秘书学第一版第四章

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1、第四章 秘书工作的历史发展,学习目标,主要内容,本章小结,思考练习,案例分析,准确理解和把握领导和秘书的关系， 并可以在实践中正确运用。,第二节 秘书工作需要怎样的 领导,第三节 秘书与领导的 关系,第一节 秘书需要怎样的秘书,第一节 领导需要怎样的秘书,一、领导活动与秘书工作,二、领导需要忠于职守、 安于本分的秘书,三、领导需要敏于观察、 勤于思考的秘书,本节点睛,四、领导需要提供信息、 敢说真话的秘书,五、领导需要任劳任怨、 能够分忧解劳的秘书,六、领导需要能够联系群 众、善于协调的秘书,一位事业有成、正派明智的领导人身边， 大多有着忠诚干练、冷静敏捷的秘书的辅助 和服务。,（一）领导与秘

2、书工作 领导是领导者为了实现预定的目标，采用一定 的组织形式和方法，率领、引导、指挥、协调和控 制被领导者完成预定任务的活动过程。 领导的作用形式一般可分为推动形式和引发形 式两种。推动属于法定的权力运用形式；引发属于 非强制性的感召力影响形式。领导活动区别于其他 活动的显著特征有以下四个方面： 发展性； 预见性； 连续性； 创造性。,一、领导活动与秘书工作,领导的基本要素主要包括：领导者、被 领导者、作用对象和客观环境。 秘书工作是伴随着领导活动产生发展的， 领导需要秘书工作的辅助和服务，秘书工作 是领导活动不可缺少的辅助和服务环节，两 者是紧密联系在一起的。,领导者是在一定的组织中承担决策

3、、组织、指 挥、协调、监督和控制的负责人，是组织活动中的 率领者、引导者，在组织中处于核心位置。 领导者在其管辖范围内，必须全面地承担责任 （见图5-1）。,（二）领导者与秘书,图5-1 领导者的责任,政治责任,工作责任,法律责任,领导工作中基本要素之间内在的、本质的 关系和联系，决定着对领导工作的基本要求： 要求领导者与被领导者相适应； 要求领导者与工作任务相适应； 被领导者与其工作任务相适。在此三项基 本要求中，领导与被领导相适应的要求，是起 主要作用、占主导地位的。,（三）领导工作与秘书辅助,（一）明确职能范围，在被动地位发挥主 观能动性 秘书工作的职能范围，随着组织的不同实际情 况，领

4、导工作的不同需要是有所区别的。秘书人员 要明白自己的职责，应注意两个方面：一方面要以 办公室的岗位责任制为依据，明确自己的职责范围； 另一方面，要根据领导工作的需要和领导授权的范 围，把握自己的工作行为。,二、领导需要忠于职守、安于 本分的秘书,秘书人员在实际工作中，如果不能准确地把握 自己的职能范围，就可能陷入误区，就可能出现失 职或越权的消极现象（见图5-2）。,原因： 对职责范围理解过窄； 业务水平低或过与谨慎； 责任感差，工作无计划。,原因： 对职责范围理解过宽； 经验不足或方法不妥； 工作中带有随意性，仅凭兴趣。,失 职,越 权,图5-2 秘书不能准确把握职能范围的误区及原因,不能准

5、确地把握职能范围的误区,秘书职业特征，决定了其必须具有集体 的名利观，争组织之美名，谋事业之公利。 一个合格的秘书人员，必须具备这种职业道 德。秘书若没有正确的名利观，就可能经受 不住各种名利的考验和诱惑而陷入误区。,（二）安于本分，不争名、不图利,（一）敏于观察，做到拾遗补阙 所谓敏于观察，就是要密切注视客观事物的发 展变化状态和趋势。就秘书而言，要做到： 要敏锐地观察组织内外环境条件的新变化、新 情况、新动向和新问题，并及时提醒领导给予关注； 要在跟踪为领导工作提供综合服务的过程中， 敏锐地发现工作中出现的新需要；,三、领导需要敏于观察、勤于 思考的秘书,要根据领导工作日程安排，留心领导工

