文书工作与档案管理第一版第九章

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1、第九章 档案的检索,学习目标,思考与练习,主要内容,知识框架图,本章导言,了解挡案计算机检索的特点。 了解档案著录工作的含义与内容，档案标引工作 的含义与规则。 掌握常用档案检索工具的功能和编制方法。 知道档案著录格式和著录符号，档案标引的步骤 和方法，档案检索工具体系的构成。 会用有关知识对文件进行著录，会编制常用的档 案检索工具。 掌握常用检索工具的结构和编制方法。,3,2,1,档案的检索是对档案信息进行分析存储 和根据需要进行查找的工作，是档案管理系 统中一个承上启下的环节。档案检索包括信 息存储和查检两个阶段，前者是指将档案中 具有检索 意义的特征标识出来编排成检索 工具或组成档案信息

2、数据库；后者是指利用 检索工具查找所需档案。,第一节 档案著录与标引,第二节 档案检索工具,第三节 档案的计算机检索,第一节 档案著录与标引,一、档案著录工作,二、档案标引工作,三、中国档案分类法和 中国档案主题词表,本节点睛,平时的学习和经验，是我们在危急关头 最有力的支柱。,林肯,一、档案著录工作,档案著录就是在编制档案检索工具时，对 档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录 的过程。 档案著录工作主要包括著录项目、标识符 号、著录格式、著录级别、著录项目细则等内 容。,根据档案著录规则，档案的著录项目 有以下七大项，见图9-1。,（一）著录项目,图9-1 档案的著录项目的内容,排检与编号

3、项,时 间 项,稿本与文种项,档案的著录项目,附注与提要项,题名与责任说明项,密级与保管期限项,载体类型与形态项,标识符号是用来表示不同著录项目 和著录含义的人工语言符号。,（二）标识符号,标 识 符 号,著录格式是指著录项目在载体上的排列顺序及表达 方式。一般采用段落符号式，有时也采用表格条目式。 段落符号式条目著录格式如下：,（三）著录格式,分类号 档案馆（） 代号 档号 缩微号 正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号/责任者 +附件-稿本：文种-密级:保管期限-载体类型： 数量及单位：规格-附注 提要 主题词或关键词,段落符号式条目著录格式将著录项目分 为四个段落，见图9-2。

4、,图9-2 著录项目的四个段落,段落符号式条目著录格式既适用对单份 文件、单个案卷进行著录，也适用对一组文 件、一组案卷进行著录。著录卡片尺寸为 125cm75 cm，四周均应留1cm的空隙。如 卡片正面著录不完，可在背面连续著录，并 在正面右下角用“()”注明“转背面”。,根据档案著录规则的规定，档案著录 级别的分类，见图9-3。,（四） 著录级别,图9-3 档案著录级别的分类,图9-4 著录级别的选择,文件级著录时是一文一卡，案卷级著录 时是一卷一卡，根据著录对象选择恰当的著 录级别，见图9-4。,著录级别的选择,相同题名的若干案卷可作为一组案卷著录,内容较重要、价值 较大或珍贵的档案 著

5、录时可采用文件 级，也可用案卷级,案卷内反映同一问题的文件，可作为一组文件著录,案卷内容较单一的可采用案卷级,文件级著录卡片,NW57 05022 2-13-18-3 12-011-15 36-21 关于批转市环境保护实施办法的通知：环字199816号县环保局市环境保护实施办法：通知内部:长期19981112.4页：260mm184mm （提要略） 环境保护办法,案卷级著录卡片,MA041 05001 5-34-28-17 43-26 市各县1958年土地资源统计表1958120119590301市农业局关于开展土地资源调查的通知：统计表：永久1958120119590301县统计数字不完全

