计算机基础理论常用办公软件

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1、第 四 章 常用办公软件,教学要求,掌握WORD软件的基本文字编辑,排版 掌握WORD图文混排，表格等常用功能； 掌握电子表格的基本编辑操作； 掌握公式和常用函数的使用； 掌握图表创建和相关设置； 掌握数据的分类汇总、筛选、排序及数据透视表的建立；,教学内容,4.1 常用办公软件简介 4.2 字处理软件 4.3 电子表格软件,4.2 字处理软件-WORD,文档的输入和编辑,文档排版,图文混排,外部对象的引入,表格制作,所见即所得 格式编排 图文混排 表格编辑 其它OLE对象的插入,4.2.1 Word的主要特点,应用程序窗口和文档窗口 四个重要的工具栏： “常用”工具栏 “格式”工具栏 “绘图

2、”工具栏 “表格和边框”工具栏,Word的窗口组成,菜单栏,常用工具栏,格式工具栏,垂直标尺,水平标尺,绘图工具栏,文档视图按纽,状态栏,文本区,文档一般操作步骤: 1）新建文档/打开文档 2）输入文字或创建表格 3）内容修饰：字符、段落修饰等； 4）版面整体设置：页面设置、文章排版、 绘制图形、创建艺术字、图文混排及插入外部对象等。 5）打印文档 6）保存文档,文档的保存,保存文件可以有几种选择方式：,退出Word应用程序,关闭文档窗口,只保存文件，不关闭窗口,文件另存为,保存文件三要素:文件位置、文件名称、文件类型,汉字、中英文、标点符号、特殊符号的输入 -键盘，软键盘、“插入” “符号”

3、,插入光标，输入行、段落,插入和改写状态,文字的选取,文字的删除、复制和移动,-鼠标方法|键盘方法 -在选定栏选取,4.2.2 文档的输入与编辑,查找和替换,页面格式设置,设置字符格式,设置段落格式,4.2.4 文档的排版,1、字符格式化,-设置字符格式：,字体、字号、字形、颜色、特殊效果、字符间距,设置方法： “格式” “字体” 格式刷: “格式”工具栏,宋体三号字，楷体四号字，黑体16点字，隶书24点字,字符间距,H2O,字符缩放,上标下标,添加边框和底纹,2、段落格式化,-段落标记,-设置段落格式：对齐方式、文本缩进、行间距、段间距、 边框和底纹等 -设置方法： - “格式” “段落”

4、- “格式”工具栏 - 标尺,标尺,缩排定位（Indent）,高效修饰: 段落样式,分栏排版,设置栏数、栏宽、间距，以及是否在两栏之间加分隔线等 通过“格式” “分栏”设置,3、页面排版,页面格式层次：字符、段落、页、节、全文 分节 节：格式间隔符，可独立设置分栏、页面页脚、页面大小等页面设置 通过“插入” “分隔符”设置 分页 强制插入分页符 “硬分页” 插入页码 通过“插入” “页码”设置 页眉和页脚 脚注和尾注 页面设置,设置页眉与页脚,-通过“视图” “页眉页脚”命令设置,页眉,页脚,页面设置 -通过“文件” 页面设置”设置,1、表格的建立 - 利用菜单创建 “表格” “插入” “表格

5、” - 利用“常用”工具栏上“插入表格”按纽创建 - 利用“表格与边框”工具栏鼠标手工绘制,4.2.5 表格的制作,2、编辑表格内容,1在表格中移动光标 2选中表格 选中全部表格 选择行 选择列 选择单元格 复制、移动和删除 整行、整列选定时包含单元格、文字及格式 表格内部单元格选定时仅文字,修改表格形式,1行列和单元格的编辑 插入与删除行 插入与删除列 插入与删除单元格 调整单元格大小 2合并与拆分 合并与拆分单元格 合并与拆分表格 3表格的自动套用格式,计算机教研室,3、表格的排版,表格的边框与底纹的设置 设置边框的线型、颜色、宽度等 设置填充色 表格的文字对齐方式 水平方向 垂直方向,1

