秘书学第二版2章

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1、第二章 秘书职能范畴,主要内容,思考练习,案例导入,知识体系,学习目标,了解秘书职能范畴的特征 掌握秘书文稿撰拟要领 理解公文运行的特征 掌握秘书文书整理的要领 理解秘书会务工作原则和任务 理解秘书日常、随机、受权事务的特征 了解网络办公的特点及网络办公系统的结构,能操作秘书日常办公事务 能通过网络进行秘书日常事务的处理 能应用参谋智能辅助的方法 能处理管理失调时的协调辅助,第二节 参谋智能辅助,第三节 管理协调辅助,第一节 办公事务辅助,第一节 办公事务辅助,一、办文,本节点睛,二、办会,相关链接,三、办事,四、网络办公,办公事务辅助在秘书职能活动中是大量 的、经常性的、基础性的，主要包括办

2、文、 办会、办事，以及办公环境管理等。,一、办 文,办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运 行、整理及保管利用。 办文是秘书性人员为领导和管理工作服 务的重要手段，是其辅政的主要方式。,秘书撰拟文稿，主要是指受命于领导草拟各种 表达领导和管理意图的书信、文件、讲话稿等文字 材料（见图2-1）。,（一） 文稿撰拟,图2-1 秘书撰拟文稿的注意事项,（一） 文稿撰拟,文书运行包括收文和发文两个程序化运 行过程。收文程序的主要环节有：签收登 记分办传阅拟办批办承办催办 注办等。发文程序的主要环节有：授意 拟稿审核签发复核缮印校对用 印登记封发等。,（二）文书运行,文书运行可根据机关规模、文件流量、沟通往

3、 来的需要等具体情况，对上述收文、发文程序进行 调整，增减其中的某些环节。 文书运行的注意事项（见图2-2）。,（二）文书运行,图2-2 文书运行的注意事项,（二）文书运行,文书整理主要指将已经办理完毕的文书的处理， 主要包括文书立卷和案卷归档。 文书立卷是指将已经办理完毕的、具有一定查 考利用价值的文件材料，按其形成过程中的联系、 特征和一定的规律组成案卷。 文书立卷的范围（见图2-3）。,（三）文书整理,图2-3 文书立卷的范围,文书立卷的原则（见图2-4）。 文书经过整理的文书案卷，必须逐年移交给机关 档案室集中保管，称为归档。 归档的时限要求是办理完毕的文书经整理组合成 案卷后，一般在

4、第二年的上半年向档案部门移交。 归档的质量要求是：要维护文书材料的齐全、完 整；要按文书的内容上的联系合并整理、立卷；要保 持文书间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立 卷，案卷要简明确切，便于保管和利用。,（三）文书整理,图2-4 文书立卷的原则,（三）文书整理,秘书要收集保管一定数量的文献资料，以便在领 导工作需要时提供给领导参考，并在自身开展业务活 动中查阅。 秘书文献资料工作中必须注重的事项（见图2-5）。,（四）文献材料的保管和利用,图2-5 秘书文献资料工作必须注重的事项,（四）文献材料的保管和利用,二、办会,秘书办会指的是协助领导者筹备会议、操 办会务、为会议有序进行和取得预期

5、的会议效 果提供服务。秘书办会即会务工作的内容十分 纷繁，主要包括会前准备、会间服务、会后事 务及在会前、会间、会后都有大量会议文字工 作和文件材料处理事务。,会议具有决策功能、指挥功能、沟通功能、协 调功能、动员功能、宣传功能、控制功能、公关造 势功能、强化凝聚力功能、树立组织形象功能等等。 秘书会务工作的原则（见图2-6）。,（一）会务工作的原则和任务,图2-6 秘书会务工作的原则,要有效地发挥会议的功能，必须从三方面 入手（见图2-7）。,（一）会务工作的原则和任务,图2-7 有效地发挥会议的功能,秘书会务工作中，会前筹备是会议有效进行的 基础性工作。 会前筹备工作主要包括：领导确定会议

