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1、会务管理,陈建国 主讲,一、会议概述 二、会务工作流程与任务 三、 成功会议的五种策略 四、会议中的沟通与反馈技巧 五、主持人的会议管理技巧,一、会议概述,（一）会议的含义 （二）会议的意义 （三）会议的功能 （四）会议的目的 （五）会议的种类 （六）会议的频率 （七）会议的通病 （八）会议的规范化管理,（一）会议的含义,所谓会议，指三人以上聚集在一起，有组织有领导地讨论和解决问题的一种活动形式，会议是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。会议的目的包括交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等。,（二）会议的意义,1会议是一个集思广益的渠道
2、,2会议显示一个组织或一个部门的存在 没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。,3会议是一种群体沟通的方式 因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。,（三）会议的功能,会议是管理的工具。 会议是反映现实情况的手段。 会议有管理控制、管理提升功能。 会议管理是建立学习型组织的基础工作。,会议的功能（集思广益、管理手段、发布信息、监督员工、协调矛盾、解决问题、资源共享）,（四）会议的目的,开展有效沟通 传达资讯 监督员工、协调矛盾 达成协议与解决问题 资源共享 开发创意,处理信息：如听取汇报，发布指令，宣布或解释某些决定 解决问题：如应付不
3、满，解决危机 作出决定：决策，进行授权 激发创意：如发展研讨，寻求创造性解决方案,通过会议达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。,（五）会议的种类,按人数分类：团体会议、 一对一会议 按开会方式分类：面对面会议、电话会议、视频会议 按会议层次分类：决策层会议、管理层会议、执行层会议 按开会目的分类：宣布人事安排、讲解政策的会议；当众表扬或批评别人的会议；临时处理突发事件的会议；固定的团队会议；集思广益的会议；传递信息的会议；项目演示的会议；研讨决议的会议。,参照有关著述，可将会议按以下四种类型来划分。 一、根据会议级别划分 就中国而言，从中央到地方对会议级别
4、部有自己的规定。 （一）国务院系列对会议级别的划分 一类会议。国务院召开的由省、自治区、直辖市(有时包括计划单列的地方，负贵人参加的各种工作会议。一类全议的召开须由国务院直接审批。会议的代表人数通常在200人以内，工作人员不超过代表人数的20。 二类会议。由国务院各部委、直属机构以及国务院直属事业单位召开的，要求省、自治区、直辖市有关厅(局，或本系统在各地机构的负贵人参加的工作会议。二类会议的代表人数一般在200人以内，会议工作人员按不超过代表人数的20配备。凡在计划内召开的二类会议需经国务院办么厅审批；临时召开二类会议须报国务院审批。 三类会议。国务院各部委、直属机构以及国务院直属事业单位或
5、所属司(局)召开的，要求省、自治区、直辖市有关厅(局)或本系统在各地机构的有关人员参加的各种工作全议。三类会议的召开，须由国务院各部委、各直属机构、各直属事业单位领导办公会议审批，会期超过5天或人数超过l00人的，须报国务院办公厅审批。 四类会议。国务院各部委、直属机构以及国务院各直属事业单位召开的各种物资分配会、订货会、产品(科技成果)验收会、鉴定会、评比会、交流会和小型调查研究会等。四类会议的召开由国务院各部委、各直属机构、各直属事业单位领导办公会议审批。,（二）省、自治区、直辖市对会议级别的划分 一类会议。省、自治区、直辖市党委、人民政府、人大常委会、政协常委会召开的全会、劳模会以及要求
