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1、通知的格式,事务类通知有时也以书面形式发出,但并非正式公文(明显标志是无公文号)。 有时直接在单 位内部告示栏写出(或张贴)而不另行文。,通知的格式, 包括标题、称呼、正文、落款。,标题:写在第一行正中。可只写“通知”二字,如果事情重要或紧急,也可写“重要通知 ”或“紧急通知”,以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称,还有的写上 通知的主要内容。 称呼:写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时,因通知事项简短 ,内容单一,书写时略去称呼,直起正文。),正文:另起一行,空两格写正文。 正文因内容而异: A、开会的通知要写清开会的时间、地点 、参加会议的对象以及开什么会
2、,还要写清要求。 B、布置工作的通知,要写清所通知事件的目 的、意义以及具体要求和作法。 落款:分两行写在正文右下方,一行署名,一行写日期。 写通知一般采用条款式行文,可以简明扼要,使被通知者能一目了然,便于遵照执行。,通知 6月1日(星期五)早上八点,在学校操场举行六一儿童节庆祝活动,请全体同学准时参加 特此通知 示范小学(公章) 2012年5月28日,通 知 各班班主任和政治老师: 兹定于X月X日(星期X)下午三时在党支部办公室召开班主任和政治老师会议,讨论研究怎样加强学校政治思想工作问题。请充分准备意见,准时参加。 党支部办公室(盖章) X年X月X日,不另行文,书写于单位内部告示栏的内部
3、事务通知:,通知 原定今日下午进行的校际足球对抗赛因雨改期,具体比赛日期经两校协商后,另行 通知。 另,午后的体育活动改为文艺活动,由各班按预案组织实施。 教导处 月日,便条类的格式,请假条的格式,1、标题:第一行居中写明“请假条”。 2、称呼:第一行顶格写,后用冒号。 3、正文:另起一行空两格写请假内容,交代请假原因、请假起止时间、请求准假等。 4、结尾:写表示敬意之类的专用语。 5、落款:包括署名、日期。分两行写在正文右下方,一行署名,一行写日期。,例文,请假条 李老师: 因我的生活费所剩无几,需回家去取,特向您请假两天(3月16、17日)。请您批准。 学生:张小光 2005年3月15日,
4、留言条的格式,1、标题:第一行居中写明“留言条”。 2、称呼:第一行顶格写,后用冒号。 3、正文:另起一行空两格写留言的内容,交代清楚时间、地点和事件等。 4、结尾:可不写 5、落款:包括署名、日期。分两行写在正文右下方,一行署名,一行写日期,例文,留言条 吴敏: 明天上午八点,我在街心花园入口处等你,我们一起去公园的凉亭里复习功课。 张小光 2005年3月15日,借条的写作格式及范文,借条是一种借钱财物品的凭证,是索要被借财物的依据,一点也不能马虎。 1、标题:应在文档正中(第一行中间位置)写凭条的名称:“借 条”或“今借到”字样, 如果替别人代借,应在“借”前加“代”字。 借 条 (今借到
5、),2、正文: 首先写明被借单位名称或个人姓名,其次写明所借财物名称和数额,最后写明归还的具体期限。 注意: 所有数据均应注明人民币大写,并且前后不能留空,中间不能换行,否则极易被修改,导致不必要的麻烦。物品一定要注明品种、编号和特性。,3、正文结束后,另起一行空两格写“此据”。 4、落款。 包括借财物单位或个人签名,年月日。单位借款、借物应加盖公章,并标明经手人的姓名,还可加盖私章。,例文一 借 条 今从(所借处)处人民币XXX元(数量),大写XX整(注意加整)。本年 12 月 31 日前归还。 此据 借款人:(签字或盖章) 2004 年 6 月 5 日,例文二 今借到 飞机壹台(从XXX处
