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1、办公软件应用提高适用各个专业作者：吴丽杰 王小立 江昕安徽电气工程职业技术学院I前言随着计算机和互联网的迅速发展，改变了人们的生活、学习和工作方式、推动着世界各国经济的发展和进步。目前，计算机、通讯、办公自动化工具进一步走向融合，计算机已经称为办公自动化最基本的工具。办公自动化已将计算机技术、通信技术、科学管理思想和行为科学有机结合在一起，应用于传统的数据处理技术难以处理的数据量庞大的、包括非数值信息且结构不明确的办公事务上，有效地提高了办公质量和办公效率。在这样的背景下，熟练使用办公软件进行工作和管理已成为办工人员必备的基本技能。本书从软件应用的角度出发，以Office2007和Visio
2、2007办公软件为平台，介绍了办公中常用的文字处理、数据处理、演示文稿、技术绘图等功能。本书的内容主要包括四个模块：Word 2007、Excel 2007、PowerPoint 2007和Visio 2007，包含了办公中常用的知识，内容全面。为使学生深入掌握软件的使用，本书精心设计了与实际应用紧密结合的课堂练习，力求通过具有针对性和实用性的课堂练习、使学生快速掌握软件的应用技巧。本书第二章由王小立老师编写；第四章由江昕老师编写；第一章、第三章由吴丽杰编写。最后由吴丽杰统稿。本树在编写过程中，得到了安徽电气工程职业技术学院各位院领导，自动化与信息工程系杨圣春主任以及信息技术教研室全体老师的大
3、力支持。在此表示诚挚的谢意。由于作者水平有限，错误和不足之处在所难免，敬请各位读者批评指正。联系地址：安徽电气工程职业技术学院自动化与信息工程系E-mail：编者2010.8月目录目录目录I第一章Word 20071第一部分常规应用制作“同学会邀请函”11、Word 2007的操作界面12、文本的编辑2操作练习1-123、格式的设置2一、字符格式的设置3二、段落格式的设置3三、页面格式的设置4四、打印设置4操作练习1-254、表格的制作5一、创建规则表格5二、创建不规则的表格6操作练习1-365、使用图形对象7一、插入形状7二、插入图片7三、插入Smartart图形7四、插入艺术字8五、插入文
4、本框9六、插入符号9操作练习1-496、邮件合并10操作练习1-5117、综合练习12第二部分高级应用长文档处理技术13编辑“办公自动化讲义”131、制作纲目结构13第一种情况：先创建纲目结构，再完成内容。13第二种情况：设置内容已完成文档的纲目结构14操作练习2-1152、制作目录16一、 创建目录16二、 修改目录17三、 更新目录18操作练习2-2183、页眉和页脚的设置18一、分节符的使用18二、设置页眉页脚18操作练习2-3194、题注、脚注和尾注、书签的设置20一、题注的设置20二、脚注和尾注的设置21三、书签21操作练习2-4225、多文档合并22操作练习2-5226、批注22一
5、、新建批注22二、删除批注22三、删除特定审阅者的批注23四、添加或更改批注中使用的姓名237、修订23一、编辑时进行修订23二、关闭修订24三、更改标记显示方式24四、比较文档24五、合并修订文档258、审阅文章中批注和修订25一、按顺序审阅每一项修订和批注25二、一次接受所有更改25三、一次拒绝所有更改26四、按编辑类型或特定审阅者审阅更改26操作练习2-6269、综合练习26第二章 Excel2007271、Excel2007的操作界面272、 新建工作簿283、数据的基本编辑293.1 对象选取：293.2 数据的输入303.3 单元格数据的修改：313.4 数据的填充：31操作练习2
6、-1323.5 插入和删除333.6 单元格的移动和复制343.7 工作表的移动和复制353.8 数据的导入与导出35操作练习2-2364、公式与函数374.1 公式的输入374.2 公式中引用其它单元格：374.3 函数384.4 公式审核工具：41操作练习2-3425、格式设置435.1 样式功能区435.2调整行高和列宽：445.3隐藏行、列、工作表445.4 锁定单元格和保护工作表44操作练习2-4466、数据分析476.1数据区域与表476.2 排序476.3 数据筛选476.4数据库函数486.5 分类汇总496.6 数据透视496.7 合并计算：506.8 数据有效性工具：51操
7、作练习2-5527、插入其它对象537-1插入图表:537-2.插入超链接：548、显示与打印:558.1 冻结窗格558.2 控制分页558.3 页面设置558.5打印559、审阅56操作练习2-65610、综合练习57一、判断题57二、选择题57三、多项选择题58四、填空题59五、操作题5911、Excel 函数一览表60第三章PowerPoint 2007701、创建演示文稿70一、PowerPoint 2007的操作界面70二、创建演示文稿71操作练习3-1722、插入对象73一、插入图形对象73二、插入声音或影片73三、插入相册73操作练习3-2753、美化幻灯片75一、设置与管理幻
