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1、四川大学基建档案管理实施细则第一章 总则第一条 为了进一步加强基本建设档案资料的管理工作，充分发挥基建档案资料在工程建设、规划、设计、施工、管理、改建、扩建和维修等工作中的作用，根据中华人民共和国档案法、普通高等学校档案管理办法、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范等有关文件精神，结合我校基建工作和基建档案管理工作的实际情况，特制定基建档案管理实施细则。第二条 基建档案是基建工作的真实记录，是基建项目工程从提出、立项、审批、勘察设计、施工到竣工使用的全部过程中形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录。它是学校基本建设工作的重要依据。第三条 基建档案是学校基本建设历史和
2、现状的真实记录，是学校规划、建设和管理工作的重要组成部分，是评估基建工作和档案工作的依据，必须实行集中统一管理，确保基建档案完整、准确、系统、安全，有利于对基建档案的开发利用。 第二章 基建档案管理职责第四条 学校档案馆在负责对学校基建档案的组织协调和对规划建设处、国有资产管理处及后勤管理处进行档案管理业务指导的同时，具体负责基建档案的集中管理工作，主要包括：（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定基建档案管理规章制度； （二）对基建档案工作进行监督、指导和检查执行情况； （三）接收、管理基建档案； （四）派员协同规划建设处参加学校重大基建项目的竣工验收。第五条 规划建设处
3、负责学校基建档案的收集、整理和归档工作。第六条 规划建设处在学校重大基建项目竣工验收前，应及时通知档案馆派员参加工程的竣工验收会。第七条 国有资产管理处负责学校维修工程的立项、实施、监督和验收的同时，应对学校所有改建、扩建以及维修所形成的建设项目档案材料（包括改造后的水电管网图、通讯管网图、结构图、平面图、维修工程更改的文件材料等；校园管网改造后形成的总平面图等）的收集整理和归档工作。第八条 后勤管理处负责学校公共基础设施、后勤设施、非售房区等建筑维修所形成的建设项目档案材料（包括改造后的水电管网图、通讯管网图、结构图、平面图、维修工程更改的文件材料等）的收集整理和归档工作。 第九条 规划建设
4、处、国有资产管理处及后勤管理处必须有一名负责人分管基建档案工作，并配备与基建档案相适应的专、兼职档案人员。第十条 规划建设处、国有资产管理处及后勤管理处兼职档案员的主要工作职责： （一）按基建档案归档范围和保管期限表（见附件一）的要求负责收集、积累、整理本部门形成的文件材料； （二）按四川大学档案立卷归档办法立卷，并按档案管理权限向档案馆移交档案。 第十一条 由学校授权的特殊基建项目，由授权承办单位负责档案材料的收集、整理和归档工作。第三章 基建档案形成与归档第十二条 基建档案归档范围包括基建文件、施工技术文件和竣工图三部分。完整、准确、系统地编制竣工图和整理出有关技术文件材料是各工程管理部门
5、、建设单位、施工单位和设计单位的共同职责。基本建设项目的建设要与档案工作实行三同步管理，即：建设项目的立项与档案工作同步（在制定建设项目的各项计划、合同、协议和工程技术以及管理人员岗位职责时，同时相应地提出对档案工作的要求）；建设项目的建设过程与档案工作同步（检查落实建设项目的实施过程中，同时检查落实档案的积累、整编、审定等工作的情况）；建设项目竣工验收与档案工作同步（竣工验收时，同时验收工程档案资料）。第十三条 基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理。竣工时，由总承包单位向学校基建部门提交齐全、完整、准确、系统的基建档案材料
6、。第十四条 基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建部门汇总、整理。第十五条 规划建设处、国有资产管理处及后勤管理处形成的文件材料，由规划建设处、国有资产管理处及后勤管理处兼职档案员积累、整理、立卷归档。 第十六条 JJ11综合所列归档范围由规划建设处兼职档案员收集、整理、立卷归档。 第十七条 学校总体规划图、设计总平面图、总平面图和学校（含各校区）水、电、气管道及通讯线路分布图，由规划建设处、国有资产管理处负责向档案馆归档。 第十八条 由学校授权的特殊基建项目，授权承办单位应按照我校“基建档案归档范围和保管期限表”（见附件一）的要求负责对本部