6、借得),型号A340,编号JL0987654321,九成新。本年XX月XX日归还。 此据 借款人:(签字或盖章) 2004 年 6 月 5 日,领条的写作格式及范文,1、领条是领到物品的单位或个人,写给物品发放方的文字凭据。 2、写领条时, 首先要与物品发放方当面点清所领物品的品种和数量。 其次,要注意按领条的结构书写。 3、领条的结构与收条、借条的相同。,特别强调: 领条的正文内容要写清发放物品的单位(或个人)的名称、领到什么物品、数量和品种多少等。重要的领条署名时,既要写领物人所在单位的名称,加盖公章,还要写领物人的姓名。,领 条 今领到X X县教育局发给的X X X X年下学期学生课本肆
7、佰叁拾套。 此据。 X X县X X小学(公章) 经手人:X X X(签名或盖章) X X X x年X月X日,打欠条的格式及范文,欠条是欠某单位或某个人的物或款而写的欠据。它是收物(或收款)者向欠物(或欠款)者索取所欠物(款)的依据,也是欠物(款)者还清所欠物(款)的凭证。 欠条的结构与收条、借条的相同。,欠 条 今欠X X X装潢公司装修费贰仟陆佰元整。定于X X X年X月X日前付清。 此据。 欠款人:X X X X年X月X目,书信类的格式,书信类的格式, 包括标题、称呼、正文、落款。,1、标题:第一行居中写明“申请”或“XXX申请”,加上标明性质的字样。一般书信,不必写标题 2、称呼:换行顶
8、格写单位名称或姓名,后用冒号。 3、正文:另起一行空两格写内容。 4、结尾:写表示“此致” 、“敬礼”之类表示敬意的专用语。 5、落款:包括署名、日期。分两行写在正文右下方,一行署名,一行写日期。,申请书的格式,1、标题:第一行居中写明“申请”或“XXX申请”,加上标明性质的字样。 2、称呼:换行顶格写接收申请书的单位名称或领导同志姓名,后用冒号。 3、正文:另起一行空两格写申请内容。内容应包括三个方面:第一,申请什么,要求批准什么;第二,提出申请的目的和理由;第三,表明自己的态度(或决心、愿望等)。 4、结尾:写表示敬意之类的专用语。 5、落款:包括署名、日期。分两行写在正文右下方,一行署名
9、,一行写日期。,申请书与请柬、感谢信、倡议书等属于专用信。申请书除第一行居中写申请名称外,其于部分与一般书信的格式一样。请求的事情一定要写明确,理由要充分,言辞也要恳切。,介绍信的格式,介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、政治面貌、接洽事项等情况的一种专用书信。,一、介绍信的形式 常见的有以下二种:,1普通介绍信 这是用一般公文信纸书写的介绍信,其信瓤格式如下: 开头。顶格写联系单位或个人的称呼。 正文。另起一行,空两格起写介绍信的内容: 首先,说明持介绍信者的姓名、年龄、政治面貌、职务。其中,年龄、政治面貌有时可不写。 其次,要接洽的事项和向接洽单位或个人提出的希望。这段个内容不必
10、分段。 结尾。写祝愿和表示敬意的话,如“此致敬礼”等。 署名。单位名称另起一行写在右下方,加盖公章。署名下写年、月、日。,2印刷介绍信 这是铅印成文的一种,不留存根,随用随填写。信瓤的常见格式如下: 第一行。正中写“介绍信”三个字,字号要大些。 正文。另起一行,空两格起写介绍信的内容: A,说明持介绍信者的姓名、职务、年龄、政治面貌。 B,要接洽的事项和向接洽的单位或个人提出的希望。 C,结尾。写表示敬意的话,如“此致厂”(顶格写联系单位或个人的称呼,不加冒号)。 D,署名。单位名称另起一行写在右下方,加盖公章。署名下写年、月、日。,3、带存根的介绍信,这种介绍信也是铅印成文,有两联,一联是存