6、、插入图片 图片来源： 利用“绘图”工具栏直接在文挡中绘制图形 插入“Microsoft 剪辑库 3.0” 中的剪贴画 “插入” “图片” “剪贴画” 插入其他图片文件 “插入” “图片” “来自文件” 利用剪贴版插入其他文件中的图片对象,4.2.6 图形处理,2、图片的编辑和格式化,通过“图片”工具栏和右键快捷菜单可进行如下设置： 图片的移动、改变大小、复制、旋转等操作 图片的组合、叠放次序、环绕方式的设置 图片的边框、填充、对比度等的设置,文字对象和图片对象的“层次关系”,“文字环绕”效果：四周型、紧密型、穿越型、无环绕、上下型,同层,下方,上方,制作艺术字 -通过“插入” “图片” “艺

7、术字” 或“绘图”工具栏设置,真实与虚拟,人类未来的进化趋向,防治对策,计算机道德论,使用“首字下沉”,-使用“格式” “首字下沉”设置,文本框的使用,使用文本框制作特殊的标题样式：文中标题、栏间标题、边标题、局部竖排文本效果 通过“插入” “文本框” 或 “绘图” 工具栏,应用程序间共享数据，实现在Word文档中使用其他应用软件制作的数据 通过“插入” “对象”设置,插入外部对象,4.3 电子表格软件Excel,4.3.1 电子表格的基本知识 4.3.2 工作表的基本操作 4.3.3 数据的图表化 4.3.4 数据管理,Office家族成员之一 电子报表软件,4.3.1 电子表格的基本知识,

8、Excel窗口的组成,应用程序窗口 程序标题栏 菜单栏 工具栏 地址栏和编辑栏 工作簿窗口 工作表区 工作表标签 标签滚动按钮 滚动条,活动单元格,工作表,名称栏,工作表标签,编辑栏,行号,列号,工作簿,工作簿与工作表,工作簿（Workbook） Excel的数据文件, .XLS类型; 每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，默认是由3个工作表组成的，最多包含255个工作表 工作表（Worksheet） 是工作簿的基本组成部分 二维表格,由单元格组成,最大为65536*256; 单元格：行和列的交叉，输入的数据保存在单元格里 活动单元格： 单元格地址栏 编辑栏,1、输入数据 （1）直接输入： 输

9、入数字 数字符号：0 9 + - （ ） ，/ $ % 正、负数字的输入 分数输入 数值数据右对齐 输入日期和时间 “月/日/年”，“月-日- 年”，“时：分：秒” 输入字符 输入普通字符 输入数字字符 在首字符前 + 默认左对齐,4.3.2 工作表的基本操作, 以相同值填充 以系列数据填充单元格 等差或等比序列填充 自定义序列填充 公式填充,（2） “自动填充” 输入利用填充柄,3、使用公式与函数,所谓公式，由“=”开始，由操作数和运算符组成。 操作数包括： 数值常量 单元格引用 函数 区域范围引用 运算符种类 算术运算: + - * / % 比较运算符: = = = 字符运算符: &,=（

10、B4+25）/ SUM（D5:F5）,（1）使用公式举例：,（2）单元格的引用,单元格引用 指在公式运算中通过单元格地址引用单元格中的数据 通过引用，可在一个公式中使用工作表中不同区域的数据，也可在不同公式中使用同一个单元格数据 公式中常用单元格的引用来代替单元格的具体数据，当公式中被引用单元格的数据变化时，公式的计算结果会随之变化；如果修改公式的话，和公式有关的单元格内容也会变化,一般形式： 工作簿名工作表名！ 例如: book1 Sheet2!A5 相对引用：引用单元格的相对地址，仅指出引用数据的相对位置当把一个含有相对引用的公式复制到其他单元格位置时，公式中的单元格地址也会改变 绝对引用

