《计算机应用基础第3版教学课件第6章Word邮件合并应用——制作面试通知书》由会员分享，可在线阅读，更多相关《计算机应用基础第3版教学课件第6章Word邮件合并应用——制作面试通知书（17页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、计算机应用基础,2019/7/3,第6章 Word邮件合并应用制作面试通知书,1,学习目标,掌握Word中“邮件合并” 的使用方法。 掌握利用“邮件合并”批量制作“制作面试通知书”的方法、技巧。,2019/7/3,第6章 Word邮件合并应用制作面试通知书,2,目录,6.1 制作面试通知书案例分析 6.2 实现方法 6.2.1 利用邮件合并制作面试通知书 6.2.2 批量生成面试通知书 6.3 案例总结 6.4 课后练习,2019/7/3,第6章 Word邮件合并应用制作面试通知书,3,制作面试通知书案例分析,任务的提出 王明同学负责学校学生社团SIC的精英招募工作。在对收集到的应聘简历做了基
2、本的筛选后，他要向符合条件的应聘同学发“面试通知书”。 解决方案 1.先制作好“面试通知书”空白表； 2.运用“邮件合并”功能将“面试安排.xlsx”中“应聘信息表”的数据合并到“面试通知书”空白表中； 3.生成每位应聘同学的面试通知书。,2019/7/3,第6章 Word邮件合并应用制作面试通知书,4,利用邮件合并制作面试通知书,1建立主文档设计“面试通知书” 2打开数据源 3在面试通知书中插入数据域 4插入照片域 5利用规则填写备注栏信息 6预览面试通知书效果,2019/7/3,第6章 Word邮件合并应用制作面试通知书,5,第6章 Word邮件合并应用制作面试通知书,6,2019/7/3
3、,建立主文档设计“面试通知书”,在Word中， 制作一张下图所示的没有具体数据的“面试通知书”（邮件文档），保存在“D:邮件合并” 文件夹中， 同时把作为后台数据库的Excel数据表文件“面试安排.xlsx”也保存在这个文件夹中，每位应聘同学的照片保存在“D:邮件合并”的下一级文件夹“photos”中。,第6章 Word邮件合并应用制作面试通知书,7,2019/7/3,打开数据源,（1）打开设计好的面试通知书（邮件文档）。 （2）在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“选择收件人”按钮 ，在弹出的数据源选择列表中选择“使用现有列表”选项，打开“选取数据源”对话框。 （3）找到数据源“面试
4、安排.xlsx”，打开后出现“选择表格”对话框，如下图所示。 （4）在对话框中，选择“应聘信息表$”，单击“确定”按钮，此时数据源“应聘信息表”被打开，“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的大部分按钮也已被激活。,第6章 Word邮件合并应用制作面试通知书,8,2019/7/3,在面试通知书中插入数据域,（1）插入点放在“面试通知书”（邮件文档）的“面试时间”右边的空白单元格，单击“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的“插入合并域”按钮 旁的下拉箭头，在弹出的合并域选择列表中选择“面试时间”，在当前单元格中就插入了合并域“面试时间”。 （2）重复步骤（1），用同样的方法插入如下图所示的其他的合
5、并域。,插入照片域（一）,插入点放在“面试通知书”（邮件文档）需要显示照片的单元格，单击“插入”选项卡的“文本”组中的“文档部件”按钮 ，在弹出的列表中选择“域”选项，打开“域”对话框。 （2）在“域”对话框的“域名”列表框中选择“IncludePicture”，在“文件名或URL”下的文本框中输入任意字符（如X），勾选“更新时保留原格式”复选框，单击“确定”按钮，完成照片域的插入，设置结果如右图所示。,2019/7/3,第6章 Word邮件合并应用制作面试通知书,9,插入照片域（二）,选择插入的照片域，在“图片工具-格式”选项卡的“大小”组中，单击“对话框启动器”按钮 ，打开“设置图片格式”
6、对话框。在“设置图片格式”对话框的“大小”选项卡中，将其高度和宽度均设置为4厘米。取消勾选“锁定纵横比”和“相对原始图片大小”复选框。 选择整个表格，按下快捷键Shift+F9，切换为如右图所示的域代码显示方式。 选择“IncludePicture”域中的文件名“X”，单击“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的“插入合并域”按钮 旁的下拉箭头，在弹出的合并域选择列表中选择“照片地址”。 选择整个表格，按下快捷键Shift+F9，切换到域代码显示方式，可以看到插入的“照片域代码变为“INCLUDEPICTURE “MERGEFIELD 照片地址“ * MERGEFORMAT”。 选择整个表格，按
