项目四 会议善后工作

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1、1,项目四 会议善后工作,【 学习目标】,会议结束以后秘书人员的工作仍然没有结束， 必须做好善后工作， 以保证会议善始善终。会议善后工作主要包括参会人员送别、 会场清理、 会费结算、 会议文件的清退、 收集、整理与归档， 会议决定事项的落实， 会议评估与总结几个方面。,2,【 知识目标】,了解会议善后工作内容 熟悉掌握引导退场规范及方法 掌握会议记录整理的内容和方法 掌握会议评估的内容和方法,【 能力目标】,能熟练地引导与会人员退场 能够完成会议纪要、 消息和会议简报的写作 能够将会议文件收集齐全， 完成会议文件的归档工作 能够对会议进行评估， 并写出总结报告,3,任务一 参会人员送别,一、

2、引导与会者安全退场,（ 一） 引导与会者退场 大中型会议都需要会务人员引导与会者有秩序地退场。首先， 会务人员应打开会议厅（ 会议室） 的所有出口， 避免离场时出现拥挤现象。其次， 会务人员应该先引导主席台上或第一排的领导们离开会场。如果会场有多余的退场通道， 与会领导和其他人员可以各行其道， 同时退场。,4,一、 引导与会者安全退场,（ 二） 引导车辆驶离 大型会议， 车辆较多， 散会时， 会务人员就要引导各类车辆安全离开会议停车场。为使会议车辆离场工作简便易行， 在会前会务人员应做好车辆泊位安排， 尤其是对使用车辆或与会人员自带车辆较多的会议（ 在当地开会多出现此种情况） ， 更应该做好车

3、辆安排工作， 提前划分好停车区,5,二、 离会服务工作,从与会者报到至与会者离开， 会议的承办者要做好一条龙服务， 哪一个环节不周到，都会影响大会的质量， 影响与会者对承办者的印象。有些会务承办者只注重会前准备和会中服务， 而忽略了离会服务工作， 造成虎头蛇尾现象， 给与会者留下不好的印象， 也影响自身形象。因此， 会务工作人员必须注重离会服务工作， 有外地人员参加的大中型会议，做好大会的离会工作尤为重要。,6,7,二、 离会服务工作,（ 一） 和与会人员清理结算账目 会议费用的承担大致有三种情况： 一是会议所有费用都由主办方承担； 二是主办方担负会务费， 其他费用由与会者自理； 三是所有费用

4、都由与会者担负， 承办方只负责会务组织和服务。究竟如何承担， 会议通知上一般都写得很清楚。会议一结束， 会务主办方就要安排与会者结算会务费用， 同时向缴费者提供相关发票， 以供与会者回单位后报销。,8,二、 离会服务工作,（ ） 由主办方承担全部费用的会议。由主办方承担全部费用的会议， 结算项目和其他情况基本相同， 但结算程序相对复杂。结算程序则是从发会议邀请函时就要做好准备， 会议回执项目要设计齐全， 并要求与会者准确填写个人信息， 以免非参会人员参会， 增加会议负担。会议回执不仅包括参会者的姓名、 性别和职务， 还要写清每个单位参会的人数,9,二、 离会服务工作,（ ） 主办方担负会务费，

5、 其他费用由与会者自理的会议。这里的其他费用一般包括住宿费、 餐饮费、 车船机票费及旅游参观费用等。有的会议旅游参观费用也由主办方承担，与会者参会是由原单位同意的， 原单位会负责报销住宿费和车船费， 其他费用则一般不予报销。,10,二、 离会服务工作,（ ） 所有费用都由与会者担负， 承办方只负责会务组织和服务的会议。这种付费方式的会议一般是由会议公司来承办， 会议组织者要为与会者开清以下发票： 其一是会议费发票。开会费发票有两种情况： 一是会务组人员在与会者报到交会议费时， 就随手开好会费发票； 二是先开据会费收据， 等会议结束时， 让与会者用收据换取发票。其二， 开具住宿费发票。,11,二

