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1、公司合同档案管理制度篇一：人事合同档案管理制度江西省人之初集团科技有限公司GMP文件一. 目的为规范员工合同和协议的管理，保护公司与员工的合法权益；同时为使公司人事档案管理工作规范化、合理化、高效化，促使人事档案作业流畅并利于使用，特制订本管理制度。二. 适用范围人事行政部管理人员三. 权责单位由人事部负责制订相关内容。四. 定义人事档案：由人事部负责自员工入职即建立的记载和叙述关于员工本人经历以及反映任职期间有关人事方面信息的资料。五. 内容1. 作业内容 合同/协议类型分类 合同/协议作业内容 主体审查在与员工订立合同/协议前，应预先审查员工主体资格和履约能力，包括：身份证、原单位离职证明
2、、学历证明、职称证明（或职业技能培训证明）、健康证（岗位要求的）、担保书（有相关要求的岗位）、社会保险和住房公积金缴纳情况证明、特殊岗位历史背景调查（如：保安人员无犯罪记录证明）等信息。 新进员工的合同/协议签订： 人事部应于员工入职当日完成相关合同/协议的签订。 如员工拒绝签订，原则上应在5个工作日内发放书面通知函，通知员工签订合同/协议，并保留签收记录；若员工仍拒签，则应在员工入职之日起一个月内完成终止劳动关系流程。 新进正式工第一次与公司签订的劳动合同期限以三年为原则（各单位视管理需求，劳动合同的终止日期可延长至月末或季末、年末），试用期为3个月，试用期包含在劳动合同期限内。 新进聘用人
3、员第一次与公司签订的聘用协议期限为1年。 新进实习生与公司签订的实习协议的期限可双方约定，但时限不得超过其领取毕业证的时间。 员工合同/协议的续签流程和期限 续签流程： 员工合同/协议期满前45日，由人事部发合同/协议期满通知单，至用人部门。 用人部门自收到通知单之日起，5个工作日内书面回复人事部，确认是否续签。 如不续签，则按本管理制度第 条执行。 如续签： 人事部应在员工合同/协议期满前30日，发合同/协议期满通知单，至员工本人，征询员工本人意见。 员工自收到通知单之日起，5个工作日内书面回复人事部，确认是否与公司续签。 如员工确认不与公司续签，应按离职管理制度办理离职手续。 如员工确认与
4、公司续签，则人事部应在员工合同/协议到期前5个工作日内，完成续签工作。 员工合同/协议续签完毕后，应及时更新员工档案（电子档案和文本档案）中有关合同/协议内容和期限的信息。 续签期限 第二次劳动合同续签期限为：5年，第三次起即续签无固定期限劳动合同。 聘用协议的续签期限为1年。 实习协议不予续签。 员工合同/协议的用印、签收和保管 员工合同/协议签订完毕后，人事部向印章管理部门申请用印，具体用印申请按照印章管理制度中的要求执行。 合同/协议用印完毕后，人事部制作合同签收登记表，通知员工本人到人事部签收合同。 人事部将签订完毕的合同/协议（一式两份）交员工本人审阅，无异议后，由员工本人保管一份，
5、并在合同签收登记表上签字确认，另一份由公司保管。 合同/协议内容变更在合同/协议存续期间，由于客观条件发生变化导致合同内容需要进行变更的，应由用人部门在OA上申请，人事部审核，总经理核准后，可进行相应的变更并存档。 公司合同/协议解除和终止 公司合同/协议解除和终止流程按照离职管理制度办理。 档案管理要求 人事档案管理员须严格遵守保密制度，未经许可，不得随意提供、散播员工档案信息。 所有人事档案应按“在职类”与“离职类”简历档案目录，由人事专员按目录等级建档，做到账物相符。 建档规范 人事档案归类应以管理有效、查找方便快捷为分类原则，以部门进行分类。 档案柜内应用标签对应分类，一遍查阅。 维护
6、规范 员工基本信息的电子档维护，应在变更、增加时每日进行更新、维护。 人事档案之文本档与电子档存档信息必须完整、一致。 查阅/借阅信息提供规范 查阅 部门经理只可查阅直属下级的相关资料，不可查阅其他人员的资料。 任何人查阅档案都不得将档案带出档案室，不得复印/拍照/记录等，除非集团总经理授权。 查阅人事档案，须填写人事档案借阅登记表，经人事部主管同意后方可查阅，但不得携带出部门。 集团总经理批准之人员和稽查人员可以查阅员工人事档案。 擅自提供员工信息者，依奖惩管理制度相关规定惩处。 档案移交规范 员工在集团总部、分公司、外埠销售单位之间调任，档案应由原所属地人事部移交至其归属单位人事部。 档案
7、移交时，交接方应在传递人事档案通知单上签字确认。 保存及销毁规范 保存期限 档案的销毁 超过规定保管期限的档案，经总经理核准后，以焚烧或碎纸的方式销毁，销毁时至少安排三人一起执行。五、 附件1、 表格： 人事档案台帐 档案借阅申请表 传递人事档案通知单 2、工作流程 人事合同作业流程图 人事档案作业流程图 奖惩管理制度 人事合同作业流程图 人事档案作业流程图篇二：合同归档管理制度合同归档管理制度1.目的为进一步规范、加强集团各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。 2.适用范围适用于集团（含集团下属各分/子公司）各类合同的管理。 3.职责 人力资源部是本制度制定的责任部门
8、； 总裁办是本制度执行的监督部门； 各部门是本制度执行的责任部门。 4.分类管理（详见下表）5.归档管理各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经集团领导审批签订并履行完后，合同签订部门进行复印、扫描，原件（包括：文件处理单及相关附件）送至原件保管部门进行存档保管，复印件、扫描件由合同签订部门自行保管（如有多余原件，合同签订部门自行保管一份）；原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理；电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录；市场运营中心（含分/子公司）的各类合同（非人事类），商务管理部必须统一保管一份复印件及扫描件。 6.借阅管理合同查询先从
