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1、勿以职小而不为 勿以事小而乱为试论秘书的品格修养与智慧秘书学：张xx 指导教师：周xx摘 要：秘书是领导的智囊和助手，辅助领导从事各项管理工作，负有参政设谋、综合协调、督查落实、拾遗补漏等重大责任。秘书工作的好坏直接关系到领导工作的质量与效率，关系到其所在党政机关或企事业单位的兴衰成败。因此，秘书人员必须具备高尚的人格与善变的智慧，不贪财，不慕利，统筹兼顾，机变灵活，唯其如此，方谙晓做秘书之大义。关键词：秘书 品格 智慧引 言：社会上，一切规模较大的直接社会劳动或共同劳动，都或多或少地需要指挥，以协调个人的活动，并执行生产总体的运动不同于这一总体的独立器官的运动所产生的各种一般职能。一个单独的
2、提琴手是自己指挥自己，一个乐队就需要一个乐队指挥。这个所谓的指挥就是我们通常所说的领导，而作为一个领导，要统筹指挥整个系统，实行有效目标管理，一般都不可能也不必仅凭自身的精力与智力一手去完成。于是，秘书就应运而生了。正 文：一、秘书的定义及职责1、狭义秘书 全世界各个国家、各个地区、各行各业、各级机构、各种重要的领导人身旁都有秘书，然而什么是秘书，却始终没有一个公认的定义。1997年12月，我国劳动部颁发试行的秘书职业技能标准，对秘书的解释是：“专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。” 1这个定义有两个特点，一是它是针对秘书职业而言的，劳动部是主管
3、劳动就业、职业培训的政府职能部门，对于领导机关的一部分高级秘书如秘书长、办公厅主任等，这个定义就不很完整。二是它是针对公务秘书而言的，如“办公室”、“程序性工作”、“政务”这些词语一般多应用于公务秘书。民间秘书特别是其中的私人秘书，有时是个体开展工作而不一定有办公室群体，也不使用政务一词。所以它对于市场经济中越来越多的民间秘书来说，似乎也不很适用，尽管劳动部门培训的秘书主要就业方向是民间。因此，我们把它称为狭义的秘书概念。2、广义秘书与此相对应的，我们还有一个广义的，能尽可能包容各种秘书、甚至古今中外秘书的定义。同样经过劳动部专家委员会审定的秘书工作概要一书中，对此作出了回答：“广义的秘书是指
4、位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务、办理文书、联系各方，保证领导工作的正常运转，直接为领导工作服务并为各方面服务的领导的事务与信息助手。” 2这个定义中的“领导”一词指机关领导人。3、秘书的分类从秘书的来源与服务对象来看，可分为公务秘书和私人秘书。公务秘书是指在国家机关，国有企事业单位工作的秘书。私人秘书是指私人，私有企业出资雇聘的秘书。 从秘书的工作性质来看，可分为党政秘书、企业秘书和商务秘书等。 从秘书的业务内容来看，可分为： 行政秘书，机关首长的重要助手；专业秘书，如法律秘书、教育秘书、医学秘书等；机要秘书，为首长管理机关的文书处理工作；事务秘书，负责总务、后勤等工作；信访秘书
5、，辅助处理人民来信来访工作；外文秘书，做口头及书面翻译工作；会议秘书，负责各级各类会议的承办、组织与协调工作等。从秘书的层次来看，可分为初级秘书、中级秘书和高级秘书三类。 4、秘书的职责（1）辅助决策。秘书的首要职责就是为领导制定正确的决策提供多方位的服务。领导的基本责任就是决策，而领导决策前的大量工作基本上是由秘书来做的，所以说，秘书在辅助领导决策过程中起着十分重要的作用。就一般而言，秘书在辅助领导决策时，有以下步骤：一是确定决策目标；二是拟定备选决策方案，进行论证评估；三是确定决策；四是决策实施过程中的控制与反馈。（2）协调关系。协调是秘书的一项重要职能。作为领导的助手，秘书必须把握好与上