6、目的、 议题，秘书根据领导意图拟订会议筹备方案，领导 审核、批准会议筹备方案，组建会议筹备和组织机 构并按会议筹备方案进行分工，根据确定的与会者 名单送发会议通知，准备会议文件，布置会场，按 会议讨论要求将与会者编组，制作会议代表证、工 作人员证件及其他证件，根据与会者特征安排其会 议期间的住宿和接站车辆。,（二）会前筹备,会议召开期间，必须办好以下工作： 会场签到，以便了解与会代表的人数； 会间调度，这是指对会议程序、内容、会场 服务的安排和调整； 会议记录，这是指会议情况的原始记录，它 是贯彻会议精神的依据，形成会议文件的基础； 会议简报，这是反映会议进程、动态，通报 会议情况的文书； 会

7、议选举； 会议总结； 后勤保障。,（三） 会间事务,草拟和印发会议纪要，以记载和传达会 议的主要精神； 清理会议文件； 组织会议代表离会，为其提供各种方便； 搞好宣传报道，扩大和传播会议影响； 会议工作总结； 会后催办工作。,（四）会后工作,三、办事,秘书为领导操办事务的范围相当广泛， 大体上可分为日常事务、随机性事务和受 权理事三类。,日常事务指秘书每天都要操办的事务。 这些日常事务有着共同的特征： 具有领导工作需要的选择性； 具有操作的规范性； 具有与领导工作的主辅协同性； 具有运作的适应性； 具有服务的周密性； 具有公众性； 具有尽职守岗的严格性。,（一）日常事务,秘书的随机事务指难以预

8、测的、不经常发生的或 在职能分工边界上难以确定由谁处理的事务。 秘书处理随机事务要注重五个方面（见图2-8）。,（二）随机事务,图2-8 秘书处理随即事务要注重的事项,秘书受权理事，指的是领导者根据工作 的需要，将自己权限范围内的事务，授权秘 书代表自己去处理，秘书根据领导的意图和 委授的权力及要求，代表领导去处理交办的 事务。,（三）受权理事,表2-1 领导对秘书授权理事,（三）受权理事,由于工作内容和领导需要不同，授权方式 也不同，如表2-1所示。,表2-2 秘书授权理事与法定权力配置的区别,（三）受权理事,秘书授权理事与法定权力配置的区别，如 表2-2所示。,秘书在受权理事中，特别要注重

9、以下方面： 要准确理解领导的授权意图，把握目的、要求和授 权范围以及相关的法纪规范，正确地把握理事的依据。 要分析客观环境要素和完成任务的各种条件，谋划 办理的思路和选择有效的工作方法。 要明确受权理事的双重角色。 要与领导者保持密切沟通，特别是当环境变化或其 他原因使问题的处理已超出授权范围时，一定要向授权 者请示，并遵从其新的指示办理。 要主动争取其他方面的配合与合作，但遇到受权以 外的事务，秘书不得自作主张，不得擅作决定。,（三）受权理事,四、网络办公,（一）网络办公的特点 网络办公的特点主要体现在高效管理、规范管 理、跟踪管理、知识管理、更新灵活、成本低廉六 个方面（见图2-9）。,图

10、2-9 网络办公的特点,一般性的网络办公系统的系统结构（见图2-10）。,（二）网络办公系统的结构,图2-10 网络办公系统结构图,根据日常办公事务的种类将整个办公系统划分为 若干模块，每个模块完成相对独立的功能，然后通过 Internet / Intranet技术将所有的模块集成到统一的网站 界面供办公人员使用。针对不同企业和行政组织，各 种应用模块的功能可以弹性变化。 1. 公文管理 公文管理主要负责公文的撰写、发送、接收、审 批与归档工作。 公文管理模块最基本的功能是提供撰写公文的文 本编辑环境和文档模板，公文管理模块一般需要得到 流程建模管理模块的支持。,（二）网络办公系统的结构,2.

11、 邮件管理 邮件管理主要负责邮件的发送与接收工作。一般 网络办公系统的邮 件管理功能可分为 电子邮件管理和即 时消息管理两类。 电子邮件 管理模块的结 构（见图2-11）。,图2-11 电子邮件管理模块结构,（二）网络办公系统的结构,3. 日程管理 日程安排是办公系统的一个必不可少的辅助功能， 可分为个人日程，部门日程等，主要解决以电子日历为 基础的日程的安排、存储、到时提醒任务和需要说明的 事项等。 4. 档案管理 档案管理主要是实现对准备归档的公文或者企业各 类合同、协议、文件、指示、资料等的电子化的存储和 管理。需要存为档案的信息一般都具有一定的价值和长 期保存的要求，因此档案管理模块需

