第五章 控 制,5.1 控制职能概述 5.1.1 控制的含义 所谓控制（control）就是监督管理的各项活动，以保证它们按计划进行并纠正各种偏差的过程具体地说，作为管理职能之一的控制工作是指：为了确保组织的目标以及为此而拟订的计划能够实现，各级管理者根据事先确定的标准或因发展需要而重新拟订的标准，对下级的工作进行衡量、测量和评价，并在出现偏差时进行纠正，以防止偏差继续发展或今后再度发生；或者，根据组织内外环境的变化和组织发展的需要，在计划的执行过程中，对原计划进修订或制定新的计划，并调整整个管理工作的过程控制就像一艘船上的舵，使组织朝着正确的方向行进它不时以工作绩效形式将组织的实际方位与预期方位进行比较控制为组织提供了一种有效的机制，在工作偏离了不可接受的范围时调整行进的路线，确保高效、高速地到达终点控制工作涉及到组织的方方面面，是每个员工的职责无论哪一层次的主管人员，不仅要对自己的工作负责，而且都还必须对整个计划的实施和目标的实现负责因为他们本人的工作是计划的一部分，他们下级的工作也是计划的一部分因此各级主管人员都必须承担实施控制工作的责任5.1.2 控制的意义,法约尔曾经指出，控制必须施之于一切的事、人和工作。
这是因为即使有完善的计划、有效的组织和领导，都不能保证组织目标的自然达成，而需要进行强有力的控制与监督罗宾斯指出，有效的管理始终是督促他人、控制他人的活动，以保证应该采取的行动得以顺利进行，以及他人应该达到的目标得以实现控制的重要性可以从以下两个方面来理解： 一是控制的普遍性控制职能普遍存在于任何组织、任何活动当中因为在现代管理系统中，人、财、物、信息等要素的组合关系是多种多样的，时空变化及环境的影响很大，内部运行和结构有时变化也很大，加上组织关系错综复杂，随机因素很多，预测不可能完全准确，制定出的计划在执行过程中不仅可能会出现偏差；而且还会发生未曾预料到的情况这时，控制工作就起到了执行和完成计划的保障作用以及在管理控制中产生新的计划、新的目标和新的控制标准的作用所以说，控制是一项普遍而广泛的管理职能二是控制的全程性控制职能作为实现目标及改进工作的有效手段存在于管理活动的全过程中尽管计划可以制定出来，组织结构可以调整得非常有效，员工的积极性也可以调动起来，但是这些仍然不能保证所有的行动能按计划执行，不能保证管理者追求的目标一定能达到，必须依靠控制工作在计划实施的各个阶段通过纠正偏差的行动来实现。
因此控制职能存在于管理活动的全过程中，它不仅可以维持其他职能的正常活动，而且在必要的时侯可以改变其他管理职能的活动这种改变有时可能很简单，只在指导中稍做些变动即可；但在许多情况下正确的控制工作可能导致确立新的目标，提出新的计划，改变组织结构，改变人员配备以及在指导和领导方法上做出重大改革，使组织的工作得以创新和提高5.1.3 控制与其他管理职能的关系,控制是管理职能环节中的重要一环控制以计划、组织、领导等职能为基础，并对其有积极的影响首先，它与计划的关系相当密切，二者相互依存计划起指导性的作用，而控制是为了保证组织的产出与计划相一致，控制到什么程度、怎么控制都取决于计划的要求；计划预先指出了所期望的行为和结果，而控制是按计划指导实施的行为和结果，有时会导致计划的改变；制定有效的计划需要信息，而这些信息多数是通过控制得到的；一些有效的控制方法，如预算、政策、程序、规则等，同时也是计划方法或计划本身其次，明确的目标与计划，合理的组织机构与形式，英明的领导及有效的指导，最大程度地发挥出员工的积极性和潜力，这一切是实施控制的基础和保障同时，在控制的过程中，可能会根据内外环境或其他因素的变化，导致对目标与计划的修改、组织机构的改革、人员配备的调整以及领导方式方法做出重大改变等等，这实际上是开始了新一轮的管理过程。