7、门形成的基建档案进行汇集、整理、立卷，并向档案馆移交。第十九条 对重大建设项目档案的形成和归档应按照国家档案局、国家发展和改革委员会所制定的重大建设项目档案验收办法执行（见附件二）。第二十条 归档要求 1、工程竣工档案，必须真实地反映工程竣工后的实际情况，具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统，需签章的责任者的签章手续必须齐全。所归档的文件资料应为原始件，存复印件的需注明原始件的去向。今后编研、维修、改建、扩建、凭证利用，不论是否原件，均应具有法律效用。 2、编制工程竣工档案，必须采用不易褪色的具有较长保管时间的黑色、兰黑绘图、书写墨水，不得使用红色墨水、复写纸和一般圆珠笔等。竣
8、工图要在新施工图纸上修改，必须图面整洁，反差明显，文字材料字迹要工整、清楚。 4、各项工程验收时，竣工档案不完整、不准确、不符合要求的，不予验收。5、基建部门在每次工程概算总投资额中预留5%的质保证金，待工程质量验收和应归档文字材料归齐后才予以拨付。第二十一条 归档时间 1、竣工档案在工程验收合格和工程项目决算完毕后两个月内向档案馆报送。 2、按项目的工作阶段或子项目结束归档，停、缓建工程技术档案应在工程停、缓建后两个月内向档案馆移交。第二十二条 归档手续 1、基建档案归档时要简要说明归档情况，填写归档文件移交清单，一式二份，双方各存一份。 2、 移交档案要严格验收，并办理交接手续。第二十三条
9、 组卷要求 1、组卷原则 竣工档案要遵循工程竣工文件的自然形成规律，并保持案卷内基建文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系，符合其专业特点，便于保管和利用。一般要求：建设项目按单项工程组卷；单项工程按先文字、后图纸组卷；文字材料和图纸均按专业分类。 2、质量要求 组卷前要详细检查基建文件、施工技术文件和竣工图是否按要求收集齐全、完整，做到不丢项不漏项，图实相符。文字材料的抄写件要字迹工整；复印件要字迹清楚、牢固，能适宜长期保存。编绘的竣工图应是新蓝图，图面整洁、线条字迹清楚，修改符合技术要求，图纸反差良好。竣工图逐张加盖竣工图章。 3、卷内文件材料排列顺序要依据卷内的材料构成而定。一般顺序为
10、：封面、目录、文件材料部分、备考表、封底。组成的案卷力求美观、整齐。 4、图纸折叠采用图面折向里方“手风琴风箱式”，标题栏、竣工图章应露在外面，图纸折叠以后大小应以4#图基本幅面的尺寸（297*210毫米）为准。小于5#图纸的文件材料要用4#白纸衬托。 5、卷内文件材料以件为单位。每件起始页号均以“1”开始编制页号，有书写内容的页面均需编写页号。页号编写位置在文字材料的右下角，双面书写的文字材料页号编写为正面在右下角，背面在左下角。图纸折叠后无论何种形式，一律编写在右下角。6、案卷须逐项输入档案网络管理系统，在档案人员的指导下，形成卷内目录和案卷目录。 第四章 基建档案的管理第二十四条 基建档
11、案库房的门窗要坚固，应有防火、防盗、防高温、防霉、防虫、防鼠、防光、防尘等设备和措施。第二十五条 基建档案库房应与基建档案管理人员的办公用房、阅览室分开。第二十六条 对超过保管期限的基建项目档案定期进行鉴定，对已失去保存价值的档案经过有关领导审批，登记造册后进行销毁。第二十七条 基建档案借阅制度 基建档案原则上只对校内单位开放，查阅基建档案须持本人身份证、工作证、单位介绍信，经登记和管理人员允许后可在馆内查阅。基建档案一般不外借。校内各部门因工作原因外借基建档案时，须持本人身份证、工作证、单位介绍信，以及主管校领导、分管档案工作的校领导、部门负责人、国资部门负责人批示的意见办理外借手续。借阅人
12、员要爱护档案、资料，不得毁坏，涂描，保护档案原存排列顺序。第五章 附 则第二十八条 本细则由学校授权档案馆负责解释。第二十九条 本细则自公布之日起执行。附件一 基建档案归档范围和保管期限表附件二 重大建设项目档案验收办法附件一基本建设类档案归档范围和保管期限表JJ11 综 合 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级有关基建工作的文件 长 期2 基建工作规章制度 长 期 3 基建工作计划、总结、简报 长 期 4 基建工作总体规划 永 久 5 基建工作年度（季度）总结、统计报表 长 期 6 基建工程财务预、决算 永 久 7 全校性总体规划、设计总平面图 永 久 8 水、电、气管道分布图 永 久 9 地质勘探、地形测量材料 永 久 JJ121 可行性研究 序号 类 目 名 称 保管期限 1 项目建议书及上级批复 永 久 2 可行性研究报告 永 久 3 项目评估 永 久 4 环境预测、调查报告 永 久 5 设计任务书及计划任务书 永 久JJ122 设计基础 序号 类 目 名 称 保管期限 1 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、 勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明 永 久 2 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测 量定位、观测记录 永 久 3 水文、气象、地震等其它设计基础材料 永 久JJ123