6、作的进 程，对将要进行的工作为领导早作准备，并提醒领 导按预定安排做好每一项工作； 要对领导联系的对象、上级机关的有关文件、 新公布的有关法规、有关重要的管理数据、领导与 有关方面的预约会见会谈等，均要随时记录，并牢 记于心，当领导询问时，要对答如流，当领导遗忘 时，要及时提醒。秘书敏于观察、处处留心，对领 导工作拾遗补阙，是对领导的十分有益的辅助。,所谓勤于思考，就是要在深入调查了解客 观现象的基础上，对客观现象中的各种要素进 行由此及彼、由表及里地进行深入分析研究。 领导者身负重责，工作繁忙，往往有可能 出现不同程度的失误和疏漏。作为秘书人员， 既了解情况，又由于“旁观者清”，比较容易保

7、持清醒的头脑。,（二）勤于思考，敢于进谏,（一）及时提供准确信息，说真话报实情 （二）善于积累和整理资料，供领导之所需,四、领导需要提供信息、敢说 真话的秘书,案例示范：,（一）乐于吃苦，忙而不乱，累而无怨 事务繁杂的秘书人员必须具有吃苦耐劳的 精神，在为领导工作服务的过程中，既有琐碎 的日常事务，又有繁重的突击任务，而且事事 都与领导工作直接关联，都是领导机关工作作 风的具体体现。秘书人员在工作中忙而不乱、 累而无怨正是领导者的近身助手所必须具备的 工作作风。,五、领导需要任劳任怨、能够 分忧代劳的秘书,秘书人员要乐于为领导分忧代劳，让领导集中 精力和时间处理重大问题。秘书为领导分忧代劳处

8、理问题和办理事务应注意以下几点（见图5-3）：,（二）办事可靠，能够分忧代劳,正确理解并执行领导意图； 实事求是，对症下药； 办事公正，作风正派； 及时请示并遵照办理； 坚持原则性，注重灵活性。,图5-3 秘书为领导分忧解劳的注意事项,（一）联系群众，充当领导与群众的纽带 （二）善于协调，为领导工作缓化矛盾,六、领导需要能够联系群众、善 于协调的秘书,第二节 秘书工作需要怎样的领导,一、把握任职标准，选任称职秘书,二、加强引导，培养不断进取的秘书,三、加强理解，培养任劳任怨的秘书,四、加强沟通，培养配合默契的秘书,五、加强磨炼，培养忠诚干练 的秘书,本节点睛,领导对秘书工作科学地组织和有效地指

9、 导，是秘书人员发挥职能作用的重要前提。,选任称职适用的秘书，是领导者配备自 己近身参谋助手的起点和基础性工作，在具 体秘书岗位选任秘书时，一方面要严格按秘 书任职的一般标准选择；另一方面，要注重 因事择人，从有利于工作出发，选择适当的 人选。,一、把握任职标准，选任称职秘书,所谓组织特征，包括性质特征、行业特 征、规模特征、体制特征等等。选任秘书时， 不能不考虑这些特征。选任秘书，既不能求 全责备，又不能降低标准，应该根据本组织 的运转特征和实际工作的需要，选用合适的 人员。,（一）根据组织特征选任秘书,选任秘书必须与领导者基本状况相匹配， 必须符合领导人的工作需要。根据领导工作 需要选任秘

10、书要做到： 思想感情的相互理解； 知识能力的相互补充； 心理性格相互搭配。,（二）根据领导工作需要选任秘书,在选任秘书时，必须考虑秘书部门的构 成状况。一般来说，要考虑： 要有年龄上的合理结构； 要有专业知识上的多元结构； 要有性格能力上的科学搭配等等。 领导者选任秘书时，必须考虑秘书部门 的整体构成的需要。,（三）根据办公室的状况选任秘书,（一）发展其所长 （二）明示组织需要 （三）加重工作责任 （四）适时肯定成绩,二、加强引导，培养不断进取 的秘书,领导者对秘书人员的支持与理解，是秘 书充分发挥其职能作用的重要条件。领导者 必须做到以下三点： 对秘书工作辛劳的理解； 对秘书身心及生活的关心

11、； 对秘书遇到困难时的指导、支持和帮助。,三、加强理解，培养任劳任怨的 秘书,秘书需要与领导配合默契，这是领导工 作对秘书工作的基本要求，也是评价秘书工 作成效的重要标志。配合默契就要加强沟通， 加强相互理解和信任。 就领导者而言，应注意以下三个方面： 秘书明确工作的目标与任务； 使秘书知晓领导的想法与意图； 使秘书了解任务的内容与特点。,四、加强沟通，培养配合默契 的秘书,领导者对其秘书严格求，有效制约； 领导者对秘书的思想教育和引导是至关重要的； 领导依法管理，必须从领导机关抓起； 领导者还必须严格要求秘书人员，在各项具体 工作中十分注重维护团结； 领导者应该要求秘书人员联系群众，廉洁奉公