6、级、同级、下级部门或领导以及与外界等各方面的关系，全方位沟通、联系、协调、处理各类工作，做到“十个手指弹钢琴”。 秘书协调工作的好坏直接关系到团队力量凝聚与否以及领导决策水平的高低，具有十分重要的作用。（3）处理信息。秘书信息工作是一种智谋性助手工作。在秘书信息工作中存在着收集、加工、传输、贮藏、反馈、开发增值（再利用）等环节，都很重要。其中反映了智谋性助手作用的，主要是信息加工工作，包括信息的筛选淘汰，统一口径（如各种社会标准及数量标准，如先进后进，及度量衡等）、分类、综合分析，然后编写成文，提供给领导。（4）办理事务。协助领导者办理各种事务，保证领导机关及领导工作的正常运转，也是秘书部门及
7、秘书的一项基础性工作。事务性工作的内容很多，一般通常地概括为“三办”。即办事、办文、办会。作为现代领导机关的秘书或秘书群体，最多的秘书人员、最大的工作量，就是协助领导者处理各种各样的事情。二、秘书应具备高尚的素养和品格秘书作为领导身边的人，时刻承担着为领导辅助决策、协调关系、处理信息、办理事务、解困分忧的职责，如果没有一定的素养和品格，就无法完成领导交付的各种任务，也不能算是一个合格、称职的秘书。因此，秘书应具备以下的素养和品格：1、要敬业吃苦。秘书身处领导机关和领导者旁边，拥有一定权力，且工作条件较为优越。如果未能正确运用这种这些权力和条件，就可能会助长奢逸的风气。社会主义现代化建设事业是一
8、项十分宏伟而又非常艰巨的伟大工程，尽管现阶段我国的经济建设取得了巨大的成就，人民的物质文化生活水平有了极大提高，但与发达国家相比，我们还仍然落后，需要继续发扬艰苦奋斗的革命传统精神。秘书作为领导的左膀右臂，更应该具有高度的政治觉悟和责任感，率先垂范、树标立竿，带头发扬敬业吃苦的精神，勤勤恳恳为公，兢兢业业为民；一不怕苦，二不怕累；甘于寂寞，肯坐板凳，下得苦功。2、要谦虚谨慎。秘书在协调关系、处理公务时，应表现出谦虚谨慎的职业风范。这是因为，由于秘书在领导身边工作，为领导工作服务，代表领导者联系事务，容易产生特殊感和优越感，因而口大气粗，盛气凌人；办事颐指气使，以势压人。所以，秘书人员尤其需要注
9、意谦虚和谨慎。谦虚，不仅仅要在领导面前谦虚，更要能正确看待自己和别人，力除那种“门难进、脸难看、话难听、事难办”的衙门作风。谨慎，无论是说话还是做事，都要严谨、慎重，深思熟虑，周密安排，不可鲁莽行事。秘书机构是领导机关的“窗口”和“门面”，秘书人员只有谦虚谨慎，才能维护和树立领导者的良好形象。3、要实事求是。秘书直接为领导工作服务，经常为领导决策提供依据，尤其要讲究实事求是。要做老实人，说老实话，办老实事，切实做到“一切从实际出发”，认真按照实事求是的思想路线思考问题，开展工作。了解、反映个人情况，不能道听途说，不能主观臆断，更不能从局部的个人的利益出发歪曲事实，弄虚作假。对人对事不轻信片面之
10、词，不先入为主，不轻下结论。向领导汇报工作，反映问题，一定要一是一，二是二，不撒谎，不搀假，以便领导能够掌握真实情况，做出符合实际的决策。对领导的指示和意见，凡属正确的应坚决执行，不完善的应予补充，错误的应该诚恳地提出自己的看法。切不可随声附和，见风使舵，给领导帮倒忙，以致贻害党和人民的事业。在办事办文时，要严肃认真，实事求是，不写空洞无物的文章，不搞形式主义的东西，要精简文件，减少会议，改进文风、会风、反对和克服官僚主义、文牍主义等不良作风。4、要戒骄戒躁。秘书工作，千头万绪。工作中经常会遇上一些涉及面宽、处理起来又比较复杂、棘手的问题。这就要求秘书必须沉得住气、静得下心，能克服急躁心理，不
11、愠不火，在紧张的工作中以镇定的情绪、清醒的头脑去看待和处理问题，认真细致地做好每个环节的工作，否则就可能出纰漏。同时，秘书根据领导授权，经常代表机关、企事业单位出面协调工作，办理各种事务，因此，秘书要克服人性骄傲的弱点，摆正自身位置，出面协调办事，要把握领导授权的“度”，不在授权之外自作主张，越权办事；不以“二首长”自居，以势压人；处理矛盾要说服、疏导，不指手划脚；要平易近人与群众、同事相处，增加群众的亲近感。5、要淡薄名利。由于秘书在领导身边工作，领导经常委托秘书传达指示，联系工作，办理事务，就使得秘书有了一种“委托代办权”。如果秘书思想不纯，私心很重，贪图名利，就可能滥用领导权力，甚至假传
