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1、公务旅行管理,一、国内出差管理 二、涉外出差管理 三、随从事务,吕小波是宁波一家乳制品企业的办公室主任，因为一段时间以来该公司乳制品上海地区销售出现不良波动，公司老总要在7月10到上海实地考察一下情况，吕主任该怎样为老总准备旅行事务呢？,一、国内出差管理,（一）出差前的准备 1、拟定公务旅行计划和制作旅程表： 拟定公务旅行计划 在拟定公务旅行计划前，首先要对公司差旅费用、交通、食宿等级标准范围的有关规定及程序等清楚明了。一份公务旅行计划至少应包括以下内容：,(1)出差的时间、启程及返回日期，接站安排。 (2)出差的路线、终点及途径地点和住宿安排。 (3)会晤计划(人员、地点、日期和时间)。 (
2、4)交通工具的选择，飞机、火车、大巴或轿车。飞机要列明客舱种类及停留地的交通安排。 (5)需要携带的文件、合同、样品及其他资料。如谈判合同、协议书、科技或产品资料、演讲稿和与会国的指南等。 (6)上司或接待人的特别要求。 (7)上司旅行区域的天气状况。 (8)行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单及背景，会晤主题。 (9)差旅费用、现金、兑换外币、办理旅行支票。 (10)上司的住宅电话号码。,制作旅程表 旅程表的内容一般比旅行计划更详尽，秘书要将每日的日程表打印在纸上，并按时间顺序进行编号，供上司使用。一份周密的旅程表主要包括6项内容： (1)日期。 (2)时间。出发及返回的时间，包括各个目
3、的地的抵离时间和中转时间；开展各项活动的时间；就餐、休息的时间等。 (3)地点。上司本次出差的目的地(包括中转地点)；旅行过程中开展各项活动的地点；食宿地点等。,(4)交通工具。出发、返回时使用的交通工具； 停留地的交通安排等。 (5)具体事项。商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请娱乐活动等；私人事务活动。 (6)备注 记载提醒上司注意的事项，如在当地需要注意的一些风俗习惯和礼仪等。 旅程表除行动计划外，还应将必要的信息写入：旅馆名、所在地、电话号码；当地的联系人姓名、地址、电话号码；会晤者名、企业名、所在地、电话号码；海外出差时当地的中国大使馆所在地，电话号码等。旅程表应一式三份(或几份)
4、，一份存档，一份给上司及其家属，秘书存留一份。,张明经理旅程表,2、预订票务,旅行前交通工具安排时间、费用、安全度、舒适度。 可以采用电话、书信传真或上网方式预定。 2预定票务需考虑的因素 (1)旅行目的地。包括出发地点和到达地点。 (2)合适的启程时间。如上午、下午、傍晚或者夜间。 (3)合适的中途停留地、到达与出发时间。 (4)领导喜欢的交通工具的详细信息（飞机、火车或者汽车）。如预订机票，包括到达地点、时间、航班、座位等信息。 (5)希望的座位等级。 (6)是否需要往返交通服务。 (7)在旅行地希望住什么等级的旅馆和房间。 (8)是否有特殊旅行或目的地要求，如远程通信设施。 3取消预订
5、如果领导改变出行计划，秘书人员要把未用过的票退回去并请求退款。,取票 秘书人员在拿到所订票后，要仔细核对预订时所提出的要求，看是否有出入，着重核对以下信息。 1航班号或者火车车次是否正确。 2出发时间是否符合预订要求。 3飞机(火车)是否在预订的地点起程。 4到达的城市是否无误。 5机票(车票)是否与预订相符。 6机票(车票)是否完整无缺。,注意事项 1要查用最新的时刻表。 2要弄清领导出差时能享受哪一级的待遇。 3最好选择直达。 4应在领导旅行日程上注明其他交通工具的具体时间，这样领导就能根据实际情况，及时灵活地换乘其他交通工具。 5要会通过多种渠道订票。,3、安排旅行住宿 选择住宿地点 交
6、通方便。 费用经济。 食宿配套。 环境安静清洁。 住宿安全要注意。 预订客房的方式旅行社预订、网络预订、电话预订。 预订需提供的信息住宿者姓名、抵达时间与退房时间、房间类型及特殊要求。订房后应加以确认。,4、资料、物品及差旅费的准备 准备文件资料和物品 秘书必须为上司准备好相应的文件资料与有关物品，可将文件及物品按公用与私用分别列出清单，请上司过目，以免遗漏。,差旅用品一览表,（二）出差期间工作,1、随时记录重要事情及处理结果。 2、按照上司出差前的授权和指示工作 3、利用上司出差时的“暂时空隙”，处理平时无暇顾及的事宜和文件。 4、紧急或特殊情况，请在家领导解决或请求上司指示。,（三）出差回
