商务礼仪 第二版 项目六

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1、项目六 商务活动礼仪,【项目导入】 某地准备以党委、人民政府名义召开一次全区性会议。为了给有关单位有充分时间准备会议材料和安排好工作，决定由领导机关办公室先用电话通知各地和有关部门，然后再发书面通知。电话通知发出不久，某领导即指示：这次会议很重要，应该让参会单位负责某项工作的领导人也来参加，以便更好地完成这次会议贯彻落实的任务。于是，发出补充通知。过后不久，另一领导同志又指示：要增加另一项工作的负责人参加会议。如此再三，在三天内，一个会议的电话通知，通知了补充，补充了再补充，前后共发了三次，搞得下边无所适从，怨声载道。 【项目目标】 本项目目标要求学生认识多种商务会议的基本礼仪规范，掌握多种商

2、务会议的工作流程，了解商务会议的筹备和礼仪要求，以及商务谈判的礼仪规范和几种常见的商务活动礼仪。,任务1 商务会议礼仪,【任务描述】 请柬发出之后 某机关定在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系

3、，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。 但由于邀请单位和人员较多，来不及通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。 【任务分析】 本任务通过对举办商务会议过程的认识，了解商务会议筹备礼仪的基本要求，学会商务会议环境的布置礼仪，并了解多种商务会议服务礼仪，掌握在商务会议中主持人、发言人和参会人员的礼仪。,任务1 商务会议礼仪,【任务实施】 会议是指三个以上的人的参加、聚集在一起讨论和解决问题的一种社会活动形式。人 们通过会议交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、

4、传达知识、布置工作、 表彰先进、鼓舞士气等。社会的发展越来越需要会议。 商务会议是讨论和解决商务问题的会议，是商务活动中最重要、最频繁的内容之一。 有一项调查表明，大多数商务人士有1/3的工作时间用于开会，有1/3的时间用于商务旅行。 商务会议按参会人员来分类，会议基本上可以分成公司外部会议和公司内部会议。公 司外部会议，可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。内部会议包括定期的工作周例会、 月例会、年终的总结会、表彰会，以及计划会等等。,任务1 商务会议礼仪,一、商务会议筹备的礼仪 （一）商务会议的筹备工作 会前准备阶段，要进行的组织准备工作大体上有如下四项。 1.拟定会议主题。会议的主题，即

5、会议的指导思想。会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等，都只有在会议的主题确定下来之后，才可以据此一一加以确定。 2.拟发会议通知。它应包括以下六项：一是标题，它重点交待会议名称。二是主题与内容，这是对会议宗旨的介绍。三是会期，应明确会议的起止时间。四是报到的时间与地点，对交通路线，特别要交待清楚。五是会议的出席对象，如对象可选派，则应规定具体条件。六是会议要求，它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备，以及差旅费报销和其他费用问题。,任务1 商务会议礼仪,一、商务会议筹备的礼仪 （一）商务会议的筹备工作 会前准备阶段，要进行的组织准备工作大体上有如下四项。 3.起草会议文件。会议所用

6、的各项文件材料，均应于会前准备完成。其中的主要材料，还应做到与会者人手一份。需要认真准备的会议文件材料，最主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告。 4.要安排好与会者的招待工作。对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作，应精心、妥当地做好准备。要布置好会场。不应使其过大，显得空旷无人；也不可使之过小，拥挤不堪；对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设备，事先要认真调试；需用的文具、饮料，亦应预备齐全；还要安排好座次。,任务1 商务会议礼仪,（二）商务会议筹备礼仪的基本要求 1.精心而周全的策划 精心而周全的策划，不仅指对会议的各项议程的考虑，还包括对一切可能影响会议顺利举行的因素做充分的估计。天气

7、的阴晴、气温的高低，对在室外举行会议的影响十分大，即使是在室内举行的会议，天气也是影响其正常进行的重要因素，太冷、太热、太闷都不利于会议顺利召开。天气因素还可能影响交通顺畅，所以根据天气情况，充分考虑会议期间可能发生的天气变化，是会议礼仪所要考虑的一个重要方面。 会议的场所定在哪里，也应重点考虑。对场所选择要适当，要求交通便利、大小适中、设备齐全、符合主题、费用合理；在会议出席者的安排上更要考虑周全，有些会议往往是对与会者一种资格、权利和待遇的体现，因此，在会议安排上，要根据会务活动的主题、目的的不同邀请不同的与会嘉宾，要从主、客观多因素全面周到考虑会议的礼仪工作，以确保会议圆满成功。,任务1

8、 商务会议礼仪,2.合理而周密的安排 在周全考虑的前提下做出细致安排，努力使会议开得顺利。首先，体现在会期和会议内容的安排上，既要张弛结合，又要紧张高效。在会议的时间、地点、人员确定以后，应当适时发出会议通知，一般提前12周发出。报告过多、过长，又会使与会者感到疲劳，有的与会者因疲劳而退场，从而影响会议的效果。当然，会议不是越短越好，太短的会议，信息得不到充分地交流与反馈。这些都说明，只有合理而周密地安排会议，才能确保会议目标的实现。 其次，周密安排还体现在会议准备工作是否做得充分上。如果与会者来了筹备者才发现文件袋不够；会议临开场了，发现代表证未配备好别针而没法佩带；表决投票之后，计票结果迟