12、指令，以权谋私，干出违法乱纪的事来。特别是在市场经济大潮中，更容易滋生权钱交易等腐败现象，有的人禁不住金钱的诱惑，权欲、物欲恶性膨胀，走上了贪污腐败的不归路。如原河北省委书记程维高的秘书李真、原上海市委书记陈良宇的秘书秦裕、原安徽省池州市政府原副秘书长孙靖、原广西壮族自治区贵港市委秘书长高二刚等，为了满足一己私欲、利用手中握有的权力收受巨额贿赂，最后身败名裂，甚至走上了断头台。因此，秘书一定要淡薄名利，甘守清贫，正确对待和使用领导委托的权力，绝不能以自己的特殊工作条件乱拉关系，徇私舞弊，谋取私利；更不能假传圣旨、假造领导批示，冒用领导人的名义批文件，写条子，打电话，为个人办私事。总之，在廉政问
13、题上 ，秘书就应该有一种任劳任怨、不计名利的思想，那种一心只想着自己的人，是不可能干好秘书工作的。我国著名学者邹韬奋曾说过：“一个人光溜溜地到这个世界上来，最后光溜溜地离这个世界而去，彻底想起来，名利都是身外之物，只有尽一个人的心力，使社会上的人多得裨益，才是人生最愉快的事情。”三、秘书要具备的能力和智慧1.要善于协调“三类关系”（1）协调与领导的关系。秘书与领导间，存在着一种微妙的关系，既有领导与被领导的关系，也有服务和接受服务的关系，还有可能发展成为朋友关系。只有正确、妥善的处理好了，才不会造成失职和工作失误。首先，秘书要学会尊重领导。秘书对领导的尊重应做到以下四点：一是要维护领导的威信。
14、秘书在任何正常情况下都不应破坏一个领导的威信，不能散布有损领导威信的言论。即使领导者在工作中出现了差错或失误，也不能随便乱发议论，而应通过正当的方式和正常的渠道反映，以求得合理妥善的解决。二是要尊重领导的意见和决策。领导的意见和决策大多是经过全盘的考虑和深思熟虑的。一般情况下这些意见和决策是正确的，秘书应坚决按照这些意见和决策去做；特别是当这些意见和决策不被人们理解或有人反对时，秘书要挺身而出，站在领导这边，大胆支持，不装老好人，不在是非面前装聋作哑这样不仅坚持了真理，主持了正义，而且也获得了领导的充分信任和尊重，进一步密切了相互间的关系。三是要尊重领导的职权。秘书人员是服务性人员，不是决策者
15、，因此必须按职责规定办事，不能越职代权，借领导的名义发号施令。秘书必须明确自己为领导服务的界限，克服那种自己意见没被采纳，就委屈失望的心理。在处理较重要的事情时，应及时汇报请示，而不能自作主张。四是要体谅领导的困难，为领导分忧。一个领导者不是全能的，在工作中会遇到这样那样的困难，如工作中的，学习中的的各种困难。秘书要积极地去帮助领导克服这些困难，多提供服务，尽可能解除领导的后顾之忧，和领导同甘共苦。其次，秘书要正确对待领导的错误。“智者千虑，必有一失”，世界上没有一贯正确，不犯错误的领导。秘书应当正确对待领导的失误，积极“参谋提醒”，帮助领导少犯错误；发现失误时要及时补救，自觉承担责任；更主要
16、的是在领导纠正错误时，作好各种服务工作，促进错误早日弥补。再次，秘书要摆正自己与领导间的位置。秘书与领导间，永远是领导与被领导、服务和接受服务的关系，尽管有些秘书由于被领导充分信任，关系逐渐密切，达到了朋友甚至如兄弟般的关系，但千万不能因此而飘飘然，迷失了方向，找不到自身的位置。如有的秘书听见领导称过自己几次兄弟，便自以为和领导关系好，言语和动作上就逐渐放肆，得意忘形，动辄在公共场合拍领导肩膀或搂着领导一起走，殊不知，这正是犯了秘书之大忌。任何领导，绝对不愿意在下级面前自掉身价，如果你以为领导对你好就可以妄为的话，那就大错特错了。（2）协调与同事的关系。与同事友好愉快地相处，是秘书人际关系中的重要内容，它不仅直接影响到自己的工作，更会影响到整个单位的团结。从理论上来讲，秘书与同事之间的关系并不复杂，是一种完全平等的工作合作关系。但由于秘书工作的特殊性，秘书平时接近
