“排序” 拆分单元格 合并单元格,40,高效排版,样式：是系统或用户并保存的一系列排版格式。 创建目录 打印预览 打印,41,电子表格处理基础,42,数据处理 科学分析计算 图形、图表功能 数据组织。,43,窗 口,44,编辑栏,45,数 据 输 入,单击,单元格内容的输入,汉字,文字分段,西文字符,日期,分数,公式,数字作为文字输入前要加单引号,按Alt+Enter组合键,直接输入,日期输入可用“/”分隔符,分数的输入应先输入“0”和空格,先输入“=”,46,数 据 填 充,填充柄,47,运算符 是对工作表中的数据进行分析与计算的
9、等式。它以“=”开始，后面跟表达式。 算术运算符 +（加）、-（减）、*(乘）、 /（除）、%(百分比）、(乘方） 关系运算符 =、=、 文本运算符（&) 引用运算符，：空格,48,关系运算符 =、=、,49,文本运算符（&),引用运算符，：空格 A3,B2,D4 B2:E5 A1:E5 C3:D6,50,2、在展开的函数列表中进行选择,1、在需要使用函数的单元格中输入“”号,利用“公式”计算数据,51,函数功能说明,3 、选择或输入函数参数,52,相对引用 单元格地址随着位置的不同而变化，例如：A1。 绝对引用 指公式复制或填入到新位置时，单元格地址保持不变,例如：$A$1。 混合引用 指在
10、一个单元格地址中，既有相对引用又有绝对引用,例如：$A1,A$1。,53,选 定,3、单击列标可用于选择某列,2、单击行标可用于选择某行,1、单击某单元格并激活它，即可用于选择单个单元格,54,55,粘贴单元格数据,方法是：先复制数据，再选择待粘贴区域中的第一个单元格，选择“编辑|选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中进行相应设置，,56,单元格格式化,通过“格式|单元格”命令,57,设置单元格格式还可以通过Excel的“格式”工具栏来进行。,58,自动套用格式,单击“格式”菜单后，再选择“自动套用格式”命令，会弹出一个自动套用格式对话框。 “格式|条件格式”命令,59,图 表 制 作,6
11、0,选定的数据源 。 单击常用工具栏中的“图表向导”按钮，打开图表向导。,61,图表向导之一：图表类型,1、选择图表类型,2、选择子图表类型,3、单击“下一步”进入步骤二对话框,62,图表向导之二：图表源数据,1、选择数据源区域,2、选择行或列作为系列,3、单击“下一步”进入步骤3对话框,63,图表向导之三：图表选项,3、单击“下一步”进入步骤4对话框,1、输入标题名称,2、输入分类轴名称,64,1、选择将图表插入当前工作表中或是新的工作表中,2、单击“完成”按钮，整个图表创建过程完毕,图表向导之四：图表位置,65,数据管理和分析,包括： 如何建立数据清单？ 如何对数据排序？ 如何进行数据筛选
12、？ 如何分类汇总？ 如何制作数据透视表？,66,建立数据清单,使用“数据|记录单”命令以记录为单位来输入数据及编辑,67,数 据 排 序,单击数据区域的任意单元格。 单击菜单“数据|排序”命令，打开“排序”对话框。 选择“主要关键字”,“次要关键字”“第三关键字”。 单击“确定”按钮。,68,数 据 筛 选,1. 自动筛选 通过“数据|筛选|自动筛选”命令实现,2. 高级筛选 然后执行“数据”“筛选”“高级筛选”命令，在其对话框内进行数据区域和条件区域的选择,69,2. 高级筛选 高级筛选能实现数据清单中多字段之间“逻辑或”的筛选关系 先要在数据清单以外的任何位置建立条件区域，条件区域至少是两
13、行，且首行与数据清单相应字段精确匹配 然后执行“数据”“筛选”“高级筛选”命令，在其对话框内进行数据区域和条件区域的选择；筛选结果可在原数据清单位置显示，也可以在数据清单以外的位置显示,70,1、建立条件区域，同一行上的条件关系为逻辑与，不同行之间的关系为逻辑或,2、执行“数据”“筛选”“高级筛选”命令,3、打开高级筛选对话框,4、选择数据区域和条件区域,5、单击“确定”按钮,71,数据管理和分析分类汇总,提示：先对“分类”字段排序,72,数据管理和分析数据透视表,分类汇总适合按一个字段进行分类，对一个或多个字段进行汇总。如果要对多个字段进行分类并汇总，这就需要利用数据透视表。 例4.42 统
14、计各系男女生的人数。本例既要按“系别”分类，又要按“性别”分类。,73,演 示 文 稿 制 作 基 础,74,制作演讲稿的过程,75,PowerPoint 2003 窗口,76,PowerPoint 2003 视图方式,PowerPoint有五种视图模式：,77,利用“内容提示向导” 利用“设计模板” 建立“空演示文稿”,我们如何新建演示文稿呢？,78,在幻灯片中添加各种图形、文本框、艺术字、图表、Word表格等。另外，对选定的对象可以进行移动、复制、删除等操作。 对于用“绘图”按钮制作的各种图形，可单击选中后进行修改或删除。,79,插入声音和动画文件：插入|影片和声音 插入超级链接 ：插入|
15、超级链接,我们如何在幻灯片中添加对象？,插入幻灯片:插入/新幻灯片。 删除幻灯片:编辑/删除幻灯片。 移动幻灯片 复制幻灯片:移动幻灯片的同时按下Ctrl控制键。,我们如何插入、删除、复制、移动 幻灯片？,80,PowerPoint 2003 格式化,母版,设计模板,81,82,放映演示文稿动画,幻灯片内动画设计 即为幻灯片上添加的各个对象设置动画效果。 通过“幻灯片放映|动画方案”命令，在“应用于所选幻灯片”列表框中选择需要的动画方案来实现,83,2. 自定义动画 利用“幻灯片放映|自定义动画”命令，在其任务窗格中进行相应设置。,84,3.设置幻灯片间切换效果 通过“幻灯片放映|幻灯片切换”命令，在“幻灯片切换”任务窗格中操作,85,放映演示文稿 设置放映方式,设置放映方式 演讲者放映 观众自行浏览 在展台放映（全屏）,86,本节小结,本章主要介绍PowerPoint制作和播放。内容包括：建立和编辑演示文稿，美化演示文稿，放映和打印演示文稿。,87,本章小结,本章主要介绍目前常用的文字处理软件word2003 、电子表格处理软件excel 2003和演示文稿制作软件powerpoint 2003的基本功能和使用方法。,88,Thank You !,