6、（提要略） （主题词或关键词略）,1.题名与责任说明项 （1）正题名。题名项包括，见图9-5。,（五）著录项目细则,图9-5 题名项包括的内容,（2）文件编号。文件编号包括发文字号、 科研实验报告流水号、标准规范类文件的统 编号、图号等，著录时按原文照录，前面加 “：”号。例如：“：中发19903号” 。,（3）责任者。责任者有以下几种情况， 见图9-6。,责任者只有一个时视为第一责任者，照原文著录,责任者有多个,机关团体责任者须著录全称或通用简称,责任者著录的四种情况，见图9-7。,个人责任者,文件责任者不完整或有误时,未署名文件,如考证出的责任者证据不足,（4）附件。附件是正文后的附加材料

7、，著 录时只著录题名，其前加“”号。若正文后有 多个附件则应逐一著录，且每个附件题名前都 要加“”号。例如：“国务院通知”。,2.稿本与文种项 稿本包括正本、副本、草稿、定稿、手稿、 草图、底图、蓝图、原版、修订本、印本等， 著录时依实验情况照录，前面加“”号。,草 图,正 本,文种依实际情况著录为命令、决定、指示、 报告、通知、请示、批复、函、会议纪要、说 明书、协议书、鉴定书、判决书、国书、照会、 诰、敕、奏折等，前面加“：”号。,说明书,判决书,3. 密级与保管期限项 密级与保管期限内容，见图9-8。,图9-8 密级与保管期限内容,4.时间项 著录时间项应注意的问题，见图9-9。,图9-

8、9 著录时间项应注意的问题,时间一律用8位阿拉伯数字表示，前4位数字表示年 度，第5至6位表示月，第7至8位表示日。理解文件形成 时间应注意四点，见图9-10。,文件时间不完整或部分字迹不清时,考证出的时间根据不足,文件上没有形成时间,文件时间记载有误或有疑义,5. 载体类型与形态项 （1）载体类型。 （2）数量及单位。 （3）规格。,胶 卷,甲 骨,唱 片,金 石,简 牍,缣 帛,6.附注与提要项的主要内容，见图9-11。,图9-11 附注与提要项的主要内容,7.排检与编号项是目录排检和档案馆（室） 业务注记项，见图9-12。,图9-12 排检与编号项的内容,二、档案标引工作,图9-13 档

9、案标引,档案标引是指在档案著录过程中，对档案的内容进行分析和选择，并赋予其规范化的检索标识的过程。档案标引按检索体系可划分为两部分，见图9-13。,（一）档案标引的质量指标,档案标引的质量直接影响着档案的检索效率， 衡量档案标引工作的质量指标有三种，见图9-14。,档案标引的网罗度,档案标引的专指度,档案标引的一致度,（二）分类标引的步骤与方法,1. 熟悉和掌握分类标引规则 档案分类标引的依据是中国档案分类法 和档案分类标引规则。,2. 分析档案主题 分析档案内容从而确定档案主题概念的过 程。分析档案主题可以从档案的标题、文摘、 按语、正文、作者、形式特征等方面入手，最 主要的是分析主题的类型

10、和构成因素。,（1）主题的类型 主题的类型有两种，见图9-15。,指一件（卷）档案只有一个主题,指一件（卷）档案有两个或两个以上主题,单 主 题,多 主 题,（2）主题因素 主题因素指构成主题的因素。根据文献主题标 引规则的规定，主题因素主要有五种，见图9-16。,文件类型因素,时间因素,通用因素,主体因素,位置因素,3.根据分析结果，给出分类号得到分类号 的步骤，见图9-17。,图9-17 得到分类号的步骤,4. 审校。为确保标引的质量，在给出分类 号后，应重新审视主题概念的提炼、分类号的 选择和书写等是否全面、准确、无误。,（三）主题标引的步骤与方法,1. 熟悉和掌握主题标引规则。 2.

