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1、一、时间的本质,第四章 时间管理,钟面,分针,时针,二、时间管理的内涵,三、时间管理存在问题,课件制作 朱欣文,第一节 时间管理概述,第二节 秘书时间管理,一、秘书时间管理的原则,确立个人的价值观,设立明确的目标,改变态度,遵循20:80定律,减少工作流程,黄金时段效率,二、秘书时间管理的方法,(一)时间“四象限”法,(二)计划管理,(四)汇报直奔主题,(六)安排“不被干扰”时间,(七)十五分钟工作术,(三)考虑不确定性,(五)一气呵成和间作套种,(八)善于授权,三、秘书时间管理的工具,(一)时间管理工具的演变,备忘录,记事簿,规划表 计划表,自然法则 罗盘理论,第一代,第二代,第三代,第四代
2、,第三节 上司日程安排 一、时间表的编制 (一)时间表的分类,(二)编制时间表的注意事项,1进行预约 2顺序的先后与时间的分配 3时间上留有余地 4内外兼顾 5提高效率 6事先同意 7适当保密 秘书工作日志与主管工作日志比较.doc,二、约会的时间管理,(一)秘书提醒上司,(二)访客和会议时间的控制,下面 你来试一试,1.手忙脚乱的秘书 实践训练,周一上班,秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开展工作,弄 手忙脚乱,临近下班时仍有部分工作没有完成。 (1)给某客户打电话,与对方联系上司下周四将与他约会的事宜; (2)复印下午部门经理会议所要讨论的报告,每人1份(共8人,每 份10页),完成会议日
3、程表的编制; (3)向人力资源部门写报告,申请今年的休假日; (4)复印一份将给某客户的答复信以备存,原件邮寄给对方; (5)拆封、分类、传递今天收到的邮件; (6)布置下午要使用的会议室,准备茶水和咖啡等; (7)为上司预定周末去天津的机票; (8)将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存,原件放置文 件传阅夹中给部门同事传阅; (9)在做以上事情的同时,她还接待了三位访客,接了若干次电话。 实训要求:假如你是小周,你将怎样利用时间高效地完成这些工作 ?根据这一内容,完成一份秘书工作日志。,秘书工作日志,2.调整日程表的方法 老总这几天日程安排得满满的,今天上午十点与天津的 客户谈判,今天下午三点到市环保局向汪局长介绍公司 节能新产品;明天上午九点半在长城饭店与美国QEC公司 的代表谈合作,明天下午二点公司开例会上午十一 点钟,美国QEC公司的老总的秘书安娜来电话,说由于特 殊原因,他们必须于明天中午乘飞机回国,所以,希望 能将谈判时间改在今天下午,否则,会谈将无限期推迟。 实训要求:按照上述情况演练调整上司的日程表。,调整后的日程表,