5.1.4 管理控制系统的组成,任何组织，如果没有一个与之一致的管理控制系统，都无法有效地贯彻它的战略组织中的控制活动是通过组织的控制系统来完成的，而控制系统主要包括以下几个方面：,第一，控制的目标，即进行控制活动的目的取向，也是进行控制活动的依据 第二，控制的主体，即各级管理者及其所属的各职能部门 第三，控制的对象，控制系统控制的对象应是组织的整个活动 第四，控制的方法和手段，即为达到有效的控制，所采用的各种科学方法和手段管理控制系统的基本结构如图5-1图5-1 管理控制系统的结构,上面考察的控制形式是将控制对象与控制机构明确地区别开来：在这种情况下，所涉及的是外部对于对象的控制但是，控制并不总是由外部机构来实施的在管理中，很多控制是自我控制，即人们以自己的方式行事自我控制是一种内部控制，因为在同一个人身上集中了控制的原因和理由就管理控制而言，在大部分情况下内部控制与外部控制相配合管理控制的负责人也被视作其希望控制的对象的一部分,他实施的是一种自我控制而且，从本质上来说，管理控制更倾向于让管理负责人自己来纠正已经发生的偏差只不过我们主要讨论的是管理制度过程的正规问题5.1.5 有效地管理控制,从理论上说，适合于工程的、生物的控制论的理论和方法，也适合于分析和说明管理控制问题。
管理控制与自动控制的区别：在自动控制系统中，一旦给定程序，那么衡量成效和纠正偏差就往往都是自动进行的，而管理工作中的控制活动就远比上述的复杂，它离不开自觉行动的人的作用，这与技术系统或生物系统是不同的我们应该充分地认识到，管理控制系统的工作、管理控制系统中采取的行动也会影响到人在考虑设计管理控制系统时，不仅需要理解其如何运作，同时也需要理解人性也就是说我们在管理中要注意研究人性，重视人的主观能动性作用，不然会导致管理控制失效控制系统不仅应当与具体的职位相适应，控制系统也必须与个人的个性相适应但有时人们没有认识到，控制必须针对具体的任务和特定的人来设计 要使管理控制工作有效，在设计管理控制系统和进行管理控制过程中，必须遵循一些基本的原则：即未来导向原则、反映计划要求原则、组织适宜性原则、关键点原则、例外原则等等，这些原则将在下一节详细讨论在实际运用当中，例外原则必须与控制关键点原则相结合要突出重点，强调例外应当注意到它们的区别在于，控制关键点原则强调选择控制点，而例外原则则强调观察在这些点上所发生的异常偏差 另外，控制工作应具有灵活性如果要使控制工作在计划出现失常或预见不到的变动情况下保持有效性的话，所设计的控制系统就要具有灵活性。
换句话说，控制工作即使在面临计划发生了变动，出现了未预见到的情况或计划全盘错误的情况下，也应当能发挥它的作用按照这一原则，绝不能把控制硬性地与某个计划联系在一起，以免在整个计划失常或发生突变时，控制也随之失效 5.2 控制原则,5.2.1 未来导向原则 未来导向的原则，是指控制工作应当着眼未来，而不是只有当出现了偏差才进行控制由于在整个控制系统中存在着时滞，所以一个控制系统越是以前馈而不是以简单的信息反馈为基础，则管理人员越是能够有效地预防偏差或及时采取措施纠正偏差也就是说，控制应该是前向的，这才合乎理想5.2.2 反映计划要求原则 在管理工作中，控制和计划的联系最为紧密孔茨曾说过：“可以把计划工作和控制工作看成一把剪刀的两刃没有任何一刃，剪刀也就没有用了没有了目标与计划，也就不可能控制，这是因为必须要把业绩同某些已规定的标准相比较控制的目的是为了实现计划，计划是控制所采用的绩效衡量标准的原始依据因此，管理者在制定计划时要考虑到相关的控制因素计划越明确、越全面完整，所设计的控制系统越能反映这样的计划，从而控制工作也就越有成效5.2.3 组织适应性原则 控制必须反映组织结构的类型和状况。