11、根,另一联是外出用的介绍信本文,正中有间缝。这种介绍信按类别、号码排列使用。 (1)存根部分 第一行。正中写“介绍信”三个字,字号要大,后边用括号注明“存根”两个字。 第二行。在右下方写“字号“,如是市政府工业局的介绍信就写“市工字号”,“号”是介绍信的页码编号。 正文。另起一行,空两格写介绍信的内容:,首先,说明持信者姓名,几个人,前往何处,何单位。 其次,具体说明办理什么事情,有什么要求等等。 最后,结尾。注明年、月、日。不必署名。因是存根,仅供本单位在必要时查考。 (2)介绍信的间缝部分 存根与介绍信本文之间,有一条虚线,虚线上有“字第号”字样。这里可照存根第二行“字X号”写。号码要大写
12、,字号要大些,便于裁开后各有一半字迹。虚线的正中加盖公章。,(3)介绍信正文部分 第一行。正中写“介绍信”三个字,字号要大些。 第二行。右下方“X字X号”照存根的内容填写。 开头,顶格写联系单位或个人的称呼,后边加冒号。 正文。另起一行,空两格起写介绍信的内容: 首先,写持介绍信者姓名、人数。 其次,说明要接洽的具体事项、要求等。 此两项内容,不必分段。 结尾。写祝愿或表示敬意的话,如“请接洽”、“请指教“、“请协助“等等。后边写“此致”,再另起一行写“敬礼“。 署名。标明单位名称,加盖公章。另起一行在右下方写年、月、 日。,信瓤写好后,装入公文信封内。信封写法与普通的信封相同。,三、写介绍信
13、应注意事项,1要填写持介绍信者的真实姓名、身份不得冒名顶替。 2接洽和联系事项要写得简明扼要,办什么事就写什么事,与此无关的不写。 3要经领导过日或在存根上签字,以示慎重负责。 4重要的介绍信要留存根或底稿,存根或底稿的内容要同介绍信正文完全一致,并由开具介绍信的人认真核对。存根或底稿要留存,以备查考。 5书写工整,不得任意涂改。如有涂改,涂改处必须加盖公章,否则,对方可以不予接待,例 文一,介绍信 : 现介绍我局同志前住贵厂联系购买 机器,请接洽。 此致 敬礼! 县农业局(盖章) 年月日,贺 信,贺信一般由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。,(一)标题 贺信的标题通常由文种名构成。 如
14、在第一行正中书写“贺信”二字。 (二)称谓 顶格写明被祝贺单位或个人的名称或姓名。写给个人的,要在姓名后加上相应的礼仪名称如 “同志”。称呼之后要用冒号。 (三)正文 贺信的正文要交待清楚以下几项内容: 第一,结合当前的形势状况,说明对方取得成绩的大背景,或者某个重要会议召开的历史条 件。 第二,概括说明对方都在哪些方面取得了成绩,分析其成功的主观、客观原因。贺寿的贺信 ,要概括说明对方的贡献及他的宝贵品质。总之这一部分是贺信的中心部分,一定要交待清 祝贺的原因。,第三,表示热烈的祝贺。要写出自己祝贺的心情,由衷地表达自己真诚的慰问和祝福。要写 些鼓励的话,提出希望和共同理想。 (四)结尾 结
15、尾要写上祝愿的话。如“此致敬礼”、“祝争取更大的胜利”、“祝您健康长寿”等 。 (五)落款 写明发文的单位或个人的姓名、名称,并署上成文的时间。,贺信 厂全体职工: 喜闻十月二日是贵厂建厂30周年纪念日,谨此表示热烈祝贺! 三十年来贵厂全体职工发扬了艰苦创业、自力更生、增产节约、多做贡献的可贵精神,不仅为祖国的工业建设提供了新产品,而且培养了大批技术人才,支援了兄弟单位。多年来,贵厂在技术力量方面,给我厂以无私的帮助和支援。为此我们表示衷心的感谢,并决心以实际行动向贵厂全体职工学习,努力钻研技术,提高产品质量,为达到同行业的先进水平而努力。 最后,祝贵厂全体职工在四个现代化的新长征中取得更大的成绩。 此 致 敬礼 厂 年月日,证明信,证明信一般由标题、称谓、正文、结尾、落款和日期几部分组成。 1、标题 在第二行居中写“证明信”三宇。 2、称谓 标题下顶格写收信单位名称,其后加冒号。 3、正文 另起一行,前空两格,写清需要证明的事项。 4、结尾 另起一行,前空两格,写“特此证明”,以收束全文。,5、落款和日期 在正文右下方先写明证明单位名称或个人姓名,并加盖公章或私章。在落款的下方写明具体的年、月、日。 如果是以个人的名义出具的证明信,出具证明者所在单位须签署意见,说明出具证明者的一般表现,并对证明信