11、了解档案内容，分析档案主题。,3. 查表选词，进行概念转换 主题概念提炼出来后，要把它转换为主题 词，概念转换的形式有四种方法，见图9-18。,图9-18 主题概念转换的形式,4. 审校 概念转换完成以后，应进行审校，看看 主题概念的提炼、主题词的选择及书写形式是否正确、贴切等。审校的形式同分类标引一样。,中国档案分类法和中国档案主 题词表是进行档案标引的依据，相当于 两本标引的工具书。,三、中国档案分类法和 中国档案主题词表,（一）中国档案分类法,中国档案分类法主要用于档案分类标 引和组织档案分类目录，适用于我国各个历史 时期所形成的各类档案，其体系和类目的设置 是以不同时期国家机构、社会组

12、织的职能分工 为基础，结合档案内容记述和反映的事物属性 关系，形成从总到分，从一般到具体的逻辑体 系。,1.中国档案分类法的构成 中国档案分类法由以下五部分构成，见图9-19。,图9-19 中国档案分类法的构成,2. 中华人民共和国档案分类表的结构体例 中华人民共和国档案分类表主要包括： （1）基本大类。中华人民共和国档案分类 表以一览表的形式共设置了19个基本大类。,（2）主表 主表是分类表的主体，具体地列出了每一 大类下面各个属类的名称和代号。主表主要由 四部分组成，见图9-20。,词 汇,符号体系,语 法,注 释,（3）复分表（辅助表）。复分表是为了 使主表不至于庞大，而将主表中具有共性

13、的 内容抽出来而单独形成的各种分类表，目的 是对一些档案进行细分。,中国档案主题词表是进行档案主题标引 和主题检索的词语工具书，共收录主题词25891 条，其中，正式主题词21785条，非正式主题词 4106 条。 1.中国档案主题词表的选词范围。,（二）中国档案主题词表,2.中国档案主题词表的结构体例 （1）中国档案主题词表主要由六部 分构成，见图9-21。,附 表,附 录,词族索引,主 表,首字笔画检字表,范畴索引,（2）主表 主表由款目主题词及其汉语拼音、范畴号、注释 和词间关系等项组成，其格式为： 汉语拼音 款目主题词（范围限定）范畴分类号 （含义注释） （代）或（用） （分） 词间关

14、系 （属） （族） （参）,主表由五部分组成，见图9-22。,图9-22 组成主表的主要内容,第二节 档案检索工具,本节点睛,一、档案检索体系,二、档案检索工具的种类,三、档案检索工具的编制,前事不忘，后事之师也。,战国策,档案检索体系是档案管理部门为满足不 同需要而编制的各种类型的在功能上相互联 系、相互补充的档案检索工具的集合体。,一、档案检索体系,档案检索工具的种类很多，但其特点各异、功能 也有所不同。具体来说有三点必要性，见图9-23。,（一）建立档案检索工具的必要性,扩大档案部门影响，宣传报道馆（室）藏的需要,提高检索效率的需要,实现资源共享、扩大对外交流的需要,建立档案检索体系有三

15、点要求，见图9-24。,（二）建立档案检索体系的要求,要规范、标准,要科学、合理,要立足于提高检索效率,二、档案检索工具的种类,档案检索工具按不同的划分方式可分成很多种 类，常见的划分方式有以下四种。 （一）按载体形态划分。 按载体形态划分档案检索工具有四种。,缩微式检索工具,卡片式检索工具,书本式检索工具,电子检索工具,（二）按编制方式划分,按编制方式划分档案检索工具有三种， 见图9-25。,目 录,指 南,索 引,按编制方式划分的档案检索工具举例。,全宗指南,分类目录,专题指南,主题目录,人名索引,地名索引,（三）按用途划分,按用途划分档案检索工具有三种，见图9-26。,查检性检索工具,馆藏性检索工具,报道性检索工具,按查检方式划分档案检索工具有两种， 见图9-27。,（四）按查检方式划分,是用手工方法编制的传统的检索工具,是用电子计算机或其他机器进行检索的检索工具,手工检索工具,机器检索工具,（一）案卷文件目录 又称“全引目录”，是将案卷目录和卷内文 件目录的内容结合在一起而形成的目录名册， 兼具案卷目录和卷内文件目录的功能。,三、档案检索工具的编制,分类目录