6、、 离会服务工作,（ 二） 发放回程票， 安排人员送站 与会代表回程票的预订一般要在代表们报到时就请他们登记回程日期和回程车、 船、飞机的车次和航班。根据代表们的登记情况， 会务人员要及早和售票处或旅行社联系订票事宜， 以保证代表们按时返程。发放回程票的时间应该根据与会代表所订返程票的时间而定， 一般是会议一结束马上就发放。也可以提前通知代表们到会务组去领取车（ 船、机） 票， 也可以到会场发放车（ 船、 机） 票。,12,二、 离会服务工作,（ 三） 了解自带车辆人员的返回日程、 路线及车辆油耗等情况为保障与会人员顺利返程， 对自带车辆参会的人员， 会务人员要提前了解他们的返程日期、 路线及

7、车辆的油耗等情况， 以帮助他们选好返程路线， 选择好的加油站把车油加满，处理好各种特殊情况。会务秘书要有危机预防意识， 提醒驾车与会者注意安全驾驶， 并要估计出与会者返程所需时间， 估计他们到原单位后， 就要做电话回访， 询问一下是否安全到家。万一出现特殊情况， 还要请示领导， 帮助解决。,13,二、 离会服务工作,（ 四） 安排好暂留与会代表的住宿及膳食等工作 个别与会者， 由于工作或个人的需要， 开完会还需暂时停留几日。会务人员要帮助他们安排好住宿和膳食方面的相关事务； 如果与会者有特殊要求， 会务人员应该在领导批准的情况下尽力帮助解决， 以免使这些代表产生“ 会散茶凉” 的感觉。,14,

8、三、 会场清理与会费结算,（ 一） 会场清理 会场用具的清理有两种情况： 如果是在本单位的会议室开会， 会务人员只将会标、 桌牌等只针对本次会议的相关标志撤走， 把会议室恢复原状即可。但如果是租赁会议室和设备， 清理工作就复杂了许多。 在会议准备阶段， 要将一些会议文件放置在与会人员的会桌上，这些文件中， 有些是让参会人员带走的， 还有一些讨论稿、 机密文稿等是要清退的， 会务人员要及时清理收回相关文件， 需要保存的保存好， 需要销毁的， 按销毁制度进行销毁。,15,16,三、 会场清理与会费结算,（ 二） 会费结算 这里的会费结算包括两项内容， 一是会务人员和宾馆酒店结算会议开支费用； 二是

9、会务组和单位财务部门的结算。,17,18,任务二 会议文件的收集、 整理与归档,一、 会议文件的清退,会议文件的清退指会议结束后， 对一些内部文件、 机密文件、 重要文件按照“ 文件清退单” 或“ 文件清退目录” 及时清退回收的工作。这就要求秘书人员在发放文件时要附上“ 文件清退单” ， 大型会议要附上“ 文件清退目录” ， 要求与会人员在会议文件使用完毕后， 及时清退。,19,二、 会议文件的收集,（ 一） 会议文件收集的要求 （ ） 确定好会议文件的收集范围。 （ ） 保密文件要按会议文件资料清退目录和发文登记簿逐人、 逐件、 逐项检查核对， 以杜绝保密文件清退的死角。 （ ） 收集工作要

10、及时， 确保文件资料在与会人员离开之前全部收齐。 （ ） 收集过程中注意保密。 （ ） 文件收集要履行严格的登记手续， 认真检查文件资料的缺件、 缺页等缺损情况， 以便及时采取措施进行弥补。,20,二、 会议文件的收集,（ 二） 会议文件收集范围 （ ） 会前准备并分发的文件， 包括指导性文件、 审议表决性文件、 宣传交流性文件、 参考说明性文件、 会务管理性文件。 （ ） 会议期间产生的文件， 包括决定、 决议、 议案、 提案、 会议记录、 会议简报、 重要照片、 录音录像等。 （ ） 会后产生的文件， 包括会议纪要、 传达提纲、 会议新闻报道、 论文集等。,21,二、 会议文件的收集,（

11、三） 会议文件的收集渠道 （ ） 向全体与会人员收集文件。 （ ） 向会议领导人、 召集人和发言人收集文件。 （ ） 向会议的有关工作人员收集文件， 如会议的记录人、 文书的起草人等。,22,三、 会议文件的整理,（ 一 ） 整理会议记录 一些资深秘书具有丰富的经验， 他们所做的会议记录多不需要整理， 可以直接送审、 存档。但经验不足的秘书的会议记录， 只按原话照搬， 或有漏记、 错记现象， 就需要会后进行修改和补充； 作为文件下发， 或作为新闻报道用的领导人的报告、讲话， 重要的与会者的报告、 讲话， 也需要进行整理。,23,三、 会议文件的整理, 整理会议录音工作， 就是会议录音整理者根据

