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1、项目二 会前筹备教案一、教学目的通过本项目学习，熟悉会务的策划与前期准备工作，能策划较大型会议，能做好会前的准备工作，培养会务管理人员的基本职业道德素养。二、教学重点会议筹备工作；会议方案的制作；案例分析。三、教学难点会议方案的制作；会场的布置；技能训练。四、教学时数10课时五、教学内容案例导入： “时装秀”方案服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下：1会议名称：“2012服装集团夏季时装秀”。2参加会议人员：上级主管部门领导2人，行业协会代表3人，全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人，主办方领导及工作人员20名
2、。另请模特公司服装表演队若干人。3会议主持人：集团公司负责销售工作的副总经理。4会议时间：2012年5月18日上午9点30至11点。5会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。时装表演。展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。6会议文件：会议通知、邀请函、请柬， 签到表、产品意见调查表，服装集团产品介绍资料，订货意向书、购销合同。7会 址：服装集团小礼堂。8会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识， 上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕 就座。 会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。9会议用品：纸、笔等文具，饮料，照明灯、音响设备、背景音乐资料，足够的椅子，纪念品(每人
3、发服装集团生产的T恤衫1件)。10会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿，安排交通车接送来宾，展示会后安排工作午餐。分析：从秘书小李拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学、详尽、可行的。会议方案的制定要求高，需要秘书人员不断积累经验，认真细致地做好。小李的方案还有一些需要改进的地方：1会议名称不能使用口语，应该用正规的书面语。“时装秀”应改为“时装展示会”。 2展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。3会议地点不应设在服装集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花
4、园酒店大会议厅。4会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。（一）安排议题，确定步骤议题是会议需要讨论的问题，它反映了会议的目的和任务，安排议题，要收集和筛选。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。安排议题须注意三点：一是要将讨论同类性质的问题放在一起，二是按轻重缓急程度，三是保密性较强的议题放在会议后面。（二）确定会议筹备方案（大中型会议）议题确定后，秘书人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议筹备方案就是会议计划，它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、议程、日程及经费预算等项目。
5、具体如下：（一）确定会议主题和议题。（二）确定会议名称。（三）确定会议议程。（四）确定会议的时间和日期。（五）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要。（六）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。(七) 确定会议住宿和餐饮安排。（八）确定会议经费预算。（九）大型会议还需确定筹备机构与人员分工。 会议筹备方案示例如下： 可信公司技术训练专题研讨会筹备方案一、会议主题为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。二、会议的时间与地点拟定于3月5日上午
6、9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。三、与会人员公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。四、会议议题： (一)技术训练与提高企业综合竞争力。 (二)技术训练与技术创新。 (三)如何提高技术训练的质量。 (四)技术训练方法的再讨论。五、会议议程会议由主管副总经理主持。上午： (1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。(2)培训部总监专题发言。(3)生产部总监专题发言。下午：(1)分组讨论。(2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。(3)主管副总经理做总结报告。六、会场设备和
7、用品的准备准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备 (1)总经理的工作报告。 (2)培训部、生产部总监的专题发言稿。(3)公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。(4)副总经理的总结报告。八、会议服务工作：由行政部综合协调 (1)会议通知。 (2)会议日程表。 确定会议名称会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办
8、公厅(单位)1997年(年度)总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确切、规范的文字表达。有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如：“天地公司1998年全体员工总结大会”。筹备小组分工会议组织机构主要包括会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组等，主要承担会议组织、文书、生活管理和安全保卫等工作。（一）组织的工作。主要包括： 1.协助领导确定会议议题； 2.根据议题安排议程、日程； 3.发会议通知，负责会议报到； 4
9、.对与会人员进行编组； 5.布置会场，安排座次； 6.印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； 7.负责会议签到； 8.会中组织和协调； 9.会场其他组织和管理； 10.会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。 11.会议的结束收尾工作。（二）文书工作。主要包括： 1.会议文书的起草； 2.会议文书编写； 3.会议文书印发及管理。（三）生活管理工作。主要包括： 1.与会人员的食宿管理； 2.会议的财务管理； 3.会议的交通保障； 4.会议的文化活动； 5.与会人员的医疗保健。 （四）安全保卫工作。主要包括： 1.会议的保密工作； 2.会议的
10、警卫工作； 3.会场内外的安全保卫工作。从以上秘书工作的基本内容中，我们可以看出，会议工作对秘书的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。秘书办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。指导会务工作的原则：1准备充分；2组织严密；3服务周到；4确保安全。从以上秘书工作的基本内容中，我们可以看出，会议工作对秘书的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。秘书办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。会务工作的意识：1全局意识 ：不能只求会务操作方便，不顾其它；2客户意识 ：要时时事事考虑参会者的感受；3补台意识 ：为保证
11、会议顺利进行，会务必须不分份内 份外，随时“拾遗补缺”；4奉献意识 ：会务永远是默默无闻、早来晚走、“全天后”工作。确定会议步骤会议步骤，即会议“三程：议程、程序、日程。议程是对已确定的议题列出的先后顺序，是程序的基础。程序是对会议各项活动（如各种议式、报告、发言、活动等）按先后次序做出安排（由领导审定）。日程是对会议活动逐日做按排，是程序的具体化。会议议程，是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交上
12、司批准后，在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议内容的概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。大中型会议的议程一般安排如下： 开幕式，上司和来宾致辞； 上司做报告； 分组讨论； 大会发言； 参观或其他活动； 会议总结，宣读决议； 闭幕式。在为类似会议编写议程时，尽量将议程列在一页纸上。给每一项标出号码，并给每一项分配一个开始时间，以有利于那些不需参加整个会议的与会者。会议议程是需要提出度讨论的问题或项目的清单。它应当简洁、一目了然。首先汇集所有的有关信息，然后搜寻出哪些项目需要确定细致程度。你会发现与其他会者商计是有用的。若有许多的问题要讨论，就给每一项目分配一个时间限度，以保证你不会超过
13、规定的时间。在会前多久开始准备议程决定于需要多少准备时间。会议议程示例1：委员会会议议程7月6日上午 11点格林德雷饭店（议程开头为会议日期、时间与地点）（11：00）任命一位会议主席（11：10）为缺席致（11：15）批准上次会议备忘录（11：30）上次会议提出的事项（11：45）讨论联络司宜(每项编号、每项均有一个起绐时间)（12：00）会间休息（12：15）财务事项（12：45）特别事项（13：00）其他动议（13：15）其他事宜（13：35）下次会议细节（下次会议细节写在议程的未尾）会议议程示例2：瑞祥公司销售团队会议议程公司销售团队会议将在5月25日星期一上午 9：00在公司总部的三
14、号会议室举行。一、宣布议程。二、说明有关人员缺席情况。三、宣读并通过上次会议记录。四、东部地区销售活动的总结。五、销售一部关于内部沟通问题的发言。六、公司销售人员的招聘和重组。七、销售二部经理的人选。八、下季度销售目标。会议议程示例3：英豪公司销售团队会议议程 公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。 1.宣布议程。 2.说明有关人员缺席情况。3.宣读并通过上次会议的记录4.通信联系情况。5.东部地区销售活动的总结。6.销售一部关于团队沟通问题的发言。7.公司销售人员的招聘和重组。8.销售二部经理的人选。9.下季度销售目标。会议议程示例4：会议议程表（年月日）序号程序主持人时间分配备注1签到会务主管10:00-10:10 10分钟2主席致辞董事长10:10-10:15 5分钟3宣布上次会议记录会务主管10:15-10:20 5分钟4报告事项各部门主管10:20-10:40 20分钟5讨论事项董事长10