12、要提供较高的访问 安全性和访问权限设置，同时应该提供丰富的档案检索 和查阅手段，使用户方便快捷地获得所需的信息。,（二）网络办公系统的结构,5. 日常管理 日常管理主要是指对办公活动中经常发生的事件 和办公资源和设备的管理。一般包括考勤管理、办公 用品领用和办公设备的维护和更新等。 6. 会议管理 在网络办公系统中除了传统的会议，还有网络视 频会议方式。会议管理功能可以将通知与会人员、分 配会议筹备任务、安排会议地点、会议筹备工作进度 检查等会议前期工作通过网络化的形式来简洁高效的 实现。而且在网络视频技术的支持下，新型的网络视 频会议为办公人员提供了跨越时空的会议交流方式， 大大节省了会议成

13、本，提高了会议效率。,（二）网络办公系统的结构,7. 系统管理 系统管理主要是由网络办公系统的管理员所使 用。一般管理员的工作有负责为每个用户分配用户 名、邮件地址、设置访问权限；保证网络的正常访 问以及系统内部的数据安全等，系统管理模块应该 能对管理员的所有工作提供支持。 8. 流程建模管理 流程建模管理的功能是让用户能够根据实际情 况的变化维护和更新已有的流程，设计生成新的流 程来更好地完成自己的工作。,（二）网络办公系统的结构,秘书会展工作 广义的会展包括会议和展览、奖励旅游和 大型活动以及与之相关的运输、广告、交通等 行业，是会议、旅游、大型活动和展览的概称 （MICE）。 会展秘书的

14、职责主要有： 会展人力资源调配 会展的广告宣传 会展物流管理 会展综合服务 会展信息服务 会展场馆工作 会展保密工作,第二节 参谋智能辅助,一、对决策的参谋智能辅助,本节点睛,二、对信息利用的参谋智能辅助,相关链接,三、对廉洁自律的参谋智能辅助,大凡事业有成的领导者身边，都有精于 办事、善于参谋的秘书人员。,一、对决策的参谋智能辅助,（一）决策准备阶段 从领导者产生决策意向进行决策准备开始，秘书 的参谋智能辅助就可同步进行，可协助领导者做好以 下工作（见图2-12）。,图2-12 秘书在决策准备阶段的工作,决策形成阶段，秘书参谋智能辅助的领域和渠道： 可进行创新思维，设计新的方案供决策者选择；

15、 可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的可供 选择的方案； 可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意见、 建议吸纳到有关决策方案中去； 可带着各套初选方案到有关部门和群众中去征求意 见，并根据各方面的意见进行修改； 对重大决策的初定方案，秘书伴随领导，到基层进 行小规模试验，蹲点探索，再由点到面地进行推广； 对各种供选择的方案进行一一对应的比较。,（二）决策形成阶段,决策是为实现特定目 的对未来工作的选择与安 排，而真正使决策目标变 为现实，还取决于有效的 实施决策。 在决策实施过程中， 秘书的参谋智能辅助具有 独特的作用（见图2-13）。,（三）决策实施阶段,图2-13 秘书参谋智能辅助在

16、决策实施中的作用,（三）决策实施阶段,二、对信息利用的参谋 智能辅助,秘书作为领导的近身参谋助手，不仅要 向领导提供信息充当领导的耳目，而且要为 领导者有效获取利用信息、进行适时的信息 沟通及排除信息沟通障碍等方面，进行参谋 智能辅助。,表2-3 秘书对信息利用的参谋智能辅助,秘书对信息利用的参谋智能辅助主要体现在两方 面：对信息获取利用方面和对排除信息干扰方面，具 体如表2-3所示。,二、对信息利用的参谋 智能辅助,近身综合辅助的秘书及时有效的提醒、规 劝，拾遗补阙的参谋智能辅助，对领导者廉洁 自律有着积极的影响。,三、对廉洁自律的参谋 智能辅助,廉洁自律的领导者首先必须要坚持为人 民服务的根本宗旨。真正关心领导的秘书， 往往能在平凡小事上、在日常公务处理中， 对领导行为中的疏漏拾遗补阙，协助领导者 防微杜渐，一以贯之地坚持为人民服务的根 本宗旨。,（一）对坚持根本宗旨的辅助,秘书在社会主义中国，公仆意识应是领 导干部的主体意识；做人民的公仆应是领导 干部正确的角色定位。当领导者思想观念和 工作行为上与公仆地位相悖