组织结构既然是明确组织内每个人应当担任什么职务的主要依据，因而也就是明确职权和责任的依据为此，控制必须反映组织的结构状况并由健全的组织结构来保证，否则，控制只是空谈健全的组织结构有两个方面的含义：一方面，要能在组织中将反映实际工作状态的信息迅速地上传下达，保证联络渠道的畅通；另一方面，要做到责权分明，使组织结构中的各部门和个人都能切实担负起自己的责任否则，出现了偏差就难以纠正，控制也就不可能实现5.2.4 关键点原则 所谓关键点原则，是指控制工作要突出重点，不能只从某个局部利益出发，要针对重要的、关键的因素实施重点控制事实上，组织中的活动往往错综复杂，管理者根本无法对每一个方面实施完全的控制，它们应该且只能将注意力集中于计划执行中的一些关键影响因素上因此，找出或确定这些关键因素，并建议重点控制，是一种有效的控制方法控制住了关键点，也就控制住了全局 选择关键控制点的能力是管理工作的一种艺术，有效控制在很大程度上取决于这种能力目前，已经存在一些有效的方法，能帮助主管人员在某些控制工作中选择关键点5.2.5 例外原则 所谓例外原则，是指控制工作应着重于计划实施中的例外偏差（超出一般情况的特别好或特别坏的情况）。
这可使管理者把精力集中在他们注意和应该注意的问题上但是，只注意例外情况是不够的，对例外情况的重视程度不应仅仅依据偏差的大小而定，同时需要考虑客观实际情况在偏离标准的各种情况中，有一些是无关紧要的，而另一些则不然，某些微小的偏差可能比某些较大的偏差影响更大因为在一个特定的组织中，不同工作的重要程度各不相同因此，在实际工作中，控制的例外原则必须与控制关键点原则相结合，把注意力集中在对关键点的例外情况的控制上关键点原则强调选择控制点，而例外原则强调观察在这些控制点上所发生的异常偏差5.2.6 及时性原则 控制的及时性是指在控制工作中及时发现偏差，并能及时采取措施纠正一个有效的控制系统必须能够提供及时的信息信息是控制的基础为提高控制的及时性，信息的收集和传递必须及时如果信息的收集和传递不及时，信息处理的时间又过长，则偏差就不能及时纠正当采取纠正措施时，如果实际情况已经发生了变化，这时采取的措施如果不变，不仅不能产生积极作用反而会带来消极影响5.2.7 客观性原则 控制的客观性是指在控制工作中,管理者不能凭个人的主观经验或直觉判断,而应采用科学的方法,尊重客观事实 控制工作的客观性要求控制系统应尽可能提供和使用无偏见的、详细的、可以被证实和理解的信息。
同时，还要求必须具有客观的、准确的和适当的控制标准 为了保证控制的客观性，就要求尽可能将衡量标准加以量化量化程度越高，控制越规范但是，在诸多衡量标准中总有一些是定性的和难于量化的总之，客观标准可以是定量的，也可以是定性的，但要做到客观，关键问题是使标准在任何情况下都是可测定和可考核的5.2.8 准确性原则 一个控制系统要想行之有效，必须具备准确性一个提供不准确信息的控制系统将会导致管理者在应该行动的时候没有行动，没有出现问题反而采取了行动基于不准确信息的种种决策，往往是错误的决策，会使整个组织蒙受损失 现实中由于各种因素的影响，常常将不准确性带入控制系统之中有时可能是因为衡量绩效的工具精确度不够，使衡量结果的误差过大；有时则可能是工作人员出于个人利益，人为地虚报数据因此，管理者需要选择适用的、精确的绩效衡量方法和工具来避免产生误差，同时还要采取预防措施，运用先进的管理技能避免出现弄虚作假行为5.2.9 弹性原则 有效的控制系统应具有足够的弹性，以适应各种不利的环境变化或利用各种新的机会如今技术进步日新月异，顾客需求也在不断变化，组织所处内、外部环境中的干扰性、复杂性越来越大如果没有一个灵活的系统对这些变化作出准确的预测或反映，并据此调整组织活动，那么任何一个组织的生存都难以维系下去。
通常，对各种可能出现的情况都应尽量准备好各种可选择的方案，以使控制更具有灵活性事实上，灵活的控制一般最好是通过灵活的计划实现5.2.10 经济性原则 控制活动需要经费是否进行控制，控制到什么程度，都要考虑费用问题将控制所需的费用同控制所产生的结果进行比较。