12、； 领导者要不断地培养提高秘书人员的业务水平； 领导者对秘书人员的严格要求，是科学管理的重 要组成部分。,五、加强磨炼，培养忠诚干练 的秘书,第三节 秘书与领导的关系,本节点睛,一、秘书与领导关系的认识,三、领导班子与秘书群体的关系,二、秘书与异性上级的关系,四、秘书为领导班子服务中 的几种关系的把握,领导需要怎样的秘书和秘书工作需要怎 样的领导，这两者的实践需要，奠定了正确 处理两者关系和联系的认识前提。在此基础 上，从不同角度分析认识两者间的关系和联 系，有益于秘书与领导工作上的协调配合。,（一）人格地位上的平等关系 领导与秘书都是国家的公民，都享有宪 法规定的平等权利和承担同等的义务。秘

13、书 与领导的关系，应当建立在公民的人格平等 的基础之上。,一、秘书与领导关系的认识,领导与秘书在事业发展目标上，应该是 一致的，在各项任务目标上，也应该是一致 的。为了实现共同的事业目标和任务目标， 两者是相互配合的同事，必须密切配合。,（二）实现工作目标中的同事关系,在工作实践中，领导者是上级，处于主体地位； 秘书是下级，处于辅助地位。主辅配合默契，关系和 谐，对领导工作和秘书工作都是极为有利的 。 可能出现的误区：将主辅配合关系搞成不正常 的人身依附关系，是容易出现的误区。除此之外， 主辅关系的误区主要有三个方面： 主辅脱节； 主辅错位； 主辅不分。,（三）工作职能上的上下级主辅 关系,领

14、导与秘书在相互配合的工作过程中，领导处 于主动地位，发动、推动工作；秘书处于被动地位， 辅助领导，执行任务和操办事务，为领导工作服务。 可能出现的误区：一是会出现领导者缺乏引导、 调度、指导秘书工作的能力或对秘书工作不够重视， 使得秘书工作被动无序或低效；二是秘书缺乏发挥 主观能动性的积极性和能力，只能被动应付。,（四）工作过程上的主从关系,领导与秘书工作沟通，既有领导对秘书的 指示、指导，又有秘书对领导者的请示、汇报； 既有领导者向秘书了解情况、征求意见和建议， 又有秘书向领导主动参谋、提供可行方案等。 可能出现的误区：领导者与秘书的沟通关 系，若处理不善会出现以下情况： 沟通受阻； 单向沟

15、通； 虚假沟通。,（五）工作沟通上的双向交流关系,秘书工作的绩效，蕴含在领导工作的绩效之中。 因此，领导者对秘书指导有方，促进秘书提高工作 绩效，实际上也是在提高领导工作绩效；秘书立足 本职主动提供有效的辅助和服务，促进领导工作绩 效，同样也是在提高自身的工作绩效。 可能出现的误区：领导与秘书工作绩效上的一 体关系，若处理得不好会出现以下情况。 秘书的压抑感； 秘书的表现欲； 领导者的优越感或特权感。,（六）工作绩效上的一体关系,（一）领导者要正确对待异性秘书 领导者对待异性秘书，应该与对待同性 秘书一样，具体应做到： 人格上要尊重秘书，平等地以礼相待； 工作上加强指导，严格要求，并在严格 要

16、求秘书的同时，要严格要求自己； 在生活及思想上予以关心，但要与其他 下级一视同仁；,二、秘书与异性上级的关系,相互沟通中，领导者要从有利于工作，有利于 秘书成长的角度进行引导，不宜谈及粗俗、趣味低 下的话题，特别是已婚的上级，不要在异性秘书面 前说自己配偶的坏话，不要对异性秘书表示过分的 好感和特殊的热情； 要正确对待异性秘书对自己的服从、支持、尊 重、敬佩或体贴。,要维护自己平等的人格尊严； 要从事业功利出发，自觉维护与领导者在工作目 标上的一致性； 要在关心、照顾上级时，要立足于公务，不要介 入上级的私生活； 要正确对待领导者的关心和照顾，过分的照顾和 好感，应当敬而远之； 要在满足领导工作的正当需要的同时，对违法违 纪的行为应劝谏和抵制，绝不能曲意迁就。,（二）秘书要正确对待异性上级,（一）领导班子