7、来后的工作,1、接站，及时汇报，但不宜讲得太多。 2、按轻重缓急，扼要上司汇报 3、协助上司整理带回的文件、资料。 4、帮助上司核算出差旅费，并向财务部门报销。 5、发函致谢，函上应有上司签字。 6、征求对出差计划和安排有无感到不妥的意见。,二、涉外公务旅行管理,（一）出国前的手续 1、办理护照。护照种类：外交护照、公务护照和普通护照 。 护照的有效期般为5年 。 2、办理签证。到所去国家的领使馆申请。 3、办理“黄皮书”。“预防按种证书”国际上防止某些疾病传染流行所要求的证明。 4、准备外汇。兑美元、英镑、马克等。或信用卡、旅行支票。,（二）出国前的准备工作,1、收集信息资料：地理条件，气候
8、、风情，政局、交通旅馆。 2、编制旅程表：航空、航海，铁路：公路等的运行情况、旅行路线。旅馆有关资料。注意国际时间的计算方法 。 3、准备携带物品：资料 、服饰、现金、证件、行李等。 4、预订机(车、船)票。购票交验身份证和护照检查飞机班次、核对票价等。,（三）入出境手续,1、边防检查：填写入出境登记卡片，交验身份证、护照。 2、海关检查：申报的物品烟、酒等物品 3、安全检查：武器、凶器、爆炸物。 4、检疫：交验黄皮书 。 5、乘机。领取登机卡，行李一般30公斤免费，手提物品不得超过5公斤。,（四）其他准备,1、掌握时差换算。 2、兑换外币。 3、准备适当的礼物。 4、准备行装。 6、入乡随俗
9、。尊重其风俗习惯。,三、随从事务,（一）随从事务，为上司的公务综合服务工作，其主要特点是： A、流动性大。要有预见性、计划性，有条不紊地工作。 B、全面性。全面的综合服务工作 C、复杂性。突发事件机率高，应付各种复杂关系，要随机应变,（二）随从事务工作程序,1、涉外秘书随上司出差，便是一个流动的“临时办公室”，根据出差的目的意图和地点，日程和上司的指示等作好准备。同时根据上司指示拟订出差计划和安排行程。准备资料、物品、差旅费和有关出国手续。 领会上司意图拟定计划表充分准备办理全部手续出差实施,2、出差阶段。安排住宿，处理日常事务保持各方联系，预约等。 预定住宿确认到达后在服务台登记入住 3、结
10、束阶段。安排返程，整理出差资料，报销差旅费等 。 预定机票 确认机票全面周全收尾安全返回及时总结资料整理报账,1.乘坐轿车的礼节 最尊贵的座位是后排靠右的座位（如在车左向行驶的国家或是地区，则为后排左侧座位）。 其次是后排左侧、后排中间、前排副驾驶位。 如果主人亲自开车，那么主客就应该坐到副驾驶位,以示对主人的尊重; 其他人则依次坐于后排右侧、后排左侧、后排中间的位置。 2、乘坐吉普车的礼节 最好的座位是副驾驶位置，其他位置的顺序依次为后右、后左、后中。 3、乘坐大客车的礼节 乘坐大客车时，越靠前的座位越平稳舒适。,4.乘坐飞机的礼节 （1）候机时不要大声喧哗，应安静等候。 （2）登机后应按顺
11、序入座，不要抢行李架。 （3）登机后关上手机、呼机、计算机等。 （4）不要乱动飞机上的设备。 （5）尽量保持安静，聊天的音量要适度。 （6）保持洗手间的卫生。 （7）飞机上的非一次性餐具不可以带走。 （8）有问题请教乘务员，下飞机时向乘务员告辞,5.乘坐火车的礼节 （1）保持环境卫生. （2）不要过分喧闹。 （3）不要多占座位或是多占行李架。 （4）不要在桌子上堆满自己的物品。 （5）不要吃气味重的食品，不要抽烟喝酒.,下榻宾馆的礼节 1.住宿礼节 在国外，要给服务员支付小费。 在楼道里遇到其他客人，应该友善地主动打招呼。 应把电视的音量放低,不要在自己的房间里大声喧哗. 不要太晚熄灯，以免影
12、响同屋的人。,2.正确使用设备 （1）在国外，要自备盥洗用具 。 （2）卫生间里多数没有下水道，在洗澡时务必要注意把浴帘拉上，下摆垂在浴缸中。 （3）冰箱里的饮料和小食品费用都很高，要看清楚再决定是否食用。 （4）出门不要丢失钥匙。,问题讨论,1、你和上司及同事出差到澳大利亚，在你们一行出机场休息时你看到旁边椅子上有一个手袋，不知是谁的，你打开一看发现很多钱，你该怎么办？ A、马上带走 B、交给警察 C、寻找失主 D、交到机场服务处,2、如果你们一行到达墨尔本的维多利亚大 酒店，咨客很热情地帮你们拿行李，忙这忙那，你该怎么对待那位咨客？,A 给小费 B 道声谢谢 C 不予理睬 D 告诉酒店经理,练习题,如果上司要去法国巴黎、米兰进行商务洽谈，为期5天，请你为其拟一个商务旅行计划。,
