文件名称公司文件管理总则文件编号NX1ZJA01版本01修订次0页码1/9文件控制性受控文件密级公开生效日期文件修改记录序号修改日期修改内容修改人修改批准人章 节条 款批准审核编制文件编号NX1ZJA01版本01修订次0页码2/91. 目的确保公司所有文件的准确性、统一性、清晰、易于识别，防止无效或作废文件的非预期使用，保证文件的编写发放、推行、保管各过程得到有效控制2. 范围适用于公司内部文件、所接收到的外部文件和合同的管控3. 定义文件的定义及分类：①按文件的来源分为内部文件、外部文件和合同三类内部文件：公司内部产生的经一定程序审核、批准或记录原始状况的文件外部文件：公司接受到的外部文件，包括政府文件、客户文件等 合同：公司与外部单位或人员签订的、经双方同意应履行的文件②文件按生效时间分为长期文件和临时文件 长期文件：是指经公司正式编制、审核、批准并需要长期执行的文件（如各种手册、程序文件、管理制度等），长期文件一般应受控在未发出失效通知前，该文件长期有效 临时文件：指针对特定事件而发行的文件，一般在事件结束后自行失效（如工作计划、通知、联络单等），临时文件一般不受控③按文件级别分为一级文件、二级文件、三级文件、四级文件（即记录，是一种特殊的文件） 一级文件：一般指公司内各体系的最高指导性文件，如公司文件管理总则、质量手册、财务管理总则、人力资源管理总则、行政管理总则等。
二级文件：指按一级文件规定制定的具备一定操作指导性的操作程序和管理制度 三级文件：按二级文件要求制定的具备详细操作指导性的文件，如各类操作细则、管理细则、技术文件、图纸、作业指导书等一般应按照5W2H的原则编制 四级文件或记录：对发生的原始状况和数据进行忠实记载而形成的文件记录发布前无需经过批准的文件④按文件控制性分类受控文件：为本公司运行中依据的文件（包括为内/外部文件），需作废、变更、修改，以“受控”印章识别非受控文件：为制定作业文件的参考文件或与长期执行性无直接关系的文件，仅作登录管理，但不需作变更管理的文件文件编号NX1ZJA01版本01修订次0页码3/9⑤按保密性分机密、保密、公开文件 机密：指涉及商业秘密、公司财务等绝对秘密的文件，需要控制知密范围和知密对象的文件 保密：指涉及技术资料、人事资料等须保密的文件，需要控制知密范围和知密对象的文件 公开：可以公开的公司性文件4.职责4.1总经理: 4.1.1负责公司文件体系建立的指导4.1.2负责批准公司的一级、二级文件以及其它应经总经理批准的文件4.1.3负责外来文件在公司执行性的确定4.2总办4.2.1负责行政文件体系的建立及其它体系文件建立的监督。
4.2.2负责三级以上内部文件、所有外来文件的原件以及合同原件的存档（包括书面和电子文档）4.2.3负责文件密级的确认4.2.4负责行政体系文件的编制、审核、管理、培训、考核4.2.5负责公司文件执行状况的部门级别的最高稽核4.3品管部4.3.1负责质量体系文件的建立、审核及管理4.3.2负责品质系统文件的培训安排、考核、执行状况的稽核以及技术文件执行状况的稽核4.4人力资源部：4.4.1负责人力资源系统文件的编制、审核以及管理4.4.2负责人力资源系统文件的培训以及执行状况的稽核4.4.3负责公司全部文件培训、考核的组织工作4.5研发部、工程部4.5.1负责技术文件（图纸、工艺卡等）编制、审核以及管理4.5.2负责技术文件的培训、考核以及执行状况的日常性稽核 4.6财务部 4.6.1负责财务系统文件的编制、审核以及管理4.6.2负责财务系统文件的培训、考核以及执行状况的稽核4.7所有各部门4.7.1负责对所收到公司文件的管理、培训以及在本部门推广实施4.7.2必要时提出相关文件编制和修订的需求4.7.3负责职责范围内相关文件的编制、培训和执行4.7.4负责记录的填写、存档与管理文件编号NX1ZJA01版本01修订次0页码4/95.文件的控制5.1文件编码原则（当第一码为合同或外部文件时，第三码为年度码、第四码为月份码，其后四码为序号码）采用8位编码制，其中第一位：大类码，用英文字母，区分外来文件、内部文件与合同。
第二位：类别码，英文字母区分在不同大类下面的分类第三位：用数字代表其文件层级码（一、二、三、四阶文件或年度代码）第四、五位：部门代码或月度代码第六位：特征码或序号码第七、八位：用数字代表文件序号□ □ □ □□ □ □□文件序号特征码或序号码部门代码或月度代码，部门代码在组织架构图中确定，见附录月度代码时，1-0代表1-10月，A、B代表11、12月月份代码适用于外部文件、合同文件层级码或年度代码：层级码时：1、2、3、4代表各级文件年度代码时：0--9数字代表年份的最后一位数字，A、B、C分别代表10、11、13以此类推递增年度代码适用于外部文件、合同类别码：第一码为N时，对应的第二码如下：Z：质量体系文件 X：行政文件R：人力资源文件 M：部门内部文件C：财务文件 Q：其它第一码为W时，对应的第二码如下：Z：政府文件 K：客户文件B：行业标准 Q：其它第一码为H时，对应的第二码如下：L：劳动合同 C：采购合同X：销售合同 Q：其它大类码：N：内部文件W：外部文件H： 合 同编码举例：ⅰ.《公司文件管理总则》--- NX1ZJA01------内部、行政、一阶、总经办、总则类、第一份文件。