9、迟未能公布，让场内与会者空等；会议开始了，才发现文件袋中少了一份重要文件；如此等等，与会者必定会心生埋怨，从而影响与会者的情绪和会场气氛。,任务1 商务会议礼仪,3.礼貌而周到的服务 商务会议礼仪与会议的服务有着紧密的关系，保证会议圆满完成各项议程，保证每个与会者精神振奋、情绪饱满地参加会议，保证与会者的安全，是会议服务工作的出发点和最终目的。 会议服务的对象主要有与会领导、嘉宾、普通与会者、采访会议的新闻工作者等。会议服务时，针对不同的服务对象应有不同的服务内容，使会议的主题不仅在会内得到体现，而且在会外得到延伸。 领导是会议的灵魂，应首先为领导提供礼貌而周到的服务，根据会议的主题和目的为领

10、导准备好相关材料，提供客观可靠的数据，引证真实充分的事实。打扰、干扰领导出席会议的事情要尽量少做，在会议进程中发生的各种情况应及时报告领导，使领导始终能够从统领全局的高度参与会议，而不是和普通与会者一样，被会议既定议程牵着走。,任务1 商务会议礼仪,【素质拓展】 商务会议模式 （一）交互式电话会议 交互式电话会议非常经济，他可以经常召开；这种会议方式实现起来非常简便。与视频会议不同，交互式电话会议只提供多方语音的交流，不需要看见每个人的面容。 交互式电话会议的特点：经济实惠、使用方便、管理简易、容量庞大、功能强大。 （二）互联网视频会议 互联网视频会议系统是基于互联网的数据会议形式它最大的特点

11、就是可以实现音频、视频、数据、图像、程序的远程同步共享，因此常常用于特定的汇报或研讨性会议，完全可以达到现场演示的效果。,任务1 商务会议礼仪,（三）专线电视会议 专线电视会议专门适用于公司年会、展示会等重要的大型会议,由于此类会议规模大、规格高、影响广，因此对音/视频的质量要求都是最高的，采用高清晰度、高可靠性的专线电视会议系统与之匹配，能够确保最佳的会议效果，保持真实的现场感。 （四）ISDN电视会议 ISDN电视会议一般以点对点形式出现，能够满足点对点的会议需求，由于其资费低廉，外资企业的在华公司常通过ISDN电视会议系统与国外分支机构及合作伙伴进行会议交流，国内外机构也频频借助ISDN

12、电视会议系统开展远程招聘。,任务1 商务会议礼仪,二、商务会议环境的布置礼仪 会议的环境布置礼仪，是会议礼仪人员将会议现场作适合会议主题精神的布置。根据各种会议的议题、议程和出席对象不同，布置不同的会场环境，如下图6-1和6-2所示。,图6-1,图6-2,任务1 商务会议礼仪,（一）商务会议环境布置的基本要求 1.突出主题。会议环境是指会场的内外布置情况，它是衬托渲染主题的重要手段。从会场选址到会场的布置；从会议标语、旗帜到鲜花、座位的安排，都必须根据会议的主题来统一筹划，按不同主题分别布置成庄严隆重的，或是喜庆热烈的，或是轻松和睦的，或是肃穆深沉的，使与会者一进入会议区，就被会议的精神和气氛

13、所感染和引导，从而尽快地全身心投入到会议的进程中去。 2.经济高效。筹办会议应该本着经济高效的原则，花最少的钱获得最好的结果。很多会议用具是可以重复使用的，每次会议结束后，相关会议用品要收好，以便今后必要时再用。注重会议效益还要求会议用品不能滥发，文件、文具、奖品、礼品都要严格控制。即使是展览性、展示性的会议，也应多发宣传资料而少发实物，滥发礼品有违会议主旨，也不是会议应有的正确礼仪。,任务1 商务会议礼仪,（二）商务会议环境礼仪规范 1.选择会场。 选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准： 第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与

14、会者一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说：“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。” 第二：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。 第三：附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查，不能够因为“上次会议是从这里开的，没出什么问题”，草率地认为“这回也会同样顺利”。否则，可能会造成损失。 第四：要有停车场。现代社会召集会议，“一双草鞋一把

15、伞”，赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。,任务1 商务会议礼仪,2.会场布置 会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语，可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。 坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法： 圆桌型。使用圆桌或椭圆形桌子，这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见，这种形式

16、适于1020人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐，同级别的对角线相对而坐。 口字型。使用长形方桌，这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。 教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多，而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐，主席台的座次按人员职务、社会地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。,任务1 商务会议礼仪,3.会议布局 （1）中小型会议布局 在进行会场的选择和布局时，中小型会议一般采用半月形、圆形、椭圆形、方拱形、长方形和T字形的布局，目的是使与会人员可以坐得比较紧凑，便于讨论和发言，如图6-3所示。,图6-3,任务1 商务会议礼仪,（2）大型会议布局 在进行会场的选择和布局时，大型会议一般采用大小方形、半圆形，如图6-4所示。,图6-4,任务1 商务会议礼仪,4.会谈排序 只有两方参加的会谈称为双边会谈，有多方参