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1、第9章 报表,授课人：,知识重点、知识难点,知识重点 Access2007报表的编辑方法 知识难点 Access2007报表实现计算和汇总的方法,知识结构,9.1 认识报表,9.1.1 报表的定义、视图和组成,报表的定义 报表的视图 （1）布局视图 （2）设计视图 （3）打印预览视图 （4）报表视图 报表的组成 （1）报表节 （2）控件,9.1.2 报表的类型,表格式报表 纵栏式报表 标签报表,9.2 创建简单报表,9.2.1 任务和知识点,9.2.2 使用报表工具创建报表,相当于早期版本的“自动报表”功能，使用报表工具是创建报表的最快捷方式。使用报表工具创建的报表包含来自一个数据来源（表或者
2、查询）的所有字段。一般情况下，通过报表工具创建的报表是表格式报表。 【例9.1】 使用报表工具快速创建“学生档案”报表。,9.2.3 使用报表向导创建报表,【例9.2】 使用报表向导创建“各学院专业学生报表”。报表中显示的信息包括：“学院信息”表的“学院编号”、“学院专业信息”表的“专业名称”以及“学生档案”表的以下字段：“学号”、“姓名”、“性别”、“年级”和“班号”，并按照“学院编号”、“专业名称”进行分组，组内按照学号升序排列。,9.2.4 使用报表设计创建报表,【例9.3】 使用报表设计视图创建“商学院各专业男生报表”。在报表中，按照学号升序显示商学院（学院编号=“01”）所有的“男”
3、学生记录，效果如右图所示。,9.2.5 任务总结,Access报表的创建有多种方法，本节介绍使用报表工具、报表向导和报表设计创建报表的方法。每一种创建报表的方法都具有各自的特点。 在实际的应用中，应根据各种创建方法的特点选择合适的方式，较多的做法是：先使用向导初步创建报表，然后在设计视图或布局视图中编辑报表。这样，既提高了创建报表的效率，又保证了报表编辑的灵活性。,9.3 编辑报表,9.3.1 任务和知识点,9.3.2 页脚节的添加或删除,添加报表/页面页眉和页脚节 删除报表/页面页眉和页脚节,9.3.3 显示报表和控件的属性,在设计视图中显示报表或者控件的属性，执行下列操作之一： 单击“设计
4、”选项卡“工具”组中“属性表”图标。 按F4键。,9.3.4 编辑子报表和子窗体,一个Access 2007主报表可以嵌套最多7个层次的子窗体和子报表。 如果要将子报表/子窗体链接到主报表，必须确保主报表和子报表或子窗体的基础记录源之间是相关的。一般情况下，主报表输出“一对多”关系中的主表记录，子报表/子窗体输出子表（相关表）记录。,9.3.4 编辑子报表和子窗体,添加子报表 （1）使用子报表向导添加子报表 （2）将表、查询、窗体或报表作为子报表添加到报表 添加子窗体 将报表链接到子窗体或子报表 在主报表上显示子报表的汇总结果,9.3.5 任务总结,编辑报表，实际上是美化报表的过程，主要是指报
5、表控件的编辑，是完成报表任务的主要操作。在此过程中，必须先了解各个报表节的基本操作，如添加、调整大小，然后对控件的大小、对齐方式和位置进行调整。,9.4 排序、分组和汇总,9.4.1 任务和知识点,9.4.2 创建排序、分组和汇总,使用报表向导创建报表时，可以对报表数据记录执行排序操作；其他方式创建的报表，则可以在布局视图或者设计视图中实现对报表的分组、排序和汇总。一个报表最多可定义10个分组和排序级别。 【例9.6】 使用报表工具创建表格式报表“学费缴纳情况” 后，按照收费日期分组汇总“已交学杂费金额”和“已交书费金额”。结果另存为“学费缴纳情况_创建分组和汇总”。,9.4.3 更改分组级别
6、和排序级别的优先级,若要更改分组或排序级别的优先级，单击“分组、排序和汇总”窗格中的行，然后单击该行右侧的向上或向下箭头。,9.4.4 删除分组级别和排序级别,若要删除分组或排序级别，在“分组、排序和汇总”窗格中，单击要删除的行，然后按Delete键或单击该行右侧的“删除”按钮。在删除分组级别时，如果组页眉或组页脚中有分组字段，则Access将把该字段移到报表的主体节中，组页眉或组页脚中的其他任何控件都将被删除。,9.4.5 任务总结,除了在报表向导中创建分组、汇总报表之外，还可以在已有的报表中添加分组级别、排序级别和汇总。,9.5 标签报表,9.5.1 任务和知识点,标签在实际的应用中非常普
7、遍，例如粘贴在信封上的收件人信息标签、会议座位标签、产品标签等。在“高校学费管理系统”中，学生的学籍卡就是使用标签报表制作的。,9.5.2 使用标签向导创建报表,可以使用标签向导轻松地创建各种规格的标签。 只能在打印预览视图中查看多列报表，其他视图将数据显示在单个列中。,9.5.3 使用Word邮件合并打印Access数据,如果要将存储在Access中的记录作为数据源导出到Word中，以便使用Word的邮件合并功能来设置标签格式并进行打印，可以使用Word中的邮件合并向导。,9.5.4 任务总结,标签报表是一种特殊格式的报表。由于标签报表中每一条记录所占用版面不大，也可以将标签报表看作为多列报
8、表。要查阅标签报表的实际效果，只能通过报表的打印预览视图，在其他视图方式下，只能看到一列数据的效果。,9.6 在报表中实现计算和汇总,9.6.1 任务和知识点,9.6.2 创建汇总报表（隐藏详细信息）,使用报表向导创建新报表时，在向导相应的步骤中取消“明细”选项，并选择“汇总”选项，可以使报表只显示汇总信息（即只显示组页眉和组页脚行中的信息）。 也可以在已有的报表设计视图或布局视图中，将明细报表更改为汇总报表。,9.6.3 计算控件的创建,计算控件的控件源通常是由一个以“=”开头的计算表达式构成的，因此，在创建计算控件时不建议使用控件向导。,9.6.4 计算控件的应用,对报表或组的记录数进行计
9、数 使用布局视图进行记录计数 使用设计视图对记录进行计数 为报表或组的每一个记录添加行号,9.6.5 任务总结,具有计算功能的报表，能充分地体现报表强大的分析、统计性能。报表中的计算，实际上是通过计算控件实现的，文本框就是一个很好的控件类型，只需要在文本框的控件来源中输入以“=”开头的表达式，即可以实现计算并将结果显示在文本框控件中。,9.7 报表的输出,9.7.1 任务和知识点,9.7.2 报表的页面设置,要想在屏幕上显示报表结果，需要将报表转换为报表视图；如果要打印输出报表，应考虑在打印之前进行报表的页面设置。,9.7.3 将报表作为电子邮件发送,可以将报表作为电子邮件发送给收件人，而不打印输出书面报表。,9.7.4 任务总结,报表是一个重要的数据输出工具。在报表输出之前，通常要对报表的版面进行设置，除了设置页面方向、纸张大小、页边距之外，还可以设置“列”参数，创建形如标签报表的“多列报表”。,下一章内容： 宏,