6、地、市、县主要负责人参加的会议(不包括以省、自治区、直辖市党委、人民政府名义召开的地、市、县主要负责人参加的各种部门工作会议）；会议工作人员应控制在代表人数的20以内。 二类会议。省、自治区、直辖市直辑委、办、厅(局)召开的(包括以省、自治区、直辖市党委、人民政府名义召开的，要求地、市、县负责人和部门负责人参加的工作会议。会议工作人员应控制在代表人数的15以内。 三类会议。省、自治区、直辖市直属委、办、厅(局)召开的，要求地、市、县有关部门或本系统在各地机构的有关人员参加的工作会议。会议工作人员应控制在代表人数为10以内。 四类会议。省、自治区、直辖市直属委、办、厅(局)召开的各种物资分配会、
7、订货会、产品(科技成果)验收会、鉴定会、评比会、交流会和小型调查研究会等。 二、根据会议方式划分 （一）广播大会 以有线广播作为参加会议人员相互同传播信息为手段的一种会议形式。此种会议一般有一个主会场和若干个分会场，通过有线广播相联系。会议采取广播大会的形式，多是因为会议的规模较大或受场地及交通不便等条件的限制，而采取的一种特殊的会议形式。这种会议多属周知性的，如动员大会、传达大会、报告会或公判大会等。,（二）远程通信会议 地理位置相距遥远的人们利用远程通信网络举行的会议。除了长途有线电话外，还有卫星通信、微波接力通信等，还可以通过多种通信手段互相连接，形成远程多手段通信网，从而构成召开远程通
8、信会议的新的物质条件。在远程通信网中，可以传送窄带业务(如电话、静止图像等)、宽带业务(如电视信号)和数据业务(如计算机数据)。其优点在于避免大量会议人员流动，节省会议经费，效率高。 （三）电视会议 电视会议是利用通信网络传送电视图像、文字内容和声音信号的新型会议方式，也是会议现代化的一种体现。电视会议是同步会议，即所有与会人员不论地理位置如何，都须在同一时间内参加会议。举行电视会议时，任何一个会场的景象和声音，都可由主会场的汇接中心向各分会场播送，使各会场的出席人员都能看到，听到，这样就使分散在四面八方的人们，宛如相聚一堂。 （四）电话会议 电话会议是利用电话通信设备举行的会议。电话会议也是
9、一种同步会议，会议出席人员所用的电话会议终端设备同电话会议汇接设备相接，可使任何一个会议出席人的发言都为其他不同地点的会议出席人所收听，这种方式可以迅速而准确地召开很多人参加的会议，特别是布置工作、发布新闻、交流技术、报告工作等类型的电话会议，可以节省大量的时间和会议费用。,（五）计算机会议 计算机会议是分布在不同地点的与会者通过通信网络，在本地计算机终端上发送和接收会议信息从而推动会议进程的会议方式。计算机会议除了一台计算机终端设备以外，不需要会议室的其他设备，参加会议的人通过键盘终端，就能参加会议。主持人把事先拟好的议事日程送交给与会者传阅，定下主要讨论题目，要求参加会议者准备各自的发言，
10、所有发言稿输入计算机后，与会者便可以就终端机屏幕显示出的文件上的各项问题发表意见。或进行表决、投票。 （六）音讯图像电传会议 这是一种通过特定的音讯电传手段(电话)配以电子黑板或传真机一类的图像传递设备传播声音和图像的会议。会议进行过程中，身在异地的与会各方，在互有音讯传递的同时，还可根据讲话人所讲的内容进行止要的图像传递（如表格、图纸等），从而完成一些在电话会议中所无法传递的内容。 （七）笔会 以书面发表意见的方式代替会议发言的会议形式。笔会的特点有二：一是参加笔会的人员相互之间只见文字不见人，与会者在足不出户的情况下就可投书参与意见，免除了旅途奔波之苦；二是笔会的全部内容均以文字表示，便于
11、长期保存。 三、根据会议性质和作用划分 （一）立法性会议 特指那些由国家立法机构召开的会议，在中国，立法性会议特指全国人民代表大会和地方各级人民代表大会及相应的常务委员会会议。立法性,会议的组成人员和职权由国家宪法明确规定。会议代表具有广泛的代表性并经过严格的程序普选产生。会议召开和会议所通过的一切内容都是国家意志的体现并得到宪法的保障。立法性会议与其他类型的会议的不同之处，不仅在于全议所通过的内容具有普遍的法律效力，而且会议的方式、会议的程序和会议规划也是国家法律的组成部分，违反了也是违法。全国人民代表大会和县级以上的地方各级人民代表大会的常设机构常务委员会会议，也可制定和颁布些有特定法律铰