ⅱ.《EN957标准》-----WB970001------第一位：外部文件、第二位：行业标准、第三位：年度的最后一个数字、第四位：月份、第五—八位：文件序号ⅲ.《马达采购合同》----HC9A0001----第一位：合同、第二位：采购类合同、第三位：09年度、第四位：月份、第五—八位：本月的合同序号文件编号NZ2PG01版次02修订次0页码5/9序号特 征特征码1总则、手册类A2通知类T3部门职责类B4岗位职责类W5设备操作指导书类S6AP作业指导书类P7工序作业指导书类（指三阶文件中的工序作业指导书）G8制度类Z9细则类X10规范、规程、办法、规定类D11检验规范类J12量规仪器类Y13程序类C特征码表：5.2内部文件5.2.1文件的编写要求5.2.1.1所有体系文件之首页及内页一律依本文件格式制定5.2.1.2体系文件内需包括以下几点：5.2.1.2.1目的：说明该程序的控制目的、控制要求5.2.1.2.2范围：明确该程序所规定的内容和所涉及的控制范围5.2.1.2.3定义：说明该程序内涉及的专用名词、术语、特定词汇5.2.1.2.4职责：规定实施该程序的主管部门/人员的职责和各相关部门/人员的职责。
5.2.1.2.5 流程图：将该程序的工作流程分成若干步骤，画方格（或矩形或菱形或图表），方格内写出步骤的名称，用线条将顺序连接而构成完整的管理活动过程包括作业要点说明、责任单位、相关文件、表单5.2.1.2.6内容：按流程顺序详细写出活动内容，包括做什么，怎么做，谁做，使用何材料、何设备、何文件，如何对活动进行控制和记录等5.2.1.2.7相关文件：该程序需引用之关联文件、资料5.2.1.2.8相关表单：该程序活动所涉及的表单5.2.1.2.9上述八个“文件涵盖点”缺一不可，若确无内容也应将要点列出，然后写“无”或“略”字，如：应用表单（无）文件涵盖要点”不包括一阶、三阶文件5.2.1.2.10文件中引用的文件和资料用“《 》”表示，引用的表单用“【 】”表示文件编号NX1ZJA01版本01修订次0页码6/95.2.2版本、修订次的说明5.2.2.1文件的原始版本为“01” ，每一次的换版，相应的数字逐次递增文件的“修订次”为当页的修订次数，首页的“修订次”为本文件的修订次数5.2.2.2文件作小范围修改或个别字词的增删只作记录，若有较大内容或条款的整个增删可更换该页版次或进行换版5.2.3文件评审5.2.3.1必要时文件负责部门应组织相关部门进行文件会审。
5.2.3.2相关部门必须认真履行会审责任，依本部门实际质量活动过程评审程序文件的适宜性、充分性5.2.3.3会审未通过者，编写部门指定人员将相关部门提出修改意见记录在【会议记录】，由编写部门负责取回重拟，直至通过评审5.2.3.4文件发行日期即为生效日，文件的生效日期以左上角“生效日期”栏中的年月日是文件发行日期5.2.4文件审批1、文件的编制、审核、批准权限如下表：序号文件属性编 制审 核批 准1一级文件负责人部门经理总经理2二级文件负责人部门经理总经理3三级文件负责人直接主管部门经理、管代2、文件编制人对文件的文字正确性负责任出现错别字或语句不通顺应受到惩罚3、文件审核人对文件内容的正确性和文字正确性负责出现内容不当或错别字等情况应受到惩罚4、文件批准人对文件负最终责任出现任何问题均应受到惩罚5.2.5文件的发放、复印、保存5.2.5.1文件发放：生效文件由文管人员根据所批准的分发范围制作文件副本，盖上红色受控章并填写相关单位编号及分发日期，分发到相关部门，部门负责人在【文件分发签收表】上作签收5.2.5.2当文件出现严重破损或其他原因而需复印时，由申请者填写【文件修改/复印/销毁申请单】，经权责人员批准后方可领用。
同时应收回相应的旧文件，并由文管人员在【文件分发签收表】作好记录5.2.5.3确保文件保持整洁清晰，对多次修改不够清晰的文件应换版文件持有人应爱护文件，不得在文件上乱涂乱改，未经有关授权人批准，不得私自外借如文件已模糊不清，应按规定及时更换 5.2.5.4文件需求人员无文件时，不得随意借用他人的文件复印，须按相关程序到文管员处办理手续， 公司内不得使用未加盖“受控”印章的复印件，一经发。