11、：引用单元格的绝对地址在行号和列标前分别加上“”这样绝对地址不会随着公式位置的变化而改变 混合引用：一个用相对引用，一个用绝对引用，相对引用部分随着公式复制而变化，绝对引用部分不会随着公式复制而变化,例题：设某工作表中有下列数据,(1)在单元格I2中输入公式=B2+C2+D2+E2，然后将I2分别复制到K2、I4、K4等单元，问公式作何种修改，各单元格的值是多少？ (2)在I2单元格中输入公式=$B$2+$C$2+$D$2+$E$2，然后将I2分别复制到K2、I4、K4单元，问公式作何种修改，各单元格的值是多少？ (3)在I2单元格中输入公式=$B2+C$2+$D2+E$2，然后将I2复制到I

12、4、K2、K4单元格，问公式作何种修改，它们的值各为多少？ (4)在I2单元格中输入公式=B2+D2+E2，然后将I2移动到K4单元格，问公式作何种修改，K4单元格的值为多少？,I2的公式中全是相对地址，故它将随着公式的复制， 相对地址要作相应的改动，I4、K2、K4单元格内的 公式分别为： I4：=B4+C4+D4+E4，结果值为100。 K2：=D2+E2+F2+G2，结果值为1800。 K4：=D4+E4+F4+G4，结果值为180。 I2的结果值为1000。 I2的公式中全是绝对地址，它不随公式的复制而 改变。因此I4、K2、K4单元格内的公式与I2一样为： =$B$2+$C$2+$D

13、$2+$E$2，结果均为1000。,I2的公式中含有混合地址，有的行地址绝对，有的 列地址绝对，它将部分地（相对地址部分）随公式的 复制而改变。 I4、K2、K4单元格内的公式分别为： I4：=$B4+C$2+$D4+E$2，结果为640。 K2：=$B2+E$2+$D2+G$2，结果为1400。 K4：=$B4+E$2+$D4+G$2，结果为1040。 I2公式尽管含有相对地址，但是，这里不作公式 复制而作公式移动，因此公式不作改变，当然结果 也不改变。K4单元格的公式为：=B2+D2+E2， 结果值为800。,函数是Excel自带的一些已经定义好的公式。,（3）使用函数,不同类型的函数要求

14、给定不同类型的参数,函数名（参数1，参数2 ， ）,代表函数功能,=（B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10）/9,= Average（B2:B10）,一般形式:,数学与三角函数（比如，SUM、 SUM IF） 统计函数（比如， AVERAGE、COUNTIF） 逻辑函数（比如， IF） 财务函数（比如， PMT） 日期和时间函数（比如， TODAY） 数据库函数（比如， DCOUNT） 查找与引用函数（比如， VLOOKUP） 文本函数（比如， CONCATENAT） 信息函数（比如， ISBLANK）,函数按功能分为以下几种类型：,EXCEL 函数的使用,1.行或列自动求和

15、 2.函数向导fx,所示的某公司人事资料表中，除了编号、员工姓名、身份证号码以及参加工作时间为手工添入外，其余各项均为用函数计算所得。 在此例中我们将详细说明如何通过函数求出： （1）自动从身份证号码中提取出生年月、性别信息。 （2）自动从参加工作时间中提取工龄信息。,2、身份证号码相关知识 在了解如何实现自动从身份证号码中提取出生年月、性别信息之前，首先需要了解身份证号码所代表的含义。我们知道，当今的身份证号码有15/18位之分。早期签发的身份证号码是15位的，现在签发的身份证由于年份的扩展（由两位变为四位）和末尾加了效验码，就成了18位。这两种身份证号码将在相当长的一段时期内共存。两种身份

16、证号 （1）15位的身份证号码：16位为地区代码，78位为出生年份(2位)，910位为出生月份，1112位为出生日期，第1315位为顺序号，并能够判断性别，奇数为男，偶数为女。 （2）18位的身份证号码：16位为地区代码，710位为出生年份(4位)，1112位为出生月份，1314位为出生日期，第1517位为顺序号，并能够判断性别，奇数为男，偶数为女。18位为效验位。,此例中为了实现数据的自动提取，应用了如下几个excel函数。 （1）IF函数：根据逻辑表达式测试的结果，返回相应的值。IF函数允许嵌套。 语法形式为：IF（logical_test,value_if_true,value_if_false） （2）CON