12、力的条例、现定等，并具有立法性会议的属性。 （二）决策性会议 由特定的管理人员组成的，对特定的问题作出决策的会议。决策性会议有两个特征：第，参加会议的人员必须是该会议的法定组成人员(并达到法定人数)如需临时约请列席人员，则必须由会议主持人确定，且列席人员不能直接掺予决策行动；第二，会议的决策对象必须是会议职办公会、董事会、经理会等即属这种决策性会议。 （三）周知性会议 会议组织者将特定的内容告知与会人的会议。周知性会议重在告知，除此之外，会议本身并不形成新的决议。周知性会议在进行过程中，信息的流动基本上是呈单向的，自上而下的。周知性会议在实际工作中使用的比较广泛，例如传达上级文件、指示的会议以
13、及布置工作或生产计划的会议等。 （四）征询性会议 会议的组织努力获取特定的信息，以消除对某些问题的不确定性的会议。如在实际工作中的一些征求意见会、专题座谈会、民主评议会、对话会等,会议。征询性会议是种了解情况、征求意见的会议，征询的范围既可以带有普遍性，也可以就某一方面的问题或针对某一专题进行征询。会议中的信息流向与周知性会议相反，是自下而上的。征询性会议旨在征询，不作结论。 （五）鼓动激励性会议 通过与会者的行为、口号、情绪来显示特定的政治和情感倾向的会议。如常见的各仲表彰会、庆祝会、纪念会、声援会、示威或抗议集会等。这类会议本身不决定任何事项，而只是借会议的形式显示会议主体的选择倾向，并在
14、更大的范围内造成影响，显示性会议一般都具有较大的规模和声势。 （六）分工协调性会议 凡是有关落实任务、协调关系、解决矛盾等方面的会议，都属于分工协调性会议。分工协调性会议也有两种形式：一是指令性分工协调会议，即上级召集下级开会，在会议上做出的决议，下级必须无条件地服从和执行；二是约定性分工协调会议，通常由平等双方或多万约定召开，通过商谈、对话达成协议。 （七）总结评比性会议 在一项工作进行到某一阶段或者宣告结束之后，有关领导机构往往要召开总结评比会议。总结评比性会议的任务是回顾过去总结经验，展望未来，提出希望。这种类型的会议，往往不是议事性的，在很大程度上属于礼仪性质。,（三）恳谈会 在融洽宽
15、松的气氛中，以增进与会人员之间的了解和理解为目的，以诚恳和无拘束地交谈为表现方式的会议。这种会议也被称为谈心会。恳谈会的形式和座谈会相似，但二者亦有不同之点：第一，恳谈会不像座谈会那样有确定的议题；第二，恳谈会比座谈全更强调个人之间深层次的沟通。恳谈会的参加者常常被作为不同的认识群体的代表而被邀请参加恳谈，如不同代人之间、干群之间或不同职业之间的恳谈。恳谈会的进行方式有两种：一种是以会议发言的形式进行恳谈；一种是与会人员相互之间以自由交谈的形式进行恳谈。 （四）动员会 就项重要和较大规模的工作或活动的开展而进行鼓动部署的大会。动员会的规模一般都比较大，参加会议的人员范围比较广，人数也比较多。动
16、员会一般有两个目的：一是鼓动，二是布置。在鼓动中要向全体与会人说明即将开展的活动的背景、意义和要求，讲明此项活动的开展和每个与会人在利益方面的相关性；要动用富有鼓动性的语言，激发起人们积极参加活动的热情。对即将开展的活动进行精心的布置，这其中既包括对活动的不同阶段的布置，也包括对活动中各个方面的布置，使每个与会人对全局的工作和自己所肩负的责任都能有一个清楚的认识。有时动员会只开到部门一级，与会者回去后还要传达、落实。,（五）现场会 选择有助于说明会议主题、强化会议效果的现场作为会址而举行的会议。在召开现场会的过程中，会议主题与现场景象互相衬托，与会者对足以昭示会议主题的现场历历在目，身临其境，效果较好。常见的在一些重大事件或重大事故的现场而召集的现场会即是如此。对召开现场会的要求有两个：一要及时，因为有些特定的场景或现象如不及时利用，时过境迁，面目全非，便失去了利用的价值；二是少粉饰，要尽量保持和展示现场原有的或自然的状态。 （六）务虚会 旨在就某些政治、思想、政策、理论等方面的问题进行研究讨论的会议。务虚会的“虚”有两个含义；其一，是指务虚会所研究讨论的