7、下F9键，刷新域显示，可以看到图片正确显示出来,2019/7/3,第6章 Word邮件合并应用制作面试通知书,10,利用规则填写备注栏信息,插入点放在“面试通知书”（邮件文档）的“备注”右边的空白单元格，单击“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的“规则”按钮 ，在弹出的规则选择列表中选择“如果那么否则(I)”选项，打开“插入Word域：IF”对话框。 （2）在 “插入Word域：IF”对话框中，从“域名”下拉列表框中选择“报考负责人职位”，在“比较条件”下拉列表框中选择“等于”，在“比较对象”文本框中输入“是”，在“则插入此文字(I):”下面的文本框中输入“你报考的职位为负责人，请面试时提交1
8、份与职位相关的个人作品”，单击“确定”按钮，完成规则的插入。设置结果如右图所示。,2019/7/3,第6章 Word邮件合并应用制作面试通知书,11,第6章 Word邮件合并应用制作面试通知书,12,2019/7/3,预览面试通知书效果,单击“邮件”选项卡的“预览结果”组中的“预览结果”按钮 ，就可以看到如下图所示的面试通知书效果了。 将制作好的邮件文档保存为“面试通知书.docx”。,批量生成面试通知书,合并数据，生成面试通知书 在一页中放置两张“面试通知书”,2019/7/3,第6章 Word邮件合并应用制作面试通知书,13,第6章 Word邮件合并应用制作面试通知书,14,2019/7/
9、3,合并数据，生成面试通知书,（1）打开“面试通知书.docx”，在弹出的“Microsoft Word”对话框中单击“是”按钮，打开与“面试通知书.docx”邮件文档相关联的数据源。 （2）单击“邮件”选项卡的“完成”组中的“完成并合并”按钮 ，在弹出的完成并合并列表中选择“编辑单个文档”选项，打开“合并到新文档”对话框。 （3）在“合并到新文档”对话框中，在“合并记录”区域选中“全部”，单击“确定”按钮。 （4）将合并生成的“信函1”文档另存到“D:邮件合并”文件夹中，文件命名为“SIC面试通知书”。 （5）按下快捷键Ctrl+A，选择整个文档，按下F9键，更新域，可以看到生成了正确的面试
10、通知书。,第6章 Word邮件合并应用制作面试通知书,15,2019/7/3,（1）打开“面试通知书.docx”。 （2）选择并复制整个表格。 （3）插入点放在表格下面的空白处，在“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中单击“规则”按钮 ，在弹出的规则选择列表中选择“下一记录”选项，在当前位置就插入了规则域“下一记录”。 （4）按下回车键，插入点放在新段落的起始位置。 （5）将复制的表格粘贴在当前位置。 （6）选择粘贴后的表格中的照片，将其删除，参照“插入照片域”的方法，重新插入照片。 （7）参照本节中“合并数据，生成面试通知书”的方法，重新生成新的合并文档，保存生成的合并文档到“D:邮件合并”文
11、件夹中，文件命名为“SIC面试通知书”，替换同名文件。 （8）按下快捷键Ctrl+A，选择整个文档，按下F9键，更新域，可以看到生成了含有正确照片的每页两张的面试通知书。,在一页中放置两张“面试通知书”,案例总结,本章通过“制作面试通知书”案例，详细介绍了邮件合并的操作方法和应用技巧。把邮件合并的操作方法归纳起来，主要有以下三步： 第一步：建立邮件文档（主文档），即制作文档中不变的部分（相当于模板）。如 “面试通知书”中不变的部分。 第二步：建立数据源，通常是Excel中的表格或数据。数据源通常事先建好，在此处直接打开，如“面试安排.xlsx”。 第三步：插入合并域，即制作文档中变化的部分。将
12、数据源中的相应内容，以域的方式插入到主文档中。 如果要插入照片，需要通过插入“文档部件”及“插入合并域”的方式来实现。,2019/7/3,第6章 Word邮件合并应用制作面试通知书,16,课后练习,利用邮件合并功能，制作校园卡主文档，将数据源文件“members.xlsx”合并到主文档中，生成所有师生的校园卡，要求如下： （1）纸张大小为A4，页边距为窄。 （2）校园卡邮件文档可以用表格排版。 （3）在“members.xlsx”中根据“性质”列的内容分情况填写校园卡信息：若为教师，显示“教工卡”及“教工号”字样，若为学生，显示“学生卡”和“学号”字样。 （4）用分栏实现每页显示8张校园卡的效果。,2019/7/3,第6章 Word邮件合并应用制作面试通知书,17,