8、灯片母版75二、设置主题颜色和背景样式76操作练习3-3764、设置动画效果76一、设置幻灯片的切换效果77二、自定义动画77操作练习3-4795、设置超链接79一、为对象添加超链接79二、添加动作按钮80操作练习3-5816、幻灯片放映82一、设置演示文稿的放映方式82二、演示文稿排练计时82三、控制幻灯片放映83四、录制旁白837、打印演示文稿84一、设置打印页面84二、打印幻灯片84三、其他打印格式858、综合练习86第四章Visio2007874.1 Visio2007基本概况874.1.1Visio2007基本界面874.1.2Visio2007的工作环境874.2 Visio200
9、7图形的基本操作894.2.1Visio2007图形的基本知识894.2.2 设置图形的格式924.2.3 连接图形944.2.4 图形的操作964.3Visio2007文本的编辑984.3.1文本的基本操作984.3.2文本的格式设置1014.4Visio2007综合实例1064.4.1网络图表的绘制1064.4.2电路图的绘制1114.4.3楼层平面布置图1154.4.4 组织结构图1184.5Visio 2007 与 AutoCAD 的整合应用1204.5.1 在 Visio 2007 绘图页面中插入 CAD 文件1204.5.2 将 CAD 格式的绘图转换成 Visio 2007 格式
10、的绘图1224.5.3 将 Visio 2007 图形转换到 AutoCAD 中12427办公自动化讲义第一章Word 2007Word 2007是Office 2007 的一个重要组成部分，是Microsoft公司的一款优秀的文字处理软件。它主要用于日常办公、文字处理，如会议通知、会议纪要、工作报告等的写作。第一部分常规应用制作“同学会邀请函”1、Word 2007的操作界面图1- 1word 2007 工作界面Word 2007界面主要有以下元素组成：1） office 按钮 通过它可以创建、打开、保存、打印文档等，相当于word 早期版本中的“文件”菜单。2） 快速访问工具栏 放置频繁使
11、用的工具，单击右侧的下拉按钮，可以常用的工具添加到快速访问工具栏中，也可以选择“其他命令”添加其他所需的命令到快速访问工具栏。3） 功能区 由选项卡、组、命令组成。开始设置文档的基本格式插入插入表格、图片等各种对象页面布局选用主题、进行页面和打印设置。引用用于设置长文档的目录、脚注、题注等。邮件进行邮件合并。审阅审阅文档时校对、添加批注、修订等。视图选择文档的视图显示、控制界面元素是否显示（如标尺、文档结构图等）和显示比例、窗口的排列和拆分等。加载项也称为“应用程序扩展”，通过添加自定义命令和指定的功能来扩展。4） 文档编辑区 利用功能区的各项命令对文档进行编辑。5） 状态栏 显示文档当前的状
12、态信息，切换视图方式，调整文档的显示比例。2、文本的编辑文本录入后通常要对文本进行编辑修改。文本的编辑修改主要包括文本的复制、剪切、移动、删除等操作。一、文本的选择：1、拖动鼠标左键选择；2、鼠标移动到行的左侧，成形状时，单击选中一行，双击选中一列，三击选中整篇文档。3、“ctrl+A”选中整篇文档。二、文本的修改：1、在“插入”状态下，选中文本然后修改；2、“改写”状态下，光标移动到要修改的文本前输入新的修改内容就可以把光标后面的内容覆盖。三、文本的复制与移动：选中要复制或移动的文本，单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“复制”或“剪贴”命令（或者使用快捷键：Ctrl+C复制，Ctrl+X剪切
13、）。四、粘贴：“开始”选项卡“剪贴板”组粘贴；Ctrl+V。 选择性粘贴：“开始”选项卡“剪贴板”组粘贴选择性粘贴。通过使用“选择性粘贴”功能，可以帮助用户在Word2007中自定义粘贴格式。例如可以将word中的文字或表格粘贴为图片格式（图片（windows图元文件、图片（增强型图元文件），也可以将带格式的数据粘贴为不带格式的数据（无格式文本）。图1- 2“选择性粘贴”对话框五、撤销与恢复：操作练习1-11、 新建word文档，命名为“同学会邀请函”。提示：1）office按钮中的新建；2）快速访问工具栏中的新建按钮；3）Ctrl+N。2、 把素材中的文字复制到新建的文档中，并把“参会须知”
14、及后面的内容删除。3、格式的设置对文档进行处理时，还需要通过对文档进行格式的设置来实现文档的美化。格式设置主要包括字符格式、段落格式和页面格式等内容的设置。一、字符格式的设置 主要用来设置字符的字体、字形、字号，为字符添加下划线、边框、底纹，为文字添加圆形、矩形外框，改变字符颜色、缩放比例等。设置方法：1）选中要设置格式的字符；2）单击“开始”选项卡“字体”组对应格式的工具按钮或者单击“字体”组按钮进行格式的设置。图1- 3 字体组二、段落格式的设置 主要用来设置段落的格式，比如段落缩进、段落间距、段落边框和底纹等。设置方法：1）选中要设置格式的段落；2）单击“开始”选项卡“段落”组对应格式的工具按钮或者单击“段落”组按钮进行格式的设置。图1- 4