12、所录语言的中心思想， 删除不必要的语言， 补充和修正不足、 不恰当以及没有录进去的内容， 使整理稿成为中心明确、 条理清晰、 文字通顺、 内容连贯的书面材料。,24,三、 会议文件的整理,（ 二） 印发会议纪要 日常工作会议之后， 会务工作人员应该印发会议纪要和已决定办理事项的通知， 以便相关部门参照执行， 同时也方便日后查找。,25,26,27,三、 会议文件的整理,会议纪要的印发范围是根据会议的性质和纪要的内容来确定的。一般来讲， 绝密级会议纪要只印发与会领导； 一般级别的会议纪要可印发与会人员， 并视情况加发会议内容所涉及的部门。有些保密性较强， 不许部门知道纪要全部内容， 只需他们知道

13、有关会议决定事项的， 可以印发会议决定事项通知， 即决办通知。它的作用是贯彻会议精神， 使会议的决定事项得到及时贯彻执行。,28,三、 会议文件的整理,（ 三） 发布会议消息、 印发会议简报 大型会议信息的发布一般分阶段进行， 会议召开初期， 发布会议开幕及参加者的消息； 会议过程中， 发布领导讲话内容及会议决定事项消息； 会后发布大会闭幕的消息。而一般小型会议， 只在会后发布消息， 报告会议的召开过程及主要内容。,29,三、 会议文件的整理, 为报道会议情况， 交流会议信息， 大中型会议都要编发会议简报。所以， 会议简报的编写、 印发就成了秘书的一项重要任务。会议简报和其他类型的简报一样，

14、也由报头、 报核、 报尾三部分组成,30,三、 会议文件的整理,会议简报的报头占第一页上三分之一居中位置， 字体要醒目。另有分隔线之上左侧的编发部门和右侧的编发日期。此外， 有时还有密级等级等标注， 这些标注标在左上角或右上角。 简报正文部分的写法和会议消息相近， 由标题、 主体和结尾组成。传达会议精神的会议简报有时要在标题之上或标题之下加按语， 提出贯彻会议精神的有关要求。 会议简报报尾居最末页三分之一位置， 标明发送范围和印刷份数。,31,三、 会议文件的整理,（ 四） 会议文件汇编 有些会议结束后， 需要将会议文件汇集成册。会议文件汇编分两种情况： 一种是将传 达、 贯彻会议精神用的会议

15、正式的主要文件汇编； 一种是将会议所有的文件， 包括会议作 息时间表、 分组名单、 会议须知、 会议的各种文件、 各种材料都收集起来， 分门别类或按时 间顺序装订成册。,32,五、 会议文件的整理归档,（ 一） 确定归档范围 会议文件的归档范围包括： （ ） 会议的正式文件， 如决议、 决定、 指示、 领导讲话、 开幕词、 闭幕词等； （ ） 会议的参考文件； （ ） 会议上的各种发言稿； （ ） 会议正式文件的历次修改稿； （ ） 会议上领导同志的讲话记录稿、 修改稿； （ ） 会议的各种简报；,33,五、 会议文件的整理归档,（ ） 会议纪要； （ ） 选举材料； （ ） 各种证件； （

16、） 记事表； （ ） 其他有关材料。,34,五、 会议文件的整理归档,（ 二） 整理归档文件 这里的会议归档文件整理指将单份文件整理装入“ 案盒” 的过程。 归档文件整理规则 规定， “ 归档文件整理， 即将归档文件以件为单位进行装订、 分类、 排列、 编号、 编目、 装盒， 使之有序化的过程” 。归档文件整理的单位是“ 件” 。一般以每份文件为“ 一件” ， 文件正本与定稿为一件， 正文与附件为一件， 原件与复印件为一件， 转发文与被转发文为一件，报表、 名册、 图册等一册（ 本） 为一件。,35,五、 会议文件的整理归档,（ 三） 按“ 件” 装订 归档文件的装订应按件装订。装订时， 正本在前， 定稿在后； 正文在前， 附件在后； 原件在前， 复制件在后； 转发文在前， 被转发文在后； 来文与复文作为一件时， 复文在前， 来文在后。 （ 四） 归档,36,37,38,39,40,任务三 会议精神的传达与落实,一、 会议精神的传达,（ 一） 传达要求 会