9、部门内部进行查询，如无法查询，再到原件保管部门进行查询（此条作为部门文件管理绩效考核的参考数据之一）；如需查询或使用原件，需填写合同借阅申请单（详见附件：合同 借阅申请单）。 7.交接管理各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列合同交接清单； 辞职或异动手续办理时，人力资源部需审核是否有附有合同交接清单8.本制度由人力资源部制定，于20XX年04月21日生效。附件：合同借阅申请单2合同借阅申请单注：1.此申请单由合同借出部门存档；2.合同借阅归还后此单交还借阅人；3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。合同借阅申
10、请单注：1.此申请单由合同借出部门存档；2.合同借阅归还后此单交还借阅人；3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。3篇三：1.总则为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法的规定，制定本办法。合同档案的保存期限为5年，由公司指定档案处负责人保管。公司办公室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。2.归档合同订立后，公司应将合同文本的复印件送经理和办公室各一份。同时指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。合同履行完毕后10日内，公司应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交经理办公室，并制作副本一份交办公室。办公室接收资料时
11、应当出具收据。3.档案借阅根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。4.责任借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、500-1000元罚款，并扣发3至12个月工资的处罚。6.实施本办法自20XX年6月1日起施行。总则：为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。适用范围：本制度所指的合同
12、档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售、预算及其它项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、施工图、项目合同文件、项目设计方案、项目验收资料、预算资料等。 合同档案管理原则：1.合同档案由公司工程部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。2、工程部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料3.财务部可除外（可留下项目合同复印件做为做催收货款的使用）。4、合同档案要实行分类管理，便于文件的管理及查找。合同文档的移交：1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交工程部。 2、合同项目终止后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册，经部门经理鉴定，具有长久保存
13、价值的技术资料向工程部移交。 3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点，填写文件归档登记表（见附件表一）。双方签字认可后方为完成交接手续。合同文档的管理办法 ：1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号（按公司原制定的项目文件编号方法编号）。 2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理。并追究相关人员责任。 3、工程部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。 4、工程部应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
14、5、各部门员工可在工程部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须填写合同档案借阅登记表经工程部经理签字同意后，方可在工程部办理相关借阅手续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。6、借阅者有义务保持所借文件资料的完整、整洁，如果为光盘软盘类资料要尽量保持载体无划损。 7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节轻重予以处罚。8、所有借阅者不得将借出的保密性文件资料在未经许可的情况下私自复印、拷贝或其它任何方式留有复件。如是工作需要须复印文件资料的，须在合同档案借阅登记表备注说明原因。 9、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，也不得在公司内部传阅，违者视情节予以处罚。 10、为方便信息资料的流通，所有文件资料均有一定借阅期限，借阅期限依文件资料的类别由档案管理员告知归还日期，如因工作需要文件资料还需继续使用的，需办理续借手续。 11、档案封存是档案管理员独立完成的基础工作，包括：编订和存放，编订时，固定档案的所有属性、目录、编码、加密都按规定执行、同时做好档案的装订工作；存放时、根据档案存放的不同地点、柜组做好标记、并登记入册、经简便、明确和易于查收为原则，同时可建立相关的总目录和查找索引。12、档案查找，由管理员根据查找人的要求完成，同时及时将查找结果转达如需要其它服务可在查找后将查找内容复